工程部報(bào)銷流程及財(cái)務(wù)管理規(guī)范為規(guī)范工程部費(fèi)用報(bào)銷行為，強(qiáng)化資金使用的合規(guī)性與效率性，結(jié)合工程管理實(shí)際需求及公司財(cái)務(wù)制度要求，特制定本報(bào)銷流程及財(cái)務(wù)管理規(guī)范，以明確操作標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化管理機(jī)制，保障部門運(yùn)營與項(xiàng)目推進(jìn)的財(cái)務(wù)合規(guī)性。一、報(bào)銷流程規(guī)范（一）報(bào)銷申請發(fā)起工程相關(guān)費(fèi)用（含項(xiàng)目成本、日常辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等）的報(bào)銷，由費(fèi)用實(shí)際發(fā)生人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在費(fèi)用產(chǎn)生后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)起申請（特殊情況需延期的，需提前向部門負(fù)責(zé)人說明并備案）。申請人需通過公司OA系統(tǒng)或財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺(tái)提交報(bào)銷單，注明費(fèi)用類型、發(fā)生事由、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目（如有）及金額明細(xì)。（二）報(bào)銷單據(jù)準(zhǔn)備報(bào)銷需附完整、合規(guī)的原始憑證，具體要求如下：工程類支出（如材料采購、設(shè)備租賃、工程款支付等）：需附采購合同（或租賃協(xié)議）、驗(yàn)收單（由項(xiàng)目監(jiān)理或現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）、正規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與公司信息一致）、付款申請單（注明支付節(jié)點(diǎn)及依據(jù)）。若涉及分包工程款，需額外提供分包單位的進(jìn)度報(bào)告及質(zhì)量驗(yàn)收證明。日常費(fèi)用支出（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等）：差旅費(fèi)需附行程單（機(jī)票、火車票等）、住宿發(fā)票、出差審批單（注明出差事由、天數(shù)、人員）；辦公費(fèi)需附采購清單（注明物品名稱、數(shù)量、單價(jià)）、發(fā)票及驗(yàn)收回執(zhí)（由行政或使用部門簽字）；招待費(fèi)需附招待申請單（注明招待對象、事由、人數(shù)）、發(fā)票及消費(fèi)明細(xì)。所有單據(jù)需字跡清晰、要素齊全，發(fā)票需為稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可的正規(guī)票據(jù)，嚴(yán)禁使用白條、虛假發(fā)票或過期票據(jù)。（三）多級(jí)審核流程1.部門初審：報(bào)銷單及單據(jù)提交后，由部門負(fù)責(zé)人或指定的項(xiàng)目主管進(jìn)行初審。審核重點(diǎn)包括：費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性（是否與項(xiàng)目或工作相關(guān)）、單據(jù)完整性（是否符合類型要求）、金額合理性（是否符合預(yù)算及標(biāo)準(zhǔn)）。初審?fù)ㄟ^后，簽署意見并提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)人員對單據(jù)進(jìn)行合規(guī)性復(fù)核，包括：發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)（通過稅務(wù)系統(tǒng)或第三方平臺(tái)驗(yàn)證）、報(bào)銷金額與預(yù)算的匹配性（超預(yù)算支出需附額外審批說明）、單據(jù)邏輯一致性（如差旅費(fèi)的行程與發(fā)票時(shí)間是否對應(yīng)）。復(fù)核通過后，提交至審批層級(jí)。3.分級(jí)審批：根據(jù)報(bào)銷金額及性質(zhì)，按公司授權(quán)體系分級(jí)審批：單筆金額≤限額的小額支出：由部門負(fù)責(zé)人終審；單筆金額超限額的大額支出：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如工程總監(jiān)）或總經(jīng)理審批（具體金額閾值以公司最新授權(quán)文件為準(zhǔn)）。（四）付款與檔案歸檔付款執(zhí)行：審批通過后，財(cái)務(wù)部門在2個(gè)工作日內(nèi)完成付款（如為對公轉(zhuǎn)賬，需核對收款方信息與合同一致；如為個(gè)人報(bào)銷，需核對銀行賬戶信息準(zhǔn)確性）。付款后，報(bào)銷人可通過系統(tǒng)查詢進(jìn)度。檔案歸檔：財(cái)務(wù)部門將報(bào)銷單、原始憑證按項(xiàng)目或費(fèi)用類型分類裝訂，電子檔案同步備份至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，保存期限不少于規(guī)定年限（具體按公司檔案管理制度執(zhí)行）。項(xiàng)目類報(bào)銷憑證需與項(xiàng)目檔案合并管理，便于后期審計(jì)追溯。二、財(cái)務(wù)管理規(guī)范要點(diǎn)（一）預(yù)算管理機(jī)制1.預(yù)算編制：工程部需在每年末結(jié)合下一年度項(xiàng)目計(jì)劃、運(yùn)營需求，編制費(fèi)用預(yù)算（含項(xiàng)目成本預(yù)算、部門日常費(fèi)用預(yù)算），經(jīng)公司預(yù)算委員會(huì)審核后納入公司整體預(yù)算體系。預(yù)算需細(xì)化至項(xiàng)目、費(fèi)用類型及季度節(jié)點(diǎn)。2.預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門按月度、季度對工程部預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，重點(diǎn)監(jiān)控超預(yù)算支出（如累計(jì)支出超預(yù)算10%，需提交專項(xiàng)說明并申請預(yù)算調(diào)整）。項(xiàng)目成本預(yù)算需與工程進(jìn)度同步，進(jìn)度滯后但費(fèi)用超支的項(xiàng)目，需由工程部提交整改方案。（二）費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)1.工程類費(fèi)用：材料采購需通過比價(jià)采購或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，單次采購金額達(dá)一定規(guī)模的需簽訂正式合同，且付款節(jié)點(diǎn)需與工程進(jìn)度（如材料到場驗(yàn)收、安裝調(diào)試完成）綁定；工程款支付需依據(jù)進(jìn)度驗(yàn)收報(bào)告（由監(jiān)理、甲方代表簽字確認(rèn)），預(yù)付款比例原則上不超過合同金額的30%，尾款需保留5%-10%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。2.日常費(fèi)用：差旅費(fèi)：住宿標(biāo)準(zhǔn)按公司《差旅管理辦法》執(zhí)行（如一線城市單人標(biāo)準(zhǔn)不超過規(guī)定金額/天，二線城市不超過規(guī)定金額/天），交通優(yōu)先選擇高鐵、動(dòng)車或公司車輛，特殊情況需乘飛機(jī)的需提前審批；招待費(fèi)：單次招待費(fèi)用不超過規(guī)定金額/人，且需控制年度招待費(fèi)總額不超過部門預(yù)算的規(guī)定比例。（三）資金監(jiān)管要求1.?？顚Ｓ茫喉?xiàng)目資金需單獨(dú)核算，嚴(yán)禁與部門日常費(fèi)用或其他項(xiàng)目資金混用。如因特殊情況需臨時(shí)調(diào)劑，需經(jīng)總經(jīng)理審批并簽訂資金拆借協(xié)議，明確還款期限及利息（如有）。2.支付審批閉環(huán)：所有資金支付需經(jīng)過“申請-初審-復(fù)核-審批-付款”全流程，嚴(yán)禁“先付款后補(bǔ)單”或“口頭審批”。財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕無合規(guī)審批的支付申請。（四）財(cái)務(wù)檔案管理1.憑證保管：報(bào)銷憑證需按月裝訂，封面注明項(xiàng)目名稱、費(fèi)用類型、日期范圍，由財(cái)務(wù)專人保管并建立借閱登記制度（內(nèi)部借閱需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部審計(jì)需提供復(fù)印件并注明用途）。2.電子檔案管理：通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成的電子報(bào)銷單、發(fā)票掃描件等需定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)需加密，確保數(shù)據(jù)安全。項(xiàng)目竣工后，電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步移交公司檔案管理部門。三、監(jiān)督與優(yōu)化機(jī)制（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門每半年對工程部報(bào)銷及財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查：報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、審批流程的合規(guī)性、預(yù)算執(zhí)行的偏差率、資金支付的安全性。審計(jì)結(jié)果將作為部門績效考核的重要依據(jù)，違規(guī)行為將按公司《違規(guī)處理辦法》追責(zé)。（二）流程反饋與優(yōu)化工程部需每季度收集報(bào)銷流程中的問題（如單據(jù)準(zhǔn)備不清晰、審批效率低等），聯(lián)合財(cái)務(wù)部門召開流程優(yōu)化會(huì)議，對不合理環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整（如簡化小額報(bào)銷審批層級(jí)、優(yōu)化電子報(bào)銷系統(tǒng)功能），確保流程既合規(guī)又高效。四、附則本規(guī)范自發(fā)布之日起