婚禮策劃公司服務(wù)流程管理手冊一、前言本手冊旨在規(guī)范婚禮策劃服務(wù)全流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任邊界，通過系統(tǒng)化管理提升服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化客戶體驗，助力團(tuán)隊高效協(xié)作。適用于公司策劃部、執(zhí)行部、客戶部及合作供應(yīng)商，作為服務(wù)執(zhí)行與質(zhì)量管控的核心依據(jù)。二、服務(wù)流程總覽婚禮策劃服務(wù)以“客戶需求為核心”，分為客戶接洽與需求調(diào)研、方案策劃與確認(rèn)、籌備執(zhí)行、現(xiàn)場執(zhí)行、后期服務(wù)與復(fù)盤五大階段，各階段通過節(jié)點(diǎn)審核（如方案初審、物料驗收、彩排評估）保障質(zhì)量，同步建立應(yīng)急預(yù)案機(jī)制應(yīng)對突發(fā)情況。三、客戶接洽與需求調(diào)研（一）初次溝通信息收集：通過線上咨詢、線下洽談，初步了解新人婚期、場地（自有/待定）、預(yù)算范圍及核心訴求（如風(fēng)格偏好、特殊環(huán)節(jié)需求）。信任建立：結(jié)合公司案例庫（含同風(fēng)格、同預(yù)算案例）展示專業(yè)能力，明確服務(wù)范疇（如是否含場地推薦、婚品設(shè)計等增值服務(wù)）。（二）需求深度調(diào)研調(diào)研工具：使用《婚禮需求調(diào)研表》，涵蓋新人情感故事、家庭文化、賓客構(gòu)成（人數(shù)、年齡層）、禁忌事項等維度，挖掘“非顯性需求”（如長輩對儀式流程的傳統(tǒng)要求）。預(yù)算拆解：與新人溝通預(yù)算分配邏輯（場地/四大金剛/物料/人員占比），提供“彈性預(yù)算方案”（如優(yōu)先保障儀式感環(huán)節(jié)，簡化次要流程）。四、方案策劃與確認(rèn)（一）主題與視覺設(shè)計主題提煉：結(jié)合新人故事（如校園戀愛、旅行結(jié)緣），提煉婚禮主題（如“星辰軌跡”“森系情書”），輸出主題概念文案。視覺呈現(xiàn)：通過手繪稿/3D效果圖展示舞臺、迎賓區(qū)、餐桌等場景設(shè)計，明確色彩體系、材質(zhì)運(yùn)用（如花藝品種、道具材質(zhì)）。（二）供應(yīng)商篩選與合作篩選標(biāo)準(zhǔn)：從資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、從業(yè)年限）、案例匹配度、口碑（客戶評價、同行推薦）、報價合理性四維度評估，建立“供應(yīng)商分級庫”（A/B/C類，按需匹配）。合同簽訂：明確服務(wù)內(nèi)容（如攝影團(tuán)隊需包含“雙機(jī)位+精修數(shù)量”）、時間節(jié)點(diǎn)（如妝造團(tuán)隊需提前3小時到場）、違約責(zé)任（如設(shè)備故障的賠償機(jī)制）。（三）方案確認(rèn)與報價方案匯報：向新人展示完整方案（含流程表、預(yù)算明細(xì)、風(fēng)險提示），針對疑問提供3版以內(nèi)優(yōu)化方案。合同簽署：明確付款節(jié)點(diǎn)（如定金30%、中期款50%、尾款20%）、服務(wù)變更條款（如流程調(diào)整的費(fèi)用增減規(guī)則）。五、籌備執(zhí)行階段（一）項目排期管理甘特圖制定：按婚期倒推，拆分“物料制作”（如請柬印刷、道具定制）、“人員對接”（如與司儀溝通流程細(xì)節(jié)）、“場地協(xié)調(diào)”（如與酒店確認(rèn)進(jìn)場時間）等子任務(wù)，明確責(zé)任人與截止日期。進(jìn)度追蹤：每周召開項目例會，通過“紅黃綠”燈機(jī)制標(biāo)記進(jìn)度（紅：逾期需整改；黃：預(yù)警需加速；綠：正常推進(jìn)）。（二）物料與人員籌備物料管理：建立《物料清單》，包含設(shè)計稿、采購/定制明細(xì)、驗收標(biāo)準(zhǔn)（如花藝新鮮度、道具牢固度），驗收后封存待現(xiàn)場布置。人員培訓(xùn)：對執(zhí)行團(tuán)隊（督導(dǎo)、場工）開展流程培訓(xùn)，明確各環(huán)節(jié)崗位職責(zé)（如督導(dǎo)需在儀式中提示新人動作），模擬突發(fā)場景（如音樂卡頓的應(yīng)急流程）。六、婚禮現(xiàn)場執(zhí)行（一）彩排與預(yù)演流程彩排：婚禮前1日，組織新人、司儀、化妝師等核心人員彩排，優(yōu)化環(huán)節(jié)銜接（如誓詞時長、退場路線），記錄需調(diào)整細(xì)節(jié)（如燈光亮度、音樂音量）。場地預(yù)搭：提前進(jìn)場搭建主舞臺、迎賓區(qū)，檢查道具安裝牢固度、花藝陳設(shè)完整性，拍攝預(yù)搭照片供新人遠(yuǎn)程確認(rèn)。（二）婚禮當(dāng)日執(zhí)行時間軸管控：制定《婚禮當(dāng)日流程表》，精確到分鐘（如06:00化妝師到場、08:30接親車隊出發(fā)），督導(dǎo)全程把控節(jié)奏，通過對講機(jī)協(xié)調(diào)各崗位。突發(fā)應(yīng)對：啟動應(yīng)急預(yù)案（如遇暴雨啟用備用儀式場地、設(shè)備故障切換備用電源），現(xiàn)場負(fù)責(zé)人第一時間向新人反饋解決方案，避免信息混亂。七、后期服務(wù)與復(fù)盤（一）影像與產(chǎn)品交付交付周期：明確影像（精修照片、剪輯視頻）、婚品（如定制請柬、紀(jì)念冊）的交付時間（如照片7日內(nèi)初版、30日內(nèi)終版），建立“交付確認(rèn)表”。增值服務(wù)：提供“婚品郵寄”“影像云盤存儲”等附加服務(wù)，提升客戶滿意度。（二）客戶回訪與尾款結(jié)算回訪機(jī)制：婚禮后3日內(nèi)，通過問卷/電話回訪收集反饋（如流程滿意度、供應(yīng)商評價），形成《客戶反饋報告》。尾款結(jié)算：根據(jù)合同約定，在服務(wù)無爭議后7日內(nèi)完成尾款結(jié)算，同步提供發(fā)票與服務(wù)總結(jié)函。（三）項目復(fù)盤團(tuán)隊復(fù)盤：召開項目總結(jié)會，分析流程漏洞（如物料運(yùn)輸延誤原因）、優(yōu)秀經(jīng)驗（如某環(huán)節(jié)創(chuàng)意獲客戶高度認(rèn)可），輸出《復(fù)盤報告》優(yōu)化流程。資料沉淀：將成功案例、優(yōu)化后的流程模板更新至公司知識庫，供后續(xù)項目參考。八、質(zhì)量管控與應(yīng)急預(yù)案（一）質(zhì)量管控節(jié)點(diǎn)方案初審：策劃部主管審核方案可行性（如場地承重是否滿足道具需求），提出優(yōu)化建議。物料驗收：執(zhí)行部按《物料清單》逐項驗收，留存驗收照片/視頻，避免現(xiàn)場失誤。彩排評估：客戶部陪同新人參與彩排，記錄需調(diào)整項，確保儀式流程符合預(yù)期。（二）應(yīng)急預(yù)案體系常見風(fēng)險庫：梳理天氣突變、設(shè)備故障、人員缺席、賓客突發(fā)狀況等20+類風(fēng)險，制定對應(yīng)預(yù)案（如與酒店合作備用場地、儲備兼職人員庫）。應(yīng)急物資包：現(xiàn)場配備針線包、急救箱、備用電源、流程手卡等物資，由督導(dǎo)專人管理。九、資料管理與歸檔（一）資料分類客戶資料：需求調(diào)研表、合同、溝通記錄等，按“新人姓名+婚期”命名歸檔。方案資料：設(shè)計稿、預(yù)算表、流程表等，標(biāo)注版本號（如V1.0/V2.0）。供應(yīng)商資料：合同、報價單、服務(wù)評價等，按“類別+名稱”分類（如攝影-XX工作室）。（二）歸檔要求電子歸檔：所有資料掃描/轉(zhuǎn)存至云端，本地備份加密存儲，保留至少3年。紙質(zhì)歸檔：重要合同、驗收單等紙質(zhì)文件，