人力資源管理工具人事操作指引版一、適用工作情境本指引適用于企業(yè)人力資源部門開展日常人事管理操作，涵蓋員工從入職到離職的全流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)，包括但不限于新員工入職辦理、崗位調(diào)動手續(xù)、勞動合同續(xù)簽、離職交接管理等場景。旨在規(guī)范人事操作流程，保證信息準確、流程合規(guī)，提升人事工作效率，保障企業(yè)與員工的合法權(quán)益。二、操作流程詳解（一）新員工入職辦理流程入職需求確認業(yè)務(wù)部門根據(jù)崗位需求提交《人員增補申請表》，經(jīng)部門負責人審批后轉(zhuǎn)交HR部門。HR部門確認招聘需求，核對崗位編制、任職資格及薪酬預(yù)算，反饋審批結(jié)果至業(yè)務(wù)部門。入職材料收集HR部門向錄用員工發(fā)送《入職材料清單》（含證件號碼明、學歷學位證明、離職證明、體檢報告等），要求員工在入職前3個工作日提交紙質(zhì)及電子版材料。材料審核：HR部門核對材料原件與復(fù)印件一致性，保證材料齊全、真實有效（如離職證明需體現(xiàn)原單位離職原因及日期，避免存在勞動糾紛風險）。入職手續(xù)辦理簽訂勞動合同：HR部門根據(jù)崗位性質(zhì)確定合同期限，與員工協(xié)商一致后簽訂《勞動合同》，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。信息錄入：將員工基本信息（姓名、證件號碼號、聯(lián)系方式、崗位、入職日期等）錄入人力資源管理系統(tǒng)，員工工號。辦理社保公積金：HR部門為員工辦理社保、公積金增員手續(xù)，確認繳費基數(shù)及比例，保證次月正常參保。辦理其他入職：發(fā)放工牌、辦公設(shè)備（電腦、工位等），開通企業(yè)郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)權(quán)限，引導(dǎo)員工熟悉辦公環(huán)境及同事。入職培訓(xùn)與試用期管理組織新員工入職培訓(xùn)，內(nèi)容包括公司文化、規(guī)章制度、崗位職責、安全規(guī)范等，培訓(xùn)后簽署《培訓(xùn)確認書》。試用期跟蹤：HR部門每月與員工及直屬溝通，知曉工作適應(yīng)情況，試用期結(jié)束前1周完成《試用期評估表》，評估合格者辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)，不合格者根據(jù)《勞動合同法》規(guī)定處理。（二）員工崗位調(diào)動流程調(diào)動需求提出因業(yè)務(wù)發(fā)展或員工發(fā)展需要，由員工所在部門或接收部門提交《崗位調(diào)動申請表》，說明調(diào)動原因、原崗位及新崗位職責、調(diào)動生效日期等。部門負責人審批：原部門負責人確認放行，接收部門負責人確認接收，HR部門審核調(diào)動是否符合崗位編制及員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。調(diào)動手續(xù)辦理簽訂《崗位變更協(xié)議》：明確崗位變動后職責、薪酬調(diào)整（如有）、合同期限變更等條款，雙方簽字確認。信息更新：HR部門在人力資源管理系統(tǒng)中更新員工崗位、部門、匯報關(guān)系等信息，同步調(diào)整社保公積金繳納地（如涉及異地調(diào)動）。工作交接：原崗位與接收崗位負責人協(xié)助員工完成工作交接，填寫《工作交接清單》，保證工作連續(xù)性。調(diào)動后跟進HR部門在調(diào)動生效后1周內(nèi)跟進員工適應(yīng)情況，協(xié)調(diào)解決新崗位工作問題；接收部門負責人需在1個月內(nèi)對新員工崗位勝任情況進行評估。（三）員工離職辦理流程離職申請與審批員工提前30日（試用期提前3日）提交《離職申請表》，說明離職原因、最后工作日期。部門負責人審批：確認工作交接安排，評估離職影響，HR部門審核離職手續(xù)完整性（如是否存在未結(jié)清薪資、未辦理培訓(xùn)服務(wù)期等）。離職交接與手續(xù)辦理工作交接：員工與接替人員辦理工作交接，內(nèi)容包括工作內(nèi)容、資料、資產(chǎn)、客戶信息等，填寫《離職交接清單》，由交接雙方及部門負責人簽字確認。資產(chǎn)回收：HR部門監(jiān)督員工歸還工牌、電腦、鑰匙等公司資產(chǎn)，確認無損壞或遺失后，在《離職交接清單》中標注。薪資結(jié)算：HR部門根據(jù)考勤記錄、績效結(jié)果等核算離職員工薪資，包含應(yīng)發(fā)工資、未休年假工資（如有），保證離職當日完成結(jié)算。社保公積金減員：HR部門在離職員工停保當月辦理社保、公積金減員手續(xù)，保證后續(xù)無欠繳風險。離職證明與檔案管理開具《離職證明》：注明員工姓名、證件號碼號、入職日期、離職日期、崗位等信息，加蓋公司公章，于離職當日交付員工。檔案歸檔：將離職材料（《離職申請表》《交接清單》《離職證明》等）整理歸檔，保存期限不少于2年。三、配套表單模板（一）《員工入職信息登記表》序號項目內(nèi)容備注1姓名*某以證件號碼為準2證件號碼號110101需提供原件核對3入職日期2023-10-014崗位市場專員5所屬部門市場部6匯報對象*經(jīng)理（市場部）7緊急聯(lián)系人*某（配偶）關(guān)系及電話8社保公積金賬號自動由HR部門提供（二）《崗位交接清單》交接項目交接內(nèi)容數(shù)量/狀態(tài)接收人簽字交接人簽字日期工作文件客戶資料、項目方案5份*某*某2023-10-15辦公設(shè)備電腦（型號：聯(lián)想ThinkPad1U）1臺*某*某2023-10-15系統(tǒng)權(quán)限OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)賬號密碼已交接*某*某2023-10-15待辦事項Q4市場推廣方案跟進1項*某*某2023-10-15（三）《離職交接清單》交接類別交接事項完成情況接收人簽字監(jiān)交人簽字日期工作交接未完成項目說明及后續(xù)安排已完成*某*經(jīng)理2023-10-20資產(chǎn)歸還工牌、鑰匙、辦公用品已歸還*某*某（HR）2023-10-20財務(wù)結(jié)算借款、報銷款項已結(jié)清*某（財務(wù)）*某（HR）2023-10-20四、執(zhí)行關(guān)鍵提示材料審核嚴格性：入職材料需保證原件與復(fù)印件一致，學歷學位、離職證明等關(guān)鍵信息需通過官方渠道核實，避免虛假材料導(dǎo)致用工風險。信息準確性：員工基本信息錄入人力資源管理系統(tǒng)后，需定期核對更新，保證姓名、證件號碼號、聯(lián)系方式等信息準確無誤，影響社保、個稅繳納及后續(xù)人事服務(wù)。流程時效性：入職、離職、調(diào)動等手續(xù)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如入職當日簽訂合同、離職當日結(jié)算薪資），避免因流程延誤引發(fā)勞動爭議。保密要求：員工個人信息、薪酬數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容需嚴格保密，僅HR部門相關(guān)人員可接觸，嚴禁