企業(yè)合同管理包一、適用業(yè)務場景本模板包適用于各類企業(yè)日常合同管理全流程，覆蓋以下核心業(yè)務場景：合同起草與審批：適用于采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、保密協(xié)議等標準化合同的起草及內(nèi)部多級審批流程。合同簽署與歸檔：規(guī)范合同簽署前的文本核對、用印申請，以及簽署后的分類歸檔、電子化存儲管理。履約跟蹤與風險監(jiān)控：針對合同履行過程中的進度更新、異常情況預警、變更及解除管理，保證合同目標達成。歷史合同查詢與分析：支持按合同類型、簽訂時間、合作方等維度檢索歷史合同，輔助企業(yè)分析合作模式及風險點。二、標準化操作流程（一）合同需求發(fā)起與起草需求確認：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，明確合同類型（如采購/銷售）、合作方基本信息、標的物/服務內(nèi)容、核心條款（金額、履行期限、付款方式等），填寫《合同需求申請表》（見模板1）。文本起草：法務部門或授權經(jīng)辦人依據(jù)《企業(yè)合同示范文本庫》（可按行業(yè)定制），結合需求內(nèi)容起草合同文本，保證條款完整、表述清晰，重點明確雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等核心內(nèi)容。內(nèi)部初審：業(yè)務部門負責人對合同內(nèi)容的業(yè)務合理性（如價格、交付周期）進行審核，確認無誤后提交法務部門。（二）合同內(nèi)部審批法務審核：法務部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)）、邏輯一致性（如前后條款無矛盾）及企業(yè)利益保護條款（如違約金設定、知識產(chǎn)權歸屬），形成《法務審核意見表》（見模板2）。多級審批：根據(jù)合同金額及重要性，觸發(fā)分級審批流程：金額≤10萬元：業(yè)務部門負責人→法務部門→分管副總審批；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務部門負責人→法務部門→財務部門→分管副總→總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：增加董事長審批環(huán)節(jié)。各審批節(jié)點需在《合同審批流程表》（見模板3）中簽署意見并注明日期，保證審批鏈完整可追溯。（三）合同文本定稿與用印文本修訂：根據(jù)審批意見修改合同文本，最終版本由需求部門、法務部門雙確認，形成《合同最終版確認函》（見模板4）。用印申請：經(jīng)辦人填寫《合同用印申請表》（見模板5），附最終版合同文本、審批通過的《合同審批流程表》，提交行政/綜合管理部門審核用印權限及份數(shù)。用印管理：行政部門核對用印申請材料與審批一致性后，在合同文本指定位置加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證“騎縫章”完整性（多頁合同）。（四）合同簽署與分發(fā)雙方簽署：合同文本加蓋公章后，由授權代表與合作方簽署（如為對方先簽，需確認對方公章真實有效）。簽署完成后，經(jīng)辦人收回所有合同正本（至少一式兩份，企業(yè)與合作方各執(zhí)一份）。文本分發(fā)：簽署后3個工作日內(nèi)，將合同正本分發(fā)至：財務部門（作為付款/收款依據(jù)）；業(yè)務部門（作為履約執(zhí)行依據(jù)）；檔案管理部門（作為長期檔案留存）；法務部門（作為合規(guī)備案）。同時在《合同臺賬登記表》（見模板6）中記錄分發(fā)情況。（五）合同履約跟蹤履約計劃：業(yè)務部門根據(jù)合同約定制定《合同履約計劃表》（見模板7），明確各階段節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）、責任人及完成標準。進度更新：履約過程中，責任人按月更新履約進度，填寫《合同履約跟蹤表》（見模板8），記錄已完成工作、存在問題及下一步計劃。異常處理：如出現(xiàn)履約延遲、違約等情況，業(yè)務部門需第一時間上報分管領導，并與合作方溝通解決方案（如補充協(xié)議、違約賠償），同步更新《合同履約異常處理記錄表》（見模板9）。（六）合同歸檔與備案歸檔整理：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，經(jīng)辦人收集合同正本、簽署頁、審批材料、履約記錄（如驗收單、付款憑證）等，整理成完整案卷，提交檔案管理部門。電子化存儲：檔案管理部門將紙質(zhì)合同掃描成PDF格式（保證清晰、無遺漏），至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，按“合同類型-簽訂年份-合作方名稱”分類存儲，并建立電子檢索索引。檔案借閱：因工作需要借閱合同檔案的，需填寫《合同檔案借閱申請表》（見模板10），經(jīng)部門負責人及檔案管理部門審批后，借閱期限不超過5個工作日，嚴禁復制、外泄合同內(nèi)容。三、核心模板工具包模板1：合同需求申請表申請部門申請日期合同類型（勾選）□采購□銷售□服務□勞動□保密□其他需求描述（合作方、標的/服務內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量要求等）核心條款需求（金額、履行期限、付款方式、違約責任等）附件清單（如技術參數(shù)、報價單等）申請人部門負責人日期模板2：法務審核意見表合同名稱合同編號審核日期審核內(nèi)容問題描述修改建議合法性審核如：條款是否違反強制性法律規(guī)定建議刪除/修改條款，增加約定合規(guī)性審核如：是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度補充審批流程說明邏輯性審核如：前后條款是否存在矛盾調(diào)整條款表述，保證一致性風險提示如：條款可能存在履約風險增加擔保措施或違約金條款審核人：日期：模板3：合同審批流程表合同名稱合同編號申請部門申請人審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字/日期業(yè)務部門負責人法務部門財務部門分管副總總經(jīng)理董事長模板4：合同最終版確認函合同名稱合同編號合作方名稱最終版合同文本份數(shù)：□正本份□副本份確認意見：需求部門負責人簽字：__________日期：__________法務部門負責人簽字：__________日期：__________|模板5：合同用印申請表申請部門申請人申請日期合同名稱合同編號用印類型（勾選）用印份數(shù)用印原因（簡要說明合同簽訂背景）附件清單：□最終版合同文本□審批通過的《合同審批流程表》□其他部門負責人審批：__________行政/綜合管理部門審批：__________用印記錄：用印日期__________用印人__________模板6：合同臺賬登記表合同編號合同名稱合作方名稱合同類型簽訂日期履行期限合同金額（元）審批狀態(tài)歸檔狀態(tài)經(jīng)辦人模板7：合同履約計劃表合同編號合同名稱履約階段計劃完成時間完成標準責任人備注模板8：合同履約跟蹤表合同編號合同名稱跟蹤日期本階段履約內(nèi)容完成情況（□已完成□進行中□延遲）存在問題解決措施責任人模板9：合同履約異常處理記錄表合同編號合同名稱異常發(fā)生日期異常情況描述影響評估（□輕微□一般□嚴重）已采取措施責任部門/人處理結果模板10：合同檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期合同名稱合同編號借閱原因部門負責人審批：__________檔案管理部門審批：__________借閱確認：借閱人簽字__________歸還確認：檔案管理員簽字__________日期__________四、使用要點與風險提示（一）合同條款規(guī)范性示范文本優(yōu)先：起草合同應優(yōu)先使用企業(yè)標準化示范文本，避免隨意增刪條款；如需定制，需經(jīng)法務部門專項審核。關鍵條款完整：合同中必須明確“標的物/服務內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量、價款/報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式”等八大核心要素，避免因條款缺失導致糾紛。（二）審批流程合規(guī)性權限分級管理：嚴格執(zhí)行合同審批權限矩陣，嚴禁越級審批或簡化流程（如緊急合同需提前通過OA系統(tǒng)報備，事后3個工作日內(nèi)補簽審批手續(xù)）。審批痕跡保留：所有審批環(huán)節(jié)需在《合同審批流程表》中留下書面/電子簽字及日期，保證審批過程可追溯，避免“口頭審批”風險。（三）履約跟蹤及時性責任到人：每個合同需指定唯一履約責任人，定期更新履約進度，保證異常情況早發(fā)覺、早處理。證據(jù)留存：履約過程中形成的書面憑證（如驗收單、溝通函、付款憑證等）需及時整理歸檔，作為日后糾紛維權的核心證據(jù)。（四）檔案管理安全性物理與電子雙備份：紙質(zhì)合同存放于專用檔案柜，電子合同存儲于加密服務器，定期備份（每月1次），防止檔案丟失或損壞。保密管理：嚴禁向無關人員泄露合同內(nèi)容，借閱合同檔案需經(jīng)部門負責人及檔案管理部門雙審批，借閱期間承擔保密責任。（五）風險預警機制定期復盤：每季度組織業(yè)務、法務、財務部門對當期合同履約情況進行復盤，分析高頻風險點（如合作方延遲付款、服務不