企業(yè)行政日常流程管理手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政日常事務(wù)管理，提高工作效率，保證各項工作有序推進(jìn)，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門及全體行政人員，涵蓋辦公用品管理、會議室預(yù)訂、訪客接待、固定資產(chǎn)管理、文件歸檔等核心流程，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少溝通成本，規(guī)避管理風(fēng)險，為企業(yè)高效運營提供行政支持。一、辦公用品管理流程（一）適用場景員工日常辦公所需文具（筆、本、文件夾）、辦公耗材（打印紙、墨盒）、清潔用品（紙巾、消毒液）等物資的申領(lǐng)、發(fā)放、庫存管理及補充采購。（二）操作步驟需求提出員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請單》（表1），注明所需物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)日期，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門審核部門負(fù)責(zé)人（如*部門經(jīng)理）核對申領(lǐng)物品的合理性（如是否為必需品、數(shù)量是否符合實際需求），簽字確認(rèn)后提交至行政部。庫存核對行政部專員（*行政專員）對照《辦公用品庫存臺賬》（表2），檢查申領(lǐng)物品庫存是否充足。若庫存充足，直接進(jìn)入領(lǐng)用環(huán)節(jié)；若庫存不足，啟動采購流程。采購補充（庫存不足時）行政部根據(jù)庫存缺口及日常消耗情況，編制《辦公用品采購清單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價及供應(yīng)商信息，提交至行政負(fù)責(zé)人（*行政主管）審批。審批通過后，由行政部聯(lián)系合格供應(yīng)商進(jìn)行采購（優(yōu)先選擇長期合作供應(yīng)商，保證價格與質(zhì)量），到貨后核對物品數(shù)量、規(guī)格與訂單一致，辦理入庫手續(xù)并更新庫存臺賬。物品發(fā)放員工憑審核通過的《辦公用品領(lǐng)用申請單》至行政部領(lǐng)取物品，行政專員發(fā)放后請領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，同步更新庫存臺賬（領(lǐng)用數(shù)量-庫存數(shù)量）。月度盤點每月末，行政部組織對辦公用品進(jìn)行全面盤點，核對臺賬庫存與實際庫存，保證賬實相符；對臨期或損壞物品進(jìn)行登記，并分析消耗情況，優(yōu)化采購計劃。（三）配套表單表1：辦公用品領(lǐng)用申請單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格單位申領(lǐng)數(shù)量部門審核行政部發(fā)放（簽字）（簽字）表2：辦公用品庫存臺賬物品名稱規(guī)格單位期初庫存入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量期末庫存負(fù)責(zé)人更新日期（四）關(guān)鍵注意事項申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，非必需品（如高檔文具、裝飾用品）不予申領(lǐng)。庫存預(yù)警：當(dāng)常用物品庫存低于安全庫存量（如打印紙≤2包）時，行政部需及時啟動采購，避免斷供。采購需選擇正規(guī)渠道，保留采購憑證（發(fā)票、訂單），保證可追溯；嚴(yán)禁私自采購或違規(guī)收受供應(yīng)商回扣。盤點發(fā)覺差異時，需在2個工作日內(nèi)查明原因（如發(fā)放錯誤、登記遺漏），并形成書面報告提交行政負(fù)責(zé)人。二、會議室預(yù)訂管理流程（一）適用場景企業(yè)內(nèi)部各部門召開例會、項目研討、客戶洽談、培訓(xùn)等活動時，需使用公司會議室的預(yù)訂、布置及協(xié)調(diào)。（二）操作步驟需求提交需求部門提前1-3個工作日（大型會議需提前5個工作日）通過OA系統(tǒng)或郵件填寫《會議室預(yù)訂申請表》（表3），注明會議主題、時間（起止時間）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、白板、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等）、特殊布置需求（如茶歇、橫幅）及聯(lián)系人信息。行政部審核行政部專員（*行政助理）根據(jù)會議室使用情況（時間、容量、設(shè)備匹配度）進(jìn)行審核，若會議室已被占用，需協(xié)調(diào)調(diào)整時間或推薦替代會議室；審核通過后，回復(fù)需求部門確認(rèn)預(yù)訂結(jié)果；若沖突，需說明原因并建議其他方案。會前準(zhǔn)備行政部根據(jù)預(yù)訂需求，提前1天檢查會議室設(shè)備（如投影儀是否正常、麥克風(fēng)電量、白板筆是否充足），保證設(shè)備可用。如有特殊布置需求（如擺放桌簽、調(diào)試視頻會議系統(tǒng)），需提前2小時完成布置，并拍照反饋給需求部門確認(rèn)。會中支持會議期間，行政部安排專人（*前臺接待）定時巡查，保證會議室正常使用；如遇設(shè)備故障，需在10分鐘內(nèi)響應(yīng)并協(xié)調(diào)解決（如更換備用設(shè)備、聯(lián)系技術(shù)支持）。會后整理會議結(jié)束后，需求部門需清理會議室（帶走個人物品、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅），行政部在1小時內(nèi)檢查確認(rèn)，恢復(fù)會議室原狀，并在《會議室使用記錄》（表4）中登記使用情況。（三）配套表單表3：會議室預(yù)訂申請表預(yù)訂部門會議主題聯(lián)系人聯(lián)系方式預(yù)訂日期會議時間參會人數(shù)所需會議室所需設(shè)備□投影儀□白板□麥克風(fēng)□視頻會議系統(tǒng)□其他：________特殊需求□茶歇□橫幅□桌簽□其他：________行政部審核審核結(jié)果□通過□調(diào)整時間：________□推薦替代會議室：________（簽字）審核日期表4：會議室使用記錄會議室名稱使用日期使用部門會議主題開始時間結(jié)束時間設(shè)備使用情況整理情況檢查人（四）關(guān)鍵注意事項會議室預(yù)訂遵循“先到先得、部門優(yōu)先”原則，緊急會議需提前與行政部溝通，視情況協(xié)調(diào)。禁止預(yù)訂會議室后無故使用，若需取消，需提前4小時通知行政部，以便釋放資源。使用期間需愛護(hù)會議室設(shè)備，嚴(yán)禁私自拆卸或外帶；如因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞，需由需求部門承擔(dān)維修費用。會議室僅限工作相關(guān)用途，禁止用于私人活動或商業(yè)宣傳。三、訪客接待管理流程（一）適用場景外部客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、主管部門等來訪人員的接待、引導(dǎo)、登記及離開管理。（二）操作步驟訪客信息預(yù)登記內(nèi)部聯(lián)系人（*業(yè)務(wù)經(jīng)理/HR專員）提前1天通過OA系統(tǒng)或郵件向行政部提交《訪客接待申請表》（表5），注明訪客姓名、單位、職務(wù)、到訪事由、人數(shù)、到訪時間、預(yù)計停留時間、聯(lián)系方式及內(nèi)部聯(lián)系人信息。若為臨時到訪訪客，內(nèi)部聯(lián)系人需在訪客到達(dá)前10分鐘電話通知行政部。接待準(zhǔn)備行政部根據(jù)訪客級別（如重要客戶、普通訪客）安排接待：重要客戶需準(zhǔn)備茶水、水果、資料袋（含企業(yè)宣傳冊、名片）；普通訪客準(zhǔn)備飲用水。提前確認(rèn)會議室（如需），并在訪客到達(dá)前10分鐘布置完畢（如調(diào)試設(shè)備、擺放桌簽）。訪客接待訪客到達(dá)前臺，前臺接待（*前臺）主動問候，核對身份（如身份證、工作證），引導(dǎo)訪客在《訪客登記表》（表6）上登記信息（姓名、單位、事由、到訪時間、聯(lián)系方式、身份證號等），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。內(nèi)部聯(lián)系人接到通知后，立即到前臺迎接，引導(dǎo)訪客至?xí)h室或接待區(qū)，介紹雙方人員。接待過程跟進(jìn)接待期間，內(nèi)部聯(lián)系人需全程陪同，保證訪客需求得到滿足（如提供資料、解答疑問）；行政部根據(jù)需要提供茶水、復(fù)印等支持。若訪客停留時間超過預(yù)計，內(nèi)部聯(lián)系人需提前與行政部溝通，調(diào)整后續(xù)安排。訪客送別與記錄訪客離開時，內(nèi)部聯(lián)系人送至公司門口或電梯口，禮貌道別；前臺接待收回《訪客證》，在《訪客登記表》上登記離開時間，并同步更新訪客信息系統(tǒng)。行政部每日匯總《訪客登記表》，按月歸檔，保證可追溯。（三）配套表單表5：訪客接待申請表內(nèi)部部門內(nèi)部聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系方式接待日期訪客信息姓名單位職務(wù)到訪事由人數(shù)到訪時間預(yù)計停留時間接待地點行政部準(zhǔn)備□茶水□水果□資料袋□訪客證□其他：________（簽字）申請日期表6：訪客登記表到訪日期訪客姓名單位職務(wù)到訪事由到訪時間離開時間聯(lián)系方式身份證號接待人備注（四）關(guān)鍵注意事項訪客登記需如實填寫身份證號等關(guān)鍵信息，保證信息安全；嚴(yán)禁泄露企業(yè)內(nèi)部敏感信息。重要客戶接待需提前制定接待方案（含行程、陪同人員、應(yīng)急措施），報行政負(fù)責(zé)人審批。訪客證僅限當(dāng)日使用，離公司時需收回；禁止非訪客借用他人訪客證進(jìn)入辦公區(qū)域。如遇突發(fā)情況（如訪客突發(fā)疾病、投訴），需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，聯(lián)系行政負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門處理，并做好記錄。四、固定資產(chǎn)管理流程（一）適用場景企業(yè)固定資產(chǎn)（電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等）的新增、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、維修、盤點及報廢管理。（二）操作步驟資產(chǎn)新增（采購入庫）需求部門根據(jù)工作需要，提交《固定資產(chǎn)采購申請表》（表7），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及使用人，報部門負(fù)責(zé)人及行政負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，由行政部聯(lián)系供應(yīng)商采購，資產(chǎn)到貨后組織驗收（核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量），驗收合格后貼《固定資產(chǎn)標(biāo)簽》（含資產(chǎn)編號、名稱、購置日期、使用人），錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（表8），辦理入庫手續(xù)。資產(chǎn)領(lǐng)用使用人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（表9），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部領(lǐng)用，行政部發(fā)放資產(chǎn)并請使用人簽字確認(rèn)，同步更新臺賬（領(lǐng)用日期、使用人）。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移因部門調(diào)動或崗位變動需轉(zhuǎn)移資產(chǎn)時，原使用人與新使用人共同填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》（表10），注明資產(chǎn)編號、名稱、轉(zhuǎn)移原因、轉(zhuǎn)移時間，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部，行政部更新臺賬（使用人、所在部門）。資產(chǎn)維修資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人及時向行政部報修，填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》（表11），注明故障現(xiàn)象、維修需求；行政部評估故障原因，如屬保修期內(nèi)，聯(lián)系供應(yīng)商免費維修；如屬保修期外，評估維修費用，報行政負(fù)責(zé)人審批后安排維修，維修后更新臺賬（維修日期、維修費用）。資產(chǎn)盤點每季度末，行政部組織各部門對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點，核對臺賬信息與資產(chǎn)實物（編號、名稱、數(shù)量、使用人），形成《固定資產(chǎn)盤點報告》（表12），對盤盈、盤虧、毀損資產(chǎn)分析原因，報管理層審批后處理（盤盈資產(chǎn)補錄臺賬，盤虧/毀損資產(chǎn)申請報廢）。資產(chǎn)報廢對無法使用、維修成本過高或超過使用年限的資產(chǎn)，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》（表13），注明資產(chǎn)編號、名稱、報廢原因、報廢日期，經(jīng)行政部鑒定（確認(rèn)無法修復(fù)）及管理層審批后，由行政部聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)回收處置，更新臺賬（報廢日期、處置方式）。（三）配套表單表7：固定資產(chǎn)采購申請表申請部門申請人使用人聯(lián)系方式申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格單位數(shù)量預(yù)估單價部門審核行政部審核（簽字）（簽字）表8：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格單位購置日期購置金額使用部門使用人狀態(tài)（在用/維修/報廢）備注表9：固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格領(lǐng)用部門使用人領(lǐng)用日期領(lǐng)用原因部門審核（簽字）表10：固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格轉(zhuǎn)移前部門原使用人轉(zhuǎn)移后部門新使用人轉(zhuǎn)移日期轉(zhuǎn)移原因原部門審核新部門審核（簽字）（簽字）表11：固定資產(chǎn)維修申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格故障現(xiàn)象維修需求報修日期維修方式□保修期內(nèi)（供應(yīng)商：________）□保修期外（預(yù)估費用：________）維修日期維修費用使用人簽字維修人簽字表12：固定資產(chǎn)盤點報告盤點部門盤點日期盤點人賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤盈/盤虧數(shù)量原因分析處理意見表13：固定資產(chǎn)報廢申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格購置日期使用年限報廢原因鑒定結(jié)果報廢日期處置方式殘值預(yù)估審批意見使用部門行政部管理層（簽字）（簽字）（簽字）（四）關(guān)鍵注意事項固定資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在資產(chǎn)明顯位置，嚴(yán)禁撕毀或遮擋；標(biāo)簽遺失需及時向行政部申請補辦。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移需在3個工作日內(nèi)完成手續(xù)更新，保證臺賬與實物一致；禁止私自轉(zhuǎn)移或外借資產(chǎn)。維修需優(yōu)先選擇原供應(yīng)商或官方授權(quán)維修點，保證維修質(zhì)量；維修費用需憑正規(guī)發(fā)票報銷。盤點發(fā)覺差異時，需在5個工作日內(nèi)完成原因追溯（如人為損壞、管理疏忽），并追究相關(guān)人員責(zé)任；報廢資產(chǎn)需經(jīng)專業(yè)機(jī)構(gòu)評估，嚴(yán)禁私自處置。五、文件歸檔管理流程（一）適用場景企業(yè)行政類文件（制度、通知、會議紀(jì)要、合同、檔案等）的整理、分類、編號、歸檔、保管、借閱及銷毀管理。（二）操作步驟文件收集各部門在每月末將本月形成的行政文件（紙質(zhì)+電子版）整理后提交至行政部，文件需完整、清晰（如會議紀(jì)要需包含時間、地點、參會人、決議事項；合同需包含雙方信息、條款、簽字頁）。文件分類與編號行政部根據(jù)文件類型（制度類、通知類、會議類、合同類、檔案類）及年度進(jìn)行分類，如“2024-制度-001”“2024-會議-015”。按照“年度-類別-流水號”規(guī)則編制檔案號，標(biāo)注在文件右上角，并在《文件歸檔目錄》（表14）中登記檔案號、文件名稱、形成日期、頁數(shù)、密級、存放位置。文件整理與裝訂紙質(zhì)文件去除訂書針、夾子等金屬物，按順序整理，左側(cè)裝訂（厚度超過1cm需拆分）；電子文件統(tǒng)一存儲至企業(yè)服務(wù)器指定文件夾（如“行政部-歸檔文件-2024年”），命名格式為“檔案號-文件名稱”。涉密文件需單獨存放，加密存儲，標(biāo)注“密級”及“保密期限”。歸檔與保管整理完畢的紙質(zhì)文件存入檔案柜（按檔案號順序排列），檔案柜標(biāo)注“年度-類別”；電子文件定期（每月）備份至云端存儲，保證數(shù)據(jù)安全。檔案室需保持干燥、通風(fēng)、防火（配備滅火器）、防潮（除濕機(jī)），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%。文件借閱因工作需要借閱文件時，借閱人填寫《文件借閱申請表》（表15），注明文件名稱、檔案號、借閱用途、借閱期限（一般不超過3個工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部辦理借閱。涉密文件借閱需經(jīng)行政負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時需在行政部監(jiān)督下查閱，不得帶離檔案室；借閱后按時歸還，行政部檢查文件完整性。文件銷毀對超過保管期限（如制度類文件5年、合同類文件10年、無價值通知類文件1年）且無保存價值的文件，行政部編制《文件銷毀清單》（表16），注明檔案號、文件名稱、銷毀原因、銷毀日期，經(jīng)行政負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上人員監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)；銷毀過程需記錄并簽字確認(rèn)。（三）配套表單表14：文件歸檔目錄檔案號文件名稱形成日期頁數(shù)密級存放位置歸檔人歸檔日期表15：文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期文件名稱檔案號借閱用途借閱期限審批意見部門負(fù)責(zé)人行政部（簽字）（簽字）表16：文件銷毀清單檔案號文件名稱形成日期銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人（四）關(guān)鍵注