企業(yè)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)文件格式與保存周期一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)文件適用于各類(lèi)企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)公司）的人事檔案管理工作，覆蓋員工從入職到離職全生命周期的檔案管理需求。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新員工入職：規(guī)范入職檔案材料的收集、分類(lèi)與建檔流程；在職員工管理：記錄員工崗位變動(dòng)、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等動(dòng)態(tài)信息；員工離職處理：辦理檔案轉(zhuǎn)遞、留存材料歸檔及后續(xù)保管；內(nèi)部審計(jì)與合規(guī)檢查：保證檔案完整性、合規(guī)性，滿(mǎn)足勞動(dòng)監(jiān)察、社保審計(jì)等外部核查要求；人力資源決策支持：為晉升、調(diào)薪、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理等提供檔案依據(jù)。二、人事檔案管理全流程操作指南（一）檔案建立階段：材料收集與初始建檔材料收集范圍新員工入職時(shí)，需收集以下核心材料（紙質(zhì)版+電子版同步歸檔）：身份證明類(lèi)：身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件；勞動(dòng)關(guān)系類(lèi)：勞動(dòng)合同原件、員工信息登記表（含聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等）、試用期考核表；合規(guī)文件類(lèi)：保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如適用）、背景調(diào)查授權(quán)書(shū)；其他材料：體檢報(bào)告、離職證明（原單位開(kāi)具）、公積金/社保賬戶(hù)轉(zhuǎn)入證明。分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：按材料類(lèi)型分為“基礎(chǔ)檔案”“合同檔案”“考核檔案”“獎(jiǎng)懲檔案”“離職檔案”5大類(lèi)，每類(lèi)下設(shè)子類(lèi)（如“基礎(chǔ)檔案”下設(shè)“個(gè)人信息”“證件材料”）；編號(hào)規(guī)則：采用“年份-部門(mén)代碼-流水號(hào)”格式（示例：2024-RS-001，RS為人事部門(mén)代碼，001為當(dāng)年第1份檔案）。初始建檔將收集材料按分類(lèi)順序裝入檔案袋，粘貼檔案標(biāo)簽（含編號(hào)、姓名、部門(mén)、入職日期）；錄入電子檔案管理系統(tǒng)（建議使用HRM系統(tǒng)或?qū)I(yè)檔案管理軟件），錄入項(xiàng)包括：檔案編號(hào)、姓名、性別、出生日期、入職日期、部門(mén)、職位、檔案材料清單、歸檔日期、保管期限等。（二）檔案動(dòng)態(tài)管理階段：更新與維護(hù)材料補(bǔ)充流程員工在職期間發(fā)生崗位變動(dòng)、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)，需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充相關(guān)材料至對(duì)應(yīng)檔案類(lèi)別；補(bǔ)充材料需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，注明補(bǔ)充日期，同步更新電子檔案系統(tǒng)記錄。檔案調(diào)閱與歸還內(nèi)部調(diào)閱：因工作需要調(diào)閱檔案，需填寫(xiě)《人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員陪同查閱，查閱后立即歸還；外部調(diào)閱：司法機(jī)關(guān)、勞動(dòng)監(jiān)察部門(mén)等因公務(wù)調(diào)閱，需持單位介紹信及有效證件，HR負(fù)責(zé)人審批后，提供檔案復(fù)印件（加蓋公章），原件不予外借。（三）檔案保管階段：存儲(chǔ)與維護(hù)紙質(zhì)檔案保管存儲(chǔ)環(huán)境：檔案室需配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；排列規(guī)則：按檔案編號(hào)順序存放，定期（每季度）檢查檔案袋完整性，避免材料霉變、遺失。電子檔案保管存儲(chǔ)方式：采用“本地服務(wù)器+云端備份”雙重存儲(chǔ)，本地服務(wù)器定期（每周）備份，云端存儲(chǔ)使用加密技術(shù)；權(quán)限管理：設(shè)置查閱、編輯、刪除三級(jí)權(quán)限，僅HR檔案管理員擁有最高權(quán)限，其他人員按需授權(quán)。（四）檔案轉(zhuǎn)遞與銷(xiāo)毀階段：合規(guī)處理離職檔案轉(zhuǎn)遞員工離職時(shí)，檔案管理員需在離職手續(xù)辦結(jié)后15個(gè)工作日內(nèi)，將檔案（含離職證明、工作交接清單等）通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或員工自取（需簽字確認(rèn)）；轉(zhuǎn)遞后，在電子檔案系統(tǒng)中標(biāo)注“已轉(zhuǎn)遞”及轉(zhuǎn)遞日期，留存轉(zhuǎn)遞憑證。檔案銷(xiāo)毀流程銷(xiāo)毀條件：檔案保管期限屆滿(mǎn)（具體期限見(jiàn)下文“保存周期表”），且無(wú)勞動(dòng)爭(zhēng)議、未結(jié)案件等特殊情況；審批程序：由HR部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核、總經(jīng)理審批后，成立銷(xiāo)毀小組（由HR、行政、法務(wù)人員組成）；銷(xiāo)毀執(zhí)行：紙質(zhì)檔案采用粉碎銷(xiāo)毀，電子檔案徹底刪除并銷(xiāo)毀備份，銷(xiāo)毀過(guò)程需記錄《檔案銷(xiāo)毀清單》，由小組成員簽字確認(rèn)，存檔備查。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單模板一：人事檔案目錄表檔案編號(hào)姓名部門(mén)職位入職日期檔案材料清單歸檔日期保管期限備注2024-RS-001*小張銷(xiāo)售部銷(xiāo)售專(zhuān)員2024-01-151.身份證復(fù)印件；2.勞動(dòng)合同；3.員工信息登記表；4.試用期考核表2024-01-1610年-2024-RS-002*技術(shù)部工程師2024-02-201.學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件；2.保密協(xié)議；3.崗位變動(dòng)審批表（2024年晉升）2024-02-2110年2024年晉升材料補(bǔ)充歸檔模板二：人事檔案調(diào)閱申請(qǐng)表調(diào)閱人所在部門(mén)調(diào)閱日期調(diào)閱事由*人力資源部2024-05-10晉升考核材料核查檔案編號(hào)調(diào)閱內(nèi)容預(yù)計(jì)歸還日期審批人2024-RS-001試用期考核表、2024年一季度考核記錄2024-05-15*趙六（HR負(fù)責(zé)人）調(diào)閱人簽字檔案管理員簽字歸還日期**孫七2024-05-14-模板三：檔案銷(xiāo)毀清單序號(hào)檔案編號(hào)姓名保管期限銷(xiāo)毀原因銷(xiāo)毀方式銷(xiāo)毀日期監(jiān)銷(xiāo)人12020-RS-005*老周10年（2010-2020年）保管期限屆滿(mǎn)，無(wú)未結(jié)案件紙質(zhì)粉碎、電子刪除2024-03-20趙六、錢(qián)八22021-RS-008*吳九5年（2016-2021年）保管期限屆滿(mǎn)，員工已確認(rèn)無(wú)異議紙質(zhì)粉碎、電子刪除2024-03-20趙六、錢(qián)八四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）合規(guī)性管理嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等法規(guī)，保證檔案材料真實(shí)、合法，嚴(yán)禁涂改、偽造或擅自銷(xiāo)毀檔案；勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等核心材料需永久保存，避免因檔案缺失導(dǎo)致勞動(dòng)爭(zhēng)議敗訴。（二）信息安全保護(hù)紙質(zhì)檔案檔案室實(shí)行雙人雙鎖管理，非工作時(shí)間關(guān)閉門(mén)窗及監(jiān)控；電子檔案系統(tǒng)設(shè)置密碼策略（定期更換密碼、復(fù)雜度要求），禁止使用U盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備直接拷貝，防止信息泄露。（三）動(dòng)態(tài)更新與定期盤(pán)點(diǎn)每月檢查員工檔案材料完整性，保證崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等信息及時(shí)歸檔；每年開(kāi)展一次檔案盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)紙質(zhì)檔案與電子記錄一致性，形成《檔案盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)遺失檔案需書(shū)面說(shuō)明原因并補(bǔ)救。（四）特殊情況處理檔案遺失：發(fā)