項目合同管理模板全流程規(guī)范前言為規(guī)范企業(yè)項目合同全生命周期管理，防范合同風險，提高合同履約效率，保障項目順利實施，特制定本全流程規(guī)范。本規(guī)范涵蓋合同從準備到歸檔的各個環(huán)節(jié)，適用于各類企業(yè)（含事業(yè)單位、社會組織）的工程項目、服務采購、物資供應等類型項目的合同管理，旨在為合同管理人員提供清晰、可操作的工作指引。一、適用范圍與應用場景（一）適用組織類型本規(guī)范適用于各類企業(yè)（包括但不限于國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)）、部門、事業(yè)單位及其他具備獨立法人資格的組織，其內(nèi)部涉及合同管理的部門（如法務部、項目部、采購部、財務部等）均可參照執(zhí)行。（二）適用項目類型工程項目類：建筑工程、裝修工程、基礎設施建設等項目的勘察、設計、施工、監(jiān)理合同；服務采購類：技術(shù)服務、咨詢服務、運營維護、廣告宣傳等服務類合同；物資供應類：原材料、設備、辦公用品等采購合同；合作開發(fā)類：技術(shù)研發(fā)、市場合作、聯(lián)合投資等合作協(xié)議。（三）核心應用場景企業(yè)首次建立合同管理體系時，可作為制度設計依據(jù)；現(xiàn)有合同管理流程存在漏洞時，可作為優(yōu)化參考；合同管理人員崗位培訓時，可作為實操教材；項目團隊需要快速掌握合同管理要點時，可作為工作手冊。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準備階段：需求確認與合作方篩選目標：明確合同需求，篩選合格合作方，為后續(xù)談判和簽訂奠定基礎。1.需求提報與立項審批操作主體：業(yè)務部門（如項目部、采購部）操作步驟：（1）業(yè)務部門根據(jù)項目計劃或業(yè)務需求，填寫《項目立項申請表》，明確項目目標、范圍、預算、時間節(jié)點等核心要素；（2）提交至分管領導及管理層審批，審批通過后啟動合同準備工作；（3）輸出《項目立項批復》，作為合同簽訂的依據(jù)之一。2.合作方資信調(diào)查操作主體：采購部/業(yè)務部門協(xié)同法務部操作步驟：（1）通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式初步篩選合作方；（2）對候選合作方進行資信調(diào)查，重點核查以下內(nèi)容：主體資格：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)準入許可）、法定代表人身份證明；履約能力：財務狀況（近3年財務報表）、業(yè)績案例（同類項目合同及驗收證明）、履約信用（信用報告、涉訴記錄）；特殊資質(zhì)：如涉及特種設備、危險化學品等，需核查專項生產(chǎn)許可證。（3）形成《合作方資信調(diào)查報告》，對合作方進行“合格/不合格”評級，不合格者直接淘汰。3.談判方案制定操作主體：業(yè)務部門牽頭，法務部、財務部參與操作步驟：（1）明確談判核心目標（如價格、質(zhì)量、交付周期）、底線條款（如違約責任、付款條件）及可讓步空間；（2）制定《談判方案》，包括談判時間、地點、參與人員、議程安排及應急預案；（3）談判小組至少由2人組成，其中業(yè)務部門1人（熟悉項目需求）、法務/財務1人（把控風險條款）。（二）合同談判與起草階段：條款協(xié)商與文本擬定目標：與合作方就合同核心條款達成一致，形成規(guī)范、合法的合同文本。1.合同談判操作主體：談判小組（業(yè)務、法務、財務）操作步驟：（1）按照《談判方案》組織談判，重點協(xié)商以下條款：標的物/服務內(nèi)容：明確名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準（需引用國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）；價格與支付方式：固定總價、可調(diào)價或成本加酬金模式，支付節(jié)點（如預付款、進度款、驗收款、質(zhì)保金）及比例；履行期限與地點：交付時間、驗收時間、履行地點（如“買方所在地項目現(xiàn)場”）；違約責任：明確違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不合格）及違約金計算方式（不超過實際損失的30%）；爭議解決方式：優(yōu)先約定“協(xié)商解決”，協(xié)商不成時選擇“被告所在地人民法院訴訟”或“仲裁委員會仲裁”（需明確具體的仲裁機構(gòu)）。（2）談判達成一致后，形成《談判紀要》，由雙方談判代表簽字確認，作為合同起草的依據(jù)。2.合同起草操作主體：法務部/業(yè)務部門（根據(jù)企業(yè)規(guī)模，小型企業(yè)可由業(yè)務部門起草后交法務審核）操作步驟：（1）采用企業(yè)標準合同模板（無模板時參考國家或行業(yè)示范文本），避免條款遺漏；（2）根據(jù)《談判紀要》填寫核心條款，補充通用條款（如不可抗力、保密、合同生效條件等）；（3）合同文本結(jié)構(gòu)應包括：首部：合同編號、簽約雙方名稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）、簽訂日期；標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責任等核心條款；尾部：簽字蓋章頁（法定代表人或授權(quán)代表人簽字、公司公章）。（4）起草完成后，內(nèi)部審核無誤，提交至合作方確認。（三）合同評審與審批階段：風險把控與合規(guī)審查目標：通過多部門評審，識別并規(guī)避合同法律風險、財務風險、業(yè)務風險，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)。1.內(nèi)部評審操作主體：業(yè)務部門、法務部、財務部、項目部（根據(jù)合同類型可增加其他部門，如技術(shù)部、審計部）評審內(nèi)容與職責：評審部門評審重點業(yè)務部門標的物/服務內(nèi)容是否符合項目需求，價格、交付周期等商務條款是否合理法務部主體資格是否合法，條款是否違反法律法規(guī)，違約責任、爭議解決等法律風險點是否可控財務部價格構(gòu)成是否清晰，付款方式是否符合財務制度，資金支付風險是否可控項目部履行條件是否具備，與項目進度是否匹配，驗收標準是否明確2.評審流程操作步驟：（1）法務部牽頭組織《合同評審會》，提前3個工作日將合同文本及相關(guān)資料（如《立項批復》《談判紀要》《資信調(diào)查報告》）發(fā)送至各評審部門；（2）各評審部門在2個工作日內(nèi)出具書面評審意見，明確“同意/修改后同意/不同意”及具體修改理由；（3）法務部匯總評審意見，與業(yè)務部門、合作方協(xié)商修改合同文本，直至所有評審部門無重大異議；（4）最終評審通過后，形成《合同評審報告》，由各評審部門負責人簽字確認。3.最終審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額及重要性分級審批（示例）：金額≤10萬元：部門負責人+分管領導審批；10萬元＜金額≤50萬元：分管領導+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理+董事長/董事會審批。輸出文件：《合同審批表》（附《合同評審報告》《談判紀要》等），審批完成后方可進入簽訂環(huán)節(jié)。（四）合同簽訂與分發(fā)階段：正式生效與信息同步目標：完成合同簽署手續(xù)，明確合同法律效力，保證相關(guān)部門及時掌握合同信息。1.合同用印操作主體：行政部/法務部操作步驟：（1）《合同審批表》審批完成后，由經(jīng)辦人提交至行政部，申請加蓋合同專用章或公章（嚴禁以部門章或個人章代替）；（2）用印前核查：合同文本是否與審批版本一致，簽字頁是否完整（合作方需簽字蓋章，我方需法定代表人或授權(quán)代表人簽字并蓋章）；（3）用印后，在《合同用印登記表》中登記合同編號、用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。2.合同簽署與交付操作步驟：（1）我方簽署完成后，將合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）交付給合作方，要求其加蓋公章后返還1份；（2）合作方簽署延遲超過15日的，需重新啟動評審流程；（3）采用電子簽章的，需保證電子簽章平臺符合《電子簽名法》要求，簽訂后電子合同并備份。3.合同分發(fā)與備案操作主體：法務部/檔案管理部門操作步驟：（1）收回合作方簽署的合同正本后，1個工作日內(nèi)分發(fā)至以下部門：原件：檔案管理部門（歸檔）；副本：業(yè)務部門（履行）、財務部（付款）、項目部（執(zhí)行）、法務部（備案）；（2）在《合同臺賬》中登記合同基本信息（編號、簽約方、金額、履行期限、歸檔號等），保證信息可追溯。（五）合同履行階段：執(zhí)行監(jiān)控與驗收管理目標：監(jiān)督合同履行情況，保證合作方按約定完成義務，及時處理履行過程中的問題。1.履行計劃制定操作主體：業(yè)務部門/項目部操作步驟：（1）合同簽訂后10個工作日內(nèi)，根據(jù)合同條款制定《合同履行計劃》，明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款節(jié)點）、責任分工（對接人、負責人）及風險應對措施；（2）提交至法務部、財務部備案，作為后續(xù)履約跟蹤的依據(jù)。2.履約跟蹤與溝通操作主體：業(yè)務部門/項目部操作步驟：（1）指定專人作為合同履行對接人，定期（如每周/每月）與合作方溝通履約進展，記錄《履約溝通記錄》；（2）發(fā)覺合作方可能違約（如逾期交付、質(zhì)量不達標）時，及時發(fā)送《履約提醒函》，要求其限期整改；（3）重大履約風險（如合作方破產(chǎn)、停業(yè)）需立即上報分管領導，啟動應急預案（如終止合同、索賠）。3.驗收與確認操作主體：項目部/業(yè)務部門協(xié)同技術(shù)部、質(zhì)量部操作步驟：（1）合作方完成交付/服務后，按照合同約定的驗收標準（如《技術(shù)協(xié)議》《質(zhì)量標準》）組織驗收；（2）驗收分為“初驗-試運行-終驗”：初驗：核對數(shù)量、規(guī)格、外觀等基礎信息，出具《初驗報告》；試運行：對功能、功能等進行測試，試運行期不少于7日（合同另有約定的除外）；終驗：試運行合格后，出具《最終驗收報告》，由雙方簽字確認；（3）驗收不合格的，需明確整改要求及期限，整改后重新驗收。（六）合同變更與解除階段：條款調(diào)整與終止處理目標：規(guī)范合同變更與解除流程，避免因操作不當引發(fā)新的法律風險。1.合同變更適用情形：因項目需求變更、政策調(diào)整、不可抗力等原因?qū)е潞贤瑮l款需修改（如數(shù)量增減、價格調(diào)整、履行期限延長）。操作步驟：（1）變更方提出《合同變更申請》，說明變更原因、內(nèi)容及對項目的影響；（2）雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同補充協(xié)議》（需明確“本補充協(xié)議與原合同具有同等法律效力”）；（3）《補充協(xié)議》需履行原合同評審、審批流程（金額較小的可簡化，但需經(jīng)雙方負責人簽字）；（4）變更完成后，更新《合同臺賬》相關(guān)信息，并通知財務、項目部等相關(guān)部門。2.合同解除適用情形：一方嚴重違約（如逾期超過30日、質(zhì)量不合格且拒不整改）、不可抗力導致合同無法履行、雙方協(xié)商一致解除。操作步驟：（1）守約方發(fā)出《合同解除通知書》（需書面形式，載明解除依據(jù)及期限）；（2）雙方協(xié)商處理善后事宜（如已履行部分的結(jié)算、違約金賠償、資料返還）；（3）簽訂《合同解除協(xié)議》，明確終止時間、責任劃分及爭議解決方式；（4）解除協(xié)議簽訂后，停止履行合同義務，收回已交付的款項/物品，并在《合同臺賬》中標注“已解除”。（七）合同歸檔階段：資料整理與長期保存目標：保證合同及相關(guān)資料的完整性、安全性，便于后續(xù)查閱、審計或糾紛處理。1.資料整理操作主體：檔案管理部門歸檔范圍：合同正本及補充協(xié)議；立項批復、談判紀要、評審報告、審批表；資信調(diào)查報告、履約溝通記錄、驗收報告；支付憑證、發(fā)票、變更/解除協(xié)議等。整理要求：按“一合同一檔案”原則，采用統(tǒng)一檔案盒（標注合同編號、名稱），資料按“合同-審批-履行-結(jié)算”順序排列，頁碼連續(xù)、無缺頁。2.歸檔與保管操作步驟：（1）合同履行完畢或終止后30個工作日內(nèi)，由業(yè)務部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門；（2）檔案管理部門核對資料完整性，辦理《檔案交接登記表》簽字手續(xù)；（3）紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；電子檔案備份至企業(yè)服務器或加密云盤，保管期限不少于合同終止后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。3.檔案借閱借閱權(quán)限：僅限因工作需要的相關(guān)部門人員（如法務部處理糾紛、財務部審計），需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門負責人審批；借閱要求：借閱期限不超過7日，不得復制、涂改、損壞檔案，歸還時需檢查檔案完整性。三、配套管理表格模板（一）合同評審表合同編號簽約雙方合同金額（元）履行期限評審部門評審意見評審人簽字日期業(yè)務部門法務部財務部項目部綜合評審結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（說明理由：）評審負責人簽字日期（二）合同履行跟蹤表合同編號項目名稱合作方履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行狀態(tài)（正常/延遲/異常）備注對接人負責人更新日期（三）合同變更申請表原合同編號變更內(nèi)容（可附頁）變更原因?qū)椖康挠绊懀ǔ杀?進度/質(zhì)量）審批意見部門負責人：法務部：財務部：總經(jīng)理：日期雙方確認我方（簽字蓋章）：合作方（簽字蓋章）：日期（四）合同歸檔清單檔案編號合同名稱簽約日期歸檔日期檔案資料清單（可附頁）經(jīng)辦人檔案管理員簽字審核人簽字日期四、關(guān)鍵風險控制與注意事項（一）法律合規(guī)風險主體資格風險：簽約前核查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件，避免與分公司、項目部（無法人資格）簽約（確需簽約需提供總公司授權(quán)書）；條款合法性風險：禁止約定“霸王條款”（如“爭議解決只能由我方所在地法院管轄”），違約金不得超過實際損失的30%（過高可申請法院調(diào)減）；授權(quán)代表風險：確認合作方法定代表人或授權(quán)代表簽字權(quán)限，要求提供《授權(quán)委托書》（載明代理事項、權(quán)限、期限）。（二）財務風險付款風險：嚴格按合同約定節(jié)點付款，避免“先付款后交付”（預付款比例一般不超過30%），大額支付需附《驗收報告》《發(fā)票》等憑證；發(fā)票風險：要求合作方提供合法增值稅發(fā)票，發(fā)票信息（名稱、稅號、金額）需與合同一致，避免“三流不一致”（發(fā)票流、資金流、貨物流）。（三）信息保密風險涉密條款：合同中明保證密范圍（如技術(shù)參數(shù)、客戶信息）、保密期限（一般至合同終止后3年）及違約責任；權(quán)限管理：合同文本、評審資料等僅限相關(guān)人員查閱，嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸。（四）溝通協(xié)調(diào)風險跨部門協(xié)作：合同評審、履行需業(yè)務、法務、財務等部門共同參與，避免“單打獨斗”（如業(yè)務部門擅自承諾合同外條款）；合作方溝