書法家協(xié)會墨汁采購管理制度

第一章總則第一條目的為加強本書法家協(xié)會墨汁采購管理，規(guī)范采購行為，確保墨汁的質(zhì)量與供應，降低采購成本，提高資金使用效益，更好地服務廣大會員開展書法創(chuàng)作活動，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本書法家協(xié)會因日常活動、培訓、展覽等各類工作所需墨汁的采購活動。第三條采購原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的墨汁符合書法創(chuàng)作的專業(yè)要求，具備良好的書寫性能和品質(zhì)穩(wěn)定性。2.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購方式和談判，獲取具有競爭力的價格，實現(xiàn)性價比最大化。3.公平公正原則：采購過程應保持公正、透明，對所有供應商一視同仁，杜絕不正當競爭行為。4.及時供應原則：根據(jù)協(xié)會的實際需求，合理安排采購計劃，確保墨汁能夠按時、足額供應，不影響各項工作的正常開展。第二章采購組織與職責第一條采購小組組成成立墨汁采購小組，成員包括行政主管、財務人員、書法專業(yè)代表（由資深會員擔任）。行政主管擔任組長，負責整體協(xié)調(diào)與決策；財務人員負責采購預算的編制與資金管理；書法專業(yè)代表負責對墨汁的質(zhì)量進行評估和把關(guān)。第二條采購小組職責1.行政主管職責-全面負責墨汁采購工作的組織、領(lǐng)導和協(xié)調(diào)。-審批采購計劃、供應商選擇、采購合同等重要事項。-處理采購過程中的重大問題和爭議。2.財務人員職責-編制墨汁采購年度預算和月度預算，并根據(jù)實際采購情況進行成本核算和控制。-審核采購申請、發(fā)票等財務資料，確保采購資金的合理使用和財務手續(xù)的合規(guī)性。-協(xié)助采購小組進行價格談判和合同審核，提供財務方面的專業(yè)意見。3.書法專業(yè)代表職責-參與制定墨汁的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。-對供應商提供的墨汁樣品進行質(zhì)量檢測和評估，提出專業(yè)的意見和建議。-在采購過程中，協(xié)助采購小組對墨汁的質(zhì)量進行監(jiān)督和把控，確保所采購的墨汁符合書法創(chuàng)作要求。第三章采購計劃管理第一條需求申報1.各部門（如展覽部、培訓部、會員服務部等）根據(jù)本部門的工作安排和實際需求，每月末向行政主管提交下月墨汁采購需求申報表。申報表應詳細注明所需墨汁的品牌、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息。2.會員如有特殊需求，可通過會員服務部提交墨汁采購申請，由會員服務部匯總后一并向行政主管申報。第二條采購計劃編制行政主管收到各部門和會員的需求申報后，結(jié)合協(xié)會的庫存情況，于每月初編制墨汁采購計劃。采購計劃應包括采購項目、采購數(shù)量、預算金額、采購時間、供應商選擇意向等內(nèi)容。第三條采購計劃審批采購計劃編制完成后，提交采購小組進行審核。采購小組根據(jù)協(xié)會的資金狀況、實際需求等因素進行綜合評估，審核通過后報協(xié)會負責人審批。經(jīng)協(xié)會負責人批準后的采購計劃方可執(zhí)行。第四章供應商管理第一條供應商選擇標準1.具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等相關(guān)證件，且信譽良好，無不良經(jīng)營記錄。2.具備穩(wěn)定的墨汁供應能力，能夠保證產(chǎn)品的質(zhì)量和交貨期。3.提供的墨汁符合國家相關(guān)質(zhì)量標準和書法創(chuàng)作的專業(yè)要求，具有良好的口碑和用戶評價。4.價格合理，在同行業(yè)中具有一定的競爭力。5.售后服務完善，能夠及時處理產(chǎn)品質(zhì)量問題和客戶投訴。第二條供應商開發(fā)與篩選1.采購小組通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、展會洽談等，建立供應商信息庫。2.對信息庫中的供應商進行初步篩選，根據(jù)選擇標準，剔除不符合要求的供應商。對符合基本條件的供應商，向其發(fā)出合作意向書，邀請其提供墨汁樣品和相關(guān)資料。3.采購小組組織書法專業(yè)代表對供應商提供的樣品進行質(zhì)量檢測和評估，同時對供應商的生產(chǎn)能力、管理水平等進行實地考察或電話調(diào)查。根據(jù)樣品檢測和考察結(jié)果，確定入圍供應商名單。第三條供應商評估與管理1.定期（每半年一次）對入圍供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。評估采用打分制，根據(jù)各項指標的完成情況給予相應的分數(shù)，總分低于60分的供應商將被列入觀察名單，限期整改；總分低于40分的供應商將被淘汰。2.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等資料，以便對供應商進行動態(tài)管理。3.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，在采購量、合作期限等方面給予適當?shù)膬?yōu)惠和獎勵，鼓勵其持續(xù)提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務。第五章采購流程管理第一條采購申請根據(jù)審批通過的采購計劃，由行政主管填寫墨汁采購申請表，注明采購項目、數(shù)量、預算金額、擬選擇的供應商等信息，經(jīng)采購小組組長簽字后，提交協(xié)會負責人審批。第二條采購談判1.采購申請獲批后，采購小組與選定的供應商進行采購談判。談判內(nèi)容包括墨汁的價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。2.在談判過程中，采購小組應充分了解市場行情，掌握供應商的底線，爭取最有利的采購條件。同時，要保持談判的公正性和客觀性，避免與供應商發(fā)生不正當?shù)睦嫱鶃?。第三條合同簽訂1.談判達成一致后，采購小組起草采購合同。合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同起草完成后，提交采購小組審核，審核通過后報協(xié)會法律顧問進行合法性審查。經(jīng)法律顧問審查無異議后，由協(xié)會負責人簽字蓋章，并與供應商簽訂正式合同。第四條采購執(zhí)行1.合同簽訂后，采購小組負責跟蹤供應商的生產(chǎn)和發(fā)貨情況，確保墨汁能夠按照合同約定的時間、地點和數(shù)量準時交付。2.供應商發(fā)貨前，應提前通知采購小組，以便安排驗收工作。在收到墨汁后，采購小組應及時組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范進行驗收。第五條驗收與入庫1.驗收人員由采購小組、書法專業(yè)代表和倉庫管理人員組成。驗收內(nèi)容包括墨汁的品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、質(zhì)量等方面。2.驗收人員應嚴格按照驗收規(guī)范進行操作，對驗收結(jié)果進行詳細記錄。如發(fā)現(xiàn)墨汁存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，應及時與供應商溝通，要求其采取換貨、補貨等措施進行處理。3.驗收合格的墨汁辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員根據(jù)驗收單和采購合同，對墨汁進行登記入賬，并按照規(guī)定的存放要求進行妥善保管。第六章付款管理第一條付款申請墨汁驗收合格入庫后，由采購人員填寫付款申請表，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料，經(jīng)采購小組組長審核后，提交財務人員進行復核。第二條財務復核財務人員對付款申請表及相關(guān)資料進行仔細核對，確認無誤后，按照協(xié)會的財務審批流程進行審批。審批通過后，安排付款事宜。第三條付款方式根據(jù)采購合同的約定，選擇合適的付款方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。付款過程應嚴格遵守財務制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保資金的安全和準確支付。第四條付款記錄與檔案管理財務人員對每一筆付款進行詳細記錄，包括付款日期、金額、供應商名稱、付款方式等信息。同時，將付款相關(guān)的資料進行整理歸檔，以備日后查閱和審計。第七章監(jiān)督與審計第一條內(nèi)部監(jiān)督1.協(xié)會內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，成員包括紀檢委員、部分會員代表等，負責對墨汁采購活動進行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組有權(quán)對采購計劃的執(zhí)行情況、供應商選擇、采購談判、合同簽訂、驗收付款等環(huán)節(jié)進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購小組應定期向監(jiān)督小組匯報墨汁采購工作的進展情況，接受監(jiān)督小組的質(zhì)詢和檢查。對于監(jiān)督小組提出的意見和建議，采購小組應認真對待，及時整改落實。第二條審計檢查1.協(xié)會定期（每年至少一次）委托專業(yè)的審計機構(gòu)對墨汁采購活動進行審計檢查。審計內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購資金的使用情況等方面。2.審計機構(gòu)應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計建議。協(xié)會根據(jù)審計報告和建議，對存在的問題進行整改，并完善相關(guān)制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。第三條投訴處理1.建立投訴舉報機制，接受會員和社會各界對墨汁采購活動的投訴和舉報。投訴舉報渠道包括電話、郵箱、信函等方式，并向社會公布投訴舉報聯(lián)系方式。2.對于收到的投訴舉報，協(xié)會應及時進行調(diào)查核實。如經(jīng)查實存在違規(guī)違紀行為，將依法依規(guī)對相關(guān)責任人進行嚴肅處理，并向投訴舉報