書法家協(xié)會(huì)展覽撤展流程細(xì)則

一、總則（一）目的為確保書法家協(xié)會(huì)展覽撤展工作能夠安全、有序、高效地進(jìn)行，保護(hù)參展作品及相關(guān)設(shè)施的完整性，維護(hù)協(xié)會(huì)和參展者的合法權(quán)益，特制定本撤展流程細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于書法家協(xié)會(huì)主辦或承辦的各類書法展覽的撤展工作，包括但不限于主題展覽、會(huì)員作品展、邀請(qǐng)展等。（三）基本原則1.安全第一原則：在撤展過程中，要充分保障人員、作品及設(shè)施的安全，避免任何安全事故的發(fā)生。2.有序規(guī)范原則：嚴(yán)格按照既定流程和標(biāo)準(zhǔn)操作，確保撤展工作有條不紊地推進(jìn)，保證現(xiàn)場(chǎng)秩序井然。3.協(xié)作配合原則：協(xié)會(huì)各部門、工作人員、參展作者以及相關(guān)合作方之間要密切協(xié)作，形成合力，共同完成撤展任務(wù)。二、撤展準(zhǔn)備（一）人員組織與分工1.成立撤展工作小組，由協(xié)會(huì)行政主管擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括展覽策劃部、外聯(lián)部、宣傳部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門人員。明確各成員的職責(zé)和分工，確保撤展工作事事有人管、人人有專責(zé)。-展覽策劃部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)撤展工作，制定具體的撤展計(jì)劃和時(shí)間表，并指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)操作。-外聯(lián)部負(fù)責(zé)與參展作者、場(chǎng)地管理方、運(yùn)輸公司等相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保各方在撤展過程中的配合與支持。-宣傳部負(fù)責(zé)對(duì)撤展工作進(jìn)行記錄和宣傳，及時(shí)向會(huì)員和社會(huì)發(fā)布撤展相關(guān)信息。-財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)撤展費(fèi)用的預(yù)算編制、審核和支付等工作。2.組織撤展工作人員培訓(xùn)，使其熟悉撤展流程、操作規(guī)范和安全注意事項(xiàng)，提高工作效率和質(zhì)量。培訓(xùn)內(nèi)容包括：-講解撤展流程細(xì)則，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作任務(wù)和要求。-介紹展品的特點(diǎn)和保護(hù)方法，確保工作人員在操作過程中能夠正確對(duì)待和處理各類書法作品。-強(qiáng)調(diào)安全意識(shí)，教授安全操作規(guī)程，如如何正確使用搬運(yùn)工具、如何避免展品損壞等。（二）物資準(zhǔn)備1.根據(jù)撤展工作需要，提前準(zhǔn)備好各類物資，如搬運(yùn)工具（叉車、推車、吊車等）、包裝材料（氣泡膜、紙箱、木箱等）、防護(hù)用品（安全帽、手套等）、清潔工具（掃帚、拖把、清潔劑等）等。對(duì)物資進(jìn)行詳細(xì)登記和檢查，確保數(shù)量充足、質(zhì)量完好。2.對(duì)于大型或珍貴展品，要準(zhǔn)備專門的保護(hù)設(shè)備和包裝材料，如定制的木質(zhì)框架、專業(yè)的書畫保護(hù)盒等，以確保展品在搬運(yùn)和運(yùn)輸過程中的安全。（三）場(chǎng)地清理規(guī)劃1.與場(chǎng)地管理方溝通協(xié)調(diào)，確定撤展期間的場(chǎng)地使用時(shí)間和相關(guān)要求。提前對(duì)展覽場(chǎng)地進(jìn)行實(shí)地勘察，規(guī)劃好展品搬運(yùn)路線和臨時(shí)存放區(qū)域，確保搬運(yùn)過程順暢無(wú)阻。2.在場(chǎng)地內(nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，引導(dǎo)撤展人員進(jìn)行操作，如“展品搬運(yùn)通道”“臨時(shí)存放區(qū)”“設(shè)備停放區(qū)”等標(biāo)識(shí)，提高撤展工作的效率和安全性。三、撤展通知與溝通（一）參展作者通知1.在展覽結(jié)束前[X]個(gè)工作日，通過正式文件、電子郵件、短信等方式向參展作者發(fā)送撤展通知，明確告知撤展時(shí)間、地點(diǎn)、方式以及需要作者配合的事項(xiàng)。通知內(nèi)容應(yīng)包括：-撤展的具體時(shí)間安排，精確到日期和時(shí)間段，讓作者能夠合理安排行程。-詳細(xì)說明展品的領(lǐng)取方式，如現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取、郵寄等，并提供相應(yīng)的聯(lián)系方式和地址。-提醒作者在撤展前對(duì)展品進(jìn)行確認(rèn)，如有特殊要求或問題，及時(shí)與協(xié)會(huì)聯(lián)系。2.設(shè)立專門的咨詢熱線或電子郵箱，解答參展作者關(guān)于撤展的疑問，確保作者清楚了解撤展流程和相關(guān)事宜。（二）相關(guān)合作方溝通1.與場(chǎng)地管理方保持密切溝通，確定撤展期間場(chǎng)地的開放時(shí)間、水電供應(yīng)等事宜，并協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的場(chǎng)地使用問題。2.與運(yùn)輸公司提前溝通，確定展品運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間、路線、費(fèi)用等細(xì)節(jié)，確保展品能夠安全、及時(shí)地送達(dá)目的地。對(duì)于需要郵寄的展品，要選擇信譽(yù)良好的快遞公司，并簽訂相關(guān)服務(wù)協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。3.與展覽設(shè)備供應(yīng)商、搭建商等合作方聯(lián)系，安排好設(shè)備的拆除和回收工作，確保場(chǎng)地能夠按時(shí)恢復(fù)原狀。四、撤展實(shí)施（一）展品拆除與整理1.按照先易后難、先小件后大件的順序，有序拆除展品。在拆除過程中，要注意保護(hù)展品和展覽設(shè)施，避免造成損壞。對(duì)于裝裱好的書法作品，要小心拆除懸掛裝置，防止作品撕裂或變形；對(duì)于立體展品，要采取相應(yīng)的固定和支撐措施，確保搬運(yùn)安全。2.拆除后的展品要進(jìn)行分類整理，按照作者、作品類型、尺寸等進(jìn)行編號(hào)和登記，建立詳細(xì)的展品清單。清單內(nèi)容應(yīng)包括作品名稱、作者姓名、作品尺寸、編號(hào)、參展信息等，以便于核對(duì)和查找。（二）展品包裝1.根據(jù)展品的材質(zhì)、尺寸和價(jià)值，選擇合適的包裝材料進(jìn)行包裝。對(duì)于普通書法作品，可用氣泡膜進(jìn)行纏繞包裹，再放入紙箱中；對(duì)于珍貴或大型作品，要使用定制的木箱進(jìn)行包裝，并在箱內(nèi)填充泡沫等緩沖材料，確保作品在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.在包裝上標(biāo)明作品的編號(hào)、作者姓名、作品名稱等信息，以便于識(shí)別和管理。同時(shí)，要對(duì)包裝過程進(jìn)行拍照記錄，留存相關(guān)資料。（三）展品搬運(yùn)與運(yùn)輸1.安排專業(yè)的搬運(yùn)人員進(jìn)行展品搬運(yùn)，確保搬運(yùn)過程安全規(guī)范。搬運(yùn)人員要佩戴好防護(hù)用品，如安全帽、手套等，嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用搬運(yùn)工具，避免因操作不當(dāng)造成人員傷害和展品損壞。2.在搬運(yùn)過程中，要注意保護(hù)展覽場(chǎng)地的設(shè)施和環(huán)境，避免碰撞和損壞。對(duì)于大型展品或需要特殊搬運(yùn)設(shè)備的展品，要提前做好準(zhǔn)備，確保搬運(yùn)工作順利進(jìn)行。3.將包裝好的展品按照運(yùn)輸計(jì)劃進(jìn)行裝車運(yùn)輸。對(duì)于需要長(zhǎng)途運(yùn)輸?shù)恼蛊?，要選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸工具，并做好防雨、防潮、防震等措施。在裝車過程中，要合理擺放展品，避免相互擠壓和碰撞。（四）場(chǎng)地清理與恢復(fù)1.展品搬運(yùn)完成后，對(duì)展覽場(chǎng)地進(jìn)行全面清理。清理內(nèi)容包括地面垃圾、墻面裝飾材料、展覽設(shè)備等，確保場(chǎng)地整潔干凈。2.按照與場(chǎng)地管理方簽訂的協(xié)議，對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行恢復(fù)原狀工作。拆除展覽期間搭建的臨時(shí)設(shè)施，如展架、展板等，并將場(chǎng)地內(nèi)的設(shè)備、物品歸位。對(duì)于因展覽造成的場(chǎng)地?fù)p壞，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或賠償。五、撤展驗(yàn)收（一）展品驗(yàn)收1.展品運(yùn)輸?shù)竭_(dá)目的地后，參展作者或其委托人應(yīng)按照展品清單對(duì)展品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括作品的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面，確保展品與清單一致，無(wú)損壞、丟失等情況。2.如發(fā)現(xiàn)展品存在問題，參展作者應(yīng)及時(shí)與協(xié)會(huì)溝通，并提供相關(guān)證據(jù)。協(xié)會(huì)將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查處理，協(xié)調(diào)運(yùn)輸公司或相關(guān)責(zé)任方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）場(chǎng)地驗(yàn)收1.撤展工作完成后，協(xié)會(huì)撤展工作小組與場(chǎng)地管理方共同對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備的完好情況、場(chǎng)地恢復(fù)原狀情況等。2.如場(chǎng)地驗(yàn)收合格，雙方簽訂場(chǎng)地驗(yàn)收合格報(bào)告；如存在問題，協(xié)會(huì)應(yīng)按照?qǐng)龅毓芾矸降囊蠹皶r(shí)進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收通過。六、費(fèi)用結(jié)算（一）撤展費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部根據(jù)撤展工作實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，如搬運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、場(chǎng)地清理費(fèi)等，進(jìn)行詳細(xì)核算。對(duì)每一項(xiàng)費(fèi)用的支出進(jìn)行審核，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。2.編制撤展費(fèi)用明細(xì)表，明確各項(xiàng)費(fèi)用的名稱、金額、支付對(duì)象等信息，為費(fèi)用結(jié)算提供依據(jù)。（二）費(fèi)用支付與結(jié)算1.根據(jù)與參展作者、合作方等簽訂的協(xié)議，以及撤展費(fèi)用明細(xì)表，辦理費(fèi)用支付手續(xù)。對(duì)于需要向參展作者退還的費(fèi)用，如參展押金等，要及時(shí)進(jìn)行退還。2.與合作方進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，核對(duì)雙方確認(rèn)的費(fèi)用金額，按照約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行支付。在支付過程中，要嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度，確保資金安全。七、資料歸檔（一）撤展資料收集1.撤展工作完成后，各部門要對(duì)撤展過程中產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行收集整理，包括撤展通知、展品清單、包裝記錄、運(yùn)輸協(xié)議、場(chǎng)地驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、費(fèi)用明細(xì)表等。2.宣傳部要對(duì)撤展工作的圖片、視頻等資料進(jìn)行整理保存，為協(xié)會(huì)的宣傳工作和歷史資料積累提供素材。（二）資料歸檔管理1.將收集整理好的撤展資料進(jìn)行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案以文件夾的形式存儲(chǔ)在協(xié)會(huì)的專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，紙質(zhì)檔案按照檔案管理的要求進(jìn)行