書法家協(xié)會印泥采購管控制度

第一章總則第一條目的為加強(qiáng)本書法家協(xié)會印泥采購管理，規(guī)范采購行為，確保印泥質(zhì)量，控制采購成本，提高資金使用效益，更好地服務(wù)于協(xié)會各項(xiàng)工作及會員需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本書法家協(xié)會在開展各項(xiàng)活動及日常工作中所需印泥的采購管理工作，包括但不限于會員入會證書蓋章、各類文件蓋章、展覽活動相關(guān)物品蓋章等所需印泥的采購。第三條基本原則印泥采購應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠實(shí)信用和效益優(yōu)先的原則，在保證印泥質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效率。第二章采購組織與職責(zé)第一條采購領(lǐng)導(dǎo)小組成立以協(xié)會主席為組長，副主席及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的印泥采購領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)為：審議并批準(zhǔn)印泥采購管理制度和流程；對重大采購事項(xiàng)進(jìn)行決策；協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。第二條采購工作小組采購工作小組由行政主管擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。其具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)編制印泥采購計劃；組織實(shí)施印泥采購活動；對供應(yīng)商進(jìn)行考察、評估和管理；驗(yàn)收采購的印泥；處理采購過程中的相關(guān)事宜。第三條其他部門職責(zé)協(xié)會其他部門根據(jù)自身工作需求，及時向采購工作小組提出印泥采購申請，并配合采購工作小組做好采購相關(guān)工作，如提供印泥使用要求、參與驗(yàn)收等。第三章采購計劃管理第一條需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)協(xié)會活動安排、業(yè)務(wù)發(fā)展以及日常工作需要，提前對印泥的使用量進(jìn)行預(yù)測。在每年年底前，向采購工作小組提交下一年度印泥需求預(yù)測報告，報告內(nèi)容包括預(yù)計使用量、使用時間、印泥類型及質(zhì)量要求等。第二條采購計劃編制采購工作小組根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測報告，結(jié)合協(xié)會資金狀況和以往采購情況，編制年度印泥采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第三條計劃調(diào)整在年度采購計劃執(zhí)行過程中，如因協(xié)會活動變更、業(yè)務(wù)拓展等原因?qū)е掠∧嘈枨蟀l(fā)生變化，相關(guān)部門應(yīng)及時向采購工作小組提出采購計劃調(diào)整申請。采購工作小組對申請進(jìn)行審核后，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可調(diào)整采購計劃。第四章供應(yīng)商管理第一條供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有合法的經(jīng)營資格和良好的商業(yè)信譽(yù)，在業(yè)界有一定的口碑。2.具備穩(wěn)定的印泥生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系，能夠提供符合協(xié)會質(zhì)量要求的產(chǎn)品。3.具有良好的售后服務(wù)能力，能夠及時響應(yīng)協(xié)會的需求并解決問題。4.價格合理，在同類產(chǎn)品中具有一定的競爭力。第二條供應(yīng)商開發(fā)采購工作小組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選后，向其發(fā)出合作意向書，要求提供公司簡介、產(chǎn)品目錄、質(zhì)量認(rèn)證文件等資料。第三條供應(yīng)商考察對于初步符合要求的供應(yīng)商，采購工作小組應(yīng)組織實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等方面?？疾旖Y(jié)束后，形成供應(yīng)商考察報告，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價。第四條供應(yīng)商評估與選擇采購工作小組根據(jù)供應(yīng)商提供的資料和實(shí)地考察情況，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。通過打分或集體討論等方式，選擇確定合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。第五條供應(yīng)商合作與管理與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在合作過程中，采購工作小組應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨情況、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的獎勵或增加采購量；對于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改要求，如整改后仍不達(dá)標(biāo)，可終止合作。第五章采購流程管理第一條采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫印泥采購申請表，注明采購數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購工作小組。第二條采購審批采購工作小組收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)協(xié)會資金狀況、采購計劃等因素進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)行采購。第三條采購方式選擇1.公開招標(biāo)：對于采購金額較大、需求明確的印泥采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式，通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照法定程序確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請招標(biāo)：對于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的印泥采購項(xiàng)目，可采用邀請招標(biāo)的方式，向三家以上具備相應(yīng)資格的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，進(jìn)行招標(biāo)采購。3.競爭性談判：對于采購項(xiàng)目技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的印泥采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判的方式，通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的印泥項(xiàng)目，如因特殊工藝、特定品牌等原因，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可采用單一來源采購方式。第四條采購談判與合同簽訂在確定采購方式后，采購工作小組按照相應(yīng)的程序組織采購活動。對于需要進(jìn)行談判的采購項(xiàng)目，采購工作小組應(yīng)與供應(yīng)商就產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點(diǎn)、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。第五條采購執(zhí)行與跟蹤采購合同簽訂后，采購工作小組負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行與跟蹤。及時與供應(yīng)商溝通，了解印泥生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量收到貨物。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，維護(hù)協(xié)會的合法權(quán)益。第六章質(zhì)量驗(yàn)收管理第一條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購的印泥應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及協(xié)會規(guī)定的質(zhì)量要求。驗(yàn)收內(nèi)容包括印泥的外觀、色澤、粘性、耐久性等方面。具體驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同中明確約定。第二條驗(yàn)收流程1.貨物到達(dá)后，采購工作小組應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員包括采購工作小組成員、使用部門代表等。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對印泥進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查印泥的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。3.對需要進(jìn)行試用的印泥，應(yīng)進(jìn)行試用，檢驗(yàn)其使用效果是否滿足協(xié)會工作需要。4.驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報告，注明驗(yàn)收結(jié)果。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)詳細(xì)說明不合格原因，并及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取整改措施或更換貨物。第三條驗(yàn)收問題處理對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，采購工作小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)解決問題。如供應(yīng)商未能按時解決問題，采購工作小組可根據(jù)合同約定，采取扣除貨款、退貨、終止合同等措施，以保障協(xié)會的利益。第七章付款管理第一條付款申請采購工作小組根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫印泥采購付款申請表，注明采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報告等相關(guān)文件，報財務(wù)部門審核。第二條財務(wù)審核財務(wù)部門收到付款申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性，發(fā)票的真實(shí)性、完整性，付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。第三條付款審批與支付協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)對付款申請表進(jìn)行審批，審批通過后，財務(wù)部門按照協(xié)會財務(wù)管理制度的規(guī)定，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合國家法律法規(guī)和協(xié)會財務(wù)規(guī)定，確保資金安全。第八章監(jiān)督與審計第一條內(nèi)部監(jiān)督協(xié)會內(nèi)部應(yīng)建立健全印泥采購監(jiān)督機(jī)制，采購領(lǐng)導(dǎo)小組、紀(jì)檢部門等應(yīng)對采購過程進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行、驗(yàn)收工作的開展等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。第二條審計監(jiān)督協(xié)會應(yīng)定期對印泥采購進(jìn)行審計，審計部門可委托具有資質(zhì)的第三方審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計。審計內(nèi)容包括采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、采購項(xiàng)目的效益情況等。審計報告應(yīng)及時提交協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)，為協(xié)會決策提供參考依據(jù)。第三條違規(guī)處理對于在印泥采購過程中存在違規(guī)行為的部門或個人，如違反采購程序、收受供應(yīng)商賄賂、與供應(yīng)商串通謀取私利等，協(xié)會將根據(jù)情節(jié)輕重，按照相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。第九章附則第一條制度解釋本制度由協(xié)會行政主管負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)