書法家協(xié)會印泥采購管控制度

第一章總則第一條目的為加強本書法家協(xié)會印泥采購管理，規(guī)范采購行為，確保印泥質(zhì)量，控制采購成本，提高資金使用效益，更好地服務于協(xié)會各項工作及會員需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本書法家協(xié)會在開展各項活動及日常工作中所需印泥的采購管理工作，包括但不限于會員入會證書蓋章、各類文件蓋章、展覽活動相關(guān)物品蓋章等所需印泥的采購。第三條基本原則印泥采購應遵循公開、公平、公正、誠實信用和效益優(yōu)先的原則，在保證印泥質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效率。第二章采購組織與職責第一條采購領(lǐng)導小組成立以協(xié)會主席為組長，副主席及相關(guān)部門負責人為成員的印泥采購領(lǐng)導小組。其主要職責為：審議并批準印泥采購管理制度和流程；對重大采購事項進行決策；協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。第二條采購工作小組采購工作小組由行政主管擔任組長，成員包括財務人員、相關(guān)業(yè)務部門代表等。其具體職責為：負責編制印泥采購計劃；組織實施印泥采購活動；對供應商進行考察、評估和管理；驗收采購的印泥；處理采購過程中的相關(guān)事宜。第三條其他部門職責協(xié)會其他部門根據(jù)自身工作需求，及時向采購工作小組提出印泥采購申請，并配合采購工作小組做好采購相關(guān)工作，如提供印泥使用要求、參與驗收等。第三章采購計劃管理第一條需求預測各部門應根據(jù)協(xié)會活動安排、業(yè)務發(fā)展以及日常工作需要，提前對印泥的使用量進行預測。在每年年底前，向采購工作小組提交下一年度印泥需求預測報告，報告內(nèi)容包括預計使用量、使用時間、印泥類型及質(zhì)量要求等。第二條采購計劃編制采購工作小組根據(jù)各部門提交的需求預測報告，結(jié)合協(xié)會資金狀況和以往采購情況，編制年度印泥采購計劃。采購計劃應明確采購數(shù)量、采購預算、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報采購領(lǐng)導小組審批。第三條計劃調(diào)整在年度采購計劃執(zhí)行過程中，如因協(xié)會活動變更、業(yè)務拓展等原因?qū)е掠∧嘈枨蟀l(fā)生變化，相關(guān)部門應及時向采購工作小組提出采購計劃調(diào)整申請。采購工作小組對申請進行審核后，報采購領(lǐng)導小組批準，方可調(diào)整采購計劃。第四章供應商管理第一條供應商選擇標準1.具有合法的經(jīng)營資格和良好的商業(yè)信譽，在業(yè)界有一定的口碑。2.具備穩(wěn)定的印泥生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系，能夠提供符合協(xié)會質(zhì)量要求的產(chǎn)品。3.具有良好的售后服務能力，能夠及時響應協(xié)會的需求并解決問題。4.價格合理，在同類產(chǎn)品中具有一定的競爭力。第二條供應商開發(fā)采購工作小組通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、參加展會等。對潛在供應商進行初步篩選后，向其發(fā)出合作意向書，要求提供公司簡介、產(chǎn)品目錄、質(zhì)量認證文件等資料。第三條供應商考察對于初步符合要求的供應商，采購工作小組應組織實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設備、質(zhì)量控制體系、售后服務等方面?？疾旖Y(jié)束后，形成供應商考察報告，對供應商的綜合情況進行評價。第四條供應商評估與選擇采購工作小組根據(jù)供應商提供的資料和實地考察情況，對供應商進行綜合評估。評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等。通過打分或集體討論等方式，選擇確定合格供應商，并建立供應商檔案。第五條供應商合作與管理與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。在合作過程中，采購工作小組應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨情況、售后服務等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予一定的獎勵或增加采購量；對于不符合要求的供應商，應及時提出整改要求，如整改后仍不達標，可終止合作。第五章采購流程管理第一條采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫印泥采購申請表，注明采購數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、預計使用時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交采購工作小組。第二條采購審批采購工作小組收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，審核通過后報采購領(lǐng)導小組審批。采購領(lǐng)導小組根據(jù)協(xié)會資金狀況、采購計劃等因素進行審批，審批通過后方可進行采購。第三條采購方式選擇1.公開招標：對于采購金額較大、需求明確的印泥采購項目，應采用公開招標的方式，通過發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商參與投標，按照法定程序確定中標供應商。2.邀請招標：對于技術(shù)復雜、有特殊要求或受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應商可供選擇的印泥采購項目，可采用邀請招標的方式，向三家以上具備相應資格的供應商發(fā)出投標邀請書，進行招標采購。3.競爭性談判：對于采購項目技術(shù)規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的印泥采購項目，可采用競爭性談判的方式，通過與多家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購：對于只能從唯一供應商處采購的印泥項目，如因特殊工藝、特定品牌等原因，經(jīng)采購領(lǐng)導小組批準后，可采用單一來源采購方式。第四條采購談判與合同簽訂在確定采購方式后，采購工作小組按照相應的程序組織采購活動。對于需要進行談判的采購項目，采購工作小組應與供應商就產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等條款進行談判，達成一致意見后簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨地點、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。第五條采購執(zhí)行與跟蹤采購合同簽訂后，采購工作小組負責采購合同的執(zhí)行與跟蹤。及時與供應商溝通，了解印泥生產(chǎn)進度和交貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量收到貨物。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施，維護協(xié)會的合法權(quán)益。第六章質(zhì)量驗收管理第一條驗收標準采購的印泥應符合國家相關(guān)標準、行業(yè)標準以及協(xié)會規(guī)定的質(zhì)量要求。驗收內(nèi)容包括印泥的外觀、色澤、粘性、耐久性等方面。具體驗收標準應在采購合同中明確約定。第二條驗收流程1.貨物到達后，采購工作小組應及時通知相關(guān)部門進行驗收。驗收人員包括采購工作小組成員、使用部門代表等。2.驗收人員按照驗收標準對印泥進行檢驗，檢查印泥的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。3.對需要進行試用的印泥，應進行試用，檢驗其使用效果是否滿足協(xié)會工作需要。4.驗收結(jié)束后，驗收人員應填寫驗收報告，注明驗收結(jié)果。如驗收合格，驗收人員簽字確認；如驗收不合格，應詳細說明不合格原因，并及時與供應商聯(lián)系，要求其采取整改措施或更換貨物。第三條驗收問題處理對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，采購工作小組應及時與供應商溝通，要求其在規(guī)定的時間內(nèi)解決問題。如供應商未能按時解決問題，采購工作小組可根據(jù)合同約定，采取扣除貨款、退貨、終止合同等措施，以保障協(xié)會的利益。第七章付款管理第一條付款申請采購工作小組根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫印泥采購付款申請表，注明采購項目名稱、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)文件，報財務部門審核。第二條財務審核財務部門收到付款申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，審核內(nèi)容包括采購項目的合法性、合規(guī)性，發(fā)票的真實性、完整性，付款金額的準確性等。審核通過后，報協(xié)會領(lǐng)導審批。第三條付款審批與支付協(xié)會領(lǐng)導對付款申請表進行審批，審批通過后，財務部門按照協(xié)會財務管理制度的規(guī)定，辦理付款手續(xù)。付款方式應符合國家法律法規(guī)和協(xié)會財務規(guī)定，確保資金安全。第八章監(jiān)督與審計第一條內(nèi)部監(jiān)督協(xié)會內(nèi)部應建立健全印泥采購監(jiān)督機制，采購領(lǐng)導小組、紀檢部門等應對采購過程進行監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行、驗收工作的開展等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。第二條審計監(jiān)督協(xié)會應定期對印泥采購進行審計，審計部門可委托具有資質(zhì)的第三方審計機構(gòu)進行審計。審計內(nèi)容包括采購預算的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況、采購項目的效益情況等。審計報告應及時提交協(xié)會領(lǐng)導，為協(xié)會決策提供參考依據(jù)。第三條違規(guī)處理對于在印泥采購過程中存在違規(guī)行為的部門或個人，如違反采購程序、收受供應商賄賂、與供應商串通謀取私利等，協(xié)會將根據(jù)情節(jié)輕重，按照相關(guān)規(guī)定給予相應的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。第九章附則第一條制度解釋本制度由協(xié)會行政主管負責解釋。在執(zhí)