汽車運(yùn)輸協(xié)會通信設(shè)備管理制度

一、總則（一）目的為加強(qiáng)汽車運(yùn)輸協(xié)會通信設(shè)備的管理，確保通信設(shè)備的正常使用和有效運(yùn)行，提高協(xié)會工作效率，保障協(xié)會與會員單位及各方的信息暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于汽車運(yùn)輸協(xié)會所有通信設(shè)備的采購、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理活動。通信設(shè)備包括但不限于固定電話、移動電話、對講機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則。協(xié)會通信設(shè)備由行政部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的規(guī)劃、采購、分配、維護(hù)等工作。2.責(zé)任到人原則。每臺通信設(shè)備明確使用責(zé)任人，責(zé)任人對設(shè)備的正常使用、保管和安全負(fù)責(zé)。3.合理使用原則。鼓勵員工合理使用通信設(shè)備，充分發(fā)揮其功能，提高工作效率，同時避免浪費(fèi)和違規(guī)使用。4.安全保密原則。加強(qiáng)通信設(shè)備的安全管理，確保信息傳輸安全，防止信息泄露。二、通信設(shè)備的采購（一）采購需求申報(bào)1.各部門根據(jù)工作需要，提出通信設(shè)備采購需求，填寫《通信設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。2.《通信設(shè)備采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合協(xié)會實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出采購意見。2.采購金額較小的通信設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的通信設(shè)備，需報(bào)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審批同意采購的通信設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)采購。行政部門應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式進(jìn)行采購，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和價格合理。2.采購合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)益得到保障。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同進(jìn)行采購，及時跟蹤設(shè)備的到貨情況，確保設(shè)備按時交付。三、通信設(shè)備的分配與使用（一）設(shè)備分配1.行政部門根據(jù)各部門的工作需要和人員配置情況，對采購的通信設(shè)備進(jìn)行分配。分配方案應(yīng)報(bào)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.通信設(shè)備分配給個人使用的，行政部門應(yīng)與使用責(zé)任人簽訂《通信設(shè)備使用責(zé)任書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）使用規(guī)定1.使用責(zé)任人應(yīng)妥善保管通信設(shè)備，不得隨意轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或丟棄。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借他人使用的，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.通信設(shè)備僅用于協(xié)會工作相關(guān)的業(yè)務(wù)聯(lián)系，嚴(yán)禁用于私人事務(wù)。使用責(zé)任人應(yīng)合理安排通話時間，避免在工作時間內(nèi)進(jìn)行長時間的私人通話。3.使用責(zé)任人應(yīng)遵守通信設(shè)備的操作規(guī)程，正確使用設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報(bào)告行政部門，由專業(yè)人員進(jìn)行維修。4.移動電話使用責(zé)任人應(yīng)保持手機(jī)暢通，確保在工作時間內(nèi)能夠及時接聽與協(xié)會工作相關(guān)的電話。如有特殊情況需要關(guān)機(jī)或無法接聽電話的，應(yīng)提前告知相關(guān)人員。5.傳真機(jī)使用時，應(yīng)確保發(fā)送和接收的傳真內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。發(fā)送傳真前，應(yīng)檢查傳真號碼是否正確，避免誤發(fā)。接收傳真后，應(yīng)及時將傳真件轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員。6.網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備（如電腦、路由器等）的使用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和協(xié)會的相關(guān)規(guī)定，不得在設(shè)備上安裝非法軟件或進(jìn)行非法操作。使用責(zé)任人應(yīng)妥善保管網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的賬號和密碼，防止信息泄露。四、通信設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.使用責(zé)任人應(yīng)做好通信設(shè)備的日常維護(hù)工作，保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng)。2.固定電話、移動電話等設(shè)備應(yīng)定期充電，確保電量充足。對講機(jī)應(yīng)定期更換電池，并檢查頻道設(shè)置是否正常。3.傳真機(jī)應(yīng)定期清理硒鼓、墨盒等部件，確保傳真質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)更新和病毒查殺，保證設(shè)備的安全運(yùn)行。（二）故障維修1.通信設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用責(zé)任人應(yīng)及時向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備故障情況，安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.對于一般性故障，維修人員應(yīng)在接到報(bào)告后及時進(jìn)行維修，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。對于較為復(fù)雜的故障，維修人員應(yīng)制定維修方案，并告知使用責(zé)任人維修所需時間。3.維修人員在維修通信設(shè)備時，應(yīng)做好維修記錄，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修方法、維修時間等信息。維修記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（三）定期巡檢1.行政部門應(yīng)定期組織對通信設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況和運(yùn)行狀況等。2.巡檢人員應(yīng)填寫《通信設(shè)備巡檢記錄表》，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行記錄，并提出整改意見。對于需要維修或更換的設(shè)備，應(yīng)及時安排處理。3.根據(jù)巡檢結(jié)果，行政部門應(yīng)總結(jié)通信設(shè)備管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施，不斷完善通信設(shè)備的管理工作。五、通信費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)制定1.協(xié)會根據(jù)通信設(shè)備的使用情況和工作需要，制定通信費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。通信費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)包括固定電話話費(fèi)、移動電話話費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)通信費(fèi)用等。2.通信費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)不同崗位和工作需求進(jìn)行差異化設(shè)定，確保費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)合理、公平。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)實(shí)際情況適時進(jìn)行調(diào)整。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.使用責(zé)任人應(yīng)按照協(xié)會財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，定期報(bào)銷通信費(fèi)用。報(bào)銷時應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，并填寫《通信費(fèi)用報(bào)銷申請表》，注明費(fèi)用發(fā)生的時間、金額、用途等信息。2.《通信費(fèi)用報(bào)銷申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門進(jìn)行審核。行政部門應(yīng)核對費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)票是否真實(shí)有效等。審核通過后，報(bào)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批，方可到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。3.對于超出通信費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的部分，原則上由使用責(zé)任人自行承擔(dān)。如因特殊工作需要超出標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前向協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。（三）費(fèi)用監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對通信費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，監(jiān)控通信費(fèi)用的支出情況。如發(fā)現(xiàn)通信費(fèi)用異常增長，應(yīng)及時與行政部門溝通，查找原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。2.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對通信設(shè)備使用情況的監(jiān)督，對不合理的通信費(fèi)用支出進(jìn)行調(diào)查和處理。對于違規(guī)使用通信設(shè)備導(dǎo)致費(fèi)用增加的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、通信設(shè)備的報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢鑒定1.通信設(shè)備出現(xiàn)以下情況之一的，可申請報(bào)廢：-已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法正常使用或維修成本過高的；-因技術(shù)進(jìn)步，設(shè)備已被淘汰，無法滿足工作需要的；-因意外事故或其他不可抗力因素導(dǎo)致設(shè)備損壞，無法修復(fù)或修復(fù)后仍無法正常使用的。2.行政部門應(yīng)定期組織對通信設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢鑒定，由專業(yè)技術(shù)人員對設(shè)備進(jìn)行評估，確定是否符合報(bào)廢條件。對于符合報(bào)廢條件的設(shè)備，填寫《通信設(shè)備報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購置時間、報(bào)廢原因等信息。（二）報(bào)廢審批1.《通信設(shè)備報(bào)廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門進(jìn)行審核。行政部門審核通過后，報(bào)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于價值較高的通信設(shè)備報(bào)廢，需經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并報(bào)相關(guān)部門備案。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的通信設(shè)備，行政部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和協(xié)會的相關(guān)制度進(jìn)行處置。處置方式包括出售、捐贈、報(bào)廢拆解等。2.對于出售報(bào)廢通信設(shè)備的，行政部門應(yīng)選擇合適的回收企業(yè)，通過公開競價等方式進(jìn)行處置，確保資產(chǎn)處置的公平、公正、公開。出售所得款項(xiàng)應(yīng)按照協(xié)會財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行管理。3.對于捐贈報(bào)廢通信設(shè)備的，行政部門應(yīng)選擇合法、正規(guī)的受贈單位，并辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。捐贈情況應(yīng)及時向協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.對于報(bào)廢拆解的通信設(shè)備，行政部門應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行拆解，確保設(shè)備中的有害物質(zhì)得到妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對通信設(shè)備的使用和管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門通信設(shè)備的使用、維護(hù)、費(fèi)用報(bào)銷等情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)。2.協(xié)會審計(jì)部門應(yīng)定期對通信設(shè)備的采購、使用、費(fèi)用管理等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)行為和浪費(fèi)現(xiàn)象。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核獎懲1.協(xié)會將通信設(shè)備的管理情況納入部門和個人績效考核體系。對通信設(shè)備管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對通信設(shè)備管理不善，導(dǎo)致設(shè)備損壞、丟失或費(fèi)用超支等情況的部門和個人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.具體考核指標(biāo)包括通信設(shè)