書法家協(xié)會筆墨耗材采購制度

一、總則本制度旨在規(guī)范書法家協(xié)會筆墨耗材采購行為，確保采購工作的公正、透明、高效，保證所采購的筆墨耗材質(zhì)量優(yōu)良、價格合理，滿足協(xié)會日常活動及會員創(chuàng)作需求，推動協(xié)會書法事業(yè)蓬勃發(fā)展。本制度適用于書法家協(xié)會及其下屬各部門、分支機構(gòu)的筆墨耗材采購活動。采購工作應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，同時兼顧協(xié)會的實際需求和經(jīng)濟承受能力。二、采購組織與職責(zé)協(xié)會設(shè)立專門的采購管理小組，成員包括行政主管、財務(wù)人員、書法專業(yè)代表等。采購管理小組負責(zé)全面統(tǒng)籌協(xié)會筆墨耗材采購工作，制定采購計劃、審核采購申請、監(jiān)督采購過程、驗收采購物資等。行政主管作為采購管理小組組長，負責(zé)整體協(xié)調(diào)和決策，確保采購工作符合協(xié)會發(fā)展戰(zhàn)略和預(yù)算安排。財務(wù)人員負責(zé)采購預(yù)算的編制、資金的審核與支付，對采購成本進行監(jiān)控和分析。書法專業(yè)代表憑借專業(yè)知識，對筆墨耗材的質(zhì)量、規(guī)格等提出專業(yè)意見，協(xié)助篩選供應(yīng)商和驗收物資。各部門、分支機構(gòu)根據(jù)自身需求，定期向采購管理小組提交筆墨耗材采購申請，詳細說明所需耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。三、采購預(yù)算管理每年年末，各部門、分支機構(gòu)結(jié)合下一年度工作計劃和實際需求，提出筆墨耗材采購預(yù)算初步方案。采購預(yù)算應(yīng)詳細列出各類筆墨耗材的預(yù)計采購數(shù)量、單價及總金額，并對預(yù)算編制依據(jù)進行說明。采購管理小組對各部門提交的采購預(yù)算進行匯總、審核與調(diào)整，綜合考慮協(xié)會整體發(fā)展規(guī)劃、資金狀況、市場價格波動等因素，制定協(xié)會年度筆墨耗材采購總預(yù)算。采購總預(yù)算需經(jīng)協(xié)會理事會審議通過后，方可正式執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)提交書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整項目及金額，經(jīng)采購管理小組審核后，報協(xié)會理事會審批。四、供應(yīng)商管理采購管理小組通過多種渠道廣泛收集筆墨耗材供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等，并建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行實地考察或背景調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽狀況等。只有通過評估的供應(yīng)商才能進入?yún)f(xié)會合格供應(yīng)商名錄。與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等方面進行評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可考慮建立長期合作關(guān)系；對于不符合要求的供應(yīng)商，及時淘汰并從合格供應(yīng)商名錄中刪除。五、采購流程各部門、分支機構(gòu)根據(jù)實際需求填寫筆墨耗材采購申請表，詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交采購管理小組。采購管理小組對采購申請進行審核，確認申請的必要性和合理性，同時檢查是否在預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過后，根據(jù)物資的性質(zhì)和采購金額，確定采購方式。對于常用的、金額較小的筆墨耗材采購，可采用詢價采購方式。采購人員向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供產(chǎn)品報價和相關(guān)資料。采購人員對報價進行比較和分析，選擇性價比最高的供應(yīng)商進行采購。對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)|(zhì)量有特殊要求的筆墨耗材采購，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購管理小組制定詳細的招標(biāo)文件，明確采購需求、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并通過協(xié)會官網(wǎng)、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告。按照規(guī)定的評標(biāo)程序，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂后，及時跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨進度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。六、驗收管理物資到貨后，采購管理小組應(yīng)及時組織驗收工作。驗收人員由采購人員、書法專業(yè)代表、使用部門人員等組成。驗收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對筆墨耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行仔細核對和檢驗。對于重要的筆墨耗材，可邀請專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢測。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，并簽字確認。驗收報告作為支付貨款的重要依據(jù)之一。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補貨、降價等措施進行處理。如供應(yīng)商未能妥善解決問題，采購管理小組應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。七、庫存管理建立筆墨耗材庫存管理制度，明確庫存管理職責(zé)和工作流程。指定專人負責(zé)庫存物資的保管和日常管理工作，定期對庫存物資進行盤點和清理。根據(jù)協(xié)會的使用情況和采購周期，合理確定各類筆墨耗材的安全庫存和最大庫存。當(dāng)庫存水平低于安全庫存時，采購人員應(yīng)及時啟動采購程序，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。庫存管理人員應(yīng)做好庫存物資的出入庫登記工作，詳細記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格等信息。同時，定期對庫存物資進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。對長期積壓、損壞或已無使用價值的筆墨耗材，庫存管理人員應(yīng)及時提出處理建議，經(jīng)采購管理小組審核后，報協(xié)會理事會審批。處理方式可包括報廢、捐贈、低價出售等。八、付款管理采購物資驗收合格后，采購人員應(yīng)及時整理采購發(fā)票、合同、驗收報告等相關(guān)資料，提交給財務(wù)人員進行審核。財務(wù)人員對采購資料的真實性、合法性、完整性進行審核，確認無誤后按照合同約定的付款方式和時間安排支付貨款。對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定控制預(yù)付款金額，并跟蹤預(yù)付款的使用情況。在物資到貨并驗收合格后，及時辦理尾款支付手續(xù)。建立采購付款臺賬，詳細記錄每筆采購業(yè)務(wù)的付款情況，包括付款時間、金額、供應(yīng)商等信息。定期對采購付款情況進行核對和分析，確保付款工作的準(zhǔn)確性和及時性。九、監(jiān)督與審計協(xié)會監(jiān)事會負責(zé)對筆墨耗材采購工作進行監(jiān)督，定期檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性以及采購人員的履職情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并監(jiān)督整改措施的落實。定期對筆墨耗材采購工作進行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購物資的驗收與庫存管理情況、付款的合規(guī)性等。審計結(jié)果應(yīng)向協(xié)會理事會報告，并根據(jù)審計建議及時完善采購管理制度和工作流程。鼓勵協(xié)會會員和員工對采購工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的，協(xié)會將給予舉報人一定的獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴(yán)肅處理。十、培訓(xùn)與教育定期組織采購人員參加相關(guān)培訓(xùn)，包括法律法規(guī)、采購業(yè)務(wù)知識、談判技巧、合同管理等方面的培訓(xùn)，不斷提高采購人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。對協(xié)會全體員工進行采購制度和流程的培訓(xùn)，使員工了解采購工作的重要性和規(guī)范性，提高員工對采購工作的支持與配合度。開展廉潔自律教育活動，加強采購人員的職業(yè)道德建設(shè)，提高采購人員的廉潔意識，防止在采購過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。十一、附則本