合同審批及歸檔電子化模板指南一、適用業(yè)務場景與價值在企業(yè)日常運營中，合同作為明確雙方權利義務的核心文件，其審批效率與歸檔規(guī)范性直接影響業(yè)務推進速度與管理合規(guī)性。本電子化模板適用于以下場景：跨部門協(xié)作合同：如采購合同、服務外包合同、市場推廣合作合同等，需多部門（業(yè)務、法務、財務）協(xié)同審批；高頻小額合同：如租賃合同、維修服務合同等，需快速審批以縮短業(yè)務周期；異地簽署合同：合作方分布在不同地區(qū)，需通過電子化流程實現(xiàn)遠程審批與簽署；合規(guī)存檔需求：滿足企業(yè)內(nèi)控、審計及法律法規(guī)對合同長期保存、快速調(diào)閱的要求。通過電子化模板，可實現(xiàn)審批流程可視化、簽署過程留痕化、歸檔管理標準化，有效降低人工傳遞成本，避免合同丟失或版本混亂，同時提升審批效率（平均縮短50%以上處理時間）與合規(guī)性。二、電子化審批全流程操作指南（一）合同發(fā)起與基礎信息錄入操作主體：合同發(fā)起人（通常為業(yè)務對接人或部門經(jīng)辦人）操作步驟：登錄企業(yè)電子合同管理系統(tǒng)，選擇“新建合同審批”模塊；填寫合同基礎信息（系統(tǒng)自動帶出必填項標記）：合同名稱：需明確體現(xiàn)合同類型與核心內(nèi)容（如“2024年度辦公用品采購合同”）；合同編號：按企業(yè)規(guī)則（如“CG-2024-001”，其中“CG”代表采購，“2024”為年份，“001”為序號）；合同主體：填寫甲乙雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（若為企業(yè)）、法定代表人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（聯(lián)系方式僅用于業(yè)務對接，系統(tǒng)加密存儲）；合同金額：大寫與小寫金額需一致，涉及多幣種的需注明匯率及折算方式；合同期限：起止日期、關鍵節(jié)點（如付款節(jié)點、交付節(jié)點）；合同類型：下拉選擇（如采購、服務、租賃、技術合作等）；附件清單：合同草案、技術協(xié)議、報價單、對方資質(zhì)文件等（支持PDF、Word、Excel格式，單個附件不超過50MB，總附件不超過200MB）。填寫完畢后，“保存草稿”或“提交審批”，選擇第一審批人（通常為部門負責人）。（二）多部門協(xié)同審核操作主體：業(yè)務部門負責人、法務專員、財務專員、相關分管領導審核要點與操作步驟：業(yè)務部門初審（1個工作日內(nèi)完成）：審核合同內(nèi)容與業(yè)務需求的一致性（如采購合同是否符合年度采購計劃，服務合同是否滿足項目交付要求）；核對對方主體資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證是否在有效期內(nèi)）；檢查合同金額、付款方式、交付標準等核心條款是否與前期溝通一致；審核通過后，在審批意見欄填寫“同意，提交法務審核”，并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；若需修改，填寫具體修改意見（如“付款節(jié)點需與項目進度掛鉤，補充分階段付款比例”），退回發(fā)起人修改。法務部門審核（2個工作日內(nèi)完成）：重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性（如是否存在法律風險、違約責任是否明確、爭議解決方式是否符合企業(yè)規(guī)定）；檢查合同文本是否規(guī)范（如雙方權利義務是否對等、是否存在模糊表述）；審核通過后，填寫“法務審核通過，提交財務審核”；若存在法律風險，填寫具體修改意見（如“爭議解決方式需約定由企業(yè)所在地法院管轄，改為仲裁需明確仲裁機構”），并抄送分管領導。財務部門審核（2個工作日內(nèi)完成）：審核合同金額的合理性（如是否符合預算標準、報價是否市場公允）；核對付款條件、發(fā)票要求（如“需提供增值稅專用發(fā)票，稅率6%”）、資金安排是否符合企業(yè)財務制度；審核通過后，填寫“財務審核通過，提交分管領導審批”；若涉及大額資金或特殊付款方式，需標注“需總經(jīng)理最終審批”。分管領導/總經(jīng)理終審（根據(jù)合同金額分級審批，1-3個工作日內(nèi)完成）：審批權限示例：金額≤5萬元：部門負責人+分管領導審批；5萬元＜金額≤50萬元：部門負責人+法務+財務+分管領導審批；金額＞50萬元：需增加總經(jīng)理審批。綜合評估業(yè)務必要性、風險與成本，審批通過后，系統(tǒng)自動“審批通過通知”，流轉(zhuǎn)至電子簽署環(huán)節(jié)；若未通過，填寫“審批不通過原因”，終止流程并通知發(fā)起人。（三）電子簽署與合同生效操作主體：法定代表人/授權簽署人、合作方簽署人操作步驟：系統(tǒng)根據(jù)審批通過的合同文本電子合同PDF版本，自動推送至各方簽署人（企業(yè)方簽署人需提前在系統(tǒng)中完成實名認證與電子簽名證書綁定）；企業(yè)方簽署人核對合同無誤后，通過人臉識別或密碼驗證完成電子簽名（系統(tǒng)自動記錄簽署時間、IP地址及證書信息，形成不可篡改的簽署日志）；合作方簽署人通過短信或郵件接收簽署（含有效期限，如7天），完成實名認證（證件號碼、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等）與電子簽名；所有簽署方完成簽名后，系統(tǒng)自動“合同生效通知書”，并通過短信、郵件通知發(fā)起人及相關審批人，合同正式生效。（四）歸檔管理與調(diào)閱操作主體：檔案管理員、合同發(fā)起人、相關審批人操作步驟：自動歸檔：電子簽署完成后，系統(tǒng)自動將合同文本、審批記錄、簽署日志、附件清單等文件整合為“合同檔案包”，按“合同類型-年份-編號”規(guī)則分類存儲（如“采購合同-2024-CG-001”）；權限設置：檔案管理員根據(jù)崗位職責設置查閱權限：合同發(fā)起人、審批人：可查閱本人參與的合同檔案；部門負責人：可查閱本部門所有合同檔案；檔案管理員：擁有最高權限，負責檔案維護與異常處理；外部調(diào)閱：需提交《合同調(diào)閱申請表》，經(jīng)部門負責人及法務專員審批后，可在線查看或（記錄自動留痕）。定期備份：系統(tǒng)每日自動對合同檔案進行異地備份，保證數(shù)據(jù)安全；檔案管理員每季度對歸檔完整性進行核查，保證無遺漏。三、核心模板清單與填寫說明（一）合同審批申請表（模板）字段名稱填寫要求示例合同名稱簡明扼要，體現(xiàn)核心內(nèi)容“2024年度IT設備維護服務合同”合同編號按企業(yè)規(guī)則，需唯一“FW-2024-005”（FW代表服務外包）甲方信息全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、聯(lián)系人、電話甲方：科技有限公司；91110108；；乙方信息同甲方乙方：信息技術有限公司；91110109；；139合同金額（大寫）中文數(shù)字，無涂改人民幣壹拾萬元整合同金額（小寫）阿拉伯數(shù)字，保留兩位小數(shù)￥100,000.00合同期限起止日期，明確時長2024年1月1日至2024年12月31日（共12個月）合同類型下拉選擇（采購/服務/租賃/技術合作/其他）服務核心條款摘要簡述關鍵內(nèi)容（如服務范圍、付款方式、交付標準）服務范圍：IT設備日常維護及故障響應；付款方式：按季度結算，乙方提供6%增值稅專用發(fā)票附件清單列出附件名稱及頁碼1.合同草案（共10頁）；2.乙方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復印件）申請人簽字或電子簽名*（業(yè)務經(jīng)辦人：）申請日期提交審批的日期2024-01-15（二）分部門審批意見表（模板）審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批結果審批日期業(yè)務部門初審*（部門負責人：趙六）服務范圍與年度需求一致，乙方資質(zhì)齊全，同意提交法務審核同意2024-01-16法務部門審核*（法務專員：孫七）第7條違約責任需補充“因乙方原因?qū)е聰?shù)據(jù)泄露，乙方需承擔甲方直接損失的1.2倍賠償”，修改后通過修改后通過2024-01-18財務部門審核*（財務專員：周八）付款方式合理，符合預算要求，同意提交分管領導審批同意2024-01-19分管領導審批*（分管副總：吳九）業(yè)務必要，風險可控，同意簽署同意2024-01-20（三）合同歸檔信息表（模板）歸檔編號合同編號合同名稱合同類型甲方乙方金額（元）簽署日期歸檔人歸檔日期保管期限D(zhuǎn)A-2024-CG-001CG-2024-0012024年度辦公用品采購合同采購科技有限公司商貿(mào)有限公司50,000.002024-01-25*（檔案管理員：鄭十）2024-01-2610年四、操作規(guī)范與風險提示（一）合規(guī)性要求審批權限分級：嚴格按照企業(yè)《合同管理辦法》設置審批權限，嚴禁越權審批或簡化流程（如50萬元以上合同必須經(jīng)總經(jīng)理審批）；合同內(nèi)容審核：法務部門需重點審核“違約責任”“爭議解決”“知識產(chǎn)權”等條款，保證符合《民法典》及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定；電子簽名合規(guī)：簽署人需為法定代表人或授權代表（授權書需至系統(tǒng)），電子簽名需符合《電子簽名法》要求，保證簽名真實、有效。（二）信息安全保障數(shù)據(jù)加密：合同文本及附件在傳輸與存儲過程中均采用256位加密技術，防止數(shù)據(jù)泄露；操作留痕：系統(tǒng)記錄所有操作日志（如登錄、修改、審批、簽署、調(diào)閱），日志保存期限不少于5年，可追溯至具體責任人；權限隔離：嚴禁非授權人員導出或傳播合同內(nèi)容，檔案管理員定期核查權限設置，離職人員權限需及時停用。（三）操作細節(jié)注意事項附件規(guī)范：附件需命名規(guī)范（如“合同草案_V1.0_20240115”），保證內(nèi)容清晰可讀（如掃描件需完整無遮擋）；審批時限：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，若需延長需在系統(tǒng)中說明原因并通知發(fā)起人，避免流程停滯；錯誤處理：若審批或簽署環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤（如合同金額填寫錯誤），發(fā)起人需提交“撤回申請”，說明原因后經(jīng)原審批人確認方可重新發(fā)起，原流程記錄自動保存。（四）歸檔管理規(guī)范分類標準：合同檔案按“合同類型-年份-編號”三級分類，同一類型合同按簽署日期排序；保存期限：根據(jù)合同性質(zhì)與法規(guī)