行政日常采購標準流程與合同簽訂清單模板適用場景說明操作流程詳解第一步：需求提報與初步確認操作要點：各部門根據(jù)實際工作需求，填寫《行政采購需求申請表》（模板見附件1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望到貨日期及預(yù)算來源。需求部門負責(zé)人對采購需求的必要性及合理性進行初審，保證采購內(nèi)容符合部門工作計劃且無重復(fù)采購。對于標準化物資（如A4紙、簽字筆等），可優(yōu)先參考歷史采購記錄或標準化清單填寫需求；非標準化物資需提供詳細規(guī)格參數(shù)或技術(shù)要求。責(zé)任方：需求部門申請人及部門負責(zé)人輸出成果：《行政采購需求申請表》（部門負責(zé)人簽字版）第二步：采購審批與預(yù)算核查操作要點：申請人將《行政采購需求申請表》提交至行政部采購崗，行政部核查采購預(yù)算是否充足（如無預(yù)算需先申請預(yù)算調(diào)整），并確認采購金額對應(yīng)的審批權(quán)限（如500元以下由行政部經(jīng)理審批；500元-2萬元由分管副總審批；2萬元以上需總經(jīng)理審批）。審批人重點審核采購需求的合理性、預(yù)算匹配度及是否符合公司采購政策，審批通過后在申請表上簽字確認；審批不通過需注明原因并退回需求部門。責(zé)任方：行政部采購崗、審批人（行政部經(jīng)理/分管副總/總經(jīng)理）輸出成果：審批通過的《行政采購需求申請表》第三步：供應(yīng)商選擇與比價操作要點：行政部采購崗根據(jù)采購需求類型，從《合格供應(yīng)商名錄》（模板見附件2）中選擇2-3家供應(yīng)商進行詢價；如名錄內(nèi)無合適供應(yīng)商，需啟動新供應(yīng)商引入流程（資質(zhì)審核、樣品測試等）。詢價時需向供應(yīng)商明確采購需求細節(jié)，要求提供書面報價單（含報價、規(guī)格、交貨期、保修條款等），并收集供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、相關(guān)資質(zhì)證明（如3C認證、環(huán)保認證等）。對比供應(yīng)商報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力、售后服務(wù)及信譽度，形成《供應(yīng)商比價報告》（模板見附件3），推薦最優(yōu)供應(yīng)商方案。責(zé)任方：行政部采購崗、行政部經(jīng)理輸出成果：《供應(yīng)商比價報告》、供應(yīng)商報價單及資質(zhì)材料第四步：合同擬定與審核操作要點：根據(jù)審批通過的比價結(jié)果，行政部采購崗使用《行政采購合同模板》（模板見附件4）擬定合同，明確以下核心條款：雙方基本信息（采購方、供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人等）；采購物品/服務(wù)明細（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間及地點）；質(zhì)量標準與驗收方式（如“符合國家GB/T19001-2016標準”“到貨后3個工作日內(nèi)由需求部門驗收”）；付款方式（如“驗收合格后30日內(nèi)支付全款”“需提供增值稅普通發(fā)票”）；違約責(zé)任（如“逾期交付每日按合同總額0.5%支付違約金”“質(zhì)量不符無條件退換”）；合同生效條件（如雙方簽字蓋章后生效）。擬定完成后，依次提交行政部經(jīng)理（審核條款完整性）、法務(wù)部（審核法律合規(guī)性，如無法務(wù)部可由行政部負責(zé)人兼任）、財務(wù)部（審核付款條款及預(yù)算匹配度）審核，最終由總經(jīng)理審批。責(zé)任方：行政部采購崗、行政部經(jīng)理、法務(wù)部（可選）、財務(wù)部、總經(jīng)理輸出成果：審核通過的《行政采購合同》（最終版）第五步：合同簽訂與訂單下達操作要點：審批通過的合同由行政部采購崗與供應(yīng)商簽訂，采用“一式兩份”形式，采購方、供應(yīng)商各執(zhí)一份；如需保證金，按合同約定支付。簽訂后，行政部采購崗向供應(yīng)商下達《采購訂單》（模板見附件5），明確交付時間、地點、聯(lián)系人及驗收要求，同時將合同復(fù)印件抄送需求部門及財務(wù)部。責(zé)任方：行政部采購崗、供應(yīng)商輸出成果：簽訂完成的《行政采購合同》、《采購訂單》第六步：履約跟蹤與驗收操作要點：行政部采購崗跟蹤供應(yīng)商履約進度，保證按時交付；如遇延遲，需及時與供應(yīng)商溝通并協(xié)調(diào)解決，同時通知需求部門調(diào)整計劃。物資/服務(wù)送達后，由需求部門牽頭，行政部采購崗配合，按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收清單進行驗收：物資類：核對數(shù)量、規(guī)格、外觀、功能（如設(shè)備需通電測試），填寫《物資驗收單》（模板見附件6）；服務(wù)類：評估服務(wù)效果（如保潔質(zhì)量、活動執(zhí)行效果），填寫《服務(wù)驗收單》（模板見附件7）。驗收合格后，需求部門負責(zé)人、驗收人簽字確認；驗收不合格需書面反饋供應(yīng)商，要求限期整改或更換，整改后重新驗收。責(zé)任方：需求部門、行政部采購崗輸出成果：《物資驗收單》或《服務(wù)驗收單》（簽字版）第七步：付款結(jié)算與資料歸檔操作要點：行政部采購崗憑《采購訂單》、《驗收單》、合同及供應(yīng)商開具的合規(guī)付款憑證（如收據(jù)、發(fā)票等），提交財務(wù)部審核。財務(wù)部核對單據(jù)一致性無誤后，按合同約定付款方式辦理轉(zhuǎn)賬，并將付款憑證復(fù)印件交行政部留存。行政部采購崗整理采購全流程資料（需求申請表、比價報告、合同、訂單、驗收單、付款憑證等），按“一采購一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于[具體年限，如3年]。責(zé)任方：行政部采購崗、財務(wù)部輸出成果：付款完成、資料歸檔完成合同簽訂清單模板附件4：行政采購合同合同編號簽訂日期年月日采購方供應(yīng)商名稱：[公司全稱]名稱：[供應(yīng)商全稱]地址：[公司地址]地址：[供應(yīng)商地址]聯(lián)系人：*聯(lián)系人：*電話：[公司電話]電話：[供應(yīng)商電話]采購內(nèi)容明細規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點示例：辦公椅A型-人體工學(xué)把105005000年月日前公司1號樓前臺示例：A4紙80g/500張包50251250年月日前需求部門辦公室合計金額（大寫）人民幣仟佰拾元角分合計金額（小寫）￥6250.00質(zhì)量標準與驗收|1.物資質(zhì)量符合國家相關(guān)標準及合同約定規(guī)格；2.驗收時間：供應(yīng)商交付后3個工作日內(nèi)，由需求部門、行政部共同驗收；3.驗收合格后簽署《驗收單》，不合格需在2個工作日內(nèi)更換。|

付款方式|1.驗收合格后30日內(nèi)，采購方向供應(yīng)商支付合同全額；2.供應(yīng)商需提供增值稅普通發(fā)票（品名：行政采購服務(wù)/物資）。|

違約責(zé)任|1.供應(yīng)商逾期交付，每延遲1日按合同總額0.5%支付違約金，延遲超過7日，采購方有權(quán)解除合同；2.物資質(zhì)量問題，供應(yīng)商7日內(nèi)無條件退換并承擔(dān)運費；3.采購方逾期付款，每延遲1日按應(yīng)付款金額0.3%支付違約金。|

爭議解決|本合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，提交采購方所在地人民法院訴訟解決。|

其他約定|1.本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力；2.合同自雙方簽字蓋章之日起生效。|采購方（蓋章）供應(yīng)商（蓋章）法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：年月日日期：年月日關(guān)鍵注意事項審批權(quán)限嚴格匹配：需嚴格按照采購金額對應(yīng)的審批層級執(zhí)行，不得越級審批或拆分采購金額規(guī)避審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)供應(yīng)商，新供應(yīng)商需審核營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)及過往合作評價（如適用），避免與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。合同條款完整性：合同中必須明確質(zhì)量標準、驗收方式、付款節(jié)點、違約責(zé)任等核心條款，避免口頭約定，降低履約風(fēng)險。驗收環(huán)節(jié)規(guī)