企業(yè)合同管理工具與審批流程說(shuō)明一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具與流程適用于企業(yè)各類合同的規(guī)范化管理，覆蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、技術(shù)開發(fā)合同等常見類型，適用于企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部、項(xiàng)目部）、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)管理層。具體場(chǎng)景包括：業(yè)務(wù)部門需與合作方簽訂合作合同時(shí)發(fā)起合同起草與審批；法務(wù)部門需對(duì)合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性審核；財(cái)務(wù)部門需對(duì)合同金額、付款方式、稅務(wù)條款等進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；管理層需對(duì)重大或高金額合同進(jìn)行最終審批；合同簽署后需進(jìn)行歸檔管理及履行過(guò)程跟蹤。二、合同全流程操作指引（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購(gòu)專員、銷售經(jīng)理等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請(qǐng)。準(zhǔn)備材料：合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式等）；業(yè)務(wù)需求說(shuō)明（如采購(gòu)標(biāo)的、服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；歷史合作記錄（如有）；參考模板（企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或行業(yè)通用模板）。起草合同：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，或根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草非標(biāo)合同；合同內(nèi)容應(yīng)包含核心條款：合同主體、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、保密條款等；涉及特殊業(yè)務(wù)（如進(jìn)出口、知識(shí)產(chǎn)權(quán)）時(shí)，需提前咨詢法務(wù)或?qū)I(yè)顧問(wèn)。（二）部門內(nèi)部審核審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)部經(jīng)理、銷售總監(jiān)）。審核內(nèi)容：業(yè)務(wù)條款是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及部門年度目標(biāo)；標(biāo)的物/服務(wù)需求是否明確，數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否合理；合作方背景是否初步調(diào)研（如行業(yè)口碑、履約能力）；合同金額是否符合部門預(yù)算權(quán)限。審核結(jié)果：通過(guò)后提交至法務(wù)部門；駁回時(shí)需注明修改意見，退回業(yè)務(wù)部門重新起草。（三）法務(wù)部門審核審核主體：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理。審核內(nèi)容：合同主體是否具備完全民事行為能力（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋業(yè)務(wù)內(nèi)容）；合同條款是否合法合規(guī)（如違反法律強(qiáng)制性規(guī)定、顯失公平等）；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確且合理；爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否清晰；涉及特殊條款（如擔(dān)保、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議）的合規(guī)性。審核結(jié)果：通過(guò)后提交至財(cái)務(wù)部門；需修改時(shí)，出具《法務(wù)審核意見書》，明確修改點(diǎn)及法律依據(jù)，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見調(diào)整后重新提交。（四）財(cái)務(wù)部門審核審核主體：財(cái)務(wù)專員/財(cái)務(wù)經(jīng)理。審核內(nèi)容：合同金額是否準(zhǔn)確，是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度及預(yù)算要求；付款方式、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)是否合理（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金設(shè)置）；涉及稅務(wù)條款是否合規(guī)（如發(fā)票類型、稅率、納稅義務(wù)發(fā)生時(shí)間）；資金安排是否對(duì)企業(yè)現(xiàn)金流造成壓力。審核結(jié)果：通過(guò)后提交至管理層；需調(diào)整時(shí)，出具《財(cái)務(wù)審核意見書》，明確金額、付款方式等修改建議。（五）管理層審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批（示例）：金額≤10萬(wàn)元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理+董事長(zhǎng)審批。審批內(nèi)容：合同是否符合企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)策略；業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是否可控，合作方選擇是否合理；資源投入與預(yù)期收益是否匹配。審批結(jié)果：通過(guò)后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；駁回時(shí)，由管理層出具書面意見，終止流程或退回重新協(xié)商。（六）合同簽署與用印簽署準(zhǔn)備：審批通過(guò)的合同文本由法務(wù)部門統(tǒng)一編號(hào)（格式：年份-部門-序號(hào)，如“2023-采-001”）；打印一式兩份（或多份，根據(jù)合作方需求），保證文本內(nèi)容與審批版本一致，無(wú)涂改。用印管理：業(yè)務(wù)部門持簽署申請(qǐng)單、審批表、合同文本至行政部門申請(qǐng)用?。恍姓块T核對(duì)審批流程完整性及文本一致性后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章代替）；合作方簽署后，雙方各執(zhí)一份，原件由行政部門統(tǒng)一歸檔。（七）合同歸檔歸檔主體：行政部門檔案管理員。歸檔內(nèi)容：合同審批流程全文件（發(fā)起申請(qǐng)、部門審核意見、法務(wù)/財(cái)務(wù)審核意見、管理層審批表）；合同文本原件（含附件、補(bǔ)充協(xié)議）；合作方資質(zhì)文件復(fù)印件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）；簽署過(guò)程中的往來(lái)函件（如郵件、確認(rèn)函）。歸檔要求：按合同編號(hào)分類存放，建立電子臺(tái)賬（含合同名稱、編號(hào)、對(duì)方方、金額、簽署日期、履行狀態(tài)等）；保管期限：一般合同不少于10年，重大合同（如不動(dòng)產(chǎn)、長(zhǎng)期合作）不少于20年。（八）履行監(jiān)控與歸檔更新責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門為履行第一責(zé)任人，法務(wù)、財(cái)務(wù)部門協(xié)同監(jiān)督。監(jiān)控內(nèi)容：按合同約定跟蹤履行進(jìn)度（如供貨時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款申請(qǐng)）；對(duì)方違約時(shí)，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)收集證據(jù)（如逾期證明、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告），并上報(bào)法務(wù)部門啟動(dòng)應(yīng)對(duì)程序；履行完畢后，及時(shí)辦理驗(yàn)收、結(jié)算手續(xù)，更新合同臺(tái)賬狀態(tài)為“已終止”。三、常用模板與表單（一）合同審批單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合同編號(hào)合同名稱合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同金額（元）履行期限核心業(yè)務(wù)內(nèi)容（簡(jiǎn)述標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量等）部門審核意見負(fù)責(zé)人：日期：法務(wù)審核意見經(jīng)辦人：日期：財(cái)務(wù)審核意見經(jīng)辦人：日期：管理層審批意見審批人：職務(wù)：日期：（二）合同臺(tái)賬（示例）合同編號(hào)合同名稱對(duì)方方合同類型金額（元）簽署日期履行狀態(tài)負(fù)責(zé)人備注2023-銷-005設(shè)備采購(gòu)合同A科技有限公司采購(gòu)150,0002023-03-15履行中張*預(yù)付款50%2023-服-012技術(shù)服務(wù)合同B研究院服務(wù)80,0002023-04-20已驗(yàn)收李*質(zhì)保期1年（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人完成情況說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)提示2023-銷-005首批供貨2023-04-302023-05-02張*延期2天，已溝通對(duì)方產(chǎn)能緊張2023-服-012階段性驗(yàn)收2023-07-152023-07-15李*按時(shí)完成無(wú)（四）合同歸檔目錄表檔案編號(hào)合同編號(hào)檔案名稱文件類型存放位置保管期限歸檔人歸檔日期2023-采采-001設(shè)備采購(gòu)合同合同原件檔案室A3-510年王*2023-06-012023-采采-001合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照資質(zhì)文件復(fù)印件檔案室A3-510年王*2023-06-01四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：合作方需提供最新營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明，必要時(shí)通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)其經(jīng)營(yíng)狀態(tài)及行政處罰記錄，避免與無(wú)資質(zhì)或失信主體合作。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同核心條款（如標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任）不得缺失，非標(biāo)合同需經(jīng)法務(wù)審核，防止因條款模糊導(dǎo)致爭(zhēng)議。審批流程合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁跳過(guò)審批環(huán)節(jié)或超權(quán)限審批，特殊緊急合同需提前通過(guò)OA系統(tǒng)提交“加急申請(qǐng)”，備注原因并由管理層簽字確認(rèn)后補(bǔ)流程。履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)部門需建立履行臺(tái)賬，定期向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋進(jìn)度，發(fā)覺對(duì)方違約（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）需在3個(gè)工作日內(nèi)