合同審核及簽訂管理工具通用模板一、適用工作場(chǎng)景詳解本工具適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，尤其適合以下場(chǎng)景：企業(yè)日常合同管理：當(dāng)采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同、銷(xiāo)售部門(mén)與客戶簽訂銷(xiāo)售合同、人力資源部門(mén)與員工簽訂勞動(dòng)合同時(shí)可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。法務(wù)合規(guī)審核：法務(wù)部門(mén)需對(duì)合同主體資格、法律條款、違約責(zé)任等進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)要求。跨部門(mén)協(xié)作審批：涉及多部門(mén)協(xié)作的合同（如工程項(xiàng)目合作合同、研發(fā)服務(wù)合同），需通過(guò)流程化審批協(xié)調(diào)各部門(mén)意見(jiàn)，避免職責(zé)交叉或遺漏。合同歸檔與追溯：對(duì)已簽訂的合同進(jìn)行分類(lèi)歸檔，建立電子化臺(tái)賬，便于后續(xù)查閱、審計(jì)及履約跟蹤。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指南（一）合同發(fā)起與提交發(fā)起準(zhǔn)備：由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求，起草合同文本，明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心要素。材料提交：發(fā)起人填寫(xiě)《合同審批單》（模板見(jiàn)第三部分），附合同草案、對(duì)方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、合作意向書(shū)、技術(shù)附件等相關(guān)材料，通過(guò)OA系統(tǒng)或指定審批流程提交至初步審核部門(mén)（如行政部或法務(wù)部）。（二）初步審核形式審核：初步審核部門(mén)檢查合同材料完整性，包括《合同審批單》填寫(xiě)是否規(guī)范、附件是否齊全、合同編號(hào)是否符合企業(yè)編碼規(guī)則（如“HT-年份-部門(mén)序號(hào)”）?；A(chǔ)內(nèi)容核對(duì)：核對(duì)合同基本信息（如合同名稱、金額、雙方主體名稱）與審批單是否一致，確認(rèn)合同類(lèi)型（如買(mǎi)賣(mài)合同、服務(wù)合同）是否準(zhǔn)確。反饋處理：若材料不完整或信息不一致，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)退回發(fā)起部門(mén)補(bǔ)充；若符合要求，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。（三）法務(wù)審核合法性審查：法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)是否在有效經(jīng)營(yíng)期內(nèi)，自然人是否具有相應(yīng)資質(zhì)）；合同條款是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如格式條款是否公平、違約責(zé)任是否明確）；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在單方面加重己方責(zé)任的條款；爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否明確。風(fēng)險(xiǎn)提示：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同中的潛在風(fēng)險(xiǎn)（如履約能力不足、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明）進(jìn)行標(biāo)注，并提出修改建議。審核結(jié)果：法務(wù)審核需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，通過(guò)OA系統(tǒng)反饋審核意見(jiàn)：若通過(guò)，流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)；若需修改，說(shuō)明修改理由并退回發(fā)起部門(mén)。（四）業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)意見(jiàn)反饋：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)審核意見(jiàn)，與對(duì)方協(xié)商修改合同條款，修改后重新提交法務(wù)部門(mén)復(fù)核；若對(duì)法務(wù)意見(jiàn)有異議，需提供書(shū)面說(shuō)明并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)裁決。最終確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)合同文本無(wú)誤后，聯(lián)系對(duì)方就最終條款達(dá)成一致，準(zhǔn)備簽訂事宜。（五）簽訂與執(zhí)行簽訂方式：根據(jù)合同金額及重要性選擇簽訂方式：紙質(zhì)簽訂：雙方加蓋公章或合同專(zhuān)用章（需預(yù)留公章使用登記表，見(jiàn)模板3），騎縫章加蓋關(guān)鍵頁(yè)；電子簽訂：通過(guò)合法電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽訂，保證電子簽名與手寫(xiě)簽名具有同等法律效力。簽訂時(shí)限：合同應(yīng)在雙方達(dá)成一致后5個(gè)工作日內(nèi)完成簽訂，避免因延遲導(dǎo)致履約風(fēng)險(xiǎn)。執(zhí)行備案：簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)將合同原件掃描存檔，并提交至行政部或檔案室備案，同時(shí)錄入《合同簽訂登記表》（模板4）。（六）歸檔管理分類(lèi)歸檔：按合同類(lèi)型（如采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)）、簽訂年份進(jìn)行分類(lèi)，每類(lèi)合同按編號(hào)順序存放；電子版合同存儲(chǔ)于指定服務(wù)器，定期備份。保管期限：根據(jù)合同性質(zhì)確定保管期限（如買(mǎi)賣(mài)合同保管5年，勞動(dòng)合同保管至員工離職后2年），到期前由檔案室提出續(xù)存或銷(xiāo)毀申請(qǐng)。借閱登記：因業(yè)務(wù)需要借閱合同，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》（模板5），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門(mén)審批，借閱期限不超過(guò)3個(gè)工作日，原件不得帶離檔案室。三、實(shí)用表格模板參考模板1：合同審批單合同名稱編號(hào)合同類(lèi)型（□買(mǎi)賣(mài)□服務(wù)□租賃□其他）甲方（己方）名稱乙方（對(duì)方）名稱合同金額（大寫(xiě)）合同金額（小寫(xiě)）履行期限自_年_月_日至_年__月__日主要標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容發(fā)起部門(mén)發(fā)起人提交日期聯(lián)系方式審批流程□初步審核（行政/法務(wù)）→□法務(wù)審核→□業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)→□分管領(lǐng)導(dǎo)審批→□總經(jīng)理審批審批意見(jiàn)初步審核人：__________________日期：__________法務(wù)審核人：__________________日期：__________業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人：______________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：____________________日期：__________總經(jīng)理：______________________日期：__________模板2：合同審核意見(jiàn)表合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)（□初步審核□法務(wù)審核）審核人審核日期審核意見(jiàn)修改建議審核結(jié)果□通過(guò)□需修改□不通過(guò)備注模板3：公章使用登記表使用日期合同名稱合同編號(hào)使用部門(mén)經(jīng)辦人批準(zhǔn)人公章類(lèi)型（□公章□合同章）歸還時(shí)間模板4：合同簽訂登記表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期簽訂方簽訂方式（□紙質(zhì)□電子）合同份數(shù)保管人歸檔狀態(tài)（□未歸檔□已歸檔）模板5：合同借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門(mén)借閱日期歸還日期借閱合同名稱及編號(hào)借閱用途部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：______________法務(wù)部門(mén)審批：______________檔案室經(jīng)辦人：______________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)合同條款審核：核對(duì)對(duì)方主體資格，避免與“三無(wú)企業(yè)”或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽約；明確違約責(zé)任（如逾期付款違約金比例、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)處理方式），避免模糊表述（如“違約方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款需根據(jù)合作性質(zhì)單獨(dú)約定，防止商業(yè)秘密泄露。審核時(shí)效管理：嚴(yán)格把控各環(huán)節(jié)審核時(shí)限（如法務(wù)審核不超過(guò)2個(gè)工作日），避免因流程延誤導(dǎo)致合同失效或履約風(fēng)險(xiǎn)；緊急合同可啟動(dòng)“綠色通道”，但需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批并同步記錄原因。簽訂合規(guī)性：紙質(zhì)合同需保證公章清晰、騎縫章完整，避免代簽或冒簽；電子簽訂需選擇具備資質(zhì)的平臺(tái)，并確認(rèn)雙方身份認(rèn)證真實(shí)有效。檔案管理：電子合同需定期備份（建議每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失；銷(xiāo)毀到期合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并記錄銷(xiāo)毀清單，嚴(yán)禁私自銷(xiāo)