采購需求與供應商信息管理表（供應商評價與選擇）使用指南一、適用工作場景本工具模板適用于企業(yè)各類采購活動中的供應商全生命周期管理場景，具體包括：日常采購需求處理：如生產(chǎn)物料、辦公用品、服務外包等常規(guī)采購的供應商篩選與評價；項目招標采購：如工程建設項目、大型設備采購、IT系統(tǒng)開發(fā)等項目制采購的供應商入圍評估；戰(zhàn)略供應商管理：針對長期合作的核心供應商，定期開展績效評價與合作關系優(yōu)化；新供應商開發(fā)：當現(xiàn)有供應商無法滿足需求時，通過系統(tǒng)化流程引入新供應商。通過標準化模板與流程，可統(tǒng)一采購評價標準，提升供應商選擇的科學性與合規(guī)性，降低采購風險，優(yōu)化供應鏈質(zhì)量。二、詳細操作步驟步驟一：采購需求提報與確認目標：明確采購需求細節(jié)，為供應商篩選提供依據(jù)。操作說明：需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）填寫《采購需求表》，詳細說明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預算金額、交付時間、質(zhì)量要求、服務標準等核心信息。需求審核：采購部門對接需求部門，確認需求的合理性、必要性與完整性，重點審核預算是否符合公司規(guī)定、技術指標是否清晰、交付時間是否可行。審核通過后，需求部門負責人（經(jīng)理）簽字確認。需求歸檔：將審核通過的《采購需求表》編號存檔，作為后續(xù)供應商評價的基準依據(jù)。步驟二：供應商信息收集與資格預審目標：獲取潛在供應商基礎信息，篩選出具備基本合作條件的供應商。操作說明：信息收集渠道：通過公開招標、行業(yè)推薦、供應商自薦、歷史合作庫查詢等方式收集供應商信息，要求供應商提供《供應商基本信息表》，內(nèi)容包括：供應商名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、經(jīng)營范圍、注冊資本、聯(lián)系人（主管）、聯(lián)系方式（電話）、主營業(yè)務、生產(chǎn)/服務能力、主要客戶案例、資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可證等）。資格預審：采購部門根據(jù)采購需求，對供應商進行初步篩選，重點核查：資質(zhì)有效性：營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質(zhì)證書是否在有效期內(nèi)；經(jīng)營范圍：是否涵蓋本次采購的物品/服務類別；基礎能力：生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)能、技術團隊等是否滿足需求（如需）；信譽記錄：是否存在重大違法記錄、失信行為（可通過“信用中國”等公開渠道核實，禁止采集隱私信息）。預審結果通知：對通過預審的供應商，發(fā)放《供應商調(diào)查問卷》（可包含質(zhì)量管理體系、財務狀況、應急供貨能力等詳細內(nèi)容）；未通過的，需向供應商說明簡要原因（如“資質(zhì)不符”“產(chǎn)能不足”）。步驟三：供應商綜合評價與打分目標：通過量化指標對供應商進行多維度評估，保證選擇最優(yōu)合作方。操作說明：制定評價指標：根據(jù)采購需求類型（如物料采購側重質(zhì)量與價格，服務采購側重響應與專業(yè)性），聯(lián)合需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等共同制定《供應商評價指標及評分表》，核心維度及參考權重質(zhì)量保障能力（30%）：樣品合格率、質(zhì)量控制體系（如是否通過ISO9001）、質(zhì)量發(fā)生率、售后質(zhì)量響應速度；價格競爭力（25%）：報價與市場均價對比、價格穩(wěn)定性、付款條件靈活性；交付與履約能力（20%）：訂單準時交付率、產(chǎn)能彈性、應急供貨能力、合同履約率；服務與配合度（15%）：售前咨詢專業(yè)性、售后問題解決效率、溝通響應及時性、配合度（如接受小批量調(diào)整）；企業(yè)資質(zhì)與信譽（10%）：企業(yè)規(guī)模、行業(yè)口碑、合作年限、社會責任（如環(huán)保認證）。多部門聯(lián)合打分：組織需求部門（工程師）、質(zhì)量部門（質(zhì)檢主管）、采購部門（采購經(jīng)理）等評價主體，根據(jù)《供應商調(diào)查問卷》反饋、實地考察（如需）、歷史合作數(shù)據(jù)等，獨立對供應商進行打分（采用百分制，各維度得分=權重×實際評分/該維度滿分）。匯總評分結果：采購部門收集各評價主體打分表，計算供應商加權平均分（示例：質(zhì)量得分30%+價格得分25%+…+信譽得分10%），形成《供應商評分匯總表》，按得分從高到低排序。步驟四：供應商選擇與結果確認目標：基于評分結果確定合作供應商，完成審批流程。操作說明：確定候選供應商：若采購金額較小或需求緊急，可直接選擇評分最高的供應商作為合作方；若采購金額較大或戰(zhàn)略重要，可選取前2-3名供應商進行談判（如價格優(yōu)化、服務條款細化），綜合談判結果最終確定。填寫選擇結果：采購部門在《供應商選擇結果表》中記錄：需求編號、候選供應商編號及名稱、選擇理由（如“綜合評分第一”“價格最優(yōu)且滿足質(zhì)量要求”）、合作期限、首單采購金額等。審批與通知：將《供應商選擇結果表》提交采購負責人（總監(jiān)）、財務部門、法務部門審批（必要時需總經(jīng)理簽字）。審批通過后，向選中供應商發(fā)出《合作意向通知書》，未選中的供應商可反饋簡要結果（如“本次未通過，感謝參與”）。步驟五：供應商信息歸檔與動態(tài)更新目標：建立供應商信息庫，實現(xiàn)長期管理與優(yōu)化。操作說明：信息歸檔：將合作供應商的《供應商基本信息表》《供應商評分匯總表》《合同》《供應商選擇結果表》等資料統(tǒng)一整理，按供應商編號歸檔至供應商信息庫（電子+紙質(zhì)）。動態(tài)更新：每年度或每季度對合作供應商進行復評，更新《供應商評價指標及評分表》，記錄供應商在合作中的改進點（如質(zhì)量提升、價格下降）或問題（如交付延遲、服務投訴），作為后續(xù)合作調(diào)整的依據(jù)。三、核心模板表格清單表1：采購需求表字段名稱填寫說明示例需求編號采購部門統(tǒng)一編號（格式：CG+年份+流水號，如CG2024001）CG2024001需求部門提出采購需求的部門生產(chǎn)部需求名稱采購物品/服務的全稱A型原材料規(guī)格型號/技術參數(shù)詳細描述物品規(guī)格或服務要求（可附技術附件）厚度5±0.1mm，抗拉強度≥400MPa需求數(shù)量本次采購的數(shù)量1000件預算金額（元）含稅預算金額（單位：元，保留兩位小數(shù)）50000.00交付日期要求供應商完成交付的最后日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-03-31緊急程度普通/緊急/特急普通需求描述其他特殊要求（如包裝方式、驗收標準、付款偏好等）需提供材質(zhì)檢測報告需求部門負責人需求部門審批人姓名（用*代替）*經(jīng)理審批日期需求部門負責人簽字日期2024-01-15表2：供應商基本信息表字段名稱填寫說明示例供應商編號采購部門統(tǒng)一編號（格式：GY+年份+流水號，如GY2024001）GY2024001供應商名稱與營業(yè)執(zhí)照一致的名稱科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼91110108注冊地址企業(yè)注冊地址北京市區(qū)路1號聯(lián)系人供應商對接人姓名（用*代替）*主管聯(lián)系電話聯(lián)系人電話（用*代替）*電子郵箱聯(lián)系人郵箱（用*代替）*主營業(yè)務核心經(jīng)營產(chǎn)品或服務原材料生產(chǎn)與銷售成立時間企業(yè)成立日期（格式：YYYY-MM-DD）2015-06-01注冊資本（萬元）注冊資本金額（單位：萬元）1000主要客戶案例近3年合作的大客戶（可附合同關鍵頁）汽車集團、電器資質(zhì)證書列表相關資質(zhì)名稱及有效期（如ISO9001:2015認證，有效期至2026-12-31）ISO9001:2015開戶行及賬號（*）合作銀行賬戶信息（用*代替關鍵數(shù)字）*銀行賬號尾號表3：供應商評價指標及評分表評價指標權重評分標準（示例）得分（0-100分）評分人（*）評分日期質(zhì)量保障能力30%樣品合格率≥98%得30分，95%-97%得20分，＜95%得0分；通過ISO9001認證加5分25*工程師2024-02-01價格競爭力25%報價低于市場均價5%以上得25分，持平得15分，高于5%以下得0分20*經(jīng)理2024-02-02交付與履約能力20%近1年準時交付率100%得20分，95%-99%得15分，＜95%得0分15*主管2024-02-03服務與配合度15%售后響應≤24小時得15分，48小時得10分，＞48小時得0分；配合度好加3分12*質(zhì)檢主管2024-02-04企業(yè)資質(zhì)與信譽10%行業(yè)口碑良好得10分，一般得5分，差得0分；合作滿3年加3分8*總監(jiān)2024-02-05加權總分100%（各指標得分×權重）之和80--表4：供應商評分匯總表供應商編號供應商名稱質(zhì)量保障能力得分價格競爭力得分交付與履約能力得分服務與配合度得分企業(yè)資質(zhì)與信譽得分加權總分排名GY2024001科技252015128801GY2024002YY貿(mào)易222518107822GY2024003ZZ制造20181585663表5：供應商選擇結果表字段名稱填寫說明示例需求編號關聯(lián)《采購需求表》編號CG2024001供應商編號最終選中供應商的編號GY2024002供應商名稱最終選中供應商的名稱YY貿(mào)易選擇理由結合評分、談判結果等說明（可附《供應商評分匯總表》作為支撐）綜合評分第二，價格最優(yōu)且交付能力強，談判后同意延長質(zhì)保期合作期限本次合作的有效期（格式：YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD）2024-03-01至2025-02-28首單采購金額（元）首次采購的合同金額（單位：元，保留兩位小數(shù)）48000.00審批人審批負責人姓名（用*代替）*總監(jiān)審批日期審批通過日期2024-02-10備注其他需說明事項（如特殊合作條款、試用期等）試用期為1個月四、使用關鍵注意事項需求描述準確性：采購需求表中的技術參數(shù)、質(zhì)量要求等需清晰、量化，避免模糊表述（如“高質(zhì)量”“快速交付”），防止后續(xù)履約爭議。供應商信息真實性：收集供應商信息時需核實資質(zhì)證書、信用記錄等材料的真實性，禁止編造或隱瞞關鍵信息，必要時可通過第三方平臺驗證（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”）。評價客觀性：評價指標需根據(jù)采購需求差異化制定，避免“一刀切”；評價主體應獨立打分，禁止人為干預評分結果，保證過程公平公正。流程合規(guī)性：供應商選擇需符合公司采購制度及外部法規(guī)（如《中華人民共和國采購法》），達到招標金額標