游泳俱樂部賽事獎品采購管理方案

一、總則1.目的為加強本游泳俱樂部賽事獎品采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的獎品質量可靠、價格合理，滿足賽事需求，同時保障采購過程的公平、公正、公開，特制定本方案。2.適用范圍本方案適用于俱樂部舉辦各類游泳賽事時所需獎品的采購活動，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、獎品實物等。3.職責分工-采購部門：負責具體的采購工作，包括尋找供應商、洽談價格、簽訂采購合同、跟進訂單執(zhí)行、驗收貨物等。-賽事組織部門：提出獎品需求，明確獎品的種類、規(guī)格、數量、質量要求等，并參與部分重要獎品的驗收工作。-財務部門：負責采購資金的預算審核、支付結算以及對采購活動的財務監(jiān)督。-監(jiān)督部門：對采購過程進行全程監(jiān)督，確保采購活動符合相關規(guī)定和程序，防止違規(guī)行為發(fā)生。二、采購預算管理1.預算編制-賽事組織部門應根據賽事規(guī)模、獎項設置等因素，提前制定獎品采購預算草案。預算草案需詳細列出各類獎品的名稱、規(guī)格、預計數量、單價及總價等信息。-采購部門對賽事組織部門提交的預算草案進行審核，結合市場價格調研情況，對預算的合理性進行評估，并提出修改建議。-財務部門對經采購部門審核后的預算草案進行最終審核，綜合考慮俱樂部的財務狀況和賽事整體預算安排，確定最終的獎品采購預算。2.預算調整-在賽事籌備過程中，如因賽事規(guī)模變動、獎項設置調整等原因需要調整獎品采購預算，賽事組織部門應及時提出書面申請，說明調整原因、調整項目及金額等。-采購部門和財務部門對預算調整申請進行審核，根據實際情況決定是否批準調整。如批準調整，需按照規(guī)定程序重新編制和審批預算。三、供應商管理1.供應商選擇-采購部門應建立供應商信息庫，通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括供應商的基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、信譽口碑、售后服務等方面。-對于擬采購的獎品，采購部門應邀請至少三家符合條件的供應商進行報價。在選擇供應商時，除考慮價格因素外，還應重點考察供應商的產品質量、供應能力、交貨期、售后服務等綜合實力。-采購部門組織相關人員對供應商進行實地考察（必要時），了解供應商的生產經營狀況、質量控制體系等，確保供應商具備提供合格獎品的能力。2.供應商評估與考核-建立供應商評估與考核機制，定期對供應商的表現進行評估。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。-根據評估結果，對表現優(yōu)秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現不佳的供應商，視情況采取警告、減少采購量、終止合作等措施。四、采購流程1.需求提出賽事組織部門根據賽事方案和獎項設置，填寫《獎品采購需求申請表》，明確獎品的詳細信息，如名稱、規(guī)格、數量、質量標準、交貨時間、交貨地點等，并提交給采購部門。2.采購申請審批采購部門收到《獎品采購需求申請表》后，對需求進行審核，核實信息的準確性和完整性。審核通過后，編制《獎品采購申請單》，按照俱樂部的審批流程提交相關領導審批。3.供應商選擇與采購談判-采購部門根據審批通過的《獎品采購申請單》，從供應商信息庫中選擇合適的供應商，并向其發(fā)出采購詢價函。收到供應商的報價后，進行綜合比較和分析。-對于金額較大或重要的獎品采購項目，采購部門組織相關人員與供應商進行采購談判，就價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商，爭取最有利的采購條件。4.合同簽訂-采購談判達成一致后，采購部門起草《獎品采購合同》，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。-《獎品采購合同》經俱樂部法律顧問審核通過后，由采購部門負責人與供應商代表簽訂合同。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給賽事組織部門、財務部門等相關部門備案。5.訂單執(zhí)行與跟進-采購部門負責跟進采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解生產進度、發(fā)貨安排等信息。如發(fā)現供應商可能無法按時、按質、按量交貨，應及時督促供應商采取措施解決問題，并向相關部門報告。-賽事組織部門和采購部門應保持密切溝通，根據賽事籌備進度，合理安排獎品的接收時間和地點。6.驗收-獎品到貨后，采購部門通知賽事組織部門和相關專業(yè)人員共同進行驗收。驗收內容包括獎品的數量、規(guī)格、質量等方面，確保與合同要求相符。-驗收人員應填寫《獎品驗收報告》，詳細記錄驗收情況。如驗收發(fā)現問題，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商補貨、換貨或采取其他補救措施。五、采購質量管理1.質量標準確定-在采購前，賽事組織部門應明確獎品的質量標準。對于獎杯、獎牌等定制類獎品，應提供詳細的設計圖紙和工藝要求；對于獎品實物，應明確品牌、型號、材質等具體參數。-采購部門在與供應商簽訂合同時，將質量標準明確寫入合同條款，作為驗收的依據。2.檢驗與檢測-采購部門可要求供應商提供產品合格證明等相關質量文件。對于重要或批量較大的獎品，可根據實際情況委托第三方檢測機構進行檢測，確保獎品質量符合要求。-在驗收過程中，驗收人員應嚴格按照質量標準進行檢驗，如發(fā)現質量問題，應及時記錄并與供應商溝通處理。3.質量問題處理-對于驗收不合格的獎品，采購部門應立即通知供應商，要求其在規(guī)定時間內采取措施解決問題，如更換合格產品、進行整改等。-因獎品質量問題給俱樂部或賽事造成損失的，采購部門應按照合同約定要求供應商承擔相應的賠償責任。六、采購價格管理1.價格調研-采購部門應定期開展市場價格調研，了解各類獎品的市場價格動態(tài)，掌握不同品牌、不同規(guī)格獎品的價格區(qū)間，為采購決策提供參考。-在每次采購前，采購人員應通過多種渠道收集相關獎品的價格信息，包括線上平臺、線下市場、同行交流等，確保所采購的獎品價格合理。2.價格談判與控制-在采購談判過程中，采購人員應充分運用價格調研成果，與供應商進行充分溝通和協商，爭取最優(yōu)惠的價格。對于超過預算價格的采購項目，應進行詳細的成本分析，并向相關領導匯報，經批準后方可采購。-建立采購價格預警機制，當市場價格波動較大或發(fā)現采購價格明顯高于市場平均水平時，采購部門應及時分析原因，并采取相應的措施，如重新選擇供應商、調整采購策略等。七、采購付款管理1.付款申請-采購部門根據采購合同約定和驗收情況，填寫《獎品采購付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，提交給財務部門審核。-《獎品采購付款申請表》應明確付款金額、付款方式、收款單位等信息，確保信息準確無誤。2.付款審核-財務部門對《獎品采購付款申請表》及相關憑證進行審核，重點審核采購項目的合法性、合規(guī)性，發(fā)票的真實性、有效性，以及付款金額與合同約定是否一致等。-審核通過后，財務部門按照俱樂部的財務審批流程提交相關領導審批。3.付款執(zhí)行-經領導審批同意后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。在付款過程中，嚴格遵守財務管理制度和相關法律法規(guī)，確保資金安全。八、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案應包括與獎品采購活動相關的各類文件和資料，如采購需求申請表、采購申請單、供應商報價單、采購談判記錄、采購合同、驗收報告、付款憑證、發(fā)票等。2.檔案整理與歸檔采購部門負責采購檔案的整理工作，按照采購項目進行分類，確保檔案資料的完整性和準確性。整理完成后，定期將采購檔案移交至俱樂部檔案管理部門進行歸檔保存。3.檔案查閱與使用因工作需要查閱采購檔案的，應按照俱樂部檔案管理制度的規(guī)定，辦理查閱手續(xù)。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。未經許可，不得將檔案資料帶出檔案管理部門。九、監(jiān)督與審計1.內部監(jiān)督-監(jiān)督部門對獎品采購活動進行全程監(jiān)督，重點監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況、供應商選擇的公正性、采購價格的合理性、采購質量的可靠性等方面。-監(jiān)督部門可通過定期檢查、不定期抽查、受理投訴舉報等方式開展監(jiān)督工作，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.審計檢查-財務部門定期對獎品采購活動進行財務審計，檢查采購資金的使用是否合規(guī)，賬目記錄是否準確完整。-俱樂部可根據需要委托外部審計機構對重大采購項目進行專項審計，確保采購活動的合法性和效益性。3.違規(guī)處理-