2025年建筑施工企業(yè)檔案銷毀管理辦法一、總則為規(guī)范建筑施工企業(yè)檔案銷毀管理，確保檔案處置合法合規(guī)、安全有序，防止檔案信息泄露或不當處理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合建筑施工企業(yè)檔案管理實際，制定本辦法。本辦法適用于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的、已達到保管期限或確無保存價值的各類檔案的鑒定與銷毀工作。檔案銷毀工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、安全保密、程序嚴謹、責任明確的原則。二、組織與職責企業(yè)檔案銷毀工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責的管理體制。公司總經(jīng)理對檔案銷毀負領(lǐng)導責任。分管檔案工作的副總經(jīng)理負直接領(lǐng)導責任。綜合辦公室作為檔案歸口管理部門，負責組織協(xié)調(diào)檔案鑒定與銷毀工作。各業(yè)務(wù)部門負責對本部門形成或管理的檔案提出初步鑒定意見。成立檔案鑒定銷毀工作小組，由綜合辦公室負責人任組長，成員包括檔案管理員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)人員及保密專員。工作小組主要職責包括：審核擬銷毀檔案清單，組織檔案鑒定，編制銷毀清冊，監(jiān)督銷毀過程，撰寫銷毀工作報告。三、檔案銷毀范圍與期限檔案銷毀范圍包括但不限于以下類別：行政管理類檔案，如一般性通知、內(nèi)部簡報等，保管期限通常為10年；財務(wù)管理類檔案，如原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等，保管期限按國家財政規(guī)定執(zhí)行，通常為15年、30年或永久；業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案，如一般合同、投標文件副本等，保管期限根據(jù)項目性質(zhì)定為15年至30年；人事勞資類檔案，如一般性考核材料、培訓記錄等，保管期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；工程項目類檔案，如施工日志、部分過程檢驗記錄等，保管期限根據(jù)工程重要性及國家規(guī)范確定，通常不少于該工程的設(shè)計使用年限。保管期限從檔案形成年度次年1月1日起計算。電子檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案具有同等效力，銷毀條件與紙質(zhì)檔案相同。四、檔案鑒定程序檔案鑒定是銷毀的前提，必須嚴格履行鑒定程序。鑒定工作每年第一季度集中進行一次，特殊情況可臨時組織。鑒定程序啟動：由檔案管理員根據(jù)檔案目錄及保管期限表，篩選出保管期限屆滿的檔案清單，提交檔案鑒定銷毀工作小組。初步鑒定：各相關(guān)業(yè)務(wù)部門對清單中涉及本部門的檔案進行初步鑒定，從檔案的現(xiàn)行效用、歷史查考價值、科技價值及法律憑證效力等方面進行評估，提出“銷毀”、“延長保管期”或“劃定密級”的書面意見，部門負責人簽字確認后返還綜合辦公室。綜合鑒定：檔案鑒定銷毀工作小組召開評審會議，綜合審查各部門初步鑒定意見，結(jié)合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及企業(yè)實際需要，對每卷（件）檔案形成最終鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論應(yīng)明確、具體，避免使用“酌情處理”等模糊表述。鑒定爭議處理：對鑒定結(jié)論存在重大分歧的檔案，應(yīng)暫緩處理，由工作小組報請公司管理層審議決定。涉及重要權(quán)益或法律糾紛的檔案，應(yīng)咨詢法律顧問意見。五、檔案銷毀審批經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，必須履行嚴格的審批手續(xù)。未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自銷毀檔案。編制銷毀清冊：檔案管理員根據(jù)最終鑒定結(jié)論，編制《檔案銷毀清冊》。清冊應(yīng)逐項列明檔案檔號、題名、形成年度、保管期限、鑒定意見、備注等信息，確保信息準確、完整。清冊一式三份，由檔案管理員、綜合辦公室負責人簽字。審批權(quán)限：一次性銷毀檔案數(shù)量在50卷（件）以下的，由綜合辦公室負責人審核，報分管副總經(jīng)理審批。一次性銷毀檔案數(shù)量超過50卷（件）或涉及重要業(yè)務(wù)憑證的，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。涉及商業(yè)秘密的檔案銷毀，還需經(jīng)保密委員會負責人會簽。審批流程：綜合辦公室將審批通過的《檔案銷毀清冊》及相關(guān)鑒定材料，通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或書面形式報送有權(quán)審批人。審批人應(yīng)在收到材料后5個工作日內(nèi)完成審批。審批意見應(yīng)明確，簽署“同意銷毀”或“不同意銷毀”及理由。六、檔案銷毀實施檔案銷毀工作由綜合辦公室統(tǒng)一組織，在獲得正式批準后實施。銷毀過程必須確保安全、保密、徹底。銷毀方式：紙質(zhì)檔案應(yīng)采用送交指定保密造紙廠化漿或使用符合保密要求的碎紙機粉碎的方式銷毀。磁介質(zhì)檔案（如磁帶、磁盤）應(yīng)采用物理粉碎或強磁場消磁的方式處理。光盤類檔案應(yīng)采用粉碎方式處理。嚴禁將待銷毀檔案作為廢品出售或隨意丟棄。銷毀時間與地點：銷毀工作應(yīng)選擇安全可靠的場所進行，盡量避開公眾視野。銷毀過程應(yīng)安排在工作日正常工作時間進行，以便于監(jiān)督。監(jiān)銷人員：銷毀工作必須由至少兩名檔案工作人員共同執(zhí)行，其中一人須為綜合辦公室指定的監(jiān)銷負責人。必要時可邀請保密、紀檢部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。銷毀記錄：銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，填寫《檔案銷毀記錄單》，內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、檔案數(shù)量、監(jiān)銷人、執(zhí)行人等。監(jiān)銷人和執(zhí)行人應(yīng)在記錄單上簽字確認。《檔案銷毀記錄單》應(yīng)與審批文件、《檔案銷毀清冊》一并歸檔永久保存。七、特殊檔案處理對于雖已到期但存在未了結(jié)債權(quán)債務(wù)、未終結(jié)法律訴訟、未處理完畢審計事項或具有重要歷史研究價值的檔案，應(yīng)暫緩銷毀，單獨保管，并重新核定保管期限。會計檔案銷毀需額外遵守《會計檔案管理辦法》規(guī)定，在銷毀前需由檔案機構(gòu)會同財會部門、審計部門共同鑒定，并報單位負責人批準后，由檔案機構(gòu)和財會部門共同派員監(jiān)銷。電子檔案銷毀需確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被不可恢復地清除。銷毀前應(yīng)進行數(shù)據(jù)備份有效性驗證，確認所需數(shù)據(jù)已有效遷移或備份后，方可對原始存儲介質(zhì)及多余副本進行銷毀。涉密檔案銷毀必須嚴格按照國家及企業(yè)保密管理規(guī)定執(zhí)行，履行專門的涉密載體銷毀審批程序，并由保密部門全程監(jiān)督，確保信息不泄露。八、監(jiān)督與責任綜合辦公室應(yīng)定期對各部門檔案銷毀管理工作進行檢查，每年不少于一次。檢查內(nèi)容包括鑒定程序規(guī)范性、審批手續(xù)完整性、銷毀執(zhí)行合規(guī)性、記錄檔案完整性等。審計、紀檢部門應(yīng)將檔案銷毀管理納入日常監(jiān)督范圍，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題進行調(diào)查處理。對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重對直接責任人和相關(guān)責任人給予通報批評、經(jīng)濟處罰或行政處分；給企業(yè)造成損失的，依法追究賠償責任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機關(guān)依法追究刑事責任：未經(jīng)批準擅自銷毀檔案