企業(yè)人事檔案管理細則一、總則企業(yè)人事檔案是記錄員工職業(yè)發(fā)展軌跡、綜合素質(zhì)的核心文件，是人力資源管理決策的關(guān)鍵依據(jù)。為規(guī)范檔案管理流程，保障檔案信息的真實、完整、安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，制定本細則。本細則適用于企業(yè)全體員工的人事檔案管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用及保密等全流程管理。二、管理職責(zé)（一）人力資源部統(tǒng)籌職責(zé)作為人事檔案管理的主管部門，人力資源部需統(tǒng)籌全流程管理：制定并優(yōu)化檔案管理制度，監(jiān)督制度落地執(zhí)行；指導(dǎo)各部門配合檔案材料的收集、更新與移交；組織檔案的審核、歸檔及跨單位轉(zhuǎn)遞工作；定期開展檔案管理培訓(xùn)與自查，確保合規(guī)性。（二）檔案管理員具體職責(zé)檔案管理員需具備專業(yè)檔案管理能力，履行以下職責(zé)：負責(zé)檔案的日常保管（分類、編號、上架），維護“一人一檔”完整性；嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱的審批流程，做好登記與追溯；及時更新檔案信息，確保材料與員工實際情況同步；定期檢查檔案保管環(huán)境（防潮、防火、防蟲），防范損毀、丟失風(fēng)險；配合外部審計、合規(guī)檢查，提供檔案相關(guān)支持。（三）部門協(xié)作要求各業(yè)務(wù)部門需配合人力資源部開展工作：員工考核、培訓(xùn)、獎懲等環(huán)節(jié)，10個工作日內(nèi)移交相關(guān)材料；新員工入職時，督促其提交完整的入職材料（如簡歷、學(xué)歷證明）；員工異動（調(diào)崗、離職）時，同步更新檔案信息，確保“人檔一致”。三、檔案內(nèi)容構(gòu)成人事檔案以員工職業(yè)生命周期為脈絡(luò)，分為入職檔案、在職檔案、離職檔案三類，具體內(nèi)容如下：（一）入職檔案個人基礎(chǔ)材料：求職簡歷、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書、體檢報告等；入職手續(xù)材料：入職登記表、勞動合同（首份及續(xù)簽版本）、崗位說明書等。（二）在職檔案考核與獎懲材料：年度績效考核表、評優(yōu)/處分記錄、職稱評定材料等；培訓(xùn)與發(fā)展材料：內(nèi)部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、崗位調(diào)動審批表、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等；薪酬與福利材料：薪資調(diào)整審批表、社保公積金年度匯總證明等。（三）離職檔案離職手續(xù)材料：離職申請表、離職面談記錄、解除勞動合同協(xié)議、工作交接清單等；后續(xù)關(guān)聯(lián)材料：競業(yè)限制協(xié)議（如有）、離職證明存根等。四、檔案管理流程（一）材料收集定期收集：每月5日前，各部門移交上月產(chǎn)生的檔案材料（如考核表、培訓(xùn)證明）；每年一季度，集中收集員工年度材料（如社保匯總、績效總結(jié)）。動態(tài)補充：員工發(fā)生崗位變動、學(xué)歷提升、獎懲等情況時，10個工作日內(nèi)提交相關(guān)材料，確保信息同步更新。（二）整理與審核檔案管理員按“一人一檔”原則，對材料分類、編號，裝入統(tǒng)一檔案袋（或電子檔案系統(tǒng)）；審核材料的真實性、完整性：學(xué)歷證書需通過學(xué)信網(wǎng)核驗，獎懲記錄需附正式文件，個人信息需與員工實際情況一致；審核發(fā)現(xiàn)問題的，退回補充完善。（三）歸檔與轉(zhuǎn)遞紙質(zhì)檔案需在材料收集齊全后5個工作日內(nèi)完成歸檔，電子檔案同步上傳至檔案管理系統(tǒng)；員工調(diào)至集團內(nèi)其他單位或離職時，檔案管理員需在15個工作日內(nèi)完成轉(zhuǎn)遞，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通過機要通道或?qū)Ｈ怂瓦f（嚴禁個人自帶檔案）。五、檔案保管與利用（一）保管要求紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，環(huán)境需滿足防潮（濕度≤60%）、防火（配備滅火器）、防蟲（定期投放防蟲劑）要求；電子檔案：存儲于加密服務(wù)器，每月至少備份1次；檔案柜/系統(tǒng)需雙人雙鎖管理，鑰匙/密碼由專人保管并定期更換。（二）借閱與查閱內(nèi)部借閱：因工作需要借閱檔案時，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及人力資源部審批后，在檔案管理室查閱（原則上不外借）；借閱期限不超過3個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。外部查閱：如因?qū)徲嫛⒎稍V訟等需外部單位查閱檔案，需出具正式公函，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審批后，由檔案管理員陪同查閱（嚴禁復(fù)制核心隱私材料，如員工醫(yī)療記錄）。（三）利用規(guī)范查閱/借閱檔案時，需如實登記用途，嚴禁涂改、抽取、偽造檔案材料；電子檔案查閱需通過權(quán)限賬號登錄，操作留痕，確?？勺匪荨Ａ?、安全與保密管理（一）保密制度檔案管理員及接觸檔案的人員需簽訂《保密協(xié)議》，明確保密責(zé)任；嚴禁泄露檔案信息（如員工薪資、健康狀況、家庭背景等隱私內(nèi)容）；檔案材料的復(fù)制、摘抄需經(jīng)人力資源部審批，且僅可復(fù)制非隱私部分。（二）權(quán)限管理檔案管理系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限分級：人力資源部負責(zé)人可查看全部檔案，部門負責(zé)人僅可查看本部門員工的非隱私檔案，普通員工無查閱權(quán)限；紙質(zhì)檔案的查閱權(quán)限與電子檔案一致，嚴禁越權(quán)操作。（三）應(yīng)急管理定期開展檔案安全檢查（每季度1次），排查火災(zāi)、漏水、蟲蛀等隱患；如發(fā)生檔案損毀、丟失或信息泄露，檔案管理員需立即上報人力資源部，啟動應(yīng)急預(yù)案：紙質(zhì)檔案損毀的，聯(lián)系專業(yè)機構(gòu)修復(fù)；信息泄露的，追溯責(zé)任人并采取法律措施。七、附則1.本細則由人力資源部負責(zé)解釋，未盡事宜可制定補充規(guī)定；2.本細則自發(fā)布之日起施行，