會(huì)議室預(yù)約與使用管理辦法細(xì)則一、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室（含大型會(huì)議室、中型會(huì)議室、小型洽談室、視頻會(huì)議室）的預(yù)約申請(qǐng)、使用管理、設(shè)備維護(hù)及安全規(guī)范等活動(dòng)，全體員工（含正式員工、實(shí)習(xí)生、外包人員）及外部合作單位參會(huì)人員均需遵守。二、管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)統(tǒng)籌管理：負(fù)責(zé)會(huì)議室資源的統(tǒng)一調(diào)度、分配及日常維護(hù)，建立《會(huì)議室使用臺(tái)賬》，實(shí)時(shí)更新會(huì)議室使用狀態(tài)。設(shè)備保障：每周對(duì)會(huì)議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)、空調(diào)等）進(jìn)行檢查調(diào)試，建立《設(shè)備維修保養(yǎng)記錄》，確保設(shè)備完好率達(dá)100%。服務(wù)支持：為集團(tuán)級(jí)會(huì)議、重要客戶(hù)接待等活動(dòng)提供會(huì)場(chǎng)布置（如橫幅懸掛、桌簽擺放）及技術(shù)支持，協(xié)助使用部門(mén)調(diào)試設(shè)備。監(jiān)督檢查：會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括設(shè)備關(guān)閉情況、桌椅歸位狀態(tài)、衛(wèi)生整潔度及設(shè)施完好性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追責(zé)。（二）使用部門(mén)/人員職責(zé)規(guī)范申請(qǐng)：嚴(yán)格按流程提交預(yù)約申請(qǐng)，準(zhǔn)確填寫(xiě)會(huì)議信息，如有設(shè)備需求需提前標(biāo)注?，F(xiàn)場(chǎng)管理：使用前檢查設(shè)備狀態(tài)，使用中維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序（如控制音量、禁止喧嘩），使用后清理現(xiàn)場(chǎng)（垃圾入桶、桌椅歸位、設(shè)備關(guān)機(jī)）。責(zé)任承擔(dān)：因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞或遺失的，需按《公司資產(chǎn)賠償標(biāo)準(zhǔn)》承擔(dān)維修或賠償責(zé)任；涉密會(huì)議需提前報(bào)備行政部，使用后清除所有會(huì)議資料。三、預(yù)約流程（一）預(yù)約方式與時(shí)限線(xiàn)上預(yù)約（推薦）：通過(guò)公司OA系統(tǒng)或企業(yè)微信“會(huì)議室預(yù)約”模塊提交申請(qǐng)，需填寫(xiě)會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間（精確到分鐘）、設(shè)備需求（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)）等信息。線(xiàn)下預(yù)約：至行政部前臺(tái)填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，由管理員錄入臺(tái)賬。預(yù)約時(shí)限：常規(guī)會(huì)議需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)；集團(tuán)級(jí)會(huì)議、跨部門(mén)會(huì)議需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)；緊急會(huì)議（如應(yīng)急決策會(huì)）可通過(guò)電話(huà)聯(lián)系行政部經(jīng)理申請(qǐng)“綠色通道”，經(jīng)審批后優(yōu)先安排，事后需補(bǔ)填申請(qǐng)資料。（二）審批流程會(huì)議類(lèi)型審批人審批時(shí)限部門(mén)內(nèi)部會(huì)議部門(mén)負(fù)責(zé)人1個(gè)工作小時(shí)內(nèi)跨部門(mén)會(huì)議發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人→行政部2個(gè)工作小時(shí)內(nèi)外部單位參會(huì)會(huì)議行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)半個(gè)工作日內(nèi)集團(tuán)級(jí)/涉密會(huì)議總經(jīng)理辦公室1個(gè)工作日內(nèi)（三）預(yù)約確認(rèn)與變更預(yù)約確認(rèn)：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)約成功通知（含會(huì)議室編號(hào)、使用時(shí)間、設(shè)備清單），申請(qǐng)人需在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘到現(xiàn)場(chǎng)簽到，超時(shí)15分鐘未簽到的，會(huì)議室自動(dòng)釋放。變更/取消：需變更時(shí)間或取消預(yù)約的，應(yīng)至少提前2小時(shí)通過(guò)原渠道操作；未提前取消且未使用的，視為“違約占用”，累計(jì)3次將暫停預(yù)約權(quán)限1個(gè)月。四、使用規(guī)范（一）時(shí)間管理嚴(yán)格守時(shí)：預(yù)約時(shí)間包含會(huì)前30分鐘準(zhǔn)備時(shí)間及會(huì)后20分鐘整理時(shí)間，超時(shí)未結(jié)束且未申請(qǐng)續(xù)時(shí)的，行政部有權(quán)強(qiáng)制終止使用。續(xù)時(shí)申請(qǐng)：需延長(zhǎng)使用時(shí)間的，應(yīng)在原結(jié)束時(shí)間前30分鐘通過(guò)系統(tǒng)提交申請(qǐng)，單次續(xù)時(shí)最長(zhǎng)不超過(guò)1小時(shí)，且不得影響后續(xù)預(yù)約。（二）設(shè)備與環(huán)境管理設(shè)備操作：首次使用設(shè)備需聯(lián)系行政部培訓(xùn)，禁止私自拆卸、改裝設(shè)備（如外接未經(jīng)認(rèn)證的U盤(pán)）；設(shè)備故障需立即聯(lián)系行政部（電話(huà)：XXX-XXXXXXX），嚴(yán)禁擅自拆機(jī)維修。環(huán)境維護(hù)：禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、飲食（僅允許飲用瓶裝水），涉密會(huì)議需關(guān)閉門(mén)窗并使用專(zhuān)用加密設(shè)備；不得在墻面、桌面亂涂亂畫(huà)，白板使用后需擦拭干凈，桌椅移動(dòng)后需恢復(fù)原位。（三）安全與保密離開(kāi)檢查：會(huì)議結(jié)束后需關(guān)閉所有電器電源（投影儀、空調(diào)、燈光等），鎖好門(mén)窗，貴重物品自行帶走。涉密管理：涉密會(huì)議需提前2個(gè)工作日向行政部報(bào)備，使用后需清空白板、碎紙機(jī)處理廢棄資料，并在《涉密會(huì)議登記表》中簽字確認(rèn)。五、違規(guī)處理違規(guī)行為處理措施未預(yù)約擅自占用會(huì)議室首次警告，二次及以上罰款50元/次，并通報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人違約占用（未取消且未使用）累計(jì)3次暫停預(yù)約權(quán)限1個(gè)月，影響部門(mén)月度行政考核評(píng)分設(shè)備損壞/遺失按維修費(fèi)用或資產(chǎn)原值賠償，故意損壞者額外罰款200-500元會(huì)后未清理現(xiàn)場(chǎng)首次罰款20元/次（由申請(qǐng)人承擔(dān)），累計(jì)3次取消部門(mén)當(dāng)月預(yù)約額度50%違反保密規(guī)定按《公司保密管理制度》處理，情節(jié)嚴(yán)重者移交司法機(jī)關(guān)六、附則本辦法自發(fā)布之日起施行，由行政部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)辉?/p>