電子郵件管理規(guī)范一、電子郵件管理概述

電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)溝通的重要工具，其高效、規(guī)范的管理對(duì)于提升工作效率、保障信息安全具有重要意義。本規(guī)范旨在明確電子郵件的收發(fā)、處理、歸檔等環(huán)節(jié)的操作要求，確保電子郵件通信的順暢與安全。

（一）電子郵件管理目標(biāo)

1.提高溝通效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，縮短郵件處理時(shí)間。

2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，確保數(shù)據(jù)完整性。

3.便于信息檢索：建立科學(xué)的歸檔機(jī)制，方便后續(xù)查詢。

4.降低溝通成本：減少冗余信息，優(yōu)化資源利用。

（二）適用范圍

本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有員工，包括但不限于行政、技術(shù)、銷(xiāo)售等部門(mén)。特殊崗位（如研發(fā)、財(cái)務(wù)）的郵件管理需遵循部門(mén)專項(xiàng)規(guī)定。

二、電子郵件收發(fā)管理

（一）郵件收件規(guī)則

1.定時(shí)查收：每日固定時(shí)段（如上午9點(diǎn)、下午3點(diǎn)）集中處理郵件，避免頻繁中斷工作。

2.優(yōu)先級(jí)判斷：根據(jù)發(fā)件人、主題關(guān)鍵詞（如"緊急""審批"）判斷郵件優(yōu)先級(jí)。

3.初步篩選：對(duì)廣告、訂閱郵件等非工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記或自動(dòng)過(guò)濾。

（二）郵件發(fā)送規(guī)范

1.主題明確：標(biāo)題應(yīng)概括核心內(nèi)容，如"項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（2023年Q3）"。

2.內(nèi)容簡(jiǎn)潔：避免冗長(zhǎng)文字，重要事項(xiàng)采用分點(diǎn)式表述。

3.格式規(guī)范：

-使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如微軟雅黑、宋體）

-圖片附件不超過(guò)5MB，必要時(shí)壓縮

-超鏈接需添加文字說(shuō)明

（三）附件管理

1.命名規(guī)則：文件名需包含日期和事項(xiàng)，如"2023-11-15客戶合同.docx"。

2.安全檢查：發(fā)送前確認(rèn)無(wú)病毒木馬，敏感數(shù)據(jù)需加密處理。

3.限制數(shù)量：?jiǎn)畏忄]件附件不超過(guò)5個(gè)，總大小不超過(guò)20MB。

三、電子郵件處理流程

（一）常規(guī)郵件處理

1.確認(rèn)收到：重要郵件需回復(fù)確認(rèn)，如"已收到《項(xiàng)目方案》郵件"。

2.及時(shí)回復(fù)：非緊急郵件應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)給出初步反饋。

3.事項(xiàng)分類(lèi)：根據(jù)內(nèi)容標(biāo)記為"待辦""參考""存檔"等狀態(tài)。

（二）特殊郵件處理

1.會(huì)議通知：

(1)明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員

(2)附帶議程及準(zhǔn)備材料清單

(3)設(shè)置提醒功能（如日歷事件）

2.審批類(lèi)郵件：

(1)附件需包含完整申請(qǐng)表

(2)注明截止日期

(3)跟進(jìn)狀態(tài)需記錄在案

（三）轉(zhuǎn)發(fā)與抄送規(guī)范

1.轉(zhuǎn)發(fā)限制：非必要不轉(zhuǎn)發(fā)，敏感內(nèi)容需經(jīng)原發(fā)件人同意。

2.抄送范圍：

(1)抄送給相關(guān)責(zé)任部門(mén)

(2)避免過(guò)度抄送導(dǎo)致信息過(guò)載

(3)重要抄送需在郵件中說(shuō)明原因

四、電子郵件歸檔與安全

（一）歸檔管理

1.自動(dòng)歸檔設(shè)置：

(1)按部門(mén)建立分類(lèi)模板

(2)設(shè)置關(guān)鍵詞觸發(fā)歸檔

(3)定期檢查歸檔完整性

2.紙質(zhì)備份：

(1)月度對(duì)重要郵件進(jìn)行PDF備份

(2)存放于防火防盜柜中

(3)保存期限參照檔案管理規(guī)定

（二）安全防護(hù)措施

1.郵件加密：

(1)對(duì)涉及客戶信息的郵件啟用S/MIME加密

(2)使用公司授權(quán)的加密工具

(3)確保接收方具備解密能力

2.防病毒策略：

(1)安裝公司統(tǒng)一部署的郵件安全系統(tǒng)

(2)定期更新病毒庫(kù)

(3)對(duì)異常郵件進(jìn)行人工審核

（三）賬號(hào)管理

1.密碼要求：

(1)長(zhǎng)度不少于12位

(2)每季度強(qiáng)制修改

(3)使用數(shù)字+字母組合

2.雙因素認(rèn)證：

(1)對(duì)所有外發(fā)郵件啟用

(2)登錄時(shí)驗(yàn)證手機(jī)驗(yàn)證碼

(3)離職員工需立即停用賬號(hào)

五、附則

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職需接受郵件系統(tǒng)培訓(xùn)

2.每半年組織一次規(guī)范復(fù)訓(xùn)

3.考試合格者方可獨(dú)立處理工作郵件

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.IT部門(mén)每月抽查郵件使用情況

2.部門(mén)主管負(fù)責(zé)本團(tuán)隊(duì)執(zhí)行監(jiān)督

3.違規(guī)行為納入績(jī)效考核

（三）更新說(shuō)明

本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，每年6月和12月進(jìn)行修訂完善。

**一、電子郵件管理概述**

電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)溝通的重要工具，其高效、規(guī)范的管理對(duì)于提升工作效率、保障信息安全具有重要意義。本規(guī)范旨在明確電子郵件的收發(fā)、處理、歸檔等環(huán)節(jié)的操作要求，確保電子郵件通信的順暢與安全。

（一）電子郵件管理目標(biāo)

1.提高溝通效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，縮短郵件處理時(shí)間。

*具體措施包括：限定郵件篇幅、推廣使用快捷回復(fù)模板、建立常用問(wèn)題解答庫(kù)等。

2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，確保數(shù)據(jù)完整性。

*具體措施包括：規(guī)范附件處理、推廣加密技術(shù)、加強(qiáng)賬號(hào)安全等。

3.便于信息檢索：建立科學(xué)的歸檔機(jī)制，方便后續(xù)查詢。

*具體措施包括：制定統(tǒng)一的命名規(guī)則、設(shè)置分類(lèi)標(biāo)簽、定期清理無(wú)效郵件等。

4.降低溝通成本：減少冗余信息，優(yōu)化資源利用。

*具體措施包括：鼓勵(lì)使用即時(shí)通訊工具處理簡(jiǎn)單事務(wù)、推廣信息共享平臺(tái)、減少不必要的抄送等。

（二）適用范圍

本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有員工，包括但不限于行政、技術(shù)、銷(xiāo)售等部門(mén)。特殊崗位（如研發(fā)、財(cái)務(wù)）的郵件管理需遵循部門(mén)專項(xiàng)規(guī)定。

*例如：研發(fā)部門(mén)可能需要額外關(guān)注代碼或技術(shù)文檔的郵件流轉(zhuǎn)規(guī)范；財(cái)務(wù)部門(mén)可能需要遵循更嚴(yán)格的附件審批流程。

**二、電子郵件收發(fā)管理**

（一）郵件收件規(guī)則

1.定時(shí)查收：每日固定時(shí)段（如上午9點(diǎn)、下午3點(diǎn)）集中處理郵件，避免頻繁中斷工作。

*建議設(shè)置郵件提醒功能，但避免頻繁彈窗干擾。對(duì)于緊急郵件，建立專門(mén)的緊急郵箱或標(biāo)記機(jī)制。

2.優(yōu)先級(jí)判斷：根據(jù)發(fā)件人、主題關(guān)鍵詞（如"緊急""審批"）判斷郵件優(yōu)先級(jí)。

*具體操作：使用郵件系統(tǒng)的規(guī)則功能，對(duì)特定發(fā)件人或關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)記優(yōu)先級(jí)（如標(biāo)記為紅色、移動(dòng)到特定文件夾）。

3.初步篩選：對(duì)廣告、訂閱郵件等非工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記或自動(dòng)過(guò)濾。

*具體操作：在郵件客戶端設(shè)置垃圾郵件過(guò)濾規(guī)則，或使用公司提供的統(tǒng)一郵件過(guò)濾服務(wù)。定期檢查垃圾箱，防止誤判重要郵件。

（二）郵件發(fā)送規(guī)范

1.主題明確：標(biāo)題應(yīng)概括核心內(nèi)容，如"項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（2023年Q3）"。

*要點(diǎn)：

*使用簡(jiǎn)潔、具體的標(biāo)題，避免模糊不清的表述（如"通知"）。

*重要郵件可添加編號(hào)或狀態(tài)標(biāo)識(shí)（如"待審批-合同V2.0"）。

*限制標(biāo)題長(zhǎng)度，一般不超過(guò)50個(gè)字符。

2.內(nèi)容簡(jiǎn)潔：避免冗長(zhǎng)文字，重要事項(xiàng)采用分點(diǎn)式表述。

*具體方法：

*使用項(xiàng)目符號(hào)（·）或數(shù)字編號(hào)列出要點(diǎn)。

*將長(zhǎng)文檔轉(zhuǎn)為PDF或Word文檔作為附件，郵件正文僅保留摘要和指引。

*避免大段復(fù)制粘貼其他郵件內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行精簡(jiǎn)和重新組織。

3.格式規(guī)范：

*使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如微軟雅黑、宋體），字號(hào)建議12-14號(hào)。

*圖片附件不超過(guò)5MB，必要時(shí)壓縮，并確保圖片分辨率滿足閱讀需求。

*超鏈接需添加文字說(shuō)明，而非僅提供URL地址。例如，鏈接文本為“點(diǎn)擊查看XX報(bào)告”，而非“點(diǎn)這里”。

（三）附件管理

1.命名規(guī)則：文件名需包含日期和事項(xiàng)，如"2023-11-15客戶合同.docx"。

*細(xì)則：

*日期格式統(tǒng)一為YYYY-MM-DD。

*事項(xiàng)描述應(yīng)具體到核心內(nèi)容，避免使用縮寫(xiě)或過(guò)于簡(jiǎn)略的名稱。

*如有版本號(hào)，需清晰標(biāo)注（如"會(huì)議紀(jì)要_v1.2.pdf"）。

2.安全檢查：發(fā)送前確認(rèn)無(wú)病毒木馬，敏感數(shù)據(jù)需加密處理。

*具體操作：

*發(fā)送前使用郵件客戶端自帶的病毒掃描功能進(jìn)行檢查。

*對(duì)包含個(gè)人身份信息（PII）、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容的附件，必須進(jìn)行加密處理（如使用S/MIME或PGP加密）。

*接收方需有相應(yīng)的解密能力或密鑰。

3.限制數(shù)量：?jiǎn)畏忄]件附件不超過(guò)5個(gè)，總大小不超過(guò)20MB。

*解決方案：

*對(duì)于多個(gè)附件，可打包成ZIP或RAR壓縮文件（注意：接收方需能解壓縮）。

*大文件（超過(guò)50MB）應(yīng)通過(guò)公司指定的文件傳輸平臺(tái)或云存儲(chǔ)服務(wù)分享，并在郵件中提供訪問(wèn)鏈接。

**三、電子郵件處理流程**

（一）常規(guī)郵件處理

1.確認(rèn)收到：重要郵件需回復(fù)確認(rèn)，如"已收到《項(xiàng)目方案》郵件"。

*適用場(chǎng)景：請(qǐng)求審批、重要通知、關(guān)鍵信息傳遞等。

*注意：確認(rèn)回復(fù)應(yīng)簡(jiǎn)潔，僅表明收到狀態(tài)，避免在確認(rèn)郵件中添加額外內(nèi)容。

2.及時(shí)回復(fù)：非緊急郵件應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)給出初步反饋。

*具體操作：

*對(duì)于簡(jiǎn)單問(wèn)題，可立即回復(fù)“收到，正在處理/已了解”。

*對(duì)于需要時(shí)間處理的郵件，可先回復(fù)“郵件已收到，我將在XX日內(nèi)給您詳細(xì)答復(fù)”，設(shè)定合理的預(yù)期時(shí)間。

3.事項(xiàng)分類(lèi)：根據(jù)內(nèi)容分類(lèi)標(biāo)記為"待辦""參考""存檔"等狀態(tài)。

*具體方法：

*使用郵件客戶端的標(biāo)簽（Tag）或文件夾功能進(jìn)行分類(lèi)。

*對(duì)于“待辦”郵件，可進(jìn)一步標(biāo)記負(fù)責(zé)人和截止日期。

*示例分類(lèi)標(biāo)簽：`[待辦-李四-2023-12-15]`、`[參考-市場(chǎng)報(bào)告]`、`[存檔-合同-2023]`

（二）特殊郵件處理

1.會(huì)議通知：

*(1)明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員：確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，時(shí)間格式統(tǒng)一（如24小時(shí)制或12小時(shí)制+AM/PM），地點(diǎn)包含具體房間號(hào)或地址。

*(2)附帶議程及準(zhǔn)備材料清單：議程應(yīng)按時(shí)間順序排列，準(zhǔn)備材料清單明確所需攜帶的文件或物品。

*(3)設(shè)置提醒功能（如日歷事件）：在郵件發(fā)送后，同步創(chuàng)建日歷邀請(qǐng)，并開(kāi)啟郵件和/或提醒功能。

2.審批類(lèi)郵件：

*(1)附件需包含完整申請(qǐng)表：確保申請(qǐng)表格式規(guī)范，信息填寫(xiě)完整。

*(2)注明截止日期：清晰標(biāo)明需要完成審批的最終時(shí)間點(diǎn)。

*(3)跟進(jìn)狀態(tài)需記錄在案：使用郵件跟蹤功能或內(nèi)部工作流工具記錄審批進(jìn)度。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)與抄送規(guī)范

1.轉(zhuǎn)發(fā)限制：非必要不轉(zhuǎn)發(fā)，敏感內(nèi)容（如包含個(gè)人信息、內(nèi)部討論）需經(jīng)原發(fā)件人同意。

*具體操作：在轉(zhuǎn)發(fā)前，評(píng)估內(nèi)容是否適合轉(zhuǎn)發(fā)給新收件人。如涉及敏感信息，需通過(guò)電話或直接聯(lián)系原發(fā)件人確認(rèn)。

2.抄送范圍：

*(1)抄送給相關(guān)責(zé)任部門(mén)：確保所有需要知曉或參與協(xié)作的部門(mén)/人員都被抄送。

*(2)避免過(guò)度抄送導(dǎo)致信息過(guò)載：僅抄送給必要的相關(guān)方，避免將不相關(guān)的群體納入抄送列表。

*(3)重要抄送需在郵件中說(shuō)明原因：例如，“抄送銷(xiāo)售部，以便了解客戶需求”，“抄送法務(wù)部，請(qǐng)審閱合同條款”。

**四、電子郵件歸檔與安全**

（一）歸檔管理

1.自動(dòng)歸檔設(shè)置：

*(1)按部門(mén)建立分類(lèi)模板：根據(jù)部門(mén)職責(zé)設(shè)置預(yù)設(shè)的歸檔文件夾結(jié)構(gòu)，如“銷(xiāo)售部/客戶溝通”、“技術(shù)部/項(xiàng)目文檔”。

*(2)設(shè)置關(guān)鍵詞觸發(fā)歸檔：配置規(guī)則，當(dāng)郵件主題或正文包含特定關(guān)鍵詞（如“合同”、“付款”、“項(xiàng)目總結(jié)”）時(shí)自動(dòng)歸檔到指定文件夾。

*(3)定期檢查歸檔完整性：每月抽查自動(dòng)歸檔的郵件，確保分類(lèi)準(zhǔn)確，無(wú)遺漏。

2.紙質(zhì)備份：

*(1)月度對(duì)重要郵件進(jìn)行PDF備份：篩選出包含重要決策、合同、資質(zhì)證明等的電子郵件，打印為PDF格式。

*(2)存放于防火防盜柜中：將紙質(zhì)備份與公司其他重要文件一同存放在安全的物理位置。

*(3)保存期限參照檔案管理規(guī)定：根據(jù)公司檔案管理制度，確定郵件紙質(zhì)備份的保存年限。

（二）安全防護(hù)措施

1.郵件加密：

*(1)對(duì)涉及客戶信息的郵件啟用S/MIME加密：針對(duì)包含客戶隱私數(shù)據(jù)（如聯(lián)系方式、訂單詳情）的郵件，使用S/MIME進(jìn)行加密。

*(2)使用公司授權(quán)的加密工具：僅使用公司IT部門(mén)批準(zhǔn)和配置的加密解決方案。

*(3)確保接收方具備解密能力：在發(fā)送加密郵件前，確認(rèn)收件人擁有相應(yīng)的數(shù)字證書(shū)和解密權(quán)限。

2.防病毒策略：

*(1)安裝公司統(tǒng)一部署的郵件安全系統(tǒng)：所有員工必須使用公司提供的、已配置好病毒防護(hù)和反垃圾郵件策略的郵件客戶端或網(wǎng)關(guān)。

*(2)定期更新病毒庫(kù)：確保郵件系統(tǒng)的病毒庫(kù)保持最新?tīng)顟B(tài)，通常由IT部門(mén)統(tǒng)一管理。

*(3)對(duì)異常郵件進(jìn)行人工審核：當(dāng)系統(tǒng)標(biāo)記郵件為可疑或高風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)由指定人員進(jìn)行人工檢查后再?zèng)Q定是否處理。

（三）賬號(hào)管理

1.密碼要求：

*(1)長(zhǎng)度不少于12位：密碼應(yīng)足夠復(fù)雜以抵抗暴力破解。

*(2)每季度強(qiáng)制修改：定期更換密碼，防止密碼泄露后被長(zhǎng)期利用。

*(3)使用數(shù)字+字母組合：避免使用純數(shù)字、純字母或常見(jiàn)詞匯作為密碼。

2.雙因素認(rèn)證：

*(1)對(duì)所有外發(fā)郵件啟用：強(qiáng)制要求所有員工在進(jìn)行郵件發(fā)送操作時(shí)，除了密碼外，還需提供第二種身份驗(yàn)證方式（如手機(jī)驗(yàn)證碼、硬件令牌）。

*(2)登錄時(shí)驗(yàn)證手機(jī)驗(yàn)證碼：作為常見(jiàn)的雙因素認(rèn)證手段，在密碼驗(yàn)證通過(guò)后，要求輸入通過(guò)短信發(fā)送到注冊(cè)手機(jī)的驗(yàn)證碼。

*(3)離職員工需立即停用賬號(hào)：?jiǎn)T工離職后，其郵件賬號(hào)應(yīng)立即被禁用，并由IT部門(mén)進(jìn)行安全審計(jì)。

**五、附則**

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職需接受郵件系統(tǒng)培訓(xùn)：培訓(xùn)內(nèi)容包括郵件客戶端基本操作、公司郵件規(guī)范、安全注意事項(xiàng)等，需進(jìn)行考核。

2.每半年組織一次規(guī)范復(fù)訓(xùn)：針對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行郵件管理規(guī)范的回顧和更新培訓(xùn)，確保持續(xù)符合要求。

3.考試合格者方可獨(dú)立處理工作郵件：培訓(xùn)結(jié)束后需通過(guò)測(cè)試，證明已掌握郵件管理規(guī)范要求，方可正式使用工作郵箱處理業(yè)務(wù)。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.IT部門(mén)每月抽查郵件使用情況：IT部門(mén)有權(quán)定期對(duì)郵件系統(tǒng)日志、歸檔記錄等進(jìn)行抽查，以評(píng)估規(guī)范執(zhí)行情況。

2.部門(mén)主管負(fù)責(zé)本團(tuán)隊(duì)執(zhí)行監(jiān)督：部門(mén)主管需在日常管理中關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員的郵件使用行為，及時(shí)糾正不規(guī)范操作。

3.違規(guī)行為納入績(jī)效考核：對(duì)于多次違反郵件管理規(guī)范的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行處理，可能影響員工績(jī)效評(píng)估。

（三）更新說(shuō)明

本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，每年6月和12月進(jìn)行修訂完善。各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需求提出修訂建議，由IT部門(mén)組織評(píng)審和更新。

一、電子郵件管理概述

電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)溝通的重要工具，其高效、規(guī)范的管理對(duì)于提升工作效率、保障信息安全具有重要意義。本規(guī)范旨在明確電子郵件的收發(fā)、處理、歸檔等環(huán)節(jié)的操作要求，確保電子郵件通信的順暢與安全。

（一）電子郵件管理目標(biāo)

1.提高溝通效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，縮短郵件處理時(shí)間。

2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，確保數(shù)據(jù)完整性。

3.便于信息檢索：建立科學(xué)的歸檔機(jī)制，方便后續(xù)查詢。

4.降低溝通成本：減少冗余信息，優(yōu)化資源利用。

（二）適用范圍

本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有員工，包括但不限于行政、技術(shù)、銷(xiāo)售等部門(mén)。特殊崗位（如研發(fā)、財(cái)務(wù)）的郵件管理需遵循部門(mén)專項(xiàng)規(guī)定。

二、電子郵件收發(fā)管理

（一）郵件收件規(guī)則

1.定時(shí)查收：每日固定時(shí)段（如上午9點(diǎn)、下午3點(diǎn)）集中處理郵件，避免頻繁中斷工作。

2.優(yōu)先級(jí)判斷：根據(jù)發(fā)件人、主題關(guān)鍵詞（如"緊急""審批"）判斷郵件優(yōu)先級(jí)。

3.初步篩選：對(duì)廣告、訂閱郵件等非工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記或自動(dòng)過(guò)濾。

（二）郵件發(fā)送規(guī)范

1.主題明確：標(biāo)題應(yīng)概括核心內(nèi)容，如"項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（2023年Q3）"。

2.內(nèi)容簡(jiǎn)潔：避免冗長(zhǎng)文字，重要事項(xiàng)采用分點(diǎn)式表述。

3.格式規(guī)范：

-使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如微軟雅黑、宋體）

-圖片附件不超過(guò)5MB，必要時(shí)壓縮

-超鏈接需添加文字說(shuō)明

（三）附件管理

1.命名規(guī)則：文件名需包含日期和事項(xiàng)，如"2023-11-15客戶合同.docx"。

2.安全檢查：發(fā)送前確認(rèn)無(wú)病毒木馬，敏感數(shù)據(jù)需加密處理。

3.限制數(shù)量：?jiǎn)畏忄]件附件不超過(guò)5個(gè)，總大小不超過(guò)20MB。

三、電子郵件處理流程

（一）常規(guī)郵件處理

1.確認(rèn)收到：重要郵件需回復(fù)確認(rèn)，如"已收到《項(xiàng)目方案》郵件"。

2.及時(shí)回復(fù)：非緊急郵件應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)給出初步反饋。

3.事項(xiàng)分類(lèi)：根據(jù)內(nèi)容標(biāo)記為"待辦""參考""存檔"等狀態(tài)。

（二）特殊郵件處理

1.會(huì)議通知：

(1)明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員

(2)附帶議程及準(zhǔn)備材料清單

(3)設(shè)置提醒功能（如日歷事件）

2.審批類(lèi)郵件：

(1)附件需包含完整申請(qǐng)表

(2)注明截止日期

(3)跟進(jìn)狀態(tài)需記錄在案

（三）轉(zhuǎn)發(fā)與抄送規(guī)范

1.轉(zhuǎn)發(fā)限制：非必要不轉(zhuǎn)發(fā)，敏感內(nèi)容需經(jīng)原發(fā)件人同意。

2.抄送范圍：

(1)抄送給相關(guān)責(zé)任部門(mén)

(2)避免過(guò)度抄送導(dǎo)致信息過(guò)載

(3)重要抄送需在郵件中說(shuō)明原因

四、電子郵件歸檔與安全

（一）歸檔管理

1.自動(dòng)歸檔設(shè)置：

(1)按部門(mén)建立分類(lèi)模板

(2)設(shè)置關(guān)鍵詞觸發(fā)歸檔

(3)定期檢查歸檔完整性

2.紙質(zhì)備份：

(1)月度對(duì)重要郵件進(jìn)行PDF備份

(2)存放于防火防盜柜中

(3)保存期限參照檔案管理規(guī)定

（二）安全防護(hù)措施

1.郵件加密：

(1)對(duì)涉及客戶信息的郵件啟用S/MIME加密

(2)使用公司授權(quán)的加密工具

(3)確保接收方具備解密能力

2.防病毒策略：

(1)安裝公司統(tǒng)一部署的郵件安全系統(tǒng)

(2)定期更新病毒庫(kù)

(3)對(duì)異常郵件進(jìn)行人工審核

（三）賬號(hào)管理

1.密碼要求：

(1)長(zhǎng)度不少于12位

(2)每季度強(qiáng)制修改

(3)使用數(shù)字+字母組合

2.雙因素認(rèn)證：

(1)對(duì)所有外發(fā)郵件啟用

(2)登錄時(shí)驗(yàn)證手機(jī)驗(yàn)證碼

(3)離職員工需立即停用賬號(hào)

五、附則

（一）培訓(xùn)要求

1.新員工入職需接受郵件系統(tǒng)培訓(xùn)

2.每半年組織一次規(guī)范復(fù)訓(xùn)

3.考試合格者方可獨(dú)立處理工作郵件

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.IT部門(mén)每月抽查郵件使用情況

2.部門(mén)主管負(fù)責(zé)本團(tuán)隊(duì)執(zhí)行監(jiān)督

3.違規(guī)行為納入績(jī)效考核

（三）更新說(shuō)明

本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，每年6月和12月進(jìn)行修訂完善。

**一、電子郵件管理概述**

電子郵件作為現(xiàn)代企業(yè)溝通的重要工具，其高效、規(guī)范的管理對(duì)于提升工作效率、保障信息安全具有重要意義。本規(guī)范旨在明確電子郵件的收發(fā)、處理、歸檔等環(huán)節(jié)的操作要求，確保電子郵件通信的順暢與安全。

（一）電子郵件管理目標(biāo)

1.提高溝通效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，縮短郵件處理時(shí)間。

*具體措施包括：限定郵件篇幅、推廣使用快捷回復(fù)模板、建立常用問(wèn)題解答庫(kù)等。

2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，確保數(shù)據(jù)完整性。

*具體措施包括：規(guī)范附件處理、推廣加密技術(shù)、加強(qiáng)賬號(hào)安全等。

3.便于信息檢索：建立科學(xué)的歸檔機(jī)制，方便后續(xù)查詢。

*具體措施包括：制定統(tǒng)一的命名規(guī)則、設(shè)置分類(lèi)標(biāo)簽、定期清理無(wú)效郵件等。

4.降低溝通成本：減少冗余信息，優(yōu)化資源利用。

*具體措施包括：鼓勵(lì)使用即時(shí)通訊工具處理簡(jiǎn)單事務(wù)、推廣信息共享平臺(tái)、減少不必要的抄送等。

（二）適用范圍

本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有員工，包括但不限于行政、技術(shù)、銷(xiāo)售等部門(mén)。特殊崗位（如研發(fā)、財(cái)務(wù)）的郵件管理需遵循部門(mén)專項(xiàng)規(guī)定。

*例如：研發(fā)部門(mén)可能需要額外關(guān)注代碼或技術(shù)文檔的郵件流轉(zhuǎn)規(guī)范；財(cái)務(wù)部門(mén)可能需要遵循更嚴(yán)格的附件審批流程。

**二、電子郵件收發(fā)管理**

（一）郵件收件規(guī)則

1.定時(shí)查收：每日固定時(shí)段（如上午9點(diǎn)、下午3點(diǎn)）集中處理郵件，避免頻繁中斷工作。

*建議設(shè)置郵件提醒功能，但避免頻繁彈窗干擾。對(duì)于緊急郵件，建立專門(mén)的緊急郵箱或標(biāo)記機(jī)制。

2.優(yōu)先級(jí)判斷：根據(jù)發(fā)件人、主題關(guān)鍵詞（如"緊急""審批"）判斷郵件優(yōu)先級(jí)。

*具體操作：使用郵件系統(tǒng)的規(guī)則功能，對(duì)特定發(fā)件人或關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)記優(yōu)先級(jí)（如標(biāo)記為紅色、移動(dòng)到特定文件夾）。

3.初步篩選：對(duì)廣告、訂閱郵件等非工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記或自動(dòng)過(guò)濾。

*具體操作：在郵件客戶端設(shè)置垃圾郵件過(guò)濾規(guī)則，或使用公司提供的統(tǒng)一郵件過(guò)濾服務(wù)。定期檢查垃圾箱，防止誤判重要郵件。

（二）郵件發(fā)送規(guī)范

1.主題明確：標(biāo)題應(yīng)概括核心內(nèi)容，如"項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（2023年Q3）"。

*要點(diǎn)：

*使用簡(jiǎn)潔、具體的標(biāo)題，避免模糊不清的表述（如"通知"）。

*重要郵件可添加編號(hào)或狀態(tài)標(biāo)識(shí)（如"待審批-合同V2.0"）。

*限制標(biāo)題長(zhǎng)度，一般不超過(guò)50個(gè)字符。

2.內(nèi)容簡(jiǎn)潔：避免冗長(zhǎng)文字，重要事項(xiàng)采用分點(diǎn)式表述。

*具體方法：

*使用項(xiàng)目符號(hào)（·）或數(shù)字編號(hào)列出要點(diǎn)。

*將長(zhǎng)文檔轉(zhuǎn)為PDF或Word文檔作為附件，郵件正文僅保留摘要和指引。

*避免大段復(fù)制粘貼其他郵件內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行精簡(jiǎn)和重新組織。

3.格式規(guī)范：

*使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如微軟雅黑、宋體），字號(hào)建議12-14號(hào)。

*圖片附件不超過(guò)5MB，必要時(shí)壓縮，并確保圖片分辨率滿足閱讀需求。

*超鏈接需添加文字說(shuō)明，而非僅提供URL地址。例如，鏈接文本為“點(diǎn)擊查看XX報(bào)告”，而非“點(diǎn)這里”。

（三）附件管理

1.命名規(guī)則：文件名需包含日期和事項(xiàng)，如"2023-11-15客戶合同.docx"。

*細(xì)則：

*日期格式統(tǒng)一為YYYY-MM-DD。

*事項(xiàng)描述應(yīng)具體到核心內(nèi)容，避免使用縮寫(xiě)或過(guò)于簡(jiǎn)略的名稱。

*如有版本號(hào)，需清晰標(biāo)注（如"會(huì)議紀(jì)要_v1.2.pdf"）。

2.安全檢查：發(fā)送前確認(rèn)無(wú)病毒木馬，敏感數(shù)據(jù)需加密處理。

*具體操作：

*發(fā)送前使用郵件客戶端自帶的病毒掃描功能進(jìn)行檢查。

*對(duì)包含個(gè)人身份信息（PII）、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容的附件，必須進(jìn)行加密處理（如使用S/MIME或PGP加密）。

*接收方需有相應(yīng)的解密能力或密鑰。

3.限制數(shù)量：?jiǎn)畏忄]件附件不超過(guò)5個(gè)，總大小不超過(guò)20MB。

*解決方案：

*對(duì)于多個(gè)附件，可打包成ZIP或RAR壓縮文件（注意：接收方需能解壓縮）。

*大文件（超過(guò)50MB）應(yīng)通過(guò)公司指定的文件傳輸平臺(tái)或云存儲(chǔ)服務(wù)分享，并在郵件中提供訪問(wèn)鏈接。

**三、電子郵件處理流程**

（一）常規(guī)郵件處理

1.確認(rèn)收到：重要郵件需回復(fù)確認(rèn)，如"已收到《項(xiàng)目方案》郵件"。

*適用場(chǎng)景：請(qǐng)求審批、重要通知、關(guān)鍵信息傳遞等。

*注意：確認(rèn)回復(fù)應(yīng)簡(jiǎn)潔，僅表明收到狀態(tài)，避免在確認(rèn)郵件中添加額外內(nèi)容。

2.及時(shí)回復(fù)：非緊急郵件應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)給出初步反饋。

*具體操作：

*對(duì)于簡(jiǎn)單問(wèn)題，可立即回復(fù)“收到，正在處理/已了解”。

*對(duì)于需要時(shí)間處理的郵件，可先回復(fù)“郵件已收到，我將在XX日內(nèi)給您詳細(xì)答復(fù)”，設(shè)定合理的預(yù)期時(shí)間。

3.事項(xiàng)分類(lèi)：根據(jù)內(nèi)容分類(lèi)標(biāo)記為"待辦""參考""存檔"等狀態(tài)。

*具體方法：

*使用郵件客戶端的標(biāo)簽（Tag）或文件夾功能進(jìn)行分類(lèi)。

*對(duì)于“待辦”郵件，可進(jìn)一步標(biāo)記負(fù)責(zé)人和截止日期。

*示例分類(lèi)標(biāo)簽：`[待辦-李四-2023-12-15]`、`[參考-市場(chǎng)報(bào)告]`、`[存檔-合同-2023]`

（二）特殊郵件處理

1.會(huì)議通知：

*(1)明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員：確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，時(shí)間格式統(tǒng)一（如24小時(shí)制或12小時(shí)制+AM/PM），地點(diǎn)包含具體房間號(hào)或地址。

*(2)附帶議程及準(zhǔn)備材料清單：議程應(yīng)按時(shí)間順序排列，準(zhǔn)備材料清單明確所需攜帶的文件或物品。

*(3)設(shè)置提醒功能（如日歷事件）：在郵件發(fā)送后，同步創(chuàng)建日歷邀請(qǐng)，并開(kāi)啟郵件和/或提醒功能。

2.審批類(lèi)郵件：

*(1)附件需包含完整申請(qǐng)表：確保申請(qǐng)表格式規(guī)范，信息填寫(xiě)完整。

*(2)注明截止日期：清晰標(biāo)明需要完成審批的最終時(shí)間點(diǎn)。

*(3)跟進(jìn)狀態(tài)需記錄在案：使用郵件跟蹤功能或內(nèi)部工作流工具記錄審批進(jìn)度。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)與抄送規(guī)范

1.轉(zhuǎn)發(fā)限制：非必要不轉(zhuǎn)發(fā)，敏感內(nèi)容（如包含個(gè)人信息、內(nèi)部討論）需經(jīng)原發(fā)件人同意。

*具體操作：在轉(zhuǎn)發(fā)前，評(píng)估內(nèi)容是否適合轉(zhuǎn)發(fā)給新收件人。如涉及敏感信息，需通過(guò)電話或直接聯(lián)系原發(fā)件人確認(rèn)。

2.抄送范圍：

*(1)抄送給相關(guān)責(zé)任部門(mén)：確保所有需要知曉或參與協(xié)作的部門(mén)/人員都被抄送。

*(2)避免過(guò)度抄送導(dǎo)致信息過(guò)載：僅抄送給必要的相關(guān)方，避免將不相關(guān)的群體納入抄送列表。

*(3)重要抄送需在郵件中說(shuō)明原因：例如，“抄送銷(xiāo)售部，以便了解客戶需求”，“抄送法務(wù)部，請(qǐng)審閱合同條款”。

**四、電子郵件歸檔與安全**

（一）歸檔管理

1.自動(dòng)歸檔設(shè)置：

*(1)按部門(mén)建立分類(lèi)模板：根據(jù)部門(mén)職責(zé)設(shè)置預(yù)設(shè)的歸檔文件夾結(jié)構(gòu)，如“銷(xiāo)售部/客戶溝通”、“技術(shù)部/項(xiàng)目文檔”。

*(2)設(shè)置關(guān)鍵詞觸發(fā)歸檔：配置規(guī)則，當(dāng)郵件主題或正文包含特定關(guān)鍵詞（如“合同”、“付款”、“項(xiàng)目總結(jié)”）時(shí)自動(dòng)歸檔到指定文件夾。

*(3)定期檢查歸檔完整性：每月抽查自動(dòng)歸檔的郵件，確保分類(lèi)準(zhǔn)確，無(wú)遺漏。

2.紙質(zhì)備份：

*(1)月度對(duì)重要郵件進(jìn)行PDF備份：篩選出包含重要決策、合同、資質(zhì)證明等的電子郵件，打印為PDF格式。

*(2)存放于防火防盜柜中：將紙質(zhì)備份與公司其他重要文件一同存放在安全的物理位置。

*(3)保存期限