公司法務(wù)合同管理流程一、概述

公司法務(wù)合同管理流程是企業(yè)法律事務(wù)管理的重要組成部分，旨在規(guī)范合同從起草、審批、簽署到履行、歸檔的全生命周期，降低法律風險，提高運營效率。本流程適用于公司所有涉及法律權(quán)利義務(wù)的合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等。

二、合同管理流程詳解

（一）合同起草階段

1.需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同起草申請，明確合同類型、標的、履行期限等關(guān)鍵信息。

2.起草工作：

(1)法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同初稿，確保條款合法合規(guī)，符合公司利益。

(2)起草過程中需參考行業(yè)標準模板及歷史合同案例，提高效率和質(zhì)量。

3.初稿審核：

(1)業(yè)務(wù)部門對合同內(nèi)容進行初步確認，補充業(yè)務(wù)細節(jié)。

(2)法務(wù)部門對合同進行合法性、完整性審核，提出修改意見。

（二）合同審批階段

1.審批流程：合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，按公司內(nèi)部審批權(quán)限逐級提交審批。

2.審批要點：

(1)審批人需重點關(guān)注合同金額、違約責任、爭議解決方式等核心條款。

(2)大額合同（如金額超過50萬元）需提交管理層專項審批。

3.審批反饋：

(1)審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，并反饋修改意見。

(2)法務(wù)部門根據(jù)反饋完成修訂，直至所有審批通過。

（三）合同簽署階段

1.簽署準備：

(1)確認合同各方授權(quán)代表身份，確保簽署主體合法。

(2)準備電子或紙質(zhì)簽署文件，必要時進行公證或見證。

2.簽署方式：

(1)電子合同：通過合規(guī)電子簽章平臺完成簽署，確保數(shù)據(jù)安全。

(2)紙質(zhì)合同：由授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。

3.簽署確認：

(1)簽署完成后，法務(wù)部門核對合同版本，確保無遺漏或錯誤。

(2)將簽署版本歸檔，并通知業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門執(zhí)行。

（四）合同履行與監(jiān)控階段

1.履行跟蹤：

(1)業(yè)務(wù)部門負責合同履行進度，每月向法務(wù)部門匯報關(guān)鍵節(jié)點情況。

(2)法務(wù)部門定期抽查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決風險。

2.變更管理：

(1)合同履行中如需變更，需重新提交審批流程，并簽署補充協(xié)議。

(2)變更協(xié)議同樣需經(jīng)法務(wù)審核，確保與原合同條款不沖突。

3.爭議處理：

(1)合同履行中發(fā)生爭議，優(yōu)先通過協(xié)商解決。

(2)協(xié)商不成時，按合同約定提交仲裁或訴訟，法務(wù)部門全程提供支持。

（五）合同歸檔與評估階段

1.歸檔管理：

(1)合同文本及相關(guān)附件需按合同編號整理，存檔于電子或紙質(zhì)檔案庫。

(2)建立合同臺賬，記錄合同簽訂日期、到期日、履行狀態(tài)等信息。

2.合同評估：

(1)年度對合同執(zhí)行情況進行分析，總結(jié)風險點及改進措施。

(2)評估結(jié)果用于優(yōu)化合同管理流程，提升未來合同質(zhì)量。

三、注意事項

1.法務(wù)部門需持續(xù)更新合同管理模板，適應(yīng)法規(guī)變化。

2.業(yè)務(wù)部門需加強合同基礎(chǔ)知識培訓，提高風險識別能力。

3.定期開展合同管理流程復盤，確保持續(xù)改進。

二、合同管理流程詳解

（一）合同起草階段

1.需求提出：

業(yè)務(wù)部門在啟動合作項目或業(yè)務(wù)活動前，需正式提交合同起草申請。申請應(yīng)包含以下核心信息：

(1)合作對象的基本情況（如企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）；

(2)合作項目或業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)邊界；

(3)合同標的物（如產(chǎn)品、服務(wù)）的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準；

(4)價格條款、支付方式、結(jié)算周期；

(5)合同有效期及續(xù)簽條件；

(6)違約責任的具體約定；

(7)爭議解決方式（如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟）；

(8)特別條款（如保密義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。

業(yè)務(wù)部門需指定項目負責人，并配合法務(wù)部門完成后續(xù)流程。

2.起草工作：

(1)法務(wù)部門接收申請后，指定合同起草責任人，并在3個工作日內(nèi)完成初稿。起草時需參考：

-公司內(nèi)部標準合同模板；

-行業(yè)通用條款及慣例；

-類似業(yè)務(wù)的過往合同案例；

-公司政策對合同條款的特殊要求（如定價策略、審批權(quán)限等）。

(2)合同初稿需經(jīng)過至少兩名法務(wù)人員的交叉審核，重點檢查：

-合同主體資格的合法性；

-條款表述的清晰性、無歧義性；

-權(quán)利義務(wù)的對等性及公平性；

-風險防范措施的完整性（如不可抗力條款、不可解除條款等）。

(3)審核通過后，法務(wù)部門將合同初稿發(fā)送至業(yè)務(wù)部門及合作方（如需預審），收集反饋意見。

（二）合同審批階段

1.審批流程標準化：

(1)法務(wù)部門根據(jù)合同金額及業(yè)務(wù)重要性，確定審批層級：

-小額合同（≤10萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人+法務(wù)部門經(jīng)理；

-中額合同（10萬元-100萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人+法務(wù)部門總監(jiān)+分管領(lǐng)導；

-大額合同（>100萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人+法務(wù)部門總監(jiān)+法務(wù)委員會（若設(shè)立）。

(2)審批順序：先部門內(nèi)部，再跨部門協(xié)作，最后管理層審批。每級審批人需在系統(tǒng)中記錄意見及修改要求，確保可追溯。

2.審批要點細化：

(1)金額與定價：核實合同金額是否在預算范圍內(nèi)，價格條款是否經(jīng)財務(wù)部門確認；

(2)違約責任：檢查違約情形是否明確，賠償標準是否合理且可執(zhí)行；

(3)履約保障：關(guān)注合作方信用評級（如需）、保證金條款、交付驗收標準；

(4)程序合規(guī)：審查合同簽署流程是否符合公司授權(quán)規(guī)定（如授權(quán)書格式、蓋章要求）。

3.審批反饋機制：

(1)法務(wù)部門需在收到審批意見后1個工作日內(nèi)完成修訂，并同步更新至所有相關(guān)方；

(2)若審批意見導致重大條款變更，需重新啟動起草流程；

(3)建立審批時效預警機制，超期未審批的合同需由審批發(fā)起人向最高審批人說明情況。

（三）合同簽署階段

1.簽署前準備清單：

(1)合同版本確認：確保簽署方獲取的合同版本為最終定稿，并附頁清單；

(2)文件完整性檢查：核對合同正本、附件、授權(quán)委托書、身份證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明）；

(3)簽署環(huán)境準備：

-電子合同需使用符合ISO27001標準的電子簽章系統(tǒng)；

-紙質(zhì)合同需準備簽字筆、印泥、騎縫章等工具。

2.簽署方式操作規(guī)范：

(1)電子合同簽署步驟：

a.在線確認簽署順序及角色分工；

b.通過身份驗證工具核實簽署方身份；

c.按照合同約定簽署順序逐份簽署；

d.簽署完成后自動生成符合司法要求的存證報告。

(2)紙質(zhì)合同簽署步驟：

a.授權(quán)代表在指定位置簽字；

b.法務(wù)部門復核簽字有效性；

c.蓋章需符合公司規(guī)定（如公章位置、騎縫章要求）；

d.雙方代表當場核對合同份數(shù)及內(nèi)容，并簽字確認。

3.簽署后確認流程：

(1)電子合同：系統(tǒng)自動發(fā)送簽署成功通知，并歸檔至合同管理系統(tǒng)；

(2)紙質(zhì)合同：法務(wù)部門將合同分發(fā)給業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門，并同步更新臺賬；

(3)如遇簽署方對合同內(nèi)容有異議，需在3日內(nèi)提交書面說明，法務(wù)部門需在5個工作日內(nèi)出具書面答復。

（四）合同履行與監(jiān)控階段

1.履行進度可視化：

(1)法務(wù)部門每月編制《合同履行風險報告》，內(nèi)容包括：

-已到期未履行的合同清單；

-即將到期的續(xù)簽或付款合同清單；

-違約風險預警合同清單（如對方逾期付款、交付不合格等）。

(2)業(yè)務(wù)部門需通過CRM系統(tǒng)更新履約狀態(tài)，法務(wù)部門定期抽查數(shù)據(jù)準確性。

2.變更管理操作指南：

(1)變更申請流程：

a.業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》，說明變更原因及影響；

b.法務(wù)部門評估變更的法律風險，提出是否需要補充協(xié)議或重新審批；

c.變更協(xié)議需按原合同審批流程執(zhí)行。

(2)變更執(zhí)行監(jiān)督：

a.變更協(xié)議簽署后，法務(wù)部門需在7個工作日內(nèi)完成與原合同的比對，確保無沖突；

b.若變更涉及第三方（如供應(yīng)商變更），需同步更新相關(guān)協(xié)議。

3.爭議預防與響應(yīng)：

(1)預防措施：

-定期與合作方召開履約溝通會（每季度至少一次）；

-在合同中約定爭議解決前置條件（如友好協(xié)商30天）；

-建立合作方信用檔案，動態(tài)評估履約能力。

(2)響應(yīng)流程：

a.發(fā)生爭議時，業(yè)務(wù)部門需在24小時內(nèi)向法務(wù)部門提交《爭議處理申請表》，附證據(jù)清單；

b.法務(wù)部門在5個工作日內(nèi)出具《爭議分析報告》，明確處理方案（協(xié)商/仲裁/訴訟）；

c.協(xié)商階段需保留所有溝通記錄（郵件、錄音等），法務(wù)部門定期進行質(zhì)量抽查。

（五）合同歸檔與評估階段

1.歸檔標準化操作：

(1)電子合同歸檔要求：

-簽署文件需與原始電子數(shù)據(jù)一并存檔，存檔周期不少于合同有效期+5年；

-采用區(qū)塊鏈技術(shù)存證的合同，需記錄哈希值及時間戳；

-系統(tǒng)自動生成歸檔清單，并分發(fā)給檔案管理員。

(2)紙質(zhì)合同歸檔要求：

a.按合同編號排序，采用密集架存儲，溫濕度控制在10%-25℃；

b.重要合同（如金額>500萬元）需雙份存檔，分別存放于不同地點；

c.建立紙質(zhì)合同借閱登記制度，非經(jīng)批準不得外借。

2.合同評估維度：

(1)風險量化評估：

-違約事件發(fā)生率；

-因合同條款不完善導致的額外成本（如賠償金、訴訟費）；

-爭議解決效率（仲裁/訴訟周期）。

(2)合同模板優(yōu)化方向：

-統(tǒng)計高頻爭議條款，如付款周期、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等；

-收集業(yè)務(wù)部門對模板易用性的反饋，每年更新一次模板庫。

3.評估結(jié)果應(yīng)用：

(1)編制《合同管理年度報告》，作為法務(wù)部門績效考核指標；

(2)評估結(jié)果用于優(yōu)化：

-合同審批流程（如簡化小額合同審批）；

-合同培訓內(nèi)容（如增加特定行業(yè)的條款解讀）；

-合同管理系統(tǒng)功能（如增加履約預警模塊）。

三、注意事項

1.法務(wù)部門需建立合同條款庫，收錄行業(yè)通用條款及公司特殊約定，定期更新。

2.業(yè)務(wù)部門新員工需通過《合同基礎(chǔ)知識》線上測試，合格后方可接觸合同相關(guān)工作。

3.每年6月和12月開展合同管理全流程演練，重點模擬爭議處理和緊急變更場景。

4.對合作方合同履約能力進行分級管理，A類合作方（如連續(xù)3年無違約記錄）可簡化審批流程。

一、概述

公司法務(wù)合同管理流程是企業(yè)法律事務(wù)管理的重要組成部分，旨在規(guī)范合同從起草、審批、簽署到履行、歸檔的全生命周期，降低法律風險，提高運營效率。本流程適用于公司所有涉及法律權(quán)利義務(wù)的合同，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等。

二、合同管理流程詳解

（一）合同起草階段

1.需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同起草申請，明確合同類型、標的、履行期限等關(guān)鍵信息。

2.起草工作：

(1)法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同初稿，確保條款合法合規(guī)，符合公司利益。

(2)起草過程中需參考行業(yè)標準模板及歷史合同案例，提高效率和質(zhì)量。

3.初稿審核：

(1)業(yè)務(wù)部門對合同內(nèi)容進行初步確認，補充業(yè)務(wù)細節(jié)。

(2)法務(wù)部門對合同進行合法性、完整性審核，提出修改意見。

（二）合同審批階段

1.審批流程：合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，按公司內(nèi)部審批權(quán)限逐級提交審批。

2.審批要點：

(1)審批人需重點關(guān)注合同金額、違約責任、爭議解決方式等核心條款。

(2)大額合同（如金額超過50萬元）需提交管理層專項審批。

3.審批反饋：

(1)審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，并反饋修改意見。

(2)法務(wù)部門根據(jù)反饋完成修訂，直至所有審批通過。

（三）合同簽署階段

1.簽署準備：

(1)確認合同各方授權(quán)代表身份，確保簽署主體合法。

(2)準備電子或紙質(zhì)簽署文件，必要時進行公證或見證。

2.簽署方式：

(1)電子合同：通過合規(guī)電子簽章平臺完成簽署，確保數(shù)據(jù)安全。

(2)紙質(zhì)合同：由授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。

3.簽署確認：

(1)簽署完成后，法務(wù)部門核對合同版本，確保無遺漏或錯誤。

(2)將簽署版本歸檔，并通知業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門執(zhí)行。

（四）合同履行與監(jiān)控階段

1.履行跟蹤：

(1)業(yè)務(wù)部門負責合同履行進度，每月向法務(wù)部門匯報關(guān)鍵節(jié)點情況。

(2)法務(wù)部門定期抽查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決風險。

2.變更管理：

(1)合同履行中如需變更，需重新提交審批流程，并簽署補充協(xié)議。

(2)變更協(xié)議同樣需經(jīng)法務(wù)審核，確保與原合同條款不沖突。

3.爭議處理：

(1)合同履行中發(fā)生爭議，優(yōu)先通過協(xié)商解決。

(2)協(xié)商不成時，按合同約定提交仲裁或訴訟，法務(wù)部門全程提供支持。

（五）合同歸檔與評估階段

1.歸檔管理：

(1)合同文本及相關(guān)附件需按合同編號整理，存檔于電子或紙質(zhì)檔案庫。

(2)建立合同臺賬，記錄合同簽訂日期、到期日、履行狀態(tài)等信息。

2.合同評估：

(1)年度對合同執(zhí)行情況進行分析，總結(jié)風險點及改進措施。

(2)評估結(jié)果用于優(yōu)化合同管理流程，提升未來合同質(zhì)量。

三、注意事項

1.法務(wù)部門需持續(xù)更新合同管理模板，適應(yīng)法規(guī)變化。

2.業(yè)務(wù)部門需加強合同基礎(chǔ)知識培訓，提高風險識別能力。

3.定期開展合同管理流程復盤，確保持續(xù)改進。

二、合同管理流程詳解

（一）合同起草階段

1.需求提出：

業(yè)務(wù)部門在啟動合作項目或業(yè)務(wù)活動前，需正式提交合同起草申請。申請應(yīng)包含以下核心信息：

(1)合作對象的基本情況（如企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）；

(2)合作項目或業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)邊界；

(3)合同標的物（如產(chǎn)品、服務(wù)）的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準；

(4)價格條款、支付方式、結(jié)算周期；

(5)合同有效期及續(xù)簽條件；

(6)違約責任的具體約定；

(7)爭議解決方式（如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟）；

(8)特別條款（如保密義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。

業(yè)務(wù)部門需指定項目負責人，并配合法務(wù)部門完成后續(xù)流程。

2.起草工作：

(1)法務(wù)部門接收申請后，指定合同起草責任人，并在3個工作日內(nèi)完成初稿。起草時需參考：

-公司內(nèi)部標準合同模板；

-行業(yè)通用條款及慣例；

-類似業(yè)務(wù)的過往合同案例；

-公司政策對合同條款的特殊要求（如定價策略、審批權(quán)限等）。

(2)合同初稿需經(jīng)過至少兩名法務(wù)人員的交叉審核，重點檢查：

-合同主體資格的合法性；

-條款表述的清晰性、無歧義性；

-權(quán)利義務(wù)的對等性及公平性；

-風險防范措施的完整性（如不可抗力條款、不可解除條款等）。

(3)審核通過后，法務(wù)部門將合同初稿發(fā)送至業(yè)務(wù)部門及合作方（如需預審），收集反饋意見。

（二）合同審批階段

1.審批流程標準化：

(1)法務(wù)部門根據(jù)合同金額及業(yè)務(wù)重要性，確定審批層級：

-小額合同（≤10萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人+法務(wù)部門經(jīng)理；

-中額合同（10萬元-100萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人+法務(wù)部門總監(jiān)+分管領(lǐng)導；

-大額合同（>100萬元）：業(yè)務(wù)部門負責人+法務(wù)部門總監(jiān)+法務(wù)委員會（若設(shè)立）。

(2)審批順序：先部門內(nèi)部，再跨部門協(xié)作，最后管理層審批。每級審批人需在系統(tǒng)中記錄意見及修改要求，確?？勺匪?。

2.審批要點細化：

(1)金額與定價：核實合同金額是否在預算范圍內(nèi)，價格條款是否經(jīng)財務(wù)部門確認；

(2)違約責任：檢查違約情形是否明確，賠償標準是否合理且可執(zhí)行；

(3)履約保障：關(guān)注合作方信用評級（如需）、保證金條款、交付驗收標準；

(4)程序合規(guī)：審查合同簽署流程是否符合公司授權(quán)規(guī)定（如授權(quán)書格式、蓋章要求）。

3.審批反饋機制：

(1)法務(wù)部門需在收到審批意見后1個工作日內(nèi)完成修訂，并同步更新至所有相關(guān)方；

(2)若審批意見導致重大條款變更，需重新啟動起草流程；

(3)建立審批時效預警機制，超期未審批的合同需由審批發(fā)起人向最高審批人說明情況。

（三）合同簽署階段

1.簽署前準備清單：

(1)合同版本確認：確保簽署方獲取的合同版本為最終定稿，并附頁清單；

(2)文件完整性檢查：核對合同正本、附件、授權(quán)委托書、身份證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明）；

(3)簽署環(huán)境準備：

-電子合同需使用符合ISO27001標準的電子簽章系統(tǒng)；

-紙質(zhì)合同需準備簽字筆、印泥、騎縫章等工具。

2.簽署方式操作規(guī)范：

(1)電子合同簽署步驟：

a.在線確認簽署順序及角色分工；

b.通過身份驗證工具核實簽署方身份；

c.按照合同約定簽署順序逐份簽署；

d.簽署完成后自動生成符合司法要求的存證報告。

(2)紙質(zhì)合同簽署步驟：

a.授權(quán)代表在指定位置簽字；

b.法務(wù)部門復核簽字有效性；

c.蓋章需符合公司規(guī)定（如公章位置、騎縫章要求）；

d.雙方代表當場核對合同份數(shù)及內(nèi)容，并簽字確認。

3.簽署后確認流程：

(1)電子合同：系統(tǒng)自動發(fā)送簽署成功通知，并歸檔至合同管理系統(tǒng)；

(2)紙質(zhì)合同：法務(wù)部門將合同分發(fā)給業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門，并同步更新臺賬；

(3)如遇簽署方對合同內(nèi)容有異議，需在3日內(nèi)提交書面說明，法務(wù)部門需在5個工作日內(nèi)出具書面答復。

（四）合同履行與監(jiān)控階段

1.履行進度可視化：

(1)法務(wù)部門每月編制《合同履行風險報告》，內(nèi)容包括：

-已到期未履行的合同清單；

-即將到期的續(xù)簽或付款合同清單；

-違約風險預警合同清單（如對方逾期付款、交付不合格等）。

(2)業(yè)務(wù)部門需通過CRM系統(tǒng)更新履約狀態(tài)，法務(wù)部門定期抽查數(shù)據(jù)準確性。

2.變更管理操作指南：

(1)變更申請流程：

a.業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》，說明變更原因及影響；

b.法務(wù)部門評估變更的法律風險，提出是否需要補充協(xié)議或重新審批；

c.變更協(xié)議需按原合同審批流程執(zhí)行。

(2)變更執(zhí)行監(jiān)督：

a.變更協(xié)議簽署后，法務(wù)部門需在7個工作日內(nèi)完成與原合同的比對，確保無沖突；

b.若變更涉及第三方（如供應(yīng)商變更），需同步更新相關(guān)協(xié)議。

3.爭議預防與響應(yīng)：

(1)預防措施：

-定期與合作方召開履約溝通會（每季度至少一次）；

-在合同中約定爭議解決前置條件（如友好協(xié)商30天）；

-建立合作方信用檔案，動態(tài)評估履約能力。

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