書(shū)法家協(xié)會(huì)硯臺(tái)采購(gòu)驗(yàn)收制度

第一章總則第一條目的為規(guī)范本書(shū)法家協(xié)會(huì)硯臺(tái)采購(gòu)驗(yàn)收工作流程，確保所采購(gòu)硯臺(tái)的質(zhì)量符合協(xié)會(huì)使用需求，保障協(xié)會(huì)資金合理使用，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本書(shū)法家協(xié)會(huì)因書(shū)法創(chuàng)作、培訓(xùn)、展覽等相關(guān)活動(dòng)所需硯臺(tái)的采購(gòu)驗(yàn)收工作。第三條基本原則硯臺(tái)采購(gòu)驗(yàn)收工作應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過(guò)程透明、驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確可靠。第二章采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算第四條需求調(diào)研每年年初，由協(xié)會(huì)創(chuàng)作部門(mén)、培訓(xùn)部門(mén)等相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)本年度書(shū)法活動(dòng)計(jì)劃，對(duì)硯臺(tái)的需求數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等進(jìn)行調(diào)研統(tǒng)計(jì)。結(jié)合協(xié)會(huì)會(huì)員數(shù)量、活動(dòng)規(guī)模等因素，綜合評(píng)估硯臺(tái)的實(shí)際需求情況。第五條采購(gòu)計(jì)劃制定相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，制定硯臺(tái)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)硯臺(tái)的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等詳細(xì)信息。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。第六條預(yù)算編制與審批財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，編制硯臺(tái)采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)細(xì)化到每類(lèi)硯臺(tái)的單價(jià)、總價(jià)以及各項(xiàng)采購(gòu)費(fèi)用。預(yù)算編制完成后，提交協(xié)會(huì)理事會(huì)審議，經(jīng)審議通過(guò)后作為本年度硯臺(tái)采購(gòu)的資金依據(jù)。第三章采購(gòu)流程第七條供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集硯臺(tái)供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估篩選。優(yōu)先選擇具有良好口碑、生產(chǎn)工藝成熟、能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。第八條采購(gòu)方式根據(jù)采購(gòu)金額和實(shí)際情況，選擇合適的采購(gòu)方式。采購(gòu)金額較小的，可采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式，向多家供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，比較價(jià)格和服務(wù)后選擇供應(yīng)商；采購(gòu)金額較大的，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式，按照相關(guān)招標(biāo)程序進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，確保采購(gòu)過(guò)程的公平公正。第九條采購(gòu)合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括硯臺(tái)的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同簽訂前，需經(jīng)協(xié)會(huì)法律顧問(wèn)審核，確保合同合法有效。第四章驗(yàn)收準(zhǔn)備第十條驗(yàn)收小組組建在硯臺(tái)到貨前，由采購(gòu)部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（如創(chuàng)作部門(mén)、培訓(xùn)部門(mén)）、質(zhì)量檢驗(yàn)人員、財(cái)務(wù)人員等組成驗(yàn)收小組。驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)硯臺(tái)的驗(yàn)收工作，并對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。第十一條驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的硯臺(tái)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括硯臺(tái)的材質(zhì)、尺寸、工藝、外觀質(zhì)量、實(shí)用性等方面的具體要求。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需提前告知供應(yīng)商，確保雙方對(duì)驗(yàn)收要求達(dá)成一致。第十二條驗(yàn)收文件準(zhǔn)備驗(yàn)收小組應(yīng)提前準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的文件資料，包括采購(gòu)合同、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商提供的產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。同時(shí)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如量具、檢測(cè)儀器等。第五章驗(yàn)收實(shí)施第十三條到貨驗(yàn)收硯臺(tái)到貨時(shí)，驗(yàn)收小組應(yīng)首先檢查貨物的外包裝是否完好，有無(wú)破損、變形等情況。核對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否與采購(gòu)合同一致。如發(fā)現(xiàn)貨物外包裝有問(wèn)題或數(shù)量、規(guī)格不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。第十四條外觀質(zhì)量驗(yàn)收對(duì)硯臺(tái)的外觀質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括硯臺(tái)表面是否光滑、有無(wú)裂紋、瑕疵、劃痕等缺陷。檢查硯臺(tái)的雕刻工藝是否精細(xì)，圖案、文字是否清晰、完整。對(duì)于不符合外觀質(zhì)量要求的硯臺(tái)，應(yīng)做好標(biāo)記并記錄數(shù)量。第十五條材質(zhì)與尺寸驗(yàn)收按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)硯臺(tái)的材質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)?？赏ㄟ^(guò)觀察、觸摸、檢測(cè)等方法，確定硯臺(tái)是否采用規(guī)定的材質(zhì)。同時(shí)，使用量具對(duì)硯臺(tái)的尺寸進(jìn)行測(cè)量，確保其符合合同要求的規(guī)格尺寸。對(duì)于材質(zhì)不符或尺寸偏差較大的硯臺(tái)，應(yīng)判定為不合格產(chǎn)品。第十六條實(shí)用性驗(yàn)收對(duì)硯臺(tái)的實(shí)用性進(jìn)行測(cè)試，檢查硯臺(tái)的發(fā)墨性能、貯墨性能等是否良好?？赏ㄟ^(guò)實(shí)際書(shū)寫(xiě)測(cè)試，評(píng)估硯臺(tái)的使用效果。對(duì)于實(shí)用性不符合要求的硯臺(tái)，應(yīng)記錄相關(guān)問(wèn)題并與供應(yīng)商協(xié)商解決。第六章驗(yàn)收結(jié)果處理第十七條驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制驗(yàn)收工作完成后，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收過(guò)程、驗(yàn)收結(jié)果，包括合格產(chǎn)品數(shù)量、不合格產(chǎn)品數(shù)量及原因等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告需經(jīng)驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)，并提交協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。第十八條合格產(chǎn)品入庫(kù)對(duì)于驗(yàn)收合格的硯臺(tái)，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)應(yīng)核對(duì)產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息，并做好入庫(kù)登記。將合格硯臺(tái)妥善存放，確保其安全完整。第十九條不合格產(chǎn)品處理對(duì)于驗(yàn)收不合格的硯臺(tái)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。根據(jù)合同約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。對(duì)于因不合格產(chǎn)品造成的損失，應(yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行賠償。同時(shí)，對(duì)不合格產(chǎn)品的處理情況進(jìn)行跟蹤記錄，確保問(wèn)題得到妥善解決。第七章付款與結(jié)算第二十條付款申請(qǐng)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)合同編號(hào)、付款金額、付款方式等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證。付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。第二十一條財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，付款金額是否符合合同約定，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否齊全等。審核無(wú)誤后，提交協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十二條付款結(jié)算經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款完成后，做好相關(guān)的財(cái)務(wù)記錄，確保賬目清晰準(zhǔn)確。第八章監(jiān)督與管理第二十三條內(nèi)部監(jiān)督協(xié)會(huì)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)硯臺(tái)采購(gòu)驗(yàn)收工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程是否合規(guī)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行、驗(yàn)收結(jié)果是否真實(shí)準(zhǔn)確等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并監(jiān)督整改措施的落實(shí)情況。第二十四條供應(yīng)商管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行定期評(píng)價(jià)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可考慮建立長(zhǎng)期合作關(guān)系；對(duì)于存在嚴(yán)重問(wèn)題的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作，并列入黑名單。第二十五條檔案管理采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管硯臺(tái)采購(gòu)驗(yàn)收過(guò)程中的相關(guān)文件資料，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等。建立檔案管理制度，確保檔案資料的完整性和可查閱性，以備后續(xù)審計(jì)和查詢(xún)使用。第九章附則第二十六條制