企業(yè)采購(gòu)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、手冊(cè)目的與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)管理全流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)責(zé)邊界與風(fēng)險(xiǎn)防控要求，通過“流程標(biāo)準(zhǔn)化、管理精細(xì)化”提升采購(gòu)效率、降低綜合成本、保障合規(guī)性，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)落地提供支撐。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)）的物資采購(gòu)（如設(shè)備、耗材）、服務(wù)采購(gòu)（如運(yùn)維、咨詢）及工程采購(gòu)（如裝修、基建）活動(dòng)；特殊場(chǎng)景（如應(yīng)急采購(gòu)、境外采購(gòu)）可參照本手冊(cè)原則制定專項(xiàng)流程。二、采購(gòu)管理總則（一）采購(gòu)原則1.合規(guī)性：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)控制度，杜絕圍標(biāo)串標(biāo)、利益輸送等違規(guī)行為。2.效益性：以“質(zhì)優(yōu)、價(jià)宜、高效”為核心，平衡成本與質(zhì)量，優(yōu)先選擇性價(jià)比突出的供應(yīng)商及產(chǎn)品。3.透明性：采購(gòu)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如供應(yīng)商篩選、價(jià)格確定）需留痕可查，接受內(nèi)部審計(jì)與全員監(jiān)督。4.協(xié)同性：采購(gòu)部門與需求、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等部門密切協(xié)作，確保需求準(zhǔn)確、付款及時(shí)、驗(yàn)收合規(guī)。（二）組織架構(gòu)與職責(zé)采購(gòu)部門：統(tǒng)籌采購(gòu)計(jì)劃編制、供應(yīng)商管理、采購(gòu)實(shí)施、合同履約跟蹤，對(duì)接財(cái)務(wù)與需求部門。需求部門：提報(bào)采購(gòu)需求（含技術(shù)參數(shù)、使用要求），參與驗(yàn)收及供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)。財(cái)務(wù)部門：審核采購(gòu)預(yù)算、付款條件，管理發(fā)票與資金支付，開展成本核算與審計(jì)。質(zhì)檢/技術(shù)部門：（按需）參與技術(shù)類采購(gòu)的需求審核、驗(yàn)收，提供專業(yè)技術(shù)支持。三、采購(gòu)需求管理（一）需求申報(bào)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確：采購(gòu)標(biāo)的：物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（服務(wù)/工程需明確服務(wù)內(nèi)容、工期等）；預(yù)算金額：參照歷史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)調(diào)研價(jià)填報(bào)，注明預(yù)算來源（如部門預(yù)算、項(xiàng)目專項(xiàng)款）；交付要求：交貨/服務(wù)完成時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（可附技術(shù)方案、圖紙等）。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部門。特殊需求（如緊急采購(gòu)、超預(yù)算采購(gòu)）需附書面說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后啟動(dòng)流程。（二）需求審核采購(gòu)部門聯(lián)合財(cái)務(wù)部門開展“三維審核”：1.合理性：檢查需求是否必要（如是否存在閑置物資、重復(fù)采購(gòu)），技術(shù)參數(shù)是否清晰可執(zhí)行；2.預(yù)算匹配：核對(duì)需求金額是否在部門預(yù)算/項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需退回補(bǔ)充審批；3.合規(guī)性：確認(rèn)采購(gòu)標(biāo)的是否符合企業(yè)采購(gòu)目錄（如禁止采購(gòu)奢侈品、非必要物資）。審核通過的需求進(jìn)入“需求匯總與計(jì)劃編制”環(huán)節(jié)；審核不通過的，反饋需求部門修改后重新提報(bào)。（三）需求匯總與計(jì)劃編制采購(gòu)部門匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況（物資類采購(gòu)）、年度預(yù)算，編制《采購(gòu)計(jì)劃》，明確：采購(gòu)批次、標(biāo)的、預(yù)算、采購(gòu)方式（招標(biāo)/詢價(jià)/單一來源等）、預(yù)計(jì)實(shí)施時(shí)間；特殊標(biāo)注：緊急需求、獨(dú)家供應(yīng)需求、需聯(lián)合技術(shù)部門評(píng)估的需求等。《采購(gòu)計(jì)劃》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，作為采購(gòu)實(shí)施的核心依據(jù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門通過以下渠道開發(fā)潛在供應(yīng)商：行業(yè)展會(huì)、協(xié)會(huì)推薦、同行交流獲取優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息；網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（如B2B電商平臺(tái)、政府采購(gòu)網(wǎng)）篩選符合資質(zhì)的供應(yīng)商；需求部門推薦的長(zhǎng)期合作或行業(yè)知名供應(yīng)商。對(duì)潛在供應(yīng)商，需初步核查基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、信用記錄（通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等查詢），淘汰經(jīng)營(yíng)異常、失信被執(zhí)行人等主體。（二）供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入1.實(shí)地考察（可選）：對(duì)重要物資、大額采購(gòu)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門聯(lián)合需求、技術(shù)部門實(shí)地考察，評(píng)估生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控、售后服務(wù)等。2.準(zhǔn)入評(píng)審：采購(gòu)部門組織評(píng)審小組（含需求、財(cái)務(wù)、技術(shù)人員），從“資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)能力”等維度打分，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。3.準(zhǔn)入審批：評(píng)審?fù)ㄟ^的供應(yīng)商，納入《合格供應(yīng)商名錄》，明確合作品類、有效期（一般1-3年）；未通過的，反饋原因或邀請(qǐng)改進(jìn)后重新申請(qǐng)。（三）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估每年度（或項(xiàng)目結(jié)束后），采購(gòu)部門聯(lián)合需求部門開展供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：評(píng)估指標(biāo)：產(chǎn)品質(zhì)量（合格率、投訴率）、交貨及時(shí)性、價(jià)格波動(dòng)、售后服務(wù)響應(yīng)速度等；評(píng)估流程：需求部門填寫《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表》，采購(gòu)部門匯總分析，形成《供應(yīng)商績(jī)效報(bào)告》；結(jié)果應(yīng)用：對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先續(xù)約、增加訂單份額；對(duì)不合格供應(yīng)商啟動(dòng)整改或退出機(jī)制。（四）供應(yīng)商退出出現(xiàn)以下情況，啟動(dòng)供應(yīng)商退出：連續(xù)兩次績(jī)效評(píng)估不合格且整改無效；發(fā)生重大質(zhì)量事故、違約行為（如虛假供貨、商業(yè)賄賂）；供應(yīng)商自身經(jīng)營(yíng)異常（如注銷、被吊銷資質(zhì)）。退出流程：采購(gòu)部門提出退出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，更新《合格供應(yīng)商名錄》，并通知需求部門停止合作。五、采購(gòu)實(shí)施流程（一）采購(gòu)方式選擇根據(jù)采購(gòu)金額、標(biāo)的性質(zhì)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況，選擇合適的采購(gòu)方式：采購(gòu)方式適用場(chǎng)景關(guān)鍵要求------------------------------**公開招標(biāo)**金額較大、技術(shù)復(fù)雜、需充分競(jìng)爭(zhēng)的項(xiàng)目（如大型設(shè)備、工程服務(wù)）發(fā)布招標(biāo)公告、組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)、按法定流程開標(biāo)評(píng)標(biāo)**邀請(qǐng)招標(biāo)**潛在供應(yīng)商少、不宜公開招標(biāo)的項(xiàng)目（如行業(yè)壟斷性物資）邀請(qǐng)≥3家合格供應(yīng)商參與，流程同公開招標(biāo)**詢價(jià)采購(gòu)**金額較小、標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品（如辦公用品、耗材）向≥3家供應(yīng)商詢價(jià)，對(duì)比價(jià)格、交貨期、售后，選擇最優(yōu)**單一來源采購(gòu)**唯一供應(yīng)商（如專利產(chǎn)品、緊急搶險(xiǎn)物資）需提供“唯一供應(yīng)”證明，經(jīng)審計(jì)/法務(wù)部門審核后實(shí)施（二）采購(gòu)執(zhí)行1.招標(biāo)采購(gòu)流程（以公開招標(biāo)為例）招標(biāo)文件編制：采購(gòu)部門聯(lián)合需求、技術(shù)部門編制招標(biāo)文件，明確標(biāo)的要求、技術(shù)參數(shù)、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等；公告發(fā)布：在指定平臺(tái)（如企業(yè)官網(wǎng)、政府采購(gòu)網(wǎng)）發(fā)布招標(biāo)公告，公示期≥3天；投標(biāo)與開標(biāo)：供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件，采購(gòu)部門組織開標(biāo)，現(xiàn)場(chǎng)拆封、唱標(biāo)；評(píng)標(biāo)與定標(biāo)：評(píng)標(biāo)委員會(huì)（含技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)人員）按標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定中標(biāo)方；合同簽訂：中標(biāo)通知書發(fā)出后7日內(nèi)，簽訂采購(gòu)合同，明確標(biāo)的、價(jià)格、交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。2.詢價(jià)采購(gòu)流程詢價(jià)單發(fā)放：采購(gòu)部門向≥3家合格供應(yīng)商發(fā)送《詢價(jià)單》，注明需求、報(bào)價(jià)截止時(shí)間；報(bào)價(jià)回收與對(duì)比：收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)，對(duì)比價(jià)格、付款條件、交貨期等，填寫《詢價(jià)對(duì)比表》；供應(yīng)商選定：采購(gòu)部門提出推薦意見，經(jīng)需求部門確認(rèn)、采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，確定合作方；訂單簽訂：向供應(yīng)商發(fā)送《采購(gòu)訂單》，明確訂單號(hào)、標(biāo)的、金額、交貨要求，雙方簽字確認(rèn)。3.合同管理合同需經(jīng)法務(wù)部門審核（重點(diǎn)審核違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款），分管領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章；采購(gòu)部門建立《合同臺(tái)賬》，跟蹤履約進(jìn)度（如交貨期、付款節(jié)點(diǎn)），及時(shí)預(yù)警違約風(fēng)險(xiǎn)。六、驗(yàn)收與付款管理（一）驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收組織：物資類采購(gòu)由需求部門牽頭，聯(lián)合采購(gòu)、質(zhì)檢（或技術(shù)）部門組成驗(yàn)收小組；服務(wù)/工程類采購(gòu)需邀請(qǐng)第三方監(jiān)理（如需）參與。2.驗(yàn)收流程：供應(yīng)商交貨/服務(wù)完成后，提交《送貨單》《驗(yàn)收申請(qǐng)》；驗(yàn)收小組對(duì)照合同、訂單，檢查數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，填寫《驗(yàn)收單》（需參與人員簽字）；驗(yàn)收合格：《驗(yàn)收單》提交財(cái)務(wù)部門，啟動(dòng)付款流程；驗(yàn)收不合格：出具《整改通知書》，要求供應(yīng)商限期整改/換貨/退款，跟蹤整改結(jié)果直至合格。（二）付款管理1.付款條件：嚴(yán)格按合同約定執(zhí)行（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金），禁止無合同付款、超額付款。2.付款流程：供應(yīng)商提交發(fā)票、《驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)》；采購(gòu)部門審核付款條件是否滿足（如交貨完成、驗(yàn)收合格）；財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票合規(guī)性（稅率、抬頭、內(nèi)容）、付款金額與合同一致性；審批流程：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)（大額付款需總經(jīng)理審批）；資金支付：財(cái)務(wù)部門按審批意見付款，留存付款憑證。七、采購(gòu)檔案與風(fēng)險(xiǎn)管理（一）檔案管理采購(gòu)部門建立“一項(xiàng)目一檔案”，歸檔以下資料：采購(gòu)需求類：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)計(jì)劃》；供應(yīng)商類：資質(zhì)文件、《評(píng)估報(bào)告》《績(jī)效報(bào)告》；采購(gòu)執(zhí)行類：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、《詢價(jià)對(duì)比表》、合同、訂單；驗(yàn)收付款類：《驗(yàn)收單》、發(fā)票、付款憑證。檔案保管期限：一般采購(gòu)項(xiàng)目保存≥3年，重大項(xiàng)目（如工程、大額設(shè)備）保存≥5年，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步留存。（二）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控1.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：如圍標(biāo)串標(biāo)、虛假發(fā)票、超預(yù)算采購(gòu)。防控措施：加強(qiáng)供應(yīng)商背景調(diào)查，嚴(yán)格發(fā)票審核，落實(shí)預(yù)算管控。2.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)：如供應(yīng)商斷貨、質(zhì)量下降。防控措施：維護(hù)≥2家備選供應(yīng)商，定期開展績(jī)效評(píng)估，簽訂違約賠償條款。3.操作