機(jī)關(guān)單位檔案管理細(xì)則及操作流程一、引言檔案作為機(jī)關(guān)單位歷史活動的原始記錄，承載著決策依據(jù)、歷史憑證、管理規(guī)范等核心價值?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理工作，是提升機(jī)關(guān)治理效能、傳承歷史文脈、防范法律風(fēng)險的重要保障。為推動檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，結(jié)合機(jī)關(guān)單位工作實際，特制定本管理細(xì)則及操作流程，為檔案全生命周期管理提供實踐指引。二、管理原則與職責(zé)分工（一）管理原則機(jī)關(guān)檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)、安全保密、便于利用的原則。檔案資源實行集中管理，各業(yè)務(wù)部門按要求向檔案管理部門移交檔案；管理責(zé)任按層級分解，明確崗位權(quán)責(zé)；嚴(yán)格落實保密制度，確保檔案內(nèi)容安全；優(yōu)化利用流程，服務(wù)單位決策與社會查詢需求。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、統(tǒng)籌檔案收集與整理、維護(hù)檔案保管條件、提供檔案利用服務(wù)、組織檔案鑒定與銷毀，牽頭開展檔案信息化建設(shè)。2.業(yè)務(wù)部門：指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、初步整理，按要求向檔案管理部門移交檔案；配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定等工作，確保業(yè)務(wù)材料的完整性。3.檔案工作人員：需具備檔案專業(yè)知識或相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，履行檔案收集、整理、保管、利用等具體職責(zé)，對檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案收集與歸檔流程（一）歸檔范圍機(jī)關(guān)檔案涵蓋文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案等類型，具體包括：文書檔案：收文、發(fā)文、會議記錄、請示報告、工作計劃、總結(jié)、合同協(xié)議等公務(wù)活動文件；科技檔案：基建工程圖紙、設(shè)備說明書、科研項目報告等技術(shù)文件；人事檔案：干部任免、考核、獎懲、學(xué)歷職稱、工資待遇等個人材料；會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)文件；聲像檔案：照片、錄音、錄像、電子文件等多媒體材料。（二）歸檔時間定期歸檔：年度文書檔案、會計檔案等，于次年第一季度完成歸檔；專項歸檔：基建項目、科研課題等專項工作檔案，在項目驗收或結(jié)題后2個月內(nèi)歸檔；即時歸檔：重大活動、突發(fā)事件產(chǎn)生的檔案，活動結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.材料完整性：歸檔文件需齊全完整，正文、附件、簽報、審批單等相關(guān)材料一并歸檔；2.格式規(guī)范性：紙質(zhì)檔案需使用中性筆書寫，字跡清晰，無涂改；電子檔案需采用通用格式（如PDF、JPG、MP4），確?？砷L期讀??；3.載體安全性：紙質(zhì)檔案需去除金屬物（如訂書釘），采用無酸紙裝訂；電子檔案需進(jìn)行病毒查殺，存儲于專用介質(zhì)（如光盤、移動硬盤）。四、檔案整理與編目規(guī)范（一）分類與組卷檔案采用“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”分類法，按以下步驟組卷：1.按年度區(qū)分文件形成時間；2.按機(jī)構(gòu)（或業(yè)務(wù)類型）區(qū)分文件來源；3.按保管期限（永久、30年、10年）劃分案卷；4.同類文件按時間或重要程度排序，組成案卷，編制案卷號。（二）編目與著錄1.案卷目錄：記錄案卷號、題名、起止日期、卷內(nèi)文件數(shù)、保管期限等信息；2.卷內(nèi)文件目錄：逐件登記文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)，確?！凹迸c“目”一一對應(yīng)；3.備考表：說明案卷形成背景、修改情況、缺損原因等，由立卷人、檢查人簽字確認(rèn)。（三）電子檔案整理電子檔案需同步整理元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、修改時間、權(quán)限信息），與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)標(biāo)識；采用“異地+離線”雙備份機(jī)制，存儲于專用服務(wù)器或存儲介質(zhì)，定期檢測數(shù)據(jù)完整性。五、檔案保管與保護(hù)措施（一）保管條件檔案庫房需滿足“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防磁、防高溫）：溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%；配備消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度記錄儀，定期檢查維護(hù)；檔案柜架需遠(yuǎn)離水源、電源，采用防磁材料，避免陽光直射。（二）保管期限與鑒定檔案保管期限分為永久、30年、10年，具體劃分按《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》執(zhí)行。每10年開展一次檔案鑒定，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門組成鑒定小組，對到期檔案的存毀價值進(jìn)行評估，形成鑒定報告。（三）檔案修復(fù)與備份破損檔案采用“修裱法”“托裱法”修復(fù)，褪色檔案采用數(shù)字化掃描留存；電子檔案每半年進(jìn)行一次完整性、可用性檢測，每年開展一次異地備份（如上傳至云端或異地理庫房）。六、檔案利用與開發(fā)服務(wù)（一）利用方式1.查閱服務(wù)：內(nèi)部人員憑工作證、外部人員憑單位介紹信，在檔案閱覽室查閱檔案；2.借閱服務(wù)：因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限不超過15天；（二）檔案開發(fā)檔案管理部門定期編研檔案成果，如《年度大事記》《專題檔案匯編》《歷史案例集》，為單位決策、文化建設(shè)提供支撐；針對社會需求，依法依規(guī)開放民生類、歷史類檔案，服務(wù)公眾查詢。七、檔案鑒定與銷毀流程（一）鑒定程序1.檔案管理部門提出鑒定計劃，組建由業(yè)務(wù)骨干、法律人員、檔案專家組成的鑒定小組；2.逐卷（件）審核檔案內(nèi)容，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類，形成《檔案鑒定意見書》；3.鑒定結(jié)果報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要檔案需提交黨組（黨委）審議。（二）銷毀流程1.對擬銷毀檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案編號、題名、數(shù)量、銷毀原因；2.銷毀時由2名以上監(jiān)銷人現(xiàn)場監(jiān)督，采用粉碎、焚燒等不可逆方式處理；3.監(jiān)銷人在《檔案銷毀清冊》簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。八、監(jiān)督與保障機(jī)制（一）制度保障建立檔案管理“雙隨機(jī)一公開”檢查機(jī)制，每半年開展一次內(nèi)部檢查，每年接受上級主管部門專項檢查；將檔案管理納入單位績效考核，對違規(guī)行為（如檔案丟失、泄密）嚴(yán)肅追責(zé)。（二）人員保障定期組織檔案人員參加專業(yè)培訓(xùn)（如檔案數(shù)字化、電子檔案管理），鼓勵考取檔案專業(yè)職稱；建立“老帶新”傳幫帶機(jī)制，提升檔案隊伍業(yè)務(wù)能力。（三）技術(shù)保障搭建“智慧檔案管理系統(tǒng)”