為保障檔案中姓名信息的準確性、一致性，維護檔案的權威效力與使用價值，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人事檔案管理辦法》《學籍檔案管理規(guī)范》等相關規(guī)定，結(jié)合檔案管理工作實際，現(xiàn)就檔案姓名信息核對工作制定本說明。一、核對范圍本說明適用于人事檔案（含干部、職工、聘用人員檔案）、學籍檔案（含學歷教育、職業(yè)培訓檔案）、業(yè)務檔案（含項目管理、客戶服務等業(yè)務關聯(lián)檔案）及其他需規(guī)范姓名信息的檔案類型。核對對象為檔案內(nèi)記載的自然人姓名信息（含曾用名、筆名、藝名等關聯(lián)姓名形式）。二、核對依據(jù)1.法律規(guī)范：《中華人民共和國檔案法》要求檔案內(nèi)容真實、準確，為姓名信息核對提供法律基礎；2.管理規(guī)定：人事、學籍、業(yè)務等領域的檔案管理辦法（如《干部人事檔案工作條例》），明確檔案信息的規(guī)范性要求；3.權威數(shù)據(jù)源：以戶籍管理部門出具的戶籍證明、公安機關登記的身份信息、組織人事部門備案的干部信息表、學校教務處存檔的學籍登記表等作為姓名信息的權威參照標準。三、核對內(nèi)容與方法（一）核對內(nèi)容1.核心姓名信息：檔案內(nèi)各類材料（如《干部履歷表》《學籍登記表》《勞動合同》《職稱評審表》等）記載的姓名全稱（含姓、名及中間名）、姓名用字（繁簡轉(zhuǎn)換、異體字規(guī)范）的一致性；2.關聯(lián)姓名信息：曾用名、筆名、藝名、外文譯名等輔助姓名形式與核心姓名的對應關系，需確認其使用場景、生效時間的合理性；3.身份標識關聯(lián)：姓名信息與身份證號、學號、工號等身份標識的綁定關系（注：核對時僅核驗姓名與標識的對應邏輯，不記錄具體證件號碼）。（二）核對方法1.初審篩查：檔案管理人員逐卷、逐件翻閱檔案材料，標記姓名信息的首次出現(xiàn)位置與后續(xù)使用頻次，梳理可能存在的差異點（如姓名用字不同、曾用名未標注等）；2.權威比對：將檔案姓名信息與權威數(shù)據(jù)源（如戶籍證明、人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫）進行交叉驗證，記錄比對結(jié)果（一致/不一致/需補充說明）；3.雙人復核：由兩名具備檔案管理資質(zhì)的人員對初審結(jié)果進行復核，重點核查差異點的合理性（如因戶籍變更、筆誤導致的姓名調(diào)整需附證明材料）；4.差異標注：對核對中發(fā)現(xiàn)的姓名信息不一致情況，在《檔案姓名信息核對記錄表》中詳細記錄（含材料名稱、頁碼、原姓名、核對后姓名、差異原因），并附相關證明材料（如戶籍變更證明、單位出具的姓名更正說明）。四、注意事項1.檔案保護：核對過程中需佩戴手套，輕取輕放檔案原件，嚴禁折疊、涂改或損壞檔案材料；2.符號規(guī)范：使用檔案行業(yè)通用的核對符號（如“○”標注一致、“？”標注存疑、“△”標注需補充材料），標注位置應在材料空白處或附頁，避免遮擋原始信息；3.差異處理：對無法當場確認的姓名差異，需聯(lián)系檔案形成部門（如原單位人事科、畢業(yè)院校教務處）補充證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核后歸檔；4.隱私保護：核對過程中涉及的個人信息（如曾用名、身份標識）需嚴格保密，禁止非工作需要的信息傳播。五、責任劃分1.檔案形成部門：對檔案材料中姓名信息的初始準確性負責，需確保材料填報時姓名與權威信息一致，若因填報失誤導致差異，應及時出具更正說明；2.檔案管理部門：對核對工作的規(guī)范性、完整性負責，需建立核對臺賬，留存證明材料，定期向主管部門匯報核對進展；3.檔案使用部門：在調(diào)取、使用檔案時，若發(fā)現(xiàn)姓名信息異常，需及時反饋檔案管理部門，