工程項(xiàng)目催款函規(guī)范模板在工程項(xiàng)目全周期管理中，款項(xiàng)的及時(shí)回籠直接關(guān)系到資金鏈穩(wěn)定與項(xiàng)目推進(jìn)效率。催款函作為正式的債權(quán)主張文書，既需體現(xiàn)專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆蓪傩?，又要兼顧合作關(guān)系的維護(hù)。一份規(guī)范的催款函，應(yīng)清晰傳遞欠款事實(shí)、訴求與法律后果，同時(shí)為協(xié)商溝通預(yù)留空間。以下從核心要素、模板示例及使用注意事項(xiàng)三方面展開說明。一、催款函核心要素解析（一）標(biāo)題：明確主題與指向性標(biāo)題需直觀體現(xiàn)文書性質(zhì)與關(guān)聯(lián)項(xiàng)目，例如“關(guān)于[XX工程項(xiàng)目]款項(xiàng)支付的催款函”。清晰的標(biāo)題可讓收函方快速識(shí)別文書目的，避免與其他函件混淆。（二）稱謂：精準(zhǔn)定位責(zé)任主體根據(jù)合同約定的付款主體，準(zhǔn)確填寫對(duì)方單位全稱（如“XX建設(shè)工程有限公司”）或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人姓名（需核實(shí)職務(wù)與權(quán)限）。若涉及多方主體（如總包、分包、業(yè)主方），需明確主送對(duì)象，避免責(zé)任推諉。（三）正文：邏輯清晰，訴求明確正文是催款函的核心，需圍繞“事實(shí)—訴求—后果—溝通”四層邏輯展開：1.欠款背景陳述簡明回顧項(xiàng)目合作基礎(chǔ)：“貴我雙方于[XX年XX月]簽訂《XX工程項(xiàng)目施工合同》（合同編號(hào)：XXX），約定由我方負(fù)責(zé)[工程內(nèi)容，如“主體結(jié)構(gòu)施工”]，工程已于[XX年XX月]完成[節(jié)點(diǎn)/竣工驗(yàn)收]，結(jié)算金額經(jīng)雙方確認(rèn)（或?qū)徲?jì)核定）為人民幣[XX元]。”此部分需錨定合同依據(jù)、履約事實(shí)，為欠款主張奠定基礎(chǔ)。2.欠款金額明細(xì)分項(xiàng)列明欠款構(gòu)成，例如：合同約定進(jìn)度款/結(jié)算款：人民幣[XX元]逾期利息（按合同約定利率/同期LPR計(jì)算，自[起算日]至[主張日]）：人民幣[XX元]違約金（若合同約定）：人民幣[XX元]合計(jì)欠款金額：人民幣[XX元]金額需精確，若存在爭議項(xiàng)（如質(zhì)保金、變更簽證），可單獨(dú)說明“爭議部分另行協(xié)商，本次催款暫按無爭議金額主張”，避免因細(xì)節(jié)爭議影響核心訴求。3.催款要求與期限明確支付金額、方式與截止時(shí)間，例如：“請(qǐng)貴方于[XX年XX月XX日]前，將上述欠款[XX元]以[轉(zhuǎn)賬/支票]方式支付至以下賬戶：戶名：XXX開戶行：XXX賬號(hào)：XXX（若需分期支付，需明確各期金額與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如“首期支付[XX元]于XX日前到賬，剩余款項(xiàng)于XX日前結(jié)清”）”4.逾期后果提示以合規(guī)措辭提示法律風(fēng)險(xiǎn)，避免威脅性表述，例如：“若逾期未支付，我方將依據(jù)合同約定（或《民法典》相關(guān)規(guī)定），保留采取進(jìn)一步措施的權(quán)利，包括但不限于暫停后續(xù)服務(wù)、委托律師發(fā)函、申請(qǐng)仲裁/訴訟等，由此產(chǎn)生的訴訟費(fèi)、律師費(fèi)等費(fèi)用將由貴方承擔(dān)。”此部分需援引合同條款或法律依據(jù)，增強(qiáng)威懾力的同時(shí)保持專業(yè)性。5.溝通意愿表達(dá)體現(xiàn)協(xié)商解決的態(tài)度，緩解對(duì)立情緒，例如：“如貴方存在付款困難或需協(xié)商支付方案，可于[XX日內(nèi)]與我方聯(lián)系人[姓名]（電話：XXX）溝通，我方將根據(jù)實(shí)際情況酌情調(diào)整方案，共同維護(hù)項(xiàng)目合作關(guān)系?！保ㄋ模┙Y(jié)尾：規(guī)范落款與時(shí)效落款需加蓋公司公章（或項(xiàng)目章，需確保印章效力），注明發(fā)函日期（精確到日）。若需強(qiáng)調(diào)時(shí)效，可在結(jié)尾補(bǔ)充：“本函件自發(fā)出之日起[XX日]內(nèi)有效，逾期將視為貴方無協(xié)商意愿?！保ㄎ澹└郊簭?qiáng)化事實(shí)支撐隨函附上關(guān)鍵證據(jù)復(fù)印件（需標(biāo)注“復(fù)印件與原件一致”），例如：施工合同/補(bǔ)充協(xié)議工程結(jié)算單/驗(yàn)收?qǐng)?bào)告往期付款憑證（若需對(duì)賬）變更簽證單（若涉及增項(xiàng)欠款）二、規(guī)范模板示例催款函致：XX建設(shè)工程有限公司貴我雙方于20XX年X月簽訂《XX產(chǎn)業(yè)園一期主體工程施工合同》（合同編號(hào)：GC-20XX-001），約定由我方（XX建筑工程有限公司）承建該項(xiàng)目主體結(jié)構(gòu)施工工程。工程于20XX年X月通過竣工驗(yàn)收，雙方于20XX年X月完成結(jié)算，確認(rèn)工程總造價(jià)為人民幣壹仟貳佰元整（￥1,200.00）。截至本函發(fā)出日，貴方已支付工程款人民幣玖佰元整（￥900.00），尚欠工程款人民幣叁佰元整（￥300.00），其中包含合同約定的竣工結(jié)算尾款人民幣貳佰捌拾元整（￥280.00）及逾期利息人民幣貳拾元整（按合同約定日利率萬分之三，自20XX年X月X日計(jì)算至20XX年X月X日）?，F(xiàn)鄭重函告：請(qǐng)貴方于20XX年X月X日前，將上述欠款人民幣叁佰元整（￥300.00）支付至以下賬戶：戶名：XX建筑工程有限公司開戶行：中國XX銀行XX支行賬號(hào)：XXXXXXXXXXXXXXX若逾期未支付，我方將依據(jù)合同約定及《中華人民共和國民法典》相關(guān)規(guī)定，采取包括但不限于委托律師發(fā)函、申請(qǐng)仲裁等措施主張權(quán)利，由此產(chǎn)生的全部費(fèi)用（含律師費(fèi)、訴訟費(fèi)等）將由貴方承擔(dān)。如貴方存在付款困難或需協(xié)商分期方案，可于本函發(fā)出之日起5個(gè)工作日內(nèi)與我方項(xiàng)目經(jīng)理張XX（電話：XXX）聯(lián)系，我方將結(jié)合實(shí)際情況予以協(xié)調(diào)。特此函告。附件：1.《XX產(chǎn)業(yè)園一期主體工程施工合同》復(fù)印件2.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告復(fù)印件3.工程結(jié)算確認(rèn)單復(fù)印件4.往期付款憑證復(fù)印件XX建筑工程有限公司（公章）20XX年X月X日三、使用注意事項(xiàng)（一）事實(shí)依據(jù)需充分，證據(jù)鏈完整發(fā)函前需核對(duì)合同條款（付款節(jié)點(diǎn)、違約責(zé)任）、履約證據(jù)（驗(yàn)收單、結(jié)算單）、付款記錄，確保欠款金額與事實(shí)無爭議。若存在爭議，可在函中區(qū)分“無爭議部分”與“爭議部分”，避免因證據(jù)瑕疵導(dǎo)致催款無效。（二）語氣措辭需專業(yè)克制，避免激化矛盾催款函是“主張權(quán)利”而非“宣泄情緒”，需避免使用“惡意拖欠”“拒不支付”等攻擊性詞匯，轉(zhuǎn)而用“逾期未支付”“請(qǐng)予以重視”等中性表述，為后續(xù)協(xié)商留有余地。（三）送達(dá)方式需合法留痕，確保效力優(yōu)先選擇EMS（郵政特快專遞）或掛號(hào)信郵寄，在快遞單“內(nèi)件品名”欄注明“催款函（關(guān)于XX項(xiàng)目款項(xiàng)）”，并留存郵寄憑證、簽收記錄。若對(duì)方拒收，可通過公證送達(dá)、郵件/短信（需確認(rèn)對(duì)方接收權(quán)限）等方式補(bǔ)充送達(dá)，確保催款行為可追溯。（四）后續(xù)跟進(jìn)需及時(shí)，動(dòng)態(tài)調(diào)整策略發(fā)函后需跟蹤對(duì)方反饋：若對(duì)方提出異議，需核查證據(jù)并書面回復(fù)；若對(duì)方承諾付款但未履約，需再次發(fā)函并縮短期限；若對(duì)方無回應(yīng)，需評(píng)估采取