股東會議決議通知函標準格式及范例股東會議決議通知函是公司向股東傳遞股東會召開信息、告知決議內容的法定文書，其格式規(guī)范性與內容準確性直接影響股東權利行使及公司決策效力。結合《中華人民共和國公司法》及實務操作經驗，本文梳理標準格式要素并提供參考范例，供企業(yè)實務操作參考。一、股東會議決議通知函標準格式要素解析（一）標題規(guī)范標題需清晰體現(xiàn)公司全稱、會議類型（如“臨時”或“年度”股東會）及文件性質，避免縮寫或模糊表述。例如：XX有限公司[202X]年第X次（臨時/年度）股東會議決議通知函（注：明確會議類型可幫助股東快速識別會議性質，避免與日常通知混淆。）（二）文號設置為便于文件管理與追溯，建議設置統(tǒng)一文號，格式可參考：XX股決函〔202X〕X號（“XX”為公司簡稱，“202X”為年份，“X”為序號，依公司發(fā)文規(guī)則調整。文號需與公司其他文件編號規(guī)則一致，確保管理規(guī)范。）（三）抬頭與主送對象主送對象為公司全體股東（或特定股東，依會議召集范圍確定），需注明股東姓名/名稱及通訊地址，示例：致：XXX（股東姓名/名稱）通訊地址：XXX（注：地址需與股東登記或預留的通訊方式一致，避免通知無法送達。）（四）正文核心內容正文需涵蓋會議背景、決議事項等關鍵信息，表述需嚴謹、無歧義。1.會議基本信息需明確以下核心要點，確保股東對會議背景有完整認知：會議召集：說明會議召集主體（如董事會、執(zhí)行董事或監(jiān)事會），并引用《公司法》或章程條款增強合法性，例如“根據(jù)《XX公司章程》第X條規(guī)定，本次會議由公司董事會召集”。會議時間：標注具體日期及時段，避免歧義，如“202X年X月X日上午9:00”；若為線上會議，需補充平臺及接入方式（如“騰訊會議ID：1234”）。會議地點：線下會議明確詳細地址（如“公司會議室（XX市XX區(qū)XX路XX號）”），線上會議說明平臺及ID，確保股東可順利參會。出席情況：簡述應到、實到股東數(shù)量及表決權占比，例如“本次會議應到股東X名，實到X名，代表公司X%表決權”，直觀體現(xiàn)會議出席有效性。2.決議事項說明以分條列項方式呈現(xiàn)決議內容，需包含表決結果（同意、反對、棄權票數(shù)/比例）及決議具體內容。示例：>1.關于審議《XX有限公司202X年度財務決算報告》的決議：>同意股東X名，代表表決權X%；反對X名，代表表決權X%；棄權X名，代表表決權X%。>決議內容：同意該報告，年度凈利潤按公司章程規(guī)定分配。>（注：決議內容需明確、可執(zhí)行，避免“原則同意”等模糊表述，若涉及金額，需標注具體數(shù)值或區(qū)間。）3.生效說明明確決議生效條件或時間，示例：“本決議自全體股東簽字（或符合公司章程規(guī)定的表決通過條件）之日起生效?！保ㄗⅲ喝艄菊鲁虒ιl件有特殊約定，需嚴格遵循，例如“經代表三分之二以上表決權的股東通過后生效”。）4.其他說明（可選）如需股東反饋意見、提交材料或確認收到通知，可補充：（五）結尾與簽署簽署主體：由會議召集人（如董事長、執(zhí)行董事或董事會授權代表）簽字，并加蓋公司公章，確保文件效力。日期：標注通知發(fā)出日期，示例：202X年X月X日（六）附件（可選）可附會議回執(zhí)（供股東確認收到通知）、會議議案材料（如財務報告、議案文本）等，示例：附件：1.股東會議回執(zhí)2.XX有限公司202X年度財務決算報告二、股東會議決議通知函參考范例XX科技有限公司[2023]年第一次臨時股東會議決議通知函XX股決函〔2023〕1號致：張三、李四（股東姓名）通訊地址：XX市XX區(qū)XX大廈XX室（張三）；XX市XX路XX號（李四）一、會議基本信息1.召集依據(jù)：根據(jù)《XX科技有限公司章程》第三十條規(guī)定，由公司董事會召集。2.會議時間：2023年10月15日上午10:003.會議地點：公司會議室（XX市XX區(qū)XX街XX號）4.出席要求：股東本人（或委托代理人）持有效身份證明出席，代理人需提交授權委托書。二、決議事項及表決說明本次會議審議以下事項，現(xiàn)將表決結果及決議內容通知如下：1.關于調整公司經營范圍的決議表決結果：同意股東2名，代表表決權100%；反對0名；棄權0名。決議內容：同意將公司經營范圍由“XX技術開發(fā)、技術服務”變更為“XX技術開發(fā)、技術服務；XX產品銷售（依法須經批準的項目，經相關部門批準后方可開展經營活動）”。2.關于修訂公司章程的決議表決結果：同意股東2名，代表表決權100%；反對0名；棄權0名。決議內容：同意對公司章程第三章“經營范圍”條款作相應修訂（具體修訂內容見附件2）。三、生效說明本決議自全體股東簽字確認（或符合公司章程規(guī)定的表決通過條件）之日起生效。四、其他事項附件：1.股東會議回執(zhí)2.公司章程修訂草案簽署：董事長（簽字）：王五XX科技有限公司（公章）2023年10月8日三、實務操作注意事項（一）內容準確性要求1.決議事項需符合《公司法》及公司章程規(guī)定，不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定。例如，公司為股東提供擔保的決議，需嚴格遵循“回避表決”規(guī)則。2.表決結果表述需與實際投票情況一致，避免模糊表述（如“多數(shù)通過”應明確票數(shù)/比例）。決議內容需明確、可執(zhí)行，避免“原則同意”等歧義表述。（二）送達與回執(zhí)管理1.送達方式優(yōu)先選擇書面郵寄（掛號信、EMS）并留存憑證，或通過股東確認的電子地址送達（需提前約定送達效力）。2.要求股東反饋回執(zhí)，注明“收到通知無異議”或“對決議事項有異議，異議內容為：XXX”，便于公司留存溝通記錄，避免后續(xù)糾紛。（三）存檔與追溯1.通知函原件需與會議記錄、表決票等材料一并存檔，保存期限不少于10年（依《會計檔案管理辦法》或公司章程要求）。2.電子檔需備份至公司指定服務器，確保可追溯、防篡改，建議采用PDF格式并加蓋電子公章。（四）時效性把控1.年度股東會通知需提前20日（或公司章程約定天數(shù)）發(fā)出，臨時股東會需提前15日（或依章程）。2.通知發(fā)出時間需預留股東準備材料、委托代理人的合理周期，避