辦公設(shè)備采購及維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與適用對(duì)象二、采購管理操作流程（一）需求提報(bào)與初審需求發(fā)起：各部門因工作需要新增或替換辦公設(shè)備時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人組織填寫《辦公設(shè)備采購需求申請(qǐng)表》（詳見模板表格1），明確設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望到貨時(shí)間及必要的技術(shù)參數(shù)（如電腦配置、打印機(jī)打印速度等），并附部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。技術(shù)初審：IT部門收到需求表后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)部門實(shí)際工作需求及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如設(shè)備兼容性、系統(tǒng)支持等）對(duì)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行審核，保證設(shè)備配置合理，避免資源浪費(fèi)。審核通過后簽字反饋；不通過時(shí)需注明原因并退回需求部門調(diào)整。匯總審批：行政部門匯總各部門需求表，按月度/季度制定《辦公設(shè)備采購計(jì)劃》（詳見模板表格2），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購計(jì)劃需注明采購優(yōu)先級(jí)（如新增設(shè)備優(yōu)先于替換設(shè)備，關(guān)鍵部門優(yōu)先于非關(guān)鍵部門）。（二）預(yù)算編制與審批預(yù)算申報(bào)：行政部門根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研結(jié)果，編制年度辦公設(shè)備采購預(yù)算，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。預(yù)算需列明設(shè)備名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)-設(shè)備購置”）。審批執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算的合理性（是否符合公司財(cái)務(wù)制度、是否在年度預(yù)算額度內(nèi)）進(jìn)行審核，報(bào)總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，納入年度預(yù)算管理；未通過時(shí)需說明原因并調(diào)整預(yù)算。（三）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商篩選：行政部門通過公開招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)（至少3家合格供應(yīng)商）或單一來源采購（如專用設(shè)備需特定品牌）等方式選擇供應(yīng)商。需對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證、售后服務(wù)承諾）進(jìn)行審核，優(yōu)先選擇有良好合作記錄的供應(yīng)商。價(jià)格談判：與候選供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，保證設(shè)備報(bào)價(jià)符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，明確付款方式（如預(yù)付款比例到貨款、質(zhì)保金比例）、交貨時(shí)間、運(yùn)輸方式及質(zhì)保期限（通常不低于1年）。合同簽訂：談判達(dá)成一致后，由行政部門擬定《辦公設(shè)備采購合同》（詳見模板表格3），明確雙方權(quán)利義務(wù)、設(shè)備規(guī)格、售后服務(wù)條款、違約責(zé)任等，經(jīng)法務(wù)部門審核（如需）、總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章后生效，供應(yīng)商需同步蓋章回執(zhí)。（四）驗(yàn)收與入庫到貨核驗(yàn)：設(shè)備到貨后，行政部門組織需求部門、IT部門共同到場(chǎng)驗(yàn)收，對(duì)照采購合同及需求表核對(duì)設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、外觀完好性及配件（如電源線、耗材）是否齊全。功能測(cè)試：IT部門對(duì)設(shè)備進(jìn)行通電測(cè)試，檢查功能參數(shù)（如電腦開機(jī)速度、打印機(jī)打印質(zhì)量）是否符合技術(shù)要求，并出具《設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（詳見模板表格4）。入庫登記：驗(yàn)收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備臺(tái)賬》（詳見模板表格5），登記設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、規(guī)格、采購日期、使用部門、責(zé)任人、資產(chǎn)狀態(tài)（在用/閑置）等信息，同時(shí)將設(shè)備信息錄入公司資產(chǎn)管理系統(tǒng)，保證賬實(shí)相符。三、維護(hù)管理操作流程（一）日常維護(hù)與巡檢責(zé)任分工：辦公設(shè)備日常維護(hù)由使用部門負(fù)責(zé)，IT部門提供技術(shù)支持。使用人需規(guī)范操作設(shè)備（如定期清理打印機(jī)灰塵、正確開關(guān)電腦），發(fā)覺異常及時(shí)報(bào)修。定期巡檢：IT部門每月組織1次辦公設(shè)備巡檢，重點(diǎn)檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（如電腦系統(tǒng)穩(wěn)定性、打印機(jī)墨盒余量）、安全隱患（如電源線路老化），填寫《設(shè)備巡檢記錄表》（詳見模板表格6），對(duì)發(fā)覺的問題提出整改建議并跟蹤落實(shí)。（二）故障報(bào)修與處理故障申報(bào)：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人通過OA系統(tǒng)或書面形式填寫《設(shè)備故障報(bào)修單》（詳見模板表格7），注明設(shè)備編號(hào)、故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間及影響工作程度，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核后提交IT部門。維修響應(yīng)：IT部門收到報(bào)修單后，根據(jù)故障等級(jí)（一般故障：如軟件問題；重大故障：如硬件損壞）在4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)完成一般故障維修，重大故障需與供應(yīng)商聯(lián)系并明確維修時(shí)限，同時(shí)向使用部門反饋進(jìn)度。維修驗(yàn)收：故障修復(fù)后，IT部門與使用人共同測(cè)試設(shè)備功能，確認(rèn)恢復(fù)正常后，在《設(shè)備故障報(bào)修單》上簽字確認(rèn)，更新《設(shè)備維護(hù)記錄表》（詳見模板表格8）。（三）定期保養(yǎng)與預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃：IT部門每季度制定《設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃》（詳見模板表格9），針對(duì)不同設(shè)備類型（如電腦、打印機(jī)）制定保養(yǎng)內(nèi)容（如清潔內(nèi)部粉塵、檢查硬件接口、升級(jí)系統(tǒng)補(bǔ)?。鞅ＷC養(yǎng)時(shí)間及責(zé)任人。保養(yǎng)執(zhí)行：保養(yǎng)完成后，IT人員填寫《設(shè)備保養(yǎng)記錄表》（詳見模板表格10），記錄保養(yǎng)項(xiàng)目、更換部件、設(shè)備狀態(tài)等信息，并由使用部門簽字確認(rèn)。（四）報(bào)廢與處置報(bào)廢申請(qǐng)：設(shè)備達(dá)到使用年限（如電腦5年、打印機(jī)6年）、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時(shí)，由使用部門填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》（詳見模板表格11），注明設(shè)備編號(hào)、名稱、報(bào)廢原因、數(shù)量及殘值評(píng)估，報(bào)行政部門審核。鑒定與審批：行政部門組織IT部門、財(cái)務(wù)部門對(duì)設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否滿足報(bào)廢條件，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人審批。處置與核銷：審批通過后，行政部門按公司資產(chǎn)處置辦法（如公開拍賣、回收商變賣）處理報(bào)廢設(shè)備，保證殘值回收合規(guī)。處置完成后，更新《辦公設(shè)備臺(tái)賬》，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中做報(bào)廢標(biāo)記，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)核銷。四、相關(guān)模板表格表格1：辦公設(shè)備采購需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人聯(lián)系方式設(shè)備名稱□電腦□打印機(jī)□投影儀□其他：________數(shù)量型號(hào)規(guī)格（如：聯(lián)想ThinkPad14寸i5/8G/512G）預(yù)算金額用途說明（如：用于日常辦公文件處理）期望到貨時(shí)間年月日技術(shù)參數(shù)（如：CPU:i5-11400H；內(nèi)存:8GB；硬盤:512GBSSD）部門負(fù)責(zé)人簽字IT部門審核意見（簽字：________日期：________）表格2：辦公設(shè)備采購計(jì)劃編制部門行政部門編制日期年月日序號(hào)設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量12審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：________日期：________總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人：________日期：________表格3：辦公設(shè)備采購合同（節(jié)選）甲方（采購方）公司/單位名稱：________地址：________乙方（供應(yīng)商）公司名稱：________地址：________設(shè)備信息名稱：________型號(hào)規(guī)格：________數(shù)量：________單價(jià)：________總價(jià)：________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)參數(shù)要求，質(zhì)保期______年交貨時(shí)間年月日前交貨至甲方指定地點(diǎn)付款方式簽訂合同后支付預(yù)付款30%，到貨驗(yàn)收合格后支付70%售后服務(wù)7×24小時(shí)響應(yīng)，48小時(shí)內(nèi)上門維修；質(zhì)保期內(nèi)免費(fèi)更換故障部件違約責(zé)任乙方逾期交貨，每日按合同總額0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每日按應(yīng)付金額0.5%支付違約金簽字蓋章甲方（蓋章）：________乙方（蓋章）：________日期：________表格4：設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量供應(yīng)商驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收人員驗(yàn)收項(xiàng)目□數(shù)量核對(duì)□外觀完好□配件齊全□功能測(cè)試（如打印/顯示正常）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：________）使用部門意見負(fù)責(zé)人簽字：________日期：________IT部門意見負(fù)責(zé)人簽字：________日期：________表格5：辦公設(shè)備臺(tái)賬設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格采購日期使用部門責(zé)任人資產(chǎn)狀態(tài)備注□在用□閑置表格6：設(shè)備巡檢記錄表巡檢日期|巡檢人員|巡檢部門|設(shè)備編號(hào)|設(shè)備名稱|巡檢內(nèi)容（如清潔、線路檢查）|問題記錄|整改建議|整改責(zé)任人|整改期限||———-|———-|———-|———-|———-|——————————|———-|———-|————|———-|||||||||||表格7：設(shè)備故障報(bào)修單報(bào)修部門報(bào)修日期年月日設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱故障現(xiàn)象（如：無法開機(jī)、打印模糊）發(fā)生時(shí)間年月日時(shí)影響程度□輕微（不影響工作）□一般（部分工作受阻）□嚴(yán)重（工作無法開展）報(bào)修人聯(lián)系方式IT部門處理意見處理結(jié)果□已修復(fù)□需送修□無法修復(fù)維修人員完成時(shí)間年月日表格8：設(shè)備維護(hù)記錄表設(shè)備編號(hào)|設(shè)備名稱|維護(hù)日期|維護(hù)類型（□日?！醣ｐB(yǎng)□維修）|維護(hù)內(nèi)容|維護(hù)人員|使用部門確認(rèn)||———-|———-|———-|——————————|———-|———-|————–|||||||||表格9：設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃保養(yǎng)季度保養(yǎng)部門保養(yǎng)設(shè)備類型保養(yǎng)項(xiàng)目（如清潔風(fēng)扇、檢查內(nèi)存）保養(yǎng)時(shí)間責(zé)任人第一季度IT部門電腦清理內(nèi)部粉塵、檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)月日*工第二季度IT部門打印機(jī)清理硒鼓、檢查打印頭月日*工表格10：設(shè)備保養(yǎng)記錄表設(shè)備編號(hào)|設(shè)備名稱|保養(yǎng)日期|保養(yǎng)項(xiàng)目|更換部件（如有）|保養(yǎng)后狀態(tài)|保養(yǎng)人員|使用人簽字||———-|———-|———-|———-|——————|————|———-|————||||||||||表格11：辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱報(bào)廢數(shù)量報(bào)廢原因□達(dá)到使用年限□損壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰購置日期原值（元）殘值評(píng)估（元）審批意見行政部門：________IT部門：________財(cái)務(wù)部門：________分管領(lǐng)導(dǎo)：________總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人：________五、管理要求與注意事項(xiàng)合規(guī)性管理：所有采購及維護(hù)活動(dòng)需嚴(yán)格遵守公司《資產(chǎn)管理辦法》《財(cái)務(wù)管理制度》及國家相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁超預(yù)算采購、違規(guī)報(bào)廢，保證流程透明、記錄完整。責(zé)任到人：辦公設(shè)備實(shí)行“誰使用、誰負(fù)責(zé)”原則，使用人需妥善保管設(shè)備，避免人為損壞；部門負(fù)責(zé)人需監(jiān)督設(shè)備規(guī)范使用，IT部門需定期維護(hù)，行政部門需統(tǒng)籌管理，保證各環(huán)節(jié)職責(zé)清晰。成本控制：采購時(shí)需進(jìn)行充分市場(chǎng)調(diào)研，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的設(shè)備；維護(hù)時(shí)優(yōu)先修復(fù)而非更