企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)審批流程管理手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)費(fèi)用管理，明確費(fèi)用申請(qǐng)與審批的權(quán)責(zé)邊界，保證費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性與透明度，提高資金使用效率，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司全體員工的日常費(fèi)用申請(qǐng)審批流程，涵蓋各類常規(guī)費(fèi)用的發(fā)起、審核、批準(zhǔn)及報(bào)銷全環(huán)節(jié)，旨在為員工提供清晰的指引，為管理者提供規(guī)范的審批依據(jù)。一、適用范圍與常見情形本手冊(cè)適用于公司各部門在運(yùn)營(yíng)過程中發(fā)生的各類費(fèi)用申請(qǐng)審批，包括但不限于以下情形：日常辦公費(fèi)用：如辦公用品采購(gòu)、打印復(fù)印費(fèi)、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)等；差旅費(fèi)用：如員工因公出差的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助等；業(yè)務(wù)相關(guān)費(fèi)用：如客戶招待費(fèi)、市場(chǎng)推廣費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等；其他經(jīng)公司認(rèn)定的合理費(fèi)用：如固定資產(chǎn)維修費(fèi)、小額采購(gòu)費(fèi)等。二、全流程操作指引費(fèi)用申請(qǐng)審批流程分為“申請(qǐng)發(fā)起→部門初審→分級(jí)審批→財(cái)務(wù)復(fù)核→結(jié)果反饋→費(fèi)用報(bào)銷”六個(gè)環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)操作要點(diǎn)（一）申請(qǐng)發(fā)起：規(guī)范填寫，信息完整操作人：費(fèi)用申請(qǐng)人（實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的人員或部門經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：填寫申請(qǐng)單：通過公司OA系統(tǒng)或指定模板填寫《企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)單》，保證以下信息準(zhǔn)確無(wú)誤：基本信息：申請(qǐng)人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、費(fèi)用所屬期間；費(fèi)用明細(xì)：費(fèi)用類型（如“辦公費(fèi)-辦公用品”）、用途說明（需具體，如“采購(gòu)部門A4紙10包、簽字筆20支”）、預(yù)算金額（需與部門年度預(yù)算匹配）、實(shí)際預(yù)估金額；附件清單：需的證明材料（如報(bào)價(jià)單、會(huì)議通知、出差審批單等），保證附件與費(fèi)用明細(xì)一一對(duì)應(yīng)。提交申請(qǐng)：填寫完成后，在OA系統(tǒng)中提交申請(qǐng)至“部門負(fù)責(zé)人”審批節(jié)點(diǎn)，同時(shí)將紙質(zhì)申請(qǐng)單（如有要求）交至部門辦公室備查。關(guān)鍵點(diǎn)：用途說明需清晰可追溯，避免模糊表述（如“辦公費(fèi)用”需細(xì)化至具體物品）；預(yù)估金額不得高于預(yù)算金額，超預(yù)算需提前說明原因。（二）部門初審：審核合理性與預(yù)算匹配度操作人：部門負(fù)責(zé)人（或部門指定授權(quán)人）操作內(nèi)容：審核內(nèi)容：費(fèi)用發(fā)生的必要性：是否符合部門工作計(jì)劃或業(yè)務(wù)需求（如“辦公用品采購(gòu)”需核查是否為日常消耗必需）；預(yù)算匹配度：費(fèi)用是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分需核實(shí)是否有補(bǔ)充預(yù)算說明；信息完整性：申請(qǐng)單填寫是否規(guī)范，附件是否齊全（如差旅費(fèi)需附出差審批單）。處理結(jié)果：審核通過：在OA系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)（根據(jù)金額分級(jí)審批）；審核不通過：在OA系統(tǒng)中填寫駁回理由（如“費(fèi)用超預(yù)算且無(wú)說明”“用途不清晰”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。關(guān)鍵點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人需對(duì)本部門費(fèi)用支出的合理性負(fù)直接責(zé)任，不得盲目簽字確認(rèn)。（三）分級(jí)審批：按權(quán)限逐級(jí)審核操作人：根據(jù)費(fèi)用金額劃分，由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批審批權(quán)限劃分（可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整）：費(fèi)用金額（元）審批人0（含）-5000部門負(fù)責(zé)人5000（含）-20000分管副總（或部門總監(jiān)）20000（含）-50000總經(jīng)理50000以上總經(jīng)理+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)審操作內(nèi)容：審批要點(diǎn)：金額5000-20000元：分管副總重點(diǎn)審核費(fèi)用與業(yè)務(wù)目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性（如“市場(chǎng)推廣費(fèi)”需核查推廣方案是否獲批）；金額20000-50000元：總經(jīng)理需結(jié)合公司整體戰(zhàn)略審核費(fèi)用支出的必要性；金額50000元以上：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人需同步審核資金安排是否影響公司現(xiàn)金流，保證資金來(lái)源合規(guī)。處理結(jié)果：審批通過：在OA系統(tǒng)中簽署意見，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；審批不通過：簽署駁回理由（如“費(fèi)用與業(yè)務(wù)目標(biāo)不符”“預(yù)算不足”），退回上一環(huán)節(jié)或申請(qǐng)人。關(guān)鍵點(diǎn)：嚴(yán)禁越級(jí)審批或代簽，審批人需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，避免流程延誤。（四）財(cái)務(wù)復(fù)核：合規(guī)性與票據(jù)審核操作人：財(cái)務(wù)部指定專員操作內(nèi)容：復(fù)核內(nèi)容：流程合規(guī)性：申請(qǐng)單是否完成所有審批節(jié)點(diǎn)，簽字是否齊全；金額準(zhǔn)確性：預(yù)估金額與實(shí)際支出是否一致，計(jì)算是否有誤；票據(jù)合規(guī)性：附件中的發(fā)票（或收據(jù)）是否為公司認(rèn)可的有效憑證（如發(fā)票抬頭、稅號(hào)需準(zhǔn)確無(wú)誤），費(fèi)用類型與發(fā)票內(nèi)容是否匹配（如“辦公用品費(fèi)”不可開具“餐飲費(fèi)”發(fā)票）；預(yù)算執(zhí)行情況：累計(jì)費(fèi)用是否超出部門預(yù)算，超預(yù)算部分是否有審批依據(jù)。處理結(jié)果：復(fù)核通過：在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“審核通過”，同步更新費(fèi)用預(yù)算臺(tái)賬；復(fù)核不通過：列出具體問題（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”“附件缺失”），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充材料或重新申請(qǐng)。關(guān)鍵點(diǎn)：財(cái)務(wù)部需對(duì)費(fèi)用票據(jù)的真實(shí)性、合法性負(fù)審核責(zé)任，杜絕虛假報(bào)銷。（五）結(jié)果反饋：及時(shí)通知，明確后續(xù)操作人：OA系統(tǒng)自動(dòng)同步/財(cái)務(wù)專員通知操作內(nèi)容：審批通過：OA系統(tǒng)自動(dòng)向申請(qǐng)人發(fā)送“審批通過”通知，財(cái)務(wù)部留存申請(qǐng)單及附件，進(jìn)入報(bào)銷環(huán)節(jié)；審批駁回：OA系統(tǒng)向申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人發(fā)送“駁回通知”，注明駁回環(huán)節(jié)及原因，申請(qǐng)人需根據(jù)原因修改后重新發(fā)起流程。關(guān)鍵點(diǎn)：申請(qǐng)人需及時(shí)關(guān)注審批進(jìn)度，避免因未及時(shí)處理導(dǎo)致流程停滯。（六）費(fèi)用報(bào)銷：憑單付款，賬務(wù)處理操作人：申請(qǐng)人、財(cái)務(wù)部出納操作內(nèi)容：提交報(bào)銷材料：審批通過的《費(fèi)用申請(qǐng)單》+原始發(fā)票（或收據(jù)）+相關(guān)附件（如行程單、驗(yàn)收單等），交至財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)審核與付款：出納核對(duì)報(bào)銷材料與審批記錄一致后，安排付款（通過銀行轉(zhuǎn)賬或備用金形式），并在OA系統(tǒng)中更新“報(bào)銷完成”狀態(tài)；賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)專員根據(jù)報(bào)銷憑證錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，保證費(fèi)用歸屬科目準(zhǔn)確。關(guān)鍵點(diǎn)：報(bào)銷需在審批通過后10個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期未提交需說明原因；原始發(fā)票需保持清晰，不得涂改或偽造。三、標(biāo)準(zhǔn)化申請(qǐng)單模板《企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)單》申請(qǐng)單號(hào)：__________基本信息申請(qǐng)人姓名_______________所屬部門_______________聯(lián)系方式_______________申請(qǐng)日期____年__月日費(fèi)用所屬期間__年__月日至__年__月__日費(fèi)用明細(xì)序號(hào)費(fèi)用類型（如：辦公費(fèi)-差旅費(fèi)）1_______________2_______________附件清單（請(qǐng)以下材料，如有多個(gè)可另附頁(yè)）材料名稱份數(shù)__________________________________________________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_______________日期：____年__月__日分管副總意見簽字：_______________日期：____年__月__日（僅限5000元以上）總經(jīng)理意見簽字：_______________日期：____年__月__日（僅限20000元以上）財(cái)務(wù)部意見簽字：_______________日期：____年__月__日申請(qǐng)人承諾本人承諾：以上費(fèi)用信息真實(shí)、準(zhǔn)確，符合公司費(fèi)用管理制度，如有虛假，愿承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。簽字：_______________日期：____年__月__日四、操作要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）填寫規(guī)范：避免信息模糊與遺漏用途說明：需具體到“做什么、為什么做”，例如“采購(gòu)部門打印機(jī)耗材（硒鼓2個(gè)、碳粉1盒）”而非“購(gòu)買耗材”；附件要求：費(fèi)用發(fā)生前需提前取得證明材料（如差旅費(fèi)需附《出差審批單》，業(yè)務(wù)招待費(fèi)需附《客戶接待清單》），避免事后補(bǔ)交；金額填寫：大小寫需一致，預(yù)估金額不得高于實(shí)際支出（如實(shí)際支出超出預(yù)估，需在報(bào)銷時(shí)說明原因并補(bǔ)走審批流程）。（二）審批時(shí)效：各環(huán)節(jié)需限時(shí)完成部門初審：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成；分級(jí)審批：收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成（50000元以上聯(lián)審需3個(gè)工作日）；財(cái)務(wù)復(fù)核：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成；全流程時(shí)限：從申請(qǐng)發(fā)起到審批完成，原則上不超過5個(gè)工作日（特殊情況需提前溝通）。（三）合規(guī)性要求：杜絕違規(guī)支出禁止行為：不得虛報(bào)費(fèi)用、重復(fù)報(bào)銷（如同一筆費(fèi)用已在其他項(xiàng)目報(bào)銷）、報(bào)銷與工作無(wú)關(guān)的費(fèi)用（如個(gè)人娛樂消費(fèi)）；費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格執(zhí)行公司《費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)人均標(biāo)準(zhǔn)），超標(biāo)準(zhǔn)部分需由審批人書面說明理由并簽字確認(rèn)；票據(jù)管理：發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號(hào)需準(zhǔn)確，發(fā)票內(nèi)容需與費(fèi)用類型一致（如“培訓(xùn)費(fèi)”不可開具“辦公用品”發(fā)票），電子發(fā)票需打印并加蓋“已報(bào)銷”章。（四）常見問題處理問題1：申請(qǐng)單填寫錯(cuò)誤被退回處理：仔細(xì)閱讀駁回理由，修改后重新提交，避免同一錯(cuò)誤反復(fù)出現(xiàn)；問題2：審批人不在崗導(dǎo)致流程停滯處理：申請(qǐng)人可通過OA系統(tǒng)“委托審批”功能，委托同部門其他負(fù)責(zé)人代為審批，或聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)；問題3：費(fèi)用超預(yù)算且未提前說明處