企業(yè)郵箱管理與使用規(guī)范信息安全保障工具一、適用場景與角色定位本工具適用于企業(yè)內(nèi)部所有使用企業(yè)郵箱的員工及相關(guān)管理人員，覆蓋以下核心場景：日常辦公溝通：員工通過企業(yè)郵箱收發(fā)工作郵件、傳遞文件、協(xié)調(diào)跨部門事務(wù)；外部業(yè)務(wù)往來：與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴進行正式商務(wù)溝通，傳遞合同、報價等敏感資料；內(nèi)部信息傳遞：企業(yè)通知、政策文件、項目進展等內(nèi)部信息的定向推送與歸檔；合規(guī)與審計：滿足數(shù)據(jù)安全法規(guī)要求，對郵件內(nèi)容進行留存與追溯，應(yīng)對內(nèi)外部審計。角色職責(zé)說明角色主要職責(zé)普通員工規(guī)范使用郵箱，遵守發(fā)送/接收規(guī)范，保護賬號安全，及時報告異常情況部門負責(zé)人*審核本部門員工郵箱申請，監(jiān)督部門內(nèi)郵箱使用合規(guī)性，處理部門內(nèi)郵件糾紛IT管理員負責(zé)郵箱賬號開通/停用、密碼重置、系統(tǒng)配置維護，提供技術(shù)支持信息安全專員*制定郵箱安全策略，監(jiān)控異常郵件行為，組織安全培訓(xùn)，處理安全事件二、規(guī)范操作流程指引（一）郵箱申請與開通流程提交申請：員工填寫《企業(yè)郵箱申請表》（見模板1），經(jīng)部門負責(zé)人*審批后提交至IT管理員；資質(zhì)審核：IT管理員核對申請人身份信息（與員工檔案一致）及部門審批意見，確認申請合規(guī)性；賬號開通：IT管理員根據(jù)企業(yè)郵箱命名規(guī)則（如“姓名全拼企業(yè)域名”）創(chuàng)建賬號，初始密碼通過安全方式（如企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)）告知員工，要求首次登錄后立即修改；權(quán)限配置：根據(jù)崗位需求配置郵箱功能（如容量、收發(fā)權(quán)限、自動轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則等），普通員工默認關(guān)閉自動轉(zhuǎn)發(fā)功能。（二）密碼設(shè)置與安全管理規(guī)范密碼復(fù)雜度要求：長度不少于12位，包含大小寫字母、數(shù)字及特殊字符（如!#$%^&*）；禁止使用連續(xù)字符（如123、abc）、常見弱密碼（如password、企業(yè)名稱）及與個人相關(guān)的信息（如生日、手機號）；每90天強制更換一次密碼，歷史密碼不可重復(fù)使用。密碼保護措施：員工需妥善保管密碼，不得轉(zhuǎn)借他人或使用公共設(shè)備“記住密碼”；開啟郵箱多因素認證（如短信驗證碼、令牌APP），保證賬號登錄安全；發(fā)覺密碼泄露或賬號異常時，立即通過IT管理員渠道凍結(jié)賬號并重置密碼。（三）郵件發(fā)送與接收操作規(guī)范發(fā)送前檢查：確認收件人地址準(zhǔn)確無誤，避免誤發(fā)至外部無關(guān)人員；涉及敏感信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、客戶資料、未公開政策）時，需通過加密郵件發(fā)送，并勾選“需回執(zhí)”功能；郵件主題需簡潔明了，包含核心內(nèi)容（如“關(guān)于項目進度匯報-部門-”）。接收與處理：每日至少檢查2次新郵件，重要郵件需在24小時內(nèi)回復(fù)；對陌生發(fā)件人郵件（尤其是含附件或的），需通過電話或內(nèi)部通訊工具核實后再打開；定期清理垃圾郵件及無用郵件，避免郵箱容量超限（普通員工默認容量為10GB）。（四）附件安全處理流程發(fā)送附件：單個附件不超過20MB，超過時通過企業(yè)網(wǎng)盤分享并附，設(shè)置訪問權(quán)限（如“僅企業(yè)內(nèi)部員工可查看”）；附件命名需規(guī)范（如“合同-2023版-最終稿.pdf”），避免使用“新建文檔.docx”等模糊名稱。接收附件：優(yōu)先通過企業(yè)內(nèi)部殺毒軟件掃描附件，確認無病毒后再打開；不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)含敏感信息的附件至個人郵箱或外部社交平臺。（五）異常情況應(yīng)急處理步驟收到可疑郵件：標(biāo)記為“垃圾郵件”并刪除，同時截圖保存郵件內(nèi)容及發(fā)件人信息，反饋至信息安全專員*；切勿郵件內(nèi)的、附件或回復(fù)郵件。賬號無法登錄：檢查密碼是否正確，確認大小寫鎖定鍵及網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)；多次輸錯密碼導(dǎo)致賬號鎖定時，聯(lián)系IT管理員通過身份驗證后開啟。郵件誤發(fā)/信息泄露：立即聯(lián)系IT管理員嘗試撤回郵件（需在發(fā)送后15分鐘內(nèi)操作）；若無法撤回，由部門負責(zé)人牽頭，配合信息安全專員評估影響范圍并采取補救措施（如通知收件人刪除、上報管理層）。三、常用模板工具表單模板1：企業(yè)郵箱申請表申請信息內(nèi)容申請人姓名所屬部門市場營銷部職位市場專員申請事由新入職員工，需開通企業(yè)郵箱用于日常工作溝通郵箱前綴需求zhangsan（按企業(yè)命名規(guī)則，默認使用姓名全拼）部門負責(zé)人審批意見同意開通，請IT管理員按流程處理。簽字：*日期：2023-10-08IT管理員處理意見已核對申請人信息，賬號已開通，初始密碼通過內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送。操作人：*開通時間：2023-10-09備注無模板2：郵件發(fā)送審批表（涉密郵件專用）郵件信息內(nèi)容郵件主題關(guān)于項目合作方案的最終報價-公司收件人clientexample（客戶郵箱）、抄送：部門負責(zé)人*郵件內(nèi)容摘要包含項目報價明細、合作周期、付款條款等敏感商業(yè)信息附件清單1.項目報價單-2023.pdf（含蓋章）2.合作協(xié)議草案.docx審批人部門負責(zé)人*審批意見同意發(fā)送，注意附件加密設(shè)置。簽字：*日期：2023-10-10信息安全專員審核已確認郵件內(nèi)容符合企業(yè)信息安全規(guī)定，加密方式為端到端加密。審核人：*日期：2023-10-10發(fā)送時間2023-10-1014:30模板3：郵箱安全自查表自查項目自查內(nèi)容是/否備注密碼更新情況是否在90天內(nèi)更換過密碼？是否符合復(fù)雜度要求？是上次更新：2023-09-15多因素認證狀態(tài)是否已開啟郵箱多因素認證？是認證方式：短信驗證碼可疑郵件識別近一周是否收到過陌生發(fā)件人、含/附件的郵件？是否已正確處理？否無自動轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則是否設(shè)置非企業(yè)域名的自動轉(zhuǎn)發(fā)地址？否無郵箱容量使用情況當(dāng)前郵箱使用容量是否超過80%？（普通員工上限10GB）否當(dāng)前使用：3.2GB自查人自查日期2023-10-11四、關(guān)鍵風(fēng)險防控要點（一）密碼與賬號安全嚴(yán)禁在公共WiFi環(huán)境下登錄郵箱，或使用個人設(shè)備登錄后未退出賬號；離開工位時需鎖定電腦屏幕（快捷鍵：Windows鍵+L，Mac鍵+Control+Q），避免他人未經(jīng)操作查看郵件；IT管理員每季度強制重置離職員工賬號，并清理其郵箱數(shù)據(jù)。（二）郵件內(nèi)容合規(guī)性禁止通過企業(yè)郵箱發(fā)送與工作無關(guān)的內(nèi)容（如廣告、私人信件、違法違規(guī)信息）；涉及企業(yè)機密、客戶隱私、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的郵件，需經(jīng)部門負責(zé)人及信息安全專員雙重審批；郵件簽名需統(tǒng)一規(guī)范（格式：姓名-職位-部門-聯(lián)系方式，聯(lián)系方式僅限企業(yè)內(nèi)線電話）。（三）外部溝通風(fēng)險防控與外部單位溝通時，優(yōu)先使用企業(yè)郵箱提供的“安全發(fā)送”功能，避免直接在郵件中透露證件號碼號、銀行卡號等敏感個人信息；接收外部郵件時，對“發(fā)件人”地址進行二次核對（如模仿企業(yè)域名的釣魚郵件，如“serviceqyemai1”與真實域名“serviceqye”僅差一個字母）；不得通過企業(yè)郵箱向外部個人郵箱轉(zhuǎn)發(fā)工作文件，確需分享的需通過企業(yè)網(wǎng)盤并設(shè)置權(quán)限。（四）設(shè)備與數(shù)據(jù)安全用于郵箱登錄的設(shè)備需安裝企業(yè)指定的殺毒軟件，并定期更新病毒庫；重要郵件需定期導(dǎo)出為PDF格式（含原文及附件）并存儲至企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，作為工作備份，備份周期為每月1次；發(fā)覺設(shè)備丟失或被盜時，立即通知IT管理員遠程郵箱登錄權(quán)限，并