通用行政文件歸檔及管理制度第一章總則一、制度目的為規(guī)范公司行政文件的形成、收集、整理、歸檔及管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高行政效率，便于歷史查詢與責(zé)任追溯，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。二、制度依據(jù)本制度依據(jù)國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司《行政管理辦法》《保密管理規(guī)定》等制度制定。第二章適用范圍與職責(zé)分工一、適用對象本制度適用于公司總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在行政工作中產(chǎn)生的各類文件資料的管理。二、職責(zé)分工行政部：作為行政文件歸檔管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)各部門文件整理、接收與保管檔案、組織檔案鑒定與銷毀、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。各部門負(fù)責(zé)人：對本部門行政文件的形成、收集、初步整理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，保證應(yīng)歸檔文件齊全、準(zhǔn)確。文件形成人/經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)文件的規(guī)范擬制、及時(shí)提交，配合部門完成文件整理與歸檔工作。檔案管理員：由行政部指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管、借閱登記及統(tǒng)計(jì)工作。第三章行政文件歸檔范圍與分類一、歸檔范圍行政文件是指公司在行政管理、運(yùn)營活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于以下類型：綜合管理類：公司章程、內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示報(bào)告、通知公告、會(huì)議紀(jì)要、對外函件等；人事管理類：員工招聘資料、勞動(dòng)合同、人事任免文件、培訓(xùn)記錄、考勤薪酬資料、員工獎(jiǎng)懲文件等；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算與決算報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等；合同管理類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、補(bǔ)充文件、合同評審記錄等；資產(chǎn)管理類：采購合同、資產(chǎn)驗(yàn)收單、資產(chǎn)調(diào)撥單、報(bào)廢申請單等；資質(zhì)證照類：公司營業(yè)執(zhí)照、各類許可證、資質(zhì)證書、年檢報(bào)告等；項(xiàng)目類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、驗(yàn)收報(bào)告等；其他類：具有保存價(jià)值的電子文檔、聲像資料、實(shí)物檔案等。二、文件分類標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)分類：按部門或業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分，如“綜合管理部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”等；二級(jí)分類：按文件類型劃分，如“制度文件”“會(huì)議文件”“合同文件”等；三級(jí)分類：按文件年度或問題劃分，如“2023年度”“招聘錄用”“資產(chǎn)管理”等。第四章行政文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、文件形成與收集文件擬制：文件形成人應(yīng)使用公司統(tǒng)一模板，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、要素齊全（如文號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文部門、日期、簽發(fā)人等）；部門收集：各部門指定專人（如*文員）于每月25日前收集本月形成的應(yīng)歸檔文件，核對文件完整性，避免遺漏；特殊文件處理：涉密文件需按公司保密規(guī)定單獨(dú)標(biāo)注，電子文件需同步收集紙質(zhì)版及電子版（刻錄光盤或至指定服務(wù)器）。二、文件整理與鑒定初步整理：對收集的文件去除訂書針、夾子等金屬物，檢查是否有破損、缺頁，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)；排序與組卷：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排序，同一問題的文件組成一卷，卷內(nèi)文件一般不超過200頁；價(jià)值鑒定：區(qū)分歸檔與不歸檔文件，對無保存價(jià)值的文件（如草稿、重復(fù)通知）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后銷毀，并做好銷毀記錄。三、文件裝訂與編目裝訂要求：采用左側(cè)裝訂，對齊文件邊緣，使用棉線裝訂或不銹鋼夾夾裝，保證牢固、平整；編目登記：每卷文件填寫《行政文件歸檔目錄》（模板見第五章），內(nèi)容包括：檔號(hào)、題名、文號(hào)、日期、頁數(shù)、密級(jí)、形成部門、備注等；檔號(hào)編制規(guī)則為“部門代號(hào)-年度-分類代號(hào)-卷號(hào)”（如“ZHB-2023-01-001”代表綜合管理部2023年制度文件第1卷）。四、移交與接收提交申請：各部門整理完成后，填寫《行政文件歸檔移交清單》（模板見第五章），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提前2個(gè)工作日通知行政部；現(xiàn)場交接：檔案管理員與移交人共同清點(diǎn)文件數(shù)量、核對目錄，確認(rèn)無誤后在《移交清單》上雙方簽字，各執(zhí)一份；入庫登記：檔案管理員將接收的檔案按分類上架，錄入檔案管理系統(tǒng)，更新檔案臺(tái)賬。五、保管與保護(hù)存放要求：檔案柜應(yīng)放置在通風(fēng)、干燥、防火、防潮的房間，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；定期檢查：檔案管理員每季度檢查一次檔案存放情況，對受潮、蟲蛀等問題及時(shí)處理；電子檔案管理：電子檔案定期備份（每月1次），備份介質(zhì)存放在防火、防磁柜中，重要電子檔案需異地備份。六、借閱與使用借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批）；借閱登記：檔案管理員核對審批通過后，登記借閱人信息、借閱時(shí)間、歸還期限，借閱期限一般不超過7天（特殊情況可續(xù)借）；歸還檢查：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)檢查文件是否完整、有無涂改，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)；使用限制：嚴(yán)禁擅自復(fù)制、涂改、抽取、勾畫檔案，涉密檔案嚴(yán)禁帶離檔案室，確需復(fù)制的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并由檔案管理員監(jiān)督復(fù)制。七、鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理員每3年組織一次檔案鑒定，會(huì)同行政部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門對到期檔案進(jìn)行價(jià)值評估；銷毀流程：對無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在銷毀清單上簽字，銷毀記錄永久保存。第五章常用行政文件歸檔表單模板一、《行政文件歸檔目錄》檔號(hào)題名文號(hào)日期頁數(shù)密級(jí)形成部門備注ZHB-2023-01-001公司考勤管理制度XZ-0012023-01-1512普通綜合管理部RL-2023-02-0052023年第一季度招聘計(jì)劃RL-2023-052023-02-208普通人力資源部二、《行政文件歸檔移交清單》移交部門移交人接收人移交日期檔號(hào)題名頁數(shù)備注綜合管理部*文員*管理員2023-03-01ZHB-2023-01-001公司考勤管理制度12財(cái)務(wù)部*會(huì)計(jì)*管理員2023-03-01CW-2023-03-0022023年2月費(fèi)用報(bào)銷憑證45含電子版三、《檔案借閱申請表》借閱人部門借閱日期歸還期限檔號(hào)題名借閱理由*員工市場部2023-03-102023-03-17HT-2023-01-003項(xiàng)目合作協(xié)議項(xiàng)目跟進(jìn)需要審批人部門負(fù)責(zé)人行政部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理第六章歸檔管理關(guān)鍵提示一、及時(shí)性要求各部門應(yīng)在文件形成后30日內(nèi)完成收集與初步整理，次月5日前完成歸檔移交；會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)整理完成并歸檔；年度工作計(jì)劃、總結(jié)類文件需在次年1月15日前歸檔。二、完整性要求歸檔文件需包含正本、附件、審批單、定稿等全部材料，不得缺漏；合同類文件需包含合同文本、附件、簽訂審批單、履行情況記錄等；電子檔案需與紙質(zhì)檔案保持一致，保證內(nèi)容、格式、編號(hào)對應(yīng)。三、保密性要求涉密文件需在封面標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”“絕密”字樣，單獨(dú)存放并限制借閱權(quán)限；檔案管理員需簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)守檔案機(jī)密；檔案銷毀需由專人監(jiān)督，保證信息無法恢復(fù)。四、電子文件管理注意事項(xiàng)電子文件需采用PDF、DOCX等通用格式，避免使用加密或特殊格式；電子文件命名規(guī)則應(yīng)與紙質(zhì)檔案檔號(hào)一致，便于檢索；定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺，保證存