某羽毛球俱樂部合同簽訂管理細則

一、總則本細則旨在規(guī)范某羽毛球俱樂部合同簽訂流程，保障俱樂部合法權(quán)益，提高合同管理效率，確保合同簽訂的合法性、規(guī)范性與有效性，促進俱樂部各項業(yè)務(wù)的順利開展，推動羽毛球事業(yè)的健康發(fā)展。本細則適用于俱樂部與外部各類主體簽訂的所有合同，包括但不限于場地租賃、賽事合作、器材采購、會員服務(wù)等相關(guān)合同。合同簽訂管理遵循依法合規(guī)、公平公正、權(quán)責(zé)明確、風(fēng)險防控的原則。俱樂部全體員工應(yīng)嚴格遵守本細則規(guī)定，切實履行合同簽訂管理職責(zé)。二、合同簽訂前的準備工作（一）需求評估與審批業(yè)務(wù)部門根據(jù)俱樂部實際運營需求，提出合同簽訂申請，詳細說明合同簽訂的目的、內(nèi)容、預(yù)算等信息。申請需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確保需求合理且符合俱樂部發(fā)展戰(zhàn)略。重大合同申請需提交俱樂部管理層會議進行審議，經(jīng)批準后方可進入合同簽訂流程。審議過程中，應(yīng)充分評估合同對俱樂部財務(wù)、運營、聲譽等方面的影響。（二）合作方資質(zhì)審查確定合作意向后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)對合作方的資質(zhì)進行全面審查。審查內(nèi)容包括但不限于合作方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等基本證照，確保合作方具備合法經(jīng)營資格。同時，了解合作方的經(jīng)營狀況、財務(wù)實力、行業(yè)信譽、履約能力等情況，可通過查詢企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、第三方信用評級機構(gòu)報告、行業(yè)口碑等多種渠道獲取相關(guān)信息。對于涉及特定行業(yè)資質(zhì)要求的合同，如賽事承辦合同，需重點審查合作方是否具備相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)和經(jīng)驗。（三）合同文本起草合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草，必要時可邀請俱樂部法務(wù)顧問或?qū)I(yè)律師提供協(xié)助。起草合同應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)慣例以及俱樂部內(nèi)部規(guī)定，確保合同條款完整、明確、合理、合法。合同文本應(yīng)包含雙方當(dāng)事人信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起歧義的表述。合同條款應(yīng)充分保障俱樂部的合法權(quán)益，同時兼顧合作方的合理訴求，體現(xiàn)公平公正原則。對于常用合同類型，可制定標準化合同模板，提高合同起草效率和質(zhì)量。三、合同審核流程（一）部門初審合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門首先進行內(nèi)部初審。初審重點關(guān)注合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)需求，條款是否清晰明確，權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在潛在風(fēng)險等。業(yè)務(wù)部門初審?fù)ㄟ^后，填寫《合同審核審批表》，注明初審意見，連同合同文本一并提交至相關(guān)部門進行審核。（二）法務(wù)審核法務(wù)部門接到合同審核申請后，對合同的合法性、合規(guī)性進行全面審查。審查內(nèi)容包括合同條款是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否存在法律漏洞和風(fēng)險，違約責(zé)任條款是否具有可操作性等。法務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)出具書面審核意見，對存在法律問題的條款提出修改建議。對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門可組織專項法律論證會議，邀請外部專家參與討論，確保審核意見的準確性和權(quán)威性。（三）財務(wù)審核財務(wù)部門對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，重點審查合同金額、付款方式、付款期限、發(fā)票開具等內(nèi)容。財務(wù)審核應(yīng)確保合同的財務(wù)安排符合俱樂部財務(wù)管理規(guī)定，資金使用合理，付款計劃與俱樂部資金狀況相匹配，避免出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核情況出具財務(wù)審核意見，對不合理的財務(wù)條款提出調(diào)整建議。（四）綜合審核涉及多個部門業(yè)務(wù)的合同，需組織相關(guān)部門進行綜合審核。綜合審核會議由俱樂部主管領(lǐng)導(dǎo)主持，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參加。會上各部門分別匯報本部門審核意見，共同對合同文本進行討論和修改，形成一致的審核意見。綜合審核重點關(guān)注合同各條款之間的協(xié)調(diào)性、一致性，以及合同執(zhí)行過程中各部門之間的職責(zé)分工和銜接問題。（五）審核意見反饋與修改業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門審核意見，對合同文本進行修改完善。如對審核意見存在異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與相關(guān)部門進行溝通協(xié)商，尋求解決方案。經(jīng)協(xié)商仍無法達成一致的，可提交俱樂部管理層進行裁決。修改后的合同文本需再次提交給相關(guān)審核部門進行復(fù)核，確保審核意見得到充分落實。只有經(jīng)過所有審核環(huán)節(jié)且審核通過的合同文本，才能進入合同簽訂程序。四、合同簽訂權(quán)限與流程（一）簽訂權(quán)限規(guī)定俱樂部根據(jù)合同金額、重要程度等因素，明確不同層級人員的合同簽訂權(quán)限。一般合同由俱樂部法定代表人或其授權(quán)的負責(zé)人簽訂；重大合同（具體金額標準由俱樂部另行規(guī)定）須經(jīng)俱樂部管理層會議審議通過后，由法定代表人簽訂。法定代表人授權(quán)他人簽訂合同的，應(yīng)出具書面授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽訂合同的權(quán)利，不得超越授權(quán)權(quán)限。（二）合同簽署合同審核通過后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)組織合同簽署工作。合同簽署應(yīng)采用書面形式，一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)若干份，俱樂部相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨：贤炇鹎?，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次核對合同文本內(nèi)容，確保與審核通過的版本一致。合同簽署時，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字并加蓋公章或合同專用章。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。對于需要辦理公證、備案等手續(xù)的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時辦理，確保合同的法律效力。（三）合同編號與歸檔合同簽署完成后，由俱樂部辦公室負責(zé)對合同進行編號。合同編號應(yīng)遵循統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于合同的管理和查詢。編號后的合同原件及相關(guān)審核資料、授權(quán)委托書等應(yīng)及時歸檔保存。合同歸檔應(yīng)按照一定的分類標準進行，如按照合同類型、簽訂時間等進行分類，建立電子和紙質(zhì)檔案庫，方便查閱和調(diào)用。同時，應(yīng)建立合同檔案管理制度，明確檔案保管期限、借閱程序、保密要求等，確保合同檔案的安全和完整。五、合同履行與監(jiān)督（一）合同履行責(zé)任落實合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等，確保合同能夠按照約定順利履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同履行計劃傳達給相關(guān)部門和人員，做好內(nèi)部協(xié)調(diào)和溝通工作，保障合同履行所需的人力、物力、財力等資源。合同履行過程中，各部門和人員應(yīng)嚴格按照合同約定和履行計劃履行各自的義務(wù)，積極配合其他部門的工作，共同推進合同的順利執(zhí)行。（二）履行情況跟蹤與報告業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同執(zhí)行進度、質(zhì)量、付款等方面的情況。發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向俱樂部領(lǐng)導(dǎo)報告。對于重大問題或可能影響合同正常履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行專題研究，制定解決方案，并將處理情況及時反饋給俱樂部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向俱樂部管理層提交合同履行情況報告，報告內(nèi)容包括合同履行進度、存在的問題及解決措施、下一步工作計劃等，以便管理層及時了解合同履行情況，做出科學(xué)決策。（三）合同變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出申請，并說明變更或解除合同的原因、內(nèi)容及對俱樂部的影響。合同變更或解除申請需經(jīng)相關(guān)部門審核，并按照合同簽訂時的審批流程進行審批。未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自變更或解除合同。合同變更或解除應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確變更或解除的條款、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。變更或解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整合同履行計劃，并通知相關(guān)部門和人員做好后續(xù)工作。（四）監(jiān)督與考核俱樂部建立合同履行監(jiān)督機制，由法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門組成監(jiān)督小組，定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查合同執(zhí)行過程中是否存在違反合同約定、法律法規(guī)等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同履行過程中的問題。同時，將合同履行情況納入部門和員工績效考核體系，對在合同履行過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對因工作失誤導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)問題，給俱樂部造成損失的部門和個人，按照俱樂部相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。六、違約責(zé)任與爭議解決（一）違約責(zé)任追究合同履行過程中，如一方出現(xiàn)違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)，明確違約事實和違約責(zé)任。根據(jù)合同約定和法律法規(guī)規(guī)定，向違約方發(fā)出書面通知，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。對于違約行為給俱樂部造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同財務(wù)部門等相關(guān)部門評估損失情況，并要求違約方賠償損失。在追究違約責(zé)任過程中，應(yīng)遵循合法、合理、公正的原則，通過友好協(xié)商、調(diào)解等方式解決問題，盡量維護俱樂部與合作方的良好合作關(guān)系。如協(xié)商、調(diào)解不成，應(yīng)及時采取法律手段，通過仲裁或訴訟等方式維護俱樂部的合法權(quán)益。（二）爭議解決方式俱樂部與合作方在合同履行過程中發(fā)生爭議的，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。雙方應(yīng)本著互諒互讓的原則，積極溝通，尋求解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決爭議。選擇仲裁方式的，應(yīng)明確約定仲裁機構(gòu)和仲裁規(guī)則；選擇訴訟方式的，應(yīng)明確約定管轄法院。在爭議解決過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合俱樂部法務(wù)顧問或律師，提供相關(guān)證據(jù)和資料，參與仲裁或訴訟活動，維護俱樂部的合法權(quán)益。同時，應(yīng)及時將爭議解決進展情況向俱樂部領(lǐng)導(dǎo)報告，以便領(lǐng)導(dǎo)做出決策。七、附則本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由俱樂部管理層負責(zé)解釋和修訂。俱