某法律服務公司辦公設備管理辦法

某法律服務公司辦公設備管理辦法第一章總則第一條目的為加強本法律服務公司辦公設備的管理，確保辦公設備的正常使用，提高辦公效率，合理配置資源，降低公司運營成本，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司內所有辦公設備的采購、使用、維護、報廢等管理活動。辦公設備包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅、文件柜等用于日常辦公的設備。第三條管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公設備由公司行政部門統(tǒng)一管理，負責設備的采購計劃制定、設備調配、維護保養(yǎng)安排等工作。2.責任到人原則：每臺辦公設備明確使用責任人，使用責任人對設備的正確使用、日常保養(yǎng)等負責。3.效益優(yōu)先原則：在辦公設備的采購、使用和處置過程中，要充分考慮設備的性價比和使用效益，避免資源浪費。第二章采購管理第四條采購需求申報1.各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購需求申請表》，詳細說明所需辦公設備的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途等信息，并提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購需求進行匯總和審核，結合公司實際情況和預算安排，判斷需求的合理性。對于不合理的需求，行政部門應與需求部門進行溝通，協(xié)商調整。第五條采購預算編制1.行政部門根據審核后的采購需求，編制年度辦公設備采購預算。采購預算應包括設備采購費用、運輸費用、安裝調試費用等相關支出。2.采購預算需報公司管理層審批通過后執(zhí)行。在預算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調整預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。第六條采購流程1.供應商選擇：行政部門通過多種渠道收集辦公設備供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購需求，從供應商數據庫中篩選出符合要求的供應商，并對其進行資質審核和實地考察。2.采購方式確定：根據采購金額和設備性質，選擇合適的采購方式。采購金額較小的常規(guī)辦公設備，可采用詢價采購方式，向多家供應商詢價，比較價格和服務后確定供應商；采購金額較大或技術復雜的辦公設備，可采用招標采購方式，按照公司招標管理規(guī)定進行操作。3.采購合同簽訂：確定供應商后，行政部門與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確設備的規(guī)格型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保雙方的權利和義務得到明確界定。第三章驗收管理第七條驗收準備1.設備到貨前，行政部門應提前通知需求部門和相關技術人員做好驗收準備工作。2.驗收人員應熟悉設備的采購合同要求、技術參數和驗收標準，準備好驗收所需的工具和資料。第八條驗收內容1.外觀檢查：檢查設備的包裝是否完好，設備外觀有無損壞、變形、掉漆等情況。2.數量核對：按照采購合同和送貨清單，核對設備的型號、規(guī)格、數量是否一致。3.技術性能驗收：由相關技術人員按照設備的技術參數和使用說明書，對設備進行開機調試，檢查設備的各項功能是否正常，性能指標是否符合要求。4.資料驗收：檢查設備隨機附帶的產品合格證、保修卡、使用說明書、軟件光盤等資料是否齊全。第九條驗收報告1.驗收完成后，驗收人員應填寫《辦公設備驗收報告》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、驗收人員、設備名稱、型號、規(guī)格、數量、驗收結果等信息。2.如驗收過程中發(fā)現設備存在質量問題或與合同約定不符的情況，驗收人員應在驗收報告中注明，并及時與供應商溝通協(xié)商解決。解決完成后，需重新進行驗收。第四章使用管理第十條使用登記1.行政部門為每臺辦公設備建立《辦公設備使用登記臺賬》，記錄設備的基本信息、采購時間、使用部門、使用責任人等信息。2.設備交付使用時，使用責任人應在登記臺賬上簽字確認，領取設備及相關資料。第十一條使用培訓1.對于新采購的辦公設備，行政部門應組織使用部門和使用責任人參加設備供應商或專業(yè)技術人員提供的使用培訓，確保使用人員熟悉設備的操作方法和注意事項。2.使用培訓可采用集中培訓、現場培訓或線上培訓等多種方式進行，培訓內容應包括設備的基本原理、操作流程、日常維護保養(yǎng)等方面。第十二條使用規(guī)范1.使用責任人應嚴格按照設備的使用說明書和操作規(guī)程使用辦公設備，不得擅自更改設備的參數設置和軟件程序。2.在使用過程中，如發(fā)現設備出現異常情況或故障，應立即停止使用，并及時向行政部門報告。嚴禁使用責任人自行拆卸或維修設備，以免造成更大的損壞。3.辦公設備僅供公司內部辦公使用，未經公司領導批準，不得將設備轉借他人或帶出公司。第五章維護管理第十三條日常維護1.使用責任人負責辦公設備的日常維護保養(yǎng)工作，包括設備的清潔、定期檢查、簡單故障排除等。日常維護保養(yǎng)工作應按照設備使用說明書的要求進行。2.行政部門應定期對各部門辦公設備的日常維護保養(yǎng)情況進行檢查，督促使用責任人做好設備的維護工作。對于維護保養(yǎng)不到位的部門和個人，應進行通報批評。第十四條定期保養(yǎng)1.行政部門根據辦公設備的使用情況和設備供應商的建議，制定辦公設備定期保養(yǎng)計劃。定期保養(yǎng)計劃應明確保養(yǎng)設備的名稱、型號、保養(yǎng)周期、保養(yǎng)內容、保養(yǎng)責任人等信息。2.定期保養(yǎng)工作可由設備供應商的售后服務人員或公司內部專業(yè)技術人員進行。保養(yǎng)完成后，保養(yǎng)責任人應填寫《辦公設備保養(yǎng)記錄》，記錄保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內容、保養(yǎng)結果等信息。第十五條維修管理1.當辦公設備出現故障無法正常使用時，使用責任人應及時填寫《辦公設備維修申請表》，詳細描述設備故障現象，并提交給行政部門。2.行政部門接到維修申請后，應及時安排專業(yè)技術人員對設備進行故障診斷和維修。對于內部技術人員無法解決的故障，行政部門應聯系設備供應商或專業(yè)維修機構進行維修。3.維修完成后，維修人員應填寫《辦公設備維修記錄》，記錄維修時間、維修內容、維修費用等信息。維修費用應按照公司財務管理制度進行報銷。第六章調配管理第十六條調配申請1.因工作需要，各部門之間需對辦公設備進行調配時，設備調出部門應填寫《辦公設備調配申請表》，說明設備名稱、型號、數量、調配原因、調入部門等信息，并提交給行政部門。2.行政部門對調配申請進行審核，如申請合理，應予以批準，并通知設備調出部門和調入部門辦理設備交接手續(xù)。第十七條交接手續(xù)1.設備調出部門和調入部門應按照行政部門的通知，在規(guī)定時間內辦理設備交接手續(xù)。交接時，雙方應共同對設備的外觀、數量、性能等進行檢查，并在《辦公設備交接清單》上簽字確認。2.行政部門負責更新《辦公設備使用登記臺賬》，調整設備的使用部門和使用責任人信息。第七章報廢管理第十八條報廢鑒定1.行政部門定期組織對辦公設備進行清查盤點，對符合報廢條件的設備進行報廢鑒定。符合下列條件之一的辦公設備可申請報廢：-已超過規(guī)定使用年限，且設備老化、性能嚴重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高的；-因意外事故或不可抗力因素導致設備嚴重損壞，無法修復或修復后仍無法正常使用的；-技術落后，已被新型設備替代，且無使用價值的。2.報廢鑒定工作由行政部門會同公司內部專業(yè)技術人員或設備供應商的技術人員進行，鑒定人員應根據設備的實際情況，填寫《辦公設備報廢鑒定表》，明確設備是否符合報廢條件，并提出報廢處理建議。第十九條報廢審批1.《辦公設備報廢鑒定表》經行政部門審核后，報公司管理層審批。公司管理層應根據設備的實際情況和公司財務狀況，決定是否批準設備報廢申請。2.對于價值較高的辦公設備報廢申請，公司管理層可組織相關部門進行論證，確保報廢決策的合理性和科學性。第二十條報廢處理1.經公司管理層批準報廢的辦公設備，行政部門應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度進行處理。報廢設備可采取出售給廢品回收公司、捐贈給公益機構等方式進行處置。2.報廢設備處置完成后，行政部門應填寫《辦公設備報廢處理記錄》，記錄報廢設備的名稱、型號、數量、處置方式、處置收入等信息，并及時更新《辦公設備使用登記臺賬》。第八章監(jiān)督與考核第二十一條監(jiān)督檢查1.行政部門定期對各部門辦公設備的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括設備的使用情況、維護保養(yǎng)情況、調配情況、報廢處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現場檢查、查閱記錄、聽取匯報等方式進行。對于檢查中發(fā)現的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。第二十二條考核評價1.公司將辦公設備管理工作納入部門和員工績效考核體系，對辦公設備管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵；對管理不善、造成設備損壞或丟失的部門和個人，按照公司相關規(guī)定進行處罰。2.考核指標包括設備完好率、設備利用率、維修費用控制、設備報廢處理合規(guī)率等。行政部門應根據考核指標，定期對各部門和員工的辦公設備管理工作進行考核評價，并將考核結果反饋給相關部門和員工。第九章附則第二十三條解釋權本辦法由公司行政部門負責解釋