銷售合同審核及管理標準化流程工具指南一、適用業(yè)務場景與對象本標準化流程適用于企業(yè)銷售業(yè)務全生命周期中的合同管理環(huán)節(jié)，覆蓋以下核心場景：新客戶簽約：首次合作時，銷售部門與客戶簽訂銷售合同，明確合作條款；老客戶續(xù)簽/增補：針對已有合作客戶，合同到期后續(xù)簽、變更標的物或調整條款時的合同管理；特殊訂單合同：如定制化產品、大額訂單、分期付款等復雜業(yè)務場景的合同處理；合同履行監(jiān)控：在合同執(zhí)行過程中，對交付、驗收、付款等關鍵節(jié)點的跟蹤與風險預警。涉及角色包括銷售代表、銷售部門負責人、法務專員、財務專員、倉庫/交付部門負責人及客戶對接人，通過多部門協(xié)同保證合同合規(guī)性與業(yè)務順暢性。二、標準化操作流程詳解階段一：合同發(fā)起與準備需求提報銷售代表根據客戶需求（如產品型號、數量、價格、交付時間等），填寫《銷售合同審批申請單》（見模板1），并附客戶基本信息（企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人等）、業(yè)務需求說明（如技術參數、特殊交付要求）及歷史合作記錄（如有）。對于定制化訂單，需附技術部門出具的《產品技術確認單》，明確標的物規(guī)格、驗收標準等?？蛻糍Y質初審銷售代表核實客戶資質：企業(yè)客戶：提供營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明，確認經營范圍與合同標的匹配、經營狀態(tài)正常（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”初步核查，禁止錄入，僅說明核查方式）；個人客戶：提供證件號碼復印件及聯(lián)系方式，確認民事行為能力。資質材料不全或異常的，需補充核實后再推進流程。階段二：多部門協(xié)同審核銷售部門內部審核銷售部門負責人審核：業(yè)務條款合理性：價格、數量、交付時間是否符合銷售政策；客戶需求匹配度：是否滿足客戶核心需求，是否存在無法履約的風險；歷史合作情況：客戶是否存在逾期付款、違約記錄等。審核通過后，簽署意見并流轉至法務部門。法務部門合規(guī)審核法務專員重點審核：主體合法性：簽約方是否具備完全民事行為能力，授權代表是否持有有效授權委托書；條款完整性：是否包含標的物、數量、質量、價款、履行期限、地點方式、違約責任、爭議解決等核心條款；風險點排查：如格式條款是否公平、知識產權歸屬、保密義務、不可抗力約定等；法律術語準確性：避免歧義表述，保證條款符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)。對存在風險的條款，法務專員需標注修改意見并反饋銷售部門溝通調整；審核通過后簽署意見，流轉至財務部門。財務部門審核財務專員重點審核：價格條款：是否符合公司定價策略，折扣、返利等約定是否經審批；付款方式：分期付款的節(jié)點是否合理，收款賬戶信息是否準確（需與客戶開戶證明一致）；稅費約定：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時間及稅率是否合規(guī)；財務風險：客戶信用額度是否超限，是否存在大額逾期未付情況。審核通過后簽署意見，流轉至銷售部門匯總。階段三：合同簽署與生效合同定稿與打印銷售部門匯總各部門審核意見，最終確認合同文本，使用公司標準合同模板（如為非標合同，需法務專員標注“非標合同”并說明原因），打印一式三份（客戶聯(lián)、公司財務聯(lián)、公司檔案聯(lián)），保證合同文本無修改痕跡（如有修改需雙方在修改處蓋章/簽字確認）?？蛻艉炇痄N售代表攜帶定稿合同與客戶對接，由客戶法定代表人或授權代表簽字并加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；個人客戶需簽字并按手印。確認簽署信息無誤后，回收客戶聯(lián)及公司存聯(lián)，掃描電子版存檔。內部蓋章生效銷售部門將簽署完成的合同提交至公司行政部（或指定蓋章部門），加蓋公司公章（或合同專用章），蓋章后合同正式生效；財務部門根據生效合同開票，倉庫/交付部門根據合同條款安排發(fā)貨或交付。階段四：履行跟蹤與變更管理履行過程監(jiān)控銷售代表作為合同第一責任人，需跟蹤以下節(jié)點：交付進度：與倉庫/生產部門確認發(fā)貨時間，提前告知客戶預計到達時間；驗收環(huán)節(jié)：提醒客戶按合同約定時間驗收，并獲取《驗收確認單》（需客戶簽字蓋章）；付款節(jié)點：在應收賬款到期前3天提醒客戶付款，逾期未付的及時上報銷售負責人及財務部門。合同變更處理履行過程中如需變更（如調整交付時間、增減標的物等），由銷售代表填寫《合同變更審批表》（見模板2），說明變更原因、內容及對雙方的影響，重新啟動審核流程（參照階段二）；變更審批通過后，簽訂《補充協(xié)議》作為原合同附件，明確變更條款生效時間，原合同相關條款相應調整。階段五：歸檔與復盤合同歸檔合同履行完畢（含收款、交付、驗收完成后），銷售部門將合同正本、審批單、補充協(xié)議、驗收單等材料整理齊全，移交至公司檔案管理部門；檔案管理部門按“客戶名稱+合同編號+簽署日期”分類歸檔，建立電子臺賬（見模板3），保證可追溯；電子版存儲于公司指定服務器，設置訪問權限，禁止外傳。定期復盤每季度由銷售部門牽頭，聯(lián)合法務、財務部門對合同履行情況復盤，分析常見問題（如條款爭議、逾期付款等），優(yōu)化合同模板及審核流程；對客戶履約能力進行評級，動態(tài)調整信用額度，降低合作風險。三、配套工具表單模板模板1：銷售合同審批申請單合同基本信息合同編號簽約日期客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼標的物名稱及規(guī)格數量合同金額（含稅）付款方式交付時間及地點交付方式業(yè)務需求說明（如技術參數、定制要求、特殊條款等）附件清單□客戶資質□技術確認單□報價單□其他：銷售代表意見簽字：_________日期：_________銷售負責人意見簽字：_________日期：_________法務審核意見簽字：_________日期：_________財務審核意見簽字：_________日期：_________模板2：合同變更審批表變更信息原合同編號變更日期客戶名稱變更類型變更內容（詳細說明原條款及修改后條款，可附頁）變更原因□客戶需求□生產調整□政策變化□其他：影響分析（對價格、交付、付款等的影響及風險控制措施）審批意見銷售代表：_________銷售負責人：_________法務：_________財務：_________客戶確認（如需，附客戶簽字蓋章的《變更確認函》）模板3：銷售合同管理臺賬合同編號客戶名稱簽署日期合同金額履行狀態(tài)負責人交付日期驗收日期付款日期歸檔編號□履行中□已完成□終止（示例）SC2024-001*科技有限公司2024-03-0150萬元已完成2024-03-152024-03-202024-03-25DA2024-003四、執(zhí)行關鍵風險控制點主體資質審查：嚴禁與無民事行為能力或超越經營范圍的客戶簽約，授權代表需提供加蓋公章的《授權委托書》，載明授權范圍及期限。條款完整性：核心條款（如質量標準、違約責任、爭議解決方式）不得缺失，避免“口頭約定”或“模糊表述”（如“盡快”“大約”等）。審核時效管理：各部門需在收到合同后2個工作日內完成審核，緊急合同可縮短至1個工作日，超期未反饋視