行政辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)與審批管理模板一、適用情境與范圍二、操作流程詳解（一）發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表：由部門實(shí)際需求人填寫《行政辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見模板表格），列明需采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)及用途說(shuō)明。注意：物品名稱需具體（如“A4復(fù)印紙”而非“紙”），規(guī)格型號(hào)需明確（如“70g白色500張/包”）；數(shù)量需根據(jù)實(shí)際工作需求合理填寫，避免過量采購(gòu)；預(yù)估總價(jià)需參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)合理報(bào)價(jià)，保證與預(yù)算匹配。提交申請(qǐng)：填寫完成后，申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人處進(jìn)行初審。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核需求合理性：部門負(fù)責(zé)人需核對(duì)申請(qǐng)表中物品的必要性、數(shù)量合理性及用途是否符合部門工作計(jì)劃，避免重復(fù)采購(gòu)或非工作相關(guān)采購(gòu)。簽署意見：審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽字確認(rèn)，并注明日期；若審核不通過，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。（三）行政部復(fù)核庫(kù)存與預(yù)算核查：行政部收到申請(qǐng)表后，首先核查庫(kù)存物品情況，確認(rèn)是否有可用庫(kù)存或可替代物資，避免重復(fù)采購(gòu)；其次核對(duì)部門剩余預(yù)算，保證采購(gòu)金額不超出部門年度/月度辦公經(jīng)費(fèi)額度。價(jià)格與合規(guī)性審核：行政部對(duì)預(yù)估單價(jià)進(jìn)行市場(chǎng)比價(jià)（參考合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)或歷史采購(gòu)記錄），保證價(jià)格合理；同時(shí)審核物品是否符合公司辦公用品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（如限制采購(gòu)高端非必需設(shè)備等）。簽署復(fù)核意見：復(fù)核通過后，行政部在“行政部復(fù)核意見”欄簽字并注明日期；若需調(diào)整數(shù)量或規(guī)格，與申請(qǐng)人溝通后修改申請(qǐng)表。（四）權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限，保證分級(jí)審批、權(quán)責(zé)清晰：小額采購(gòu)（預(yù)估總價(jià)≤500元）：由行政部負(fù)責(zé)人審批，在“審批領(lǐng)導(dǎo)意見”欄簽字并注明日期；中額采購(gòu)（500元＜預(yù)估總價(jià)≤2000元）：由分管行政副總審批，需行政部負(fù)責(zé)人審核通過后提交，審批后簽字注明日期；大額采購(gòu)（預(yù)估總價(jià)＞2000元）：由總經(jīng)理審批，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、分管行政副總依次審核后提交，審批后簽字注明日期。（五）采購(gòu)執(zhí)行下達(dá)采購(gòu)指令：審批通過后，行政部將《采購(gòu)申請(qǐng)表》作為采購(gòu)依據(jù)，向合格供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單（或通過公司采購(gòu)系統(tǒng)創(chuàng)建采購(gòu)單），明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間及質(zhì)量要求。跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度：行政部需與供應(yīng)商保持溝通，保證按時(shí)交付；若遇缺貨或延遲情況，及時(shí)通知申請(qǐng)人并協(xié)商解決方案（如更換替代品或調(diào)整采購(gòu)時(shí)間）。（六）入庫(kù)登記與領(lǐng)用物品驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由行政部采購(gòu)人員與申請(qǐng)人共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請(qǐng)表一致，檢查質(zhì)量是否合格（如無(wú)破損、過期等）。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，行政部在《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》中登記入庫(kù)信息（包括物品名稱、規(guī)格、入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商、采購(gòu)金額等），并更新庫(kù)存數(shù)據(jù)。領(lǐng)用簽字：申請(qǐng)人憑審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》到行政部領(lǐng)用物品，在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)用信息包括領(lǐng)用人、部門、領(lǐng)用物品、數(shù)量、領(lǐng)用日期等。三、模板表格行政辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人所屬部門聯(lián)系方式預(yù)算科目序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估小計(jì)（元）用途說(shuō)明123預(yù)估總價(jià)合計(jì)（大寫）預(yù)估總價(jià)合計(jì)（小寫）元部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：日期：年月日行政部復(fù)核意見簽字：日期：年月日審批領(lǐng)導(dǎo)意見（小額采購(gòu)：行政部負(fù)責(zé)人；中額采購(gòu)：分管行政副總；大額采購(gòu)：總經(jīng)理）簽字：日期：年月日采購(gòu)部執(zhí)行意見（如涉及采購(gòu)部執(zhí)行，填寫采購(gòu)進(jìn)度及結(jié)果）簽字：日期：年月日備注（如替代品說(shuō)明、緊急采購(gòu)原因等）辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬（節(jié)選）入庫(kù)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位入庫(kù)數(shù)量庫(kù)存數(shù)量供應(yīng)商采購(gòu)金額（元）入庫(kù)人辦公用品領(lǐng)用登記表（節(jié)選）領(lǐng)用日期領(lǐng)用人所屬部門物品名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人簽字備注四、使用要點(diǎn)提示提前規(guī)劃，避免緊急采購(gòu)：申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)部門工作計(jì)劃，提前3-5個(gè)工作日提交采購(gòu)申請(qǐng)，保證采購(gòu)流程正常執(zhí)行；緊急采購(gòu)（如突發(fā)辦公物資短缺）需在申請(qǐng)表中注明“緊急”字樣，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人加簽后優(yōu)先處理，但事后需補(bǔ)全審批流程。規(guī)范填寫，信息準(zhǔn)確：申請(qǐng)表中物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需完整準(zhǔn)確，模糊描述（如“一批文具”“若干紙張”）可能導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)誤或延誤；預(yù)估總價(jià)需盡量貼近實(shí)際，與實(shí)際采購(gòu)價(jià)差異超過10%時(shí)，需在備注欄說(shuō)明原因。嚴(yán)格審核，控制成本：部門負(fù)責(zé)人需對(duì)本部門采購(gòu)需求負(fù)總責(zé)，杜絕非必要采購(gòu)；行政部定期更新《常用辦公用品價(jià)格參考表》，保證采購(gòu)價(jià)格透明合理，同時(shí)每季度對(duì)各部門采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，反饋異常采購(gòu)情況（如某部門耗材用量突增）。入庫(kù)與領(lǐng)用流程規(guī)范：物品驗(yàn)收時(shí)需多人核對(duì)，避免數(shù)量或質(zhì)量問題入庫(kù)；領(lǐng)用需嚴(yán)格登記，嚴(yán)禁私自取用或外借，保證物資流向可追溯。禁止采購(gòu)范圍：不得采購(gòu)與工作無(wú)關(guān)的物品（如個(gè)人生活用品、奢侈品）、不