某羽毛球俱樂部印章使用管理細則

一、總則本俱樂部印章是俱樂部行使權(quán)力、開展各項活動的重要標志，具有法定權(quán)威性和證明效力。為了加強對俱樂部印章的管理，確保印章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，特制定本細則。本細則適用于俱樂部各級各類印章的使用管理，涵蓋行政章、財務章、業(yè)務專用章以及其他以俱樂部名義刻制的專用印章。俱樂部印章管理工作遵循嚴格審批、規(guī)范使用、專人負責、安全保密的原則，以保障俱樂部正常運營和合法權(quán)益。二、印章的種類及保管俱樂部印章主要分為以下幾類：行政章，是俱樂部對外代表的核心印章，用于各類重要文件、合同、公函等；財務章，專門用于財務往來結(jié)算、票據(jù)處理等相關財務事務；業(yè)務專用章，根據(jù)不同業(yè)務需求刻制，用于特定業(yè)務領域的文件簽署；其他專用章，如會員專用章、活動專用章等，用于俱樂部特定活動或針對會員的相關事務。行政章由俱樂部辦公室負責人負責保管；財務章由俱樂部財務負責人保管；業(yè)務專用章及其他專用章根據(jù)業(yè)務歸屬，由相關業(yè)務部門負責人保管。保管人需具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章保管規(guī)定。印章應存放在專門的保險柜或安全的存放地點，確保印章的安全。保管人對印章的存放安全負責，如發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告并采取措施。三、印章使用申請流程俱樂部內(nèi)部各部門及會員在需要使用印章時，必須提前填寫《印章使用申請表》。申請表應詳細注明申請部門、申請人、申請時間、印章名稱、使用事由、涉及文件或合同名稱及編號（如有）、預計使用次數(shù)等信息。對于一般性業(yè)務文件使用印章，由部門負責人審核簽字后，提交至印章保管人處申請用章。涉及重要事項、重大合同、對外擔保等文件使用印章，需經(jīng)部門負責人審核后，報俱樂部管理層審批。管理層根據(jù)事項的重要程度進行審議，必要時組織相關會議進行討論，確保決策的科學性和合理性。審批通過后，將《印章使用申請表》及相關文件一并提交至印章保管人處。會員因特殊情況需要使用俱樂部印章的，應向俱樂部提出書面申請，說明使用事由及相關情況。經(jīng)會員管理部門審核，并報俱樂部相關領導審批后，方可按照規(guī)定流程使用印章。四、印章使用審批權(quán)限一般性業(yè)務文件使用印章，如日常工作匯報、通知、普通函件等，由部門負責人審批即可。涉及金額較小（具體金額由俱樂部根據(jù)實際情況確定）的合同、協(xié)議等文件使用印章，除部門負責人審核外，需經(jīng)財務部門負責人審核后，報俱樂部分管領導審批。重大合同、協(xié)議，涉及金額較大或?qū)銟凡坑兄卮笥绊懙氖马?，如合作項目、投資決策等文件使用印章，需經(jīng)部門負責人、財務部門負責人、法務部門（如有）審核后，提交俱樂部理事會審議通過，由俱樂部理事長審批。對于涉及法律糾紛、對外擔保、變更俱樂部重要信息等特殊情況使用印章，必須經(jīng)過俱樂部法律顧問審核，并報俱樂部理事會全體成員審議通過，由俱樂部理事長簽字批準。在緊急情況下，如無法及時履行正常審批流程，使用人應通過電話、微信等方式向相關領導匯報，經(jīng)口頭同意后可先使用印章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。五、印章使用登記與記錄印章保管人在每次使用印章前，必須對印章使用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括申請部門、申請人、使用時間、印章名稱、使用事由、涉及文件或合同名稱及編號、蓋章份數(shù)等信息。使用完畢后，印章保管人應在《印章使用登記表》上簽字確認。對于重要文件或合同使用印章，除在《印章使用登記表》上登記外，還應留存一份加蓋印章的文件副本或復印件，以備查閱。印章保管人應定期對印章使用登記記錄進行整理和歸檔，確保記錄的完整性和可追溯性。歸檔期限按照俱樂部檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體年限]。六、印章使用規(guī)范印章保管人應嚴格按照審批意見使用印章，不得擅自擴大印章使用范圍或超越審批權(quán)限使用印章。在蓋章時，應確保印章清晰、端正，加蓋位置準確無誤，符合文件格式要求。對于多頁文件，應加蓋騎縫章，以保證文件的完整性和真實性。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況確需使用，必須經(jīng)過俱樂部最高領導批準，并在使用后及時跟蹤文件的使用情況，確保文件內(nèi)容符合俱樂部規(guī)定和要求。使用印章時，如有需要，可安排專人進行監(jiān)督，確保印章使用過程的合規(guī)性和公正性。監(jiān)督人應在相關記錄上簽字確認。印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須移交他人代管，應辦理正式的交接手續(xù)，并向俱樂部相關領導報告。交接內(nèi)容包括印章的種類、數(shù)量、使用記錄等信息。七、印章的刻制與銷毀俱樂部因工作需要刻制新印章時，應由相關部門提出申請，說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，報俱樂部管理層審批。審批通過后，由俱樂部辦公室統(tǒng)一聯(lián)系具有合法資質(zhì)的刻章單位進行刻制。新印章刻制完成后，需經(jīng)俱樂部辦公室負責人驗收合格，并在《印章備案登記表》上進行登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。印章啟用前，應發(fā)布正式的啟用通知，明確新印章的名稱、用途及啟用時間，同時聲明舊印章（如有）的廢止時間。俱樂部因機構(gòu)變更、名稱變更、印章?lián)p壞或其他原因需要銷毀印章時，由印章保管人提出申請，報俱樂部管理層審批。審批通過后，由俱樂部辦公室負責組織印章的銷毀工作。銷毀印章時，應采用合適的方式確保印章無法恢復使用，如切割、熔毀等。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并留存相關影像資料。印章銷毀后，應在《印章備案登記表》上注明銷毀日期和銷毀原因。八、違規(guī)處理對于違反本細則規(guī)定，擅自使用印章、超越審批權(quán)限使用印章、私刻印章或因保管不善導致印章丟失、損壞等行為，俱樂部將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。對于情節(jié)較輕的，給予批評教育、警告等處分，并責令其立即改正錯誤行為；對于情節(jié)嚴重的，給予罰款、解除勞動合同（針對俱樂部員工）、取消會員資格（針對會員）等處分；如因違規(guī)使用印章給俱樂部造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。俱樂部將定期對印章使用管理情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對于在印章使用管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，俱樂部將給予表彰和獎勵，以激勵全體員工和會員共同維護俱樂部印章使用的規(guī)范性和安全性。九、附則本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由俱樂部理事會負責解釋和修訂。俱樂部各部門及