企業(yè)部門會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范及模板一、會(huì)議紀(jì)要的適用場(chǎng)景與核心價(jià)值會(huì)議紀(jì)要作為企業(yè)內(nèi)部信息傳遞與工作跟進(jìn)的重要載體，適用于以下場(chǎng)景：常規(guī)會(huì)議：部門周例會(huì)、月度工作總結(jié)會(huì)、季度規(guī)劃會(huì)等，用于同步進(jìn)展、明確下一步計(jì)劃；專項(xiàng)會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問題研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等，用于固化共識(shí)、分配責(zé)任；決策會(huì)議：方案評(píng)審會(huì)、資源調(diào)配會(huì)、制度修訂會(huì)等，用于記錄決策依據(jù)與結(jié)果，保證執(zhí)行有據(jù)。其核心價(jià)值在于：留存會(huì)議關(guān)鍵信息，避免信息遺漏或偏差；明確任務(wù)分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，推動(dòng)責(zé)任落地；作為歷史追溯依據(jù)，便于后續(xù)復(fù)盤與查證。二、會(huì)議紀(jì)要編寫全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)提前與會(huì)議主持人溝通，知曉會(huì)議主題、需達(dá)成的目標(biāo)及關(guān)鍵議題（如“確定Q3項(xiàng)目排期”“解決流程瓶頸”），避免記錄偏離重點(diǎn)。收集會(huì)議背景資料整理會(huì)議相關(guān)的議程、上期會(huì)議紀(jì)要、待討論方案、數(shù)據(jù)報(bào)表等材料，熟悉背景信息，保證記錄時(shí)能快速關(guān)聯(lián)上下文。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議類型選擇電子或紙質(zhì)記錄工具（推薦使用Word或協(xié)同文檔工具），提前調(diào)取標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板（見第三部分），預(yù)留“議題討論”“行動(dòng)項(xiàng)”等關(guān)鍵模塊填寫區(qū)。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息基礎(chǔ)信息完整記錄會(huì)議名稱：需明確具體主題（如“市場(chǎng)部Q3營(yíng)銷方案研討會(huì)”而非“部門會(huì)議”）；時(shí)間：精確到“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”，區(qū)分“開始時(shí)間”與“預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間”；地點(diǎn)：線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)，線下會(huì)議注明具體會(huì)議室；人員：主持人、記錄人、參會(huì)人員（按部門/職務(wù)列出，如“銷售部：經(jīng)理、專員”；外部參會(huì)人員需標(biāo)注單位及職務(wù)）；缺席人員：需注明姓名、缺席原因（如“出差”“請(qǐng)假”）。議程與討論要點(diǎn)聚焦按議程順序記錄，每個(gè)議題需標(biāo)注“討論要點(diǎn)”（如“議題1：活動(dòng)預(yù)算分配”，記錄各方觀點(diǎn)：“建議增加線上投放占比至60%，認(rèn)為需保留現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)環(huán)節(jié)預(yù)算20%”）；避免逐字記錄，提煉核心觀點(diǎn)，對(duì)爭(zhēng)議性問題需標(biāo)注“未達(dá)成共識(shí)”及主要分歧點(diǎn)；決策性內(nèi)容需明確“最終決議”（如“決議：按線上60%、線下20%、備用金20%分配預(yù)算”）。行動(dòng)項(xiàng)信息實(shí)時(shí)抓取對(duì)會(huì)議中明確的任務(wù)，需同步記錄“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“截止時(shí)間”“交付成果”四要素（如“任務(wù)：完成活動(dòng)初案PPT；負(fù)責(zé)人：*；截止時(shí)間：7月15日；交付成果：含排期、預(yù)算的PPT文件”），避免遺漏“負(fù)責(zé)人”或“時(shí)間節(jié)點(diǎn)”。（三）會(huì)后整理：保證信息準(zhǔn)確規(guī)范核對(duì)與補(bǔ)充信息會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)會(huì)議錄音（需提前征得主持人同意）、筆記及參會(huì)人員補(bǔ)充的資料，核對(duì)以下內(nèi)容：決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)是否完整，負(fù)責(zé)人、時(shí)間是否清晰；專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)、項(xiàng)目名稱等是否準(zhǔn)確（如“轉(zhuǎn)化率目標(biāo)”是否為“5%”而非“3%”）；參會(huì)人員觀點(diǎn)表述是否客觀，避免主觀臆斷。結(jié)構(gòu)與語言優(yōu)化按模板框架整理內(nèi)容，順序?yàn)椋夯A(chǔ)信息→議程及討論→決議事項(xiàng)→行動(dòng)項(xiàng)→會(huì)議總結(jié)；語言需簡(jiǎn)潔、正式，避免口語化表達(dá)（如將“覺得這個(gè)方案可行”改為“認(rèn)為該方案具備可行性”）；長(zhǎng)篇討論內(nèi)容需分點(diǎn)歸納，用“①②③”或“-”符號(hào)清晰呈現(xiàn)邏輯層次。審核與分發(fā)流程初稿完成后提交會(huì)議主持人審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議與行動(dòng)項(xiàng)的準(zhǔn)確性；審核通過后，按分發(fā)范圍發(fā)送（參會(huì)人員、部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)協(xié)作部門等），抄送至公司檔案室歸檔；電子版文件命名規(guī)范：“部門+會(huì)議名稱+日期”（如“市場(chǎng)部-Q3營(yíng)銷方案研討會(huì)-20230710.docx”）。三、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板及填寫示例基礎(chǔ)信息內(nèi)容會(huì)議名稱研發(fā)部Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)時(shí)間2023年07月10日14:00-16:00地點(diǎn)研發(fā)部301會(huì)議室主持人*經(jīng)理（研發(fā)部總監(jiān)）記錄人*專員（研發(fā)部助理）參會(huì)人員經(jīng)理、副總監(jiān)、主管（前端組）、主管（后端組）、*專員（測(cè)試組）缺席人員及原因*（產(chǎn)品經(jīng)理，因客戶會(huì)議缺席）議程及討論要點(diǎn)議題1：Q3核心功能優(yōu)先級(jí)排序討論要點(diǎn)：①提出“用戶登錄模塊優(yōu)化”需優(yōu)先，因近期投訴率達(dá)30%；②建議“數(shù)據(jù)報(bào)表功能”提前，因銷售部需求緊急；③*認(rèn)為“支付接口升級(jí)”為底層基礎(chǔ)，應(yīng)優(yōu)先開發(fā)。決議：按“支付接口升級(jí)→用戶登錄模塊優(yōu)化→數(shù)據(jù)報(bào)表功能”順序推進(jìn)。議題2：資源分配方案討論要點(diǎn)：①前端組需3人投入登錄模塊，后端組需2人支持支付接口；②測(cè)試組預(yù)留1人專職跟進(jìn)優(yōu)先級(jí)最高的模塊。決議：同意上述人員分配，*負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)跨組資源沖突。決議事項(xiàng)|1.確定Q3功能迭代優(yōu)先級(jí)順序?yàn)椋褐Ц督涌谏?jí)、用戶登錄模塊優(yōu)化、數(shù)據(jù)報(bào)表功能；2.前端組、后端組、測(cè)試組按需分配人員，*于7月12日前提交詳細(xì)資源分配表；3.下次進(jìn)度會(huì)定于7月24日14:00，同步各模塊開發(fā)進(jìn)展。|行動(dòng)項(xiàng)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間完成狀態(tài)交付成果制定Q3資源分配表協(xié)調(diào)各組人員，明確模塊負(fù)責(zé)人*2023-07-12未開始Excel分配表支付接口升級(jí)需求文檔輸出技術(shù)規(guī)格說明*2023-07-15未開始需求文檔V1.0同步迭代計(jì)劃至產(chǎn)品部告知Q3功能優(yōu)先級(jí)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)*2023-07-13未開始郵件+會(huì)議紀(jì)要抄送會(huì)議總結(jié)|本次會(huì)議明確了Q3產(chǎn)品迭代的核心方向與資源保障，各需按行動(dòng)項(xiàng)節(jié)點(diǎn)推進(jìn)，*負(fù)責(zé)跟進(jìn)跨組協(xié)作問題，保證8月底前完成首個(gè)優(yōu)先級(jí)模塊開發(fā)。|

附件|1.Q3功能需求清單；2.上期會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)完成情況表|四、編寫過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避客觀中立，避免主觀評(píng)價(jià)記錄討論內(nèi)容時(shí)需保持中立，不添加個(gè)人觀點(diǎn)（如避免使用“的方案不合理”改為“提出不同意見，認(rèn)為環(huán)節(jié)存在風(fēng)險(xiǎn)”）。聚焦“可執(zhí)行信息”行動(dòng)項(xiàng)需明確“誰、做什么、何時(shí)完成”，避免模糊表述（如“盡快完成需求調(diào)研”改為“*于7月20日前完成客戶需求調(diào)研報(bào)告”）。及時(shí)性與保密性并重會(huì)議紀(jì)需在會(huì)后48小時(shí)內(nèi)完成分發(fā)，涉及公司戰(zhàn)略、未公開項(xiàng)目等內(nèi)容需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，限制分發(fā)范圍。格式統(tǒng)一，便于歸檔檢索嚴(yán)格執(zhí)行