會(huì)議管理流程及執(zhí)行模板一、適用范圍與典型場(chǎng)景定期例會(huì)：周會(huì)、月度/季度復(fù)盤會(huì)，同步進(jìn)度、解決問(wèn)題；專項(xiàng)會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、需求評(píng)審會(huì)、方案研討會(huì)，聚焦特定議題決策；決策會(huì)議：資源協(xié)調(diào)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)，明確方向與責(zé)任分工；臨時(shí)會(huì)議：突發(fā)問(wèn)題處理會(huì)，快速響應(yīng)并推動(dòng)解決。二、會(huì)議全流程操作步驟（一）會(huì)前籌備：精準(zhǔn)規(guī)劃，保證高效步驟1：明確會(huì)議核心目標(biāo)召集人需清晰定義會(huì)議目的（如“確定項(xiàng)目Q3執(zhí)行方案”“解決當(dāng)前進(jìn)度滯后問(wèn)題”），避免“為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)”；目標(biāo)需符合SMART原則（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時(shí)間限制），例如“2小時(shí)內(nèi)完成3個(gè)議題討論，輸出2項(xiàng)決策及3個(gè)行動(dòng)項(xiàng)”。步驟2：確定參會(huì)人員與分工必邀人員：與會(huì)議目標(biāo)直接相關(guān)的決策者、執(zhí)行者、信息提供者（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)需包含項(xiàng)目經(jīng)理、核心成員、資源協(xié)調(diào)人）；可選人員：提供專業(yè)支持或需知曉結(jié)果的人員（如技術(shù)顧問(wèn)、跨部門接口人）；明確角色：主持人（控場(chǎng)、引導(dǎo)節(jié)奏）、記錄人（實(shí)時(shí)記錄討論要點(diǎn)、決議、行動(dòng)項(xiàng)）、發(fā)言人（各議題負(fù)責(zé)人）。步驟3：制定會(huì)議議程與材料準(zhǔn)備議程設(shè)計(jì)：按“重要性/緊急性”排序議題，明確每個(gè)議題的討論目標(biāo)、負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)（總時(shí)長(zhǎng)建議不超過(guò)90分鐘，避免疲勞）；材料準(zhǔn)備：提前1-2天分發(fā)會(huì)議資料（如背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、方案草案），標(biāo)注重點(diǎn)討論問(wèn)題，保證參會(huì)人提前熟悉內(nèi)容；場(chǎng)地與設(shè)備：確認(rèn)會(huì)議室（線上需測(cè)試軟件穩(wěn)定性）、投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，調(diào)試網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。步驟4：發(fā)出正式會(huì)議通知通知內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議附/會(huì)議號(hào)）、參會(huì)人員、核心議題、需提前準(zhǔn)備的材料、主持人及記錄人聯(lián)系方式；發(fā)送方式：通過(guò)企業(yè)協(xié)作工具（如釘釘、企業(yè)）或郵件發(fā)送，設(shè)置“已讀”提醒，提前1天再次確認(rèn)參會(huì)人時(shí)間。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦目標(biāo)，有序推進(jìn)步驟1：開(kāi)場(chǎng)簽到與議程確認(rèn)（5分鐘內(nèi)）主持人提前5分鐘到場(chǎng)，組織簽到（線上會(huì)議通過(guò)“簽到”功能或群接龍）；簡(jiǎn)述會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，明確“發(fā)言需緊扣議題，每人單次發(fā)言不超過(guò)3分鐘”，確認(rèn)無(wú)異議后開(kāi)始。步驟2：議題討論與決策（核心環(huán)節(jié)）按議程逐項(xiàng)推進(jìn)，主持人控制節(jié)奏：對(duì)偏離議題的討論及時(shí)引導(dǎo)（如“此問(wèn)題與當(dāng)前議題關(guān)聯(lián)度不高，可會(huì)后單獨(dú)溝通”），對(duì)超時(shí)發(fā)言禮貌提醒；關(guān)鍵討論：鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)碰撞，主持人需引導(dǎo)參會(huì)人聚焦“如何解決問(wèn)題”而非“推卸責(zé)任”，例如“針對(duì)進(jìn)度滯后問(wèn)題，我們先分析原因，再討論解決方案，避免責(zé)任歸屬爭(zhēng)論”；決策環(huán)節(jié)：對(duì)需明確的議題，采用“共識(shí)決策”或“少數(shù)服從多數(shù)”方式（如“方案A支持3人，方案B支持2人，按多數(shù)意見(jiàn)通過(guò)，反對(duì)意見(jiàn)記錄在紀(jì)要中”）。步驟3：總結(jié)確認(rèn)與行動(dòng)項(xiàng)明確（最后10分鐘）主持人總結(jié)各議題討論結(jié)果，清晰列出“決議事項(xiàng)”（如“同意采用方案A，預(yù)算控制在5萬(wàn)元內(nèi)”）和“行動(dòng)項(xiàng)”（明確任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間）；記錄人同步展示行動(dòng)項(xiàng)清單，參會(huì)人現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)責(zé)任分工，避免“模糊表述”（如“負(fù)責(zé)跟進(jìn)”改為“負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)資源，8月10日前輸出初稿”）。（三）會(huì)后跟進(jìn)：閉環(huán)管理，保證落地步驟1：整理與分發(fā)會(huì)議紀(jì)要（24小時(shí)內(nèi)）記錄人根據(jù)會(huì)議記錄，整理紀(jì)要內(nèi)容：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、缺席人及原因）、核心議題討論摘要、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（含負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、輸出物）；紀(jì)要需語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、條理清晰，避免口語(yǔ)化，經(jīng)主持人審核后，在24小時(shí)內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)方（抄送部門領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目干系人）。步驟2：行動(dòng)項(xiàng)跟蹤與反饋責(zé)任人需按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)，遇到問(wèn)題及時(shí)在協(xié)作工具中反饋（如“行動(dòng)項(xiàng)X因資源未到位，需延期2天，已同步*協(xié)調(diào)”）；記錄人/項(xiàng)目助理每周匯總行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度，在下次例會(huì)前3天更新“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”，標(biāo)注“進(jìn)行中/已完成/延期”狀態(tài)。步驟3：會(huì)議效果評(píng)估與資料歸檔會(huì)議結(jié)束后3天內(nèi)，可通過(guò)匿名問(wèn)卷收集參會(huì)人反饋（如“本次會(huì)議目標(biāo)是否清晰？”“討論效率是否高效？”“對(duì)后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)是否明確？”）；整理會(huì)議資料（通知、議程、紀(jì)要、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表、反饋問(wèn)卷），按“日期+會(huì)議主題”分類歸檔，便于后續(xù)查閱。三、核心模板表格表1：會(huì)議通知表項(xiàng)目?jī)?nèi)容示例會(huì)議主題項(xiàng)目Q3執(zhí)行方案評(píng)審會(huì)時(shí)間2023年8月5日14:00-15:30（周一）地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上會(huì)議：騰訊會(huì)議ID56，密碼56）參會(huì)人員（項(xiàng)目經(jīng)理）、（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）、（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、（市場(chǎng)部代表）議程1.Q2項(xiàng)目進(jìn)度回顧（，15分鐘）2.Q3方案介紹及可行性分析（，30分鐘）3.資源需求與協(xié)調(diào)（，20分鐘）4.決策與行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)（，5分鐘）需準(zhǔn)備材料Q2進(jìn)度報(bào)告、Q3方案PPT、資源需求清單主持人*記錄人*表2：會(huì)議議程表序號(hào)議題負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)討論目標(biāo)輸出物1Q2項(xiàng)目進(jìn)度回顧*15分鐘同步Q2成果與未解決問(wèn)題Q2進(jìn)度報(bào)告摘要2Q3方案介紹及可行性分析*30分鐘評(píng)審方案合理性，提出優(yōu)化建議Q3方案終稿（含修訂意見(jiàn)）3資源需求與協(xié)調(diào)*20分鐘明確人力、預(yù)算等資源支持資源需求清單及協(xié)調(diào)方案4決策與行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)*5分鐘形成最終決議，明確責(zé)任分工會(huì)議紀(jì)要（含行動(dòng)項(xiàng)）表3：會(huì)議紀(jì)要表基本信息內(nèi)容會(huì)議主題項(xiàng)目Q3執(zhí)行方案評(píng)審會(huì)時(shí)間2023年8月5日14:00-15:30地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A參會(huì)人員、、、缺席人員及原因*（因出差，已提前提交書(shū)面意見(jiàn)）記錄人*議題討論摘要議題1：Q2進(jìn)度回顧：Q2整體完成80%，核心功能“用戶登錄”模塊因技術(shù)問(wèn)題延期，目前已解決，預(yù)計(jì)8月10日上線。議題2：Q3方案評(píng)審：方案優(yōu)先級(jí)排序?yàn)椤肮δ艿?gt;市場(chǎng)推廣>用戶增長(zhǎng)”，預(yù)算需控制在5萬(wàn)元內(nèi)。討論：建議增加“用戶增長(zhǎng)”預(yù)算，當(dāng)前獲客成本過(guò)高；經(jīng)表決，維持原方案，負(fù)責(zé)優(yōu)化獲客渠道。決議事項(xiàng)1.Q3方案按“功能迭代>市場(chǎng)推廣>用戶增長(zhǎng)”優(yōu)先級(jí)執(zhí)行，預(yù)算5萬(wàn)元；2.“用戶登錄”模塊8月10日前上線，負(fù)責(zé)測(cè)試驗(yàn)收；3.在8月8日前提交獲客渠道優(yōu)化方案，不額外增加預(yù)算。行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)123表4：行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)備注1“用戶登錄”模塊測(cè)試驗(yàn)收*2023-08-102023-08-10已完成測(cè)試通過(guò)，無(wú)bug2提交獲客渠道優(yōu)化方案*2023-08-082023-08-09已完成延期1天，因需補(bǔ)充數(shù)據(jù)對(duì)比3協(xié)調(diào)市場(chǎng)部Q3推廣資源*2023-08-072023-08-07已完成已確認(rèn)2名推廣人員支持四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避會(huì)前：目標(biāo)不明確不開(kāi)會(huì)若會(huì)議目標(biāo)無(wú)法用1-2句話概括（如“討論問(wèn)題并確定下一步行動(dòng)”），需重新評(píng)估會(huì)議必要性，改為郵件溝通或1對(duì)1同步。會(huì)中：避免“議而不決”對(duì)每個(gè)議題，主持人需引導(dǎo)參會(huì)人聚焦“決策”而非“討論”，若無(wú)法當(dāng)場(chǎng)達(dá)成共識(shí)，明確“下次會(huì)議前需提交方案”或由*（決策人）拍板。會(huì)后：行動(dòng)項(xiàng)無(wú)責(zé)任人、無(wú)截止時(shí)間不歸檔行動(dòng)項(xiàng)需同時(shí)包含“負(fù)責(zé)人+截止時(shí)間+可交付成果”（如“*負(fù)責(zé)輸出報(bào)告，8月15日前提交”），否則視為無(wú)效