行政文書處理文檔歸檔與保存方案一、文書歸檔適用范圍本方案適用于公司各類行政文書的規(guī)范歸檔與保存，涵蓋日常辦公、項目管理、會議管理、人事管理、財務(wù)管理等場景中形成的具有保存價值的紙質(zhì)及電子文書。具體包括：日常管理類：通知、通報、請示、報告、會議紀要、工作計劃等；項目管理類：項目立項文件、合同協(xié)議、進度報告、驗收材料等；會議管理類：會議議程、參會人員名單、發(fā)言稿、會議決議等；人事管理類：員工簡歷、勞動合同、考核記錄、獎懲文件等；財務(wù)管理類：預(yù)算方案、報銷憑證、財務(wù)分析報告等（不含涉密財務(wù)數(shù)據(jù)）。通過規(guī)范歸檔，保證文書可追溯、易查找，符合公司管理要求及外部合規(guī)檢查需求。二、文書歸檔處理流程（一）文件收集收集范圍：各部門在處理公務(wù)過程中形成的、具有保存價值的正式文書（含附件、簽批原件），草稿、重復(fù)件、無關(guān)材料除外。收集責任人：各部門指定文員或?qū)Ｈ素撠煴静块T文書收集，每月25日前完成上月文書的初步整理。移交要求：文員將收集的文書填寫《文件移交清單》，與檔案管理員核對無誤后簽字確認，保證“賬物相符”。（二）文件分類根據(jù)文書性質(zhì)及部門職能，采用“一級分類+二級分類”方式：一級分類：按部門劃分（如綜合管理部、項目部、人力資源部）；二級分類：按文書類型劃分（如綜合管理部下設(shè)“通知類”“會議類”“制度類”）。示例：綜合管理部-2024-通知類-001。（三）文件整理檢查完整性：核對文書、附件、簽批手續(xù)是否齊全，缺失部分需及時補充；規(guī)范格式：去除訂書釘、回形針等金屬夾，對折角、破損文件進行平整或修復(fù)；排序編號：按文書形成時間先后排序，使用鉛筆在右上角標注頁碼，保證順序清晰。（四）文件編碼采用“部門縮寫-年份-序號”規(guī)則編制唯一編碼：部門縮寫：綜合部（ZH）、項目部（XM）、人力部（RL）、財務(wù)部（CW）；序號：按二級分類流水編制，從001開始，如“ZH-2024-通知-001”。編碼需用標簽打印后粘貼于文件首頁右上角，保證醒目、不易脫落。（五）系統(tǒng)錄入將文件信息錄入公司檔案管理系統(tǒng)，必填字段包括：文件名稱、編號、形成部門、形成日期、頁數(shù)、密級（普通/秘密）、保管期限、存放位置、歸檔人、歸檔日期。電子文書需同步掃描件（PDF格式），分辨率不低于300DPI，保證圖像清晰。（六）裝訂歸檔紙質(zhì)文件：采用左側(cè)裝訂方式，使用無酸檔案夾或檔案盒，每盒厚度不超過5cm，盒脊標注“部門-年份-類別”（如“綜合部-2024-通知類”）；電子文件：按編碼規(guī)則建立文件夾存儲，定期備份至公司專用服務(wù)器及云端，備份頻率為每月1次。（七）入庫管理存放位置：檔案柜按“區(qū)域-排-層-格”編號（如A區(qū)-01排-02層-03格），標簽標注編號及對應(yīng)文件類別；環(huán)境控制：檔案室保持溫度14-24℃、濕度45-60%，配備滅火器、溫濕度計、防蟲防潮設(shè)備，每日記錄環(huán)境數(shù)據(jù)。（八）借閱管理借閱申請：員工填寫《文件借閱申請表》，說明借閱事由、歸還日期，部門負責人簽字后提交檔案管理員；審批流程：普通文件由檔案管理員審批，秘密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；借閱登記：檔案管理員在《文件借閱登記表》中記錄借閱人、借閱日期、文件編號、歸還日期，借閱期限不超過7天；歸還檢查：文件歸還時需檢查是否完好、有無缺頁，確認無誤后登記歸還。（九）鑒定銷毀到期鑒定：對保管期限屆滿的文件（如一般通知保管3年、合同保管10年），由檔案管理員會同部門負責人共同鑒定；銷毀審批：無保存價值的文件填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上監(jiān)銷；銷毀記錄：監(jiān)銷人簽字確認《文件銷毀清單》，紙質(zhì)文件粉碎處理，電子文件徹底刪除，銷毀記錄保存2年。三、文書歸檔管理工具（一）行政文書分類目錄表一級分類二級分類編號規(guī)則示例保管期限說明綜合管理部通知類ZH-2024-通知-0013年公司級通知、通報綜合管理部會議類ZH-2024-會議-0025年重要會議紀要、決議項目部合同類XM-2024-合同-00310年項目立項、驗收合同人力資源部人事類RL-2024-人事-004永久員工勞動合同、獎懲文件（二）文件歸檔登記表序號文件名稱編號形成部門形成日期頁數(shù)密級保管期限歸檔人歸檔日期存放位置1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知ZH-2024-通知-001綜合管理部2024-01-152普通3年張*2024-01-20A區(qū)-01排-01層-01格2項目驗收報告XM-2024-報告-005項目部2024-02-2815普通5年李*2024-03-05B區(qū)-02排-03層-02格（三）文件借閱登記表序號文件名稱編號借閱人部門借閱日期歸還日期審批人借閱事由備注12024年度工作計劃ZH-2024-計劃-002王*銷售部2024-03-102024-03-15張*制定部門計劃無損壞2項目合同XM-2024-合同-003趙*財務(wù)部2024-03-122024-03-19李*財務(wù)審計涉密文件（四）文件銷毀審批表序號文件名稱編號數(shù)量（份）保管期限銷毀原因申請人部門負責人意見檔案管理員意見審批意見銷毀日期監(jiān)銷人12023年第三季度會議紀要ZH-2023-會議-01555年保管期限屆滿張*同意銷毀同意銷毀同意銷毀2024-03-20張、劉四、文書保存管理規(guī)范（一）合規(guī)性要求嚴格遵守《_________檔案法》及公司《檔案管理制度》，保證文書歸檔、借閱、銷毀等流程合法合規(guī)，嚴禁私自復(fù)制、外傳或銷毀涉密文件。（二）及時性原則文書處理完成后應(yīng)在1個月內(nèi)完成歸檔，避免長期積壓導(dǎo)致文件丟失或損壞；電子文書需在形成后3個工作日內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)。（三）完整性保障歸檔文件需包含、附件、簽批手續(xù)等全部材料，缺項文件需及時補充；電子文書需與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，保證信息完整。（四）安全性管理涉密文件（如合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨存放加密柜，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；檔案室實行雙人雙鎖管理，非工作人員未經(jīng)許可不得進入；定期（每季度）檢查檔案存放情況，防止蟲蛀