2026年能源加工公司辦公設(shè)備全生命周期管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公設(shè)備管理，優(yōu)化資源配置，降低運營成本，保障辦公高效有序開展，依據(jù)《中華人民共和國節(jié)約能源法》《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，制定本制度。第二條本制度所稱辦公設(shè)備，指公司各部門日常辦公所需的計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、服務(wù)器、辦公家具等各類固定資產(chǎn)及低值辦公設(shè)備。第三條本制度適用于公司全體部門及員工，涵蓋辦公設(shè)備的規(guī)劃采購、驗收登記、領(lǐng)用使用、維護(hù)保養(yǎng)、調(diào)撥報廢等全生命周期管理環(huán)節(jié)。第四條辦公設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、按需配置、規(guī)范使用、高效維護(hù)、循環(huán)利用”原則，兼顧實用性與節(jié)能環(huán)保要求，確保設(shè)備資產(chǎn)安全完整。第二章管理職責(zé)分工第五條行政部為辦公設(shè)備管理牽頭部門，主要職責(zé)包括：制定設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)、組織采購招標(biāo)、建立設(shè)備臺賬、統(tǒng)籌維護(hù)保養(yǎng)、辦理調(diào)撥報廢手續(xù)、監(jiān)督制度執(zhí)行情況。第六條各業(yè)務(wù)部門為辦公設(shè)備使用責(zé)任部門，需指定專人擔(dān)任設(shè)備管理員，負(fù)責(zé)本部門設(shè)備的領(lǐng)用登記、日常保管、使用監(jiān)督及故障上報，配合行政部開展設(shè)備盤點與核查工作。第七條財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的資產(chǎn)核算、價值評估、折舊計提，參與采購預(yù)算審核及報廢資產(chǎn)處置的財務(wù)監(jiān)督。第八條信息技術(shù)部（如設(shè)有）負(fù)責(zé)計算機(jī)、服務(wù)器等信息化辦公設(shè)備的技術(shù)支持，包括系統(tǒng)安裝、軟件維護(hù)、數(shù)據(jù)安全保障等技術(shù)服務(wù)。第三章規(guī)劃與采購管理第九條辦公設(shè)備采購實行年度規(guī)劃與按需申購相結(jié)合的方式。各部門于每年第四季度向行政部提交下一年度設(shè)備采購需求，行政部結(jié)合公司發(fā)展規(guī)劃及現(xiàn)有設(shè)備狀況，編制年度采購預(yù)算，報公司管理層審批后執(zhí)行。第十條臨時新增設(shè)備需求，由使用部門填寫《辦公設(shè)備申購單》，說明申購理由、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部審核，按公司采購審批權(quán)限逐級報批。第十一條采購金額達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備，必須通過公開招標(biāo)、競爭性談判等合規(guī)方式采購；小額采購可通過定點供應(yīng)商、比價采購等方式實施，確保采購過程公平透明、質(zhì)優(yōu)價廉。第十二條采購設(shè)備時，應(yīng)優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保、質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的產(chǎn)品，符合國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及公司綠色辦公要求。嚴(yán)禁采購淘汰類、不符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備。第四章驗收與登記管理第十三條設(shè)備到貨后，行政部組織使用部門、技術(shù)部門（如需）共同進(jìn)行驗收，核對設(shè)備型號、數(shù)量、配置是否與采購合同一致，檢查設(shè)備外觀、性能是否完好，核對產(chǎn)品合格證、說明書、保修卡等附件是否齊全。第十四條驗收合格后，行政部在3個工作日內(nèi)完成設(shè)備登記，建立《辦公設(shè)備管理臺賬》，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號規(guī)格、采購日期、采購金額、供應(yīng)商、使用部門、使用人、資產(chǎn)編號、保修期限等信息，為每臺設(shè)備分配唯一資產(chǎn)編號并粘貼標(biāo)識。第十五條財務(wù)部根據(jù)驗收報告及采購發(fā)票，辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)，按相關(guān)會計準(zhǔn)則計提折舊。低值辦公設(shè)備由行政部登記備查，納入部門資產(chǎn)管理范圍。第十六條設(shè)備驗收不合格的，行政部應(yīng)立即通知供應(yīng)商辦理退換貨或維修手續(xù)，直至驗收合格，確保公司權(quán)益不受損害。第五章使用與維護(hù)管理第十七條員工領(lǐng)用辦公設(shè)備時，需在《辦公設(shè)備領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，明確使用責(zé)任。使用人應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作說明書規(guī)范使用，愛護(hù)設(shè)備，避免人為損壞。第十八條禁止私自拆卸、改裝辦公設(shè)備，不得擅自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或外接違規(guī)設(shè)備。確需改裝或升級的，須向行政部提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由專業(yè)人員操作。第十九條行政部建立設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)制度，對計算機(jī)、打印機(jī)等常用設(shè)備每半年組織一次全面維護(hù)；復(fù)印機(jī)、投影儀等精密設(shè)備按廠家要求定期進(jìn)行專業(yè)保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。第二十條設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)及時向本部門設(shè)備管理員或行政部報修，說明故障現(xiàn)象及原因。行政部接到報修后，及時安排維修，屬于保修期內(nèi)的故障，聯(lián)系供應(yīng)商免費維修；超出保修期的，委托專業(yè)維修機(jī)構(gòu)維修，控制維修成本。第二十一條信息化辦公設(shè)備的使用人應(yīng)遵守公司數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定，定期備份重要數(shù)據(jù)，嚴(yán)防信息泄露。設(shè)備報廢或移交前，必須經(jīng)技術(shù)部門確認(rèn)數(shù)據(jù)已安全清理，確保數(shù)據(jù)安全。第六章調(diào)撥與借用管理第二十二條因部門調(diào)整、人員變動等原因需調(diào)撥辦公設(shè)備的，由調(diào)出部門填寫《辦公設(shè)備調(diào)撥單》，經(jīng)調(diào)出、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部審核，辦理調(diào)撥手續(xù)。行政部及時更新設(shè)備管理臺賬，調(diào)整使用部門及使用人信息。第二十三條跨部門臨時借用辦公設(shè)備的，需經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人同意，由借用部門向行政部備案，明確借用期限及責(zé)任，借用期滿后及時歸還，行政部核實設(shè)備狀況后注銷借用記錄。第二十四條設(shè)備調(diào)撥或借用過程中，應(yīng)確保設(shè)備完好，附件齊全。如發(fā)生損壞或附件遺失，由相關(guān)責(zé)任方承擔(dān)維修或賠償責(zé)任。第七章報廢與處置管理第二十五條辦公設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：（一）使用年限達(dá)到或超過規(guī)定使用年限，性能嚴(yán)重下降，無法滿足辦公需求，且維修成本過高的；（二）設(shè)備故障頻發(fā)，經(jīng)多次維修仍無法正常使用的；（三）技術(shù)落后已被淘汰，無維修價值或無法適配現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的；（四）因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。第二十六條報廢設(shè)備由使用部門提出申請，填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，說明報廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部。行政部組織技術(shù)部門、財務(wù)部進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，按公司審批權(quán)限報批。第二十七條報廢設(shè)備處置遵循“公開、公平、合規(guī)”原則，由行政部統(tǒng)一組織處置，可采取拍賣、轉(zhuǎn)讓、回收利用等方式，處置收入全額上繳公司財務(wù)部，納入公司營業(yè)收入管理。第二十八條設(shè)備報廢后，行政部及時更新辦公設(shè)備管理臺賬，財務(wù)部辦理固定資產(chǎn)核銷手續(xù)，確保賬實相符。涉及涉密信息的設(shè)備，處置前必須進(jìn)行徹底的信息銷毀處理，防止數(shù)據(jù)泄露。第八章盤點與監(jiān)督管理第二十九條行政部每年度組織一次全面的辦公設(shè)備盤點，聯(lián)合財務(wù)部、各部門設(shè)備管理員對所有辦公設(shè)備進(jìn)行實地核查，核對設(shè)備數(shù)量、狀態(tài)、使用人、存放地點等信息與臺賬是否一致，形成《辦公設(shè)備盤點報告》。第三十條盤點中發(fā)現(xiàn)設(shè)備盤盈、盤虧、損壞、遺失等情況，應(yīng)及時查明原因，明確責(zé)任，按公司相關(guān)規(guī)定處理，并調(diào)整臺賬記錄，確保賬實相符。第三十一條行政部定期對各部門辦公設(shè)備使用、維護(hù)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反本制度規(guī)定的行為予以通報批評，并責(zé)令限期整改；造成設(shè)備損壞或公司損失的，依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。第三十二條員工離職、調(diào)崗時，必須辦理辦公設(shè)備交接手續(xù)，經(jīng)部門設(shè)備管理員及行政部核實設(shè)備完好