公司行政管理制度第一章總則第一條制度宗旨為強化公司行政事務規(guī)范化管理，明確部門權(quán)責邊界，構(gòu)建標準化運作體系，提升組織運行效率，特制定本制度。第二條適用范圍本制度涵蓋檔案管理、印鑒管理、公文處理、辦公及勞保用品管理、庫房運營、報刊與郵寄收發(fā)等六大類行政事務，適用于公司全體部門及員工。第二章檔案管理第三條歸檔范圍細則戰(zhàn)略規(guī)劃類：含三年以上發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營目標責任書、季度滾動計劃及執(zhí)行分析報告；運營管理類：月度/季度統(tǒng)計報表、財務審計報告（含專項審計）、人力資源配置方案、薪酬調(diào)整記錄、績效考核結(jié)果；法律文書類：各類合同（附審批單）、協(xié)議、訴訟/仲裁材料、知識產(chǎn)權(quán)證書及維護記錄；會議資料類：股東會/董事會決議（含簽到表）、中層管理會議紀要、專題研討會記錄；行政文書類：內(nèi)部通告、外部往來函件、政府部門批復文件、項目立項/驗收報告。第四條管理責任機制檔案管理實行"專人負責制"，由行政部指定2名專職檔案員（A/B角），其中A角負責密級檔案，B角負責普通檔案；檔案員須持《檔案管理資格證》上崗，每年參加不少于16學時的專業(yè)培訓；建立檔案管理臺賬，每月5日前完成上月檔案入庫登記，季度末進行賬實核對。第五條借閱與索取規(guī)范權(quán)限分級：1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理可直接借閱非密級檔案，借閱時長不超過15個工作日；2.部門負責人借閱本部門檔案需行政部經(jīng)理審批，跨部門借閱需分管副總審批；3.普通員工借閱檔案須經(jīng)部門負責人及行政部經(jīng)理雙重審批，最長借閱期限為7個工作日。密級管理：1.絕密檔案（如并購重組方案）僅限總經(jīng)理借閱；2.機密檔案（如核心技術(shù)參數(shù)）需總經(jīng)理簽字批準方可借閱；3.秘密檔案（如客戶清單）需分管副總批準。復制要求：1.密級檔案復制件需加蓋"復制件無效"印章，由行政部存檔備案；2.普通檔案復制需登記用途，復制件使用后須在3個工作日內(nèi)交還。第六條檔案銷毀流程銷毀前30日，由檔案員編制《待銷毀檔案清單》，注明檔案名稱、形成日期、密級、保管期限；密級檔案提交總經(jīng)理辦公會審議，普通檔案提交行政部會議審議；審議通過后，在清單上加蓋"同意銷毀"印章，由行政部經(jīng)理、檔案員、監(jiān)銷人三方簽字確認；銷毀過程全程錄像，錄像資料保存不少于3年；銷毀完畢后，將清單及審批文件歸檔永久保存。第三章印鑒管理第七條印鑒分類及保管公司公章：由行政部經(jīng)理保管，存放于帶密碼鎖的保險柜，密碼每月更換；合同專用章：由法務專員保管，僅限簽訂經(jīng)濟合同時使用；財務專用章：由財務部經(jīng)理保管，與法人章實行"雙人分管"；部門印章：由各部門負責人保管，僅限內(nèi)部流程使用。第八條用印審批流程常規(guī)用?。禾顚憽队¤b使用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字→分管副總審批→印鑒保管人核對后用?。痪o急用?。悍止芨笨偀o法現(xiàn)場審批時，可通過企業(yè)微信視頻確認，事后24小時內(nèi)補簽手續(xù)；重大事項用?。荷婕巴顿Y、擔保、借貸等事項，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準。第九條用印登記規(guī)范建立《印鑒使用登記薄》，記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、審批人、用印人、印鑒類型；所有用印文件需留存復印件，按季度裝訂成冊歸檔；嚴禁在空白紙張、空白合同上用印，特殊情況需總經(jīng)理特批，且須在24小時內(nèi)核銷。第十條介紹信管理制式介紹信須注明有效期（最長7天）、持信人、用途、有效區(qū)域；空白介紹信僅限總經(jīng)理授權(quán)的商務談判使用，領(lǐng)用前需繳納500元押金，返還時無息退還；介紹信存根保存期為3年，到期后按檔案銷毀流程處理。第四章公文處理第十一條公文起草與審核行政類公文（通知、通告等）由行政部起草，業(yè)務類公文由相關(guān)部門起草；公文須標注主題詞、發(fā)文字號（如"XX辦〔202X〕X號"）、主送機關(guān)、抄送機關(guān)；實行"三審制"：起草人自審→部門負責人初審→行政部經(jīng)理終審。第十二條打印與分發(fā)行政部配置專人負責公文打印，建立《打印登記薄》，記錄文件名稱、份數(shù)、打印人、領(lǐng)取人；正式公文需打印在公司信箋紙上，左側(cè)裝訂，加蓋騎縫章；分發(fā)采用"雙簽收"制度，接收人需在《公文分發(fā)單》上簽字，電子版同步上傳至OA系統(tǒng)存檔。第五章辦公及勞保用品管理第十三條辦公用品管理采購計劃：每月25日前，各部門提交《辦公用品需求計劃表》，行政部匯總后編制采購預算，報分管副總審批；采購標準：低值易耗品（筆、本等）單月人均消耗不超過50元；耐用品（計算器、U盤等）實行"以舊換新"，使用期限不少于2年；發(fā)放流程：新員工入職3個工作日內(nèi)，行政部按《新員工辦公用品清單》配齊物資，由本人簽字確認；庫存預警：建立最低庫存量標準（簽字筆50支、A4紙5箱等），低于標準時自動觸發(fā)采購流程。第十四條勞保用品管理按崗位類型制定發(fā)放標準：生產(chǎn)崗位：安全帽（每2年1頂）、安全鞋（每1年1雙）、防護手套（每月2副）；行政崗位：防靜電手環(huán)（每季度1個）、護目鏡（按需領(lǐng)用）；發(fā)放前需檢查產(chǎn)品合格證，留存供應商資質(zhì)文件（有效期內(nèi)的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證）；員工離職時，須交還未報廢的勞保用品，否則從工資中扣除成本費。第六章庫房管理第十五條物資分類存儲ABC分類法：A類物資（單價超1000元）單獨存放，安裝門禁系統(tǒng)；存儲環(huán)境：溫濕度控制在15-25℃、濕度40%-60%，每日記錄監(jiān)測數(shù)據(jù)；危險品管理：酒精、打印機墨盒等單獨存放于防爆柜，由專人管理。第十六條出入庫流程入庫：供應商送貨→庫管員核對采購訂單→開箱檢驗→掃碼錄入ERP系統(tǒng)→生成入庫單（三聯(lián)：供應商、庫管、財務）；出庫：領(lǐng)用部門提交《領(lǐng)料單》→部門負責人審批→庫管員按單發(fā)貨→雙方簽字確認→系統(tǒng)扣減庫存；月度盤點：每月最后一個工作日進行全盤，差異率超過0.5%時啟動核查程序。第十七條物資外借規(guī)定僅限公司關(guān)聯(lián)單位可申請外借，填寫《物資外借申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準；外借期限不超過15天，逾期按日收取0.5%的占用費（按原值計算）；歸還時需檢查完好性，損壞的按維修費用或原值賠償。第七章報刊與郵寄管理第十八條報刊訂閱機制每年11月編制下年度訂閱計劃，區(qū)分必訂類（《人民日報》《企業(yè)管理雜志》等）和選訂類；部門申請增訂報刊，需說明與業(yè)務的關(guān)聯(lián)性，經(jīng)分管副總審批；報刊閱讀后每周五集中回收，按季度整理裝訂，存檔期為1年。第十九條郵寄管理規(guī)范私人郵件嚴禁使用公司名義郵寄，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元；公函郵寄實行"分級管控"：普通文件：通過順豐標準快遞寄送，憑快遞單號在OA系統(tǒng)備案；涉密文件：由行政部專人送機要局寄送，全程GPS軌跡記錄；掛號信、EMS等需部門負責人簽字批準，每月由財務部審核郵寄費用合理性。第八章附則第二十條制度培訓新員工入職培訓中設置行政制度模塊，考核合格方可上崗；每年3