公司行政管理制度第一章總則第一條制度宗旨為強(qiáng)化公司行政事務(wù)規(guī)范化管理，明確部門(mén)權(quán)責(zé)邊界，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作體系，提升組織運(yùn)行效率，特制定本制度。第二條適用范圍本制度涵蓋檔案管理、印鑒管理、公文處理、辦公及勞保用品管理、庫(kù)房運(yùn)營(yíng)、報(bào)刊與郵寄收發(fā)等六大類行政事務(wù)，適用于公司全體部門(mén)及員工。第二章檔案管理第三條歸檔范圍細(xì)則戰(zhàn)略規(guī)劃類：含三年以上發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任書(shū)、季度滾動(dòng)計(jì)劃及執(zhí)行分析報(bào)告；運(yùn)營(yíng)管理類：月度/季度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告（含專項(xiàng)審計(jì)）、人力資源配置方案、薪酬調(diào)整記錄、績(jī)效考核結(jié)果；法律文書(shū)類：各類合同（附審批單）、協(xié)議、訴訟/仲裁材料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)及維護(hù)記錄；會(huì)議資料類：股東會(huì)/董事會(huì)決議（含簽到表）、中層管理會(huì)議紀(jì)要、專題研討會(huì)記錄；行政文書(shū)類：內(nèi)部通告、外部往來(lái)函件、政府部門(mén)批復(fù)文件、項(xiàng)目立項(xiàng)/驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。第四條管理責(zé)任機(jī)制檔案管理實(shí)行"專人負(fù)責(zé)制"，由行政部指定2名專職檔案員（A/B角），其中A角負(fù)責(zé)密級(jí)檔案，B角負(fù)責(zé)普通檔案；檔案員須持《檔案管理資格證》上崗，每年參加不少于16學(xué)時(shí)的專業(yè)培訓(xùn)；建立檔案管理臺(tái)賬，每月5日前完成上月檔案入庫(kù)登記，季度末進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)。第五條借閱與索取規(guī)范權(quán)限分級(jí)：1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理可直接借閱非密級(jí)檔案，借閱時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日；2.部門(mén)負(fù)責(zé)人借閱本部門(mén)檔案需行政部經(jīng)理審批，跨部門(mén)借閱需分管副總審批；3.普通員工借閱檔案須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部經(jīng)理雙重審批，最長(zhǎng)借閱期限為7個(gè)工作日。密級(jí)管理：1.絕密檔案（如并購(gòu)重組方案）僅限總經(jīng)理借閱；2.機(jī)密檔案（如核心技術(shù)參數(shù)）需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可借閱；3.秘密檔案（如客戶清單）需分管副總批準(zhǔn)。復(fù)制要求：1.密級(jí)檔案復(fù)制件需加蓋"復(fù)制件無(wú)效"印章，由行政部存檔備案；2.普通檔案復(fù)制需登記用途，復(fù)制件使用后須在3個(gè)工作日內(nèi)交還。第六條檔案銷毀流程銷毀前30日，由檔案員編制《待銷毀檔案清單》，注明檔案名稱、形成日期、密級(jí)、保管期限；密級(jí)檔案提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，普通檔案提交行政部會(huì)議審議；審議通過(guò)后，在清單上加蓋"同意銷毀"印章，由行政部經(jīng)理、檔案員、監(jiān)銷人三方簽字確認(rèn)；銷毀過(guò)程全程錄像，錄像資料保存不少于3年；銷毀完畢后，將清單及審批文件歸檔永久保存。第三章印鑒管理第七條印鑒分類及保管公司公章：由行政部經(jīng)理保管，存放于帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜，密碼每月更換；合同專用章：由法務(wù)專員保管，僅限簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)使用；財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部經(jīng)理保管，與法人章實(shí)行"雙人分管"；部門(mén)印章：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人保管，僅限內(nèi)部流程使用。第八條用印審批流程常規(guī)用?。禾顚?xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字→分管副總審批→印鑒保管人核對(duì)后用??；緊急用?。悍止芨笨偀o(wú)法現(xiàn)場(chǎng)審批時(shí)，可通過(guò)企業(yè)微信視頻確認(rèn)，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽手續(xù)；重大事項(xiàng)用印：涉及投資、擔(dān)保、借貸等事項(xiàng)，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。第九條用印登記規(guī)范建立《印鑒使用登記薄》，記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、審批人、用印人、印鑒類型；所有用印文件需留存復(fù)印件，按季度裝訂成冊(cè)歸檔；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用印，特殊情況需總經(jīng)理特批，且須在24小時(shí)內(nèi)核銷。第十條介紹信管理制式介紹信須注明有效期（最長(zhǎng)7天）、持信人、用途、有效區(qū)域；空白介紹信僅限總經(jīng)理授權(quán)的商務(wù)談判使用，領(lǐng)用前需繳納500元押金，返還時(shí)無(wú)息退還；介紹信存根保存期為3年，到期后按檔案銷毀流程處理。第四章公文處理第十一條公文起草與審核行政類公文（通知、通告等）由行政部起草，業(yè)務(wù)類公文由相關(guān)部門(mén)起草；公文須標(biāo)注主題詞、發(fā)文字號(hào)（如"XX辦〔202X〕X號(hào)"）、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)；實(shí)行"三審制"：起草人自審→部門(mén)負(fù)責(zé)人初審→行政部經(jīng)理終審。第十二條打印與分發(fā)行政部配置專人負(fù)責(zé)公文打印，建立《打印登記薄》，記錄文件名稱、份數(shù)、打印人、領(lǐng)取人；正式公文需打印在公司信箋紙上，左側(cè)裝訂，加蓋騎縫章；分發(fā)采用"雙簽收"制度，接收人需在《公文分發(fā)單》上簽字，電子版同步上傳至OA系統(tǒng)存檔。第五章辦公及勞保用品管理第十三條辦公用品管理采購(gòu)計(jì)劃：每月25日前，各部門(mén)提交《辦公用品需求計(jì)劃表》，行政部匯總后編制采購(gòu)預(yù)算，報(bào)分管副總審批；采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：低值易耗品（筆、本等）單月人均消耗不超過(guò)50元；耐用品（計(jì)算器、U盤(pán)等）實(shí)行"以舊換新"，使用期限不少于2年；發(fā)放流程：新員工入職3個(gè)工作日內(nèi)，行政部按《新員工辦公用品清單》配齊物資，由本人簽字確認(rèn)；庫(kù)存預(yù)警：建立最低庫(kù)存量標(biāo)準(zhǔn)（簽字筆50支、A4紙5箱等），低于標(biāo)準(zhǔn)時(shí)自動(dòng)觸發(fā)采購(gòu)流程。第十四條勞保用品管理按崗位類型制定發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：生產(chǎn)崗位：安全帽（每2年1頂）、安全鞋（每1年1雙）、防護(hù)手套（每月2副）；行政崗位：防靜電手環(huán)（每季度1個(gè)）、護(hù)目鏡（按需領(lǐng)用）；發(fā)放前需檢查產(chǎn)品合格證，留存供應(yīng)商資質(zhì)文件（有效期內(nèi)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證）；員工離職時(shí)，須交還未報(bào)廢的勞保用品，否則從工資中扣除成本費(fèi)。第六章庫(kù)房管理第十五條物資分類存儲(chǔ)ABC分類法：A類物資（單價(jià)超1000元）單獨(dú)存放，安裝門(mén)禁系統(tǒng)；存儲(chǔ)環(huán)境：溫濕度控制在15-25℃、濕度40%-60%，每日記錄監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)；危險(xiǎn)品管理：酒精、打印機(jī)墨盒等單獨(dú)存放于防爆柜，由專人管理。第十六條出入庫(kù)流程入庫(kù)：供應(yīng)商送貨→庫(kù)管員核對(duì)采購(gòu)訂單→開(kāi)箱檢驗(yàn)→掃碼錄入ERP系統(tǒng)→生成入庫(kù)單（三聯(lián)：供應(yīng)商、庫(kù)管、財(cái)務(wù)）；出庫(kù)：領(lǐng)用部門(mén)提交《領(lǐng)料單》→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→庫(kù)管員按單發(fā)貨→雙方簽字確認(rèn)→系統(tǒng)扣減庫(kù)存；月度盤(pán)點(diǎn)：每月最后一個(gè)工作日進(jìn)行全盤(pán)，差異率超過(guò)0.5%時(shí)啟動(dòng)核查程序。第十七條物資外借規(guī)定僅限公司關(guān)聯(lián)單位可申請(qǐng)外借，填寫(xiě)《物資外借申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；外借期限不超過(guò)15天，逾期按日收取0.5%的占用費(fèi)（按原值計(jì)算）；歸還時(shí)需檢查完好性，損壞的按維修費(fèi)用或原值賠償。第七章報(bào)刊與郵寄管理第十八條報(bào)刊訂閱機(jī)制每年11月編制下年度訂閱計(jì)劃，區(qū)分必訂類（《人民日?qǐng)?bào)》《企業(yè)管理雜志》等）和選訂類；部門(mén)申請(qǐng)?jiān)鲇唸?bào)刊，需說(shuō)明與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，經(jīng)分管副總審批；報(bào)刊閱讀后每周五集中回收，按季度整理裝訂，存檔期為1年。第十九條郵寄管理規(guī)范私人郵件嚴(yán)禁使用公司名義郵寄，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元；公函郵寄實(shí)行"分級(jí)管控"：普通文件：通過(guò)順豐標(biāo)準(zhǔn)快遞寄送，憑快遞單號(hào)在OA系統(tǒng)備案；涉密文件：由行政部專人送機(jī)要局寄送，全程GPS軌跡記錄；掛號(hào)信、EMS等需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，每月由財(cái)務(wù)部審核郵寄費(fèi)用合理性。第八章附則第二十條制度培訓(xùn)新員工入職培訓(xùn)中設(shè)置行政制度模塊，考核合格方可上崗；每年3