會計公司辦公用品采購管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)本會計公司辦公用品采購管理，規(guī)范采購行為，確保辦公用品的及時供應(yīng)，提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司各部門辦公用品的采購管理。涵蓋從日常辦公文具、辦公設(shè)備及耗材到其他各類辦公所需用品的采購活動。3.采購原則-按需采購原則：依據(jù)各部門實際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購造成積壓浪費(fèi)。-質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價比高的辦公用品，確保滿足工作使用要求。-公開透明原則：采購過程應(yīng)保持公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門-負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計劃并組織實施：收集各部門需求信息，結(jié)合庫存情況，制定合理的采購計劃，確保辦公用品的及時供應(yīng)。-篩選和評估供應(yīng)商：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察、資質(zhì)審核和業(yè)績評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。-執(zhí)行采購合同的簽訂與管理：與供應(yīng)商就采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款進(jìn)行談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。-控制采購成本：通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，爭取最優(yōu)采購價格，降低采購成本。2.使用部門-提出辦公用品需求申請：根據(jù)工作實際需要，定期向采購部門提交辦公用品需求申請，明確所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。-協(xié)助采購部門進(jìn)行驗收：在辦公用品到貨時，配合采購部門對所采購的物品進(jìn)行驗收，確保所采購的辦公用品符合本部門需求。-提供使用反饋：及時向采購部門反饋辦公用品的使用情況，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他問題，協(xié)助采購部門進(jìn)行處理。3.財務(wù)部門-審核采購預(yù)算和費(fèi)用：對采購部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)，并監(jiān)督采購資金的使用情況。-參與采購合同的審核：從財務(wù)角度對采購合同的條款進(jìn)行審核，防范財務(wù)風(fēng)險。-辦理采購付款手續(xù)：根據(jù)采購合同和驗收情況，及時辦理采購款項的支付手續(xù)。三、采購計劃1.需求收集-定期收集：采購部門每月末向各部門發(fā)放辦公用品需求申請表，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的申請表提交給采購部門。-臨時需求處理：對于各部門臨時產(chǎn)生的辦公用品需求，應(yīng)填寫臨時需求申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)實際情況及時安排采購。2.庫存盤點(diǎn)采購部門應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，建立庫存臺賬，準(zhǔn)確掌握庫存數(shù)量和品種。庫存盤點(diǎn)周期為每季度一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報告提交給公司管理層。3.計劃制定采購部門根據(jù)各部門需求申請和庫存盤點(diǎn)情況，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報公司管理層審批。審批通過后的采購計劃作為采購實施的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇-建立供應(yīng)商信息庫：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品目錄、價格水平、售后服務(wù)等，并建立供應(yīng)商信息庫。-初步篩選：根據(jù)公司辦公用品采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合基本條件的供應(yīng)商，對其進(jìn)行初步評估，包括資質(zhì)審核、業(yè)績調(diào)查等。-實地考察：對于擬長期合作的重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。-確定合作供應(yīng)商：采購部門根據(jù)初步篩選和實地考察結(jié)果，綜合評估供應(yīng)商的實力、信譽(yù)、價格、質(zhì)量等因素，確定合格供應(yīng)商名單，并報公司管理層審批。2.供應(yīng)商評估-定期評估：采購部門應(yīng)每半年對合作供應(yīng)商進(jìn)行一次評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。-績效評分：根據(jù)評估指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行績效評分。評分結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。-獎懲措施：對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予增加采購量、優(yōu)先付款等獎勵；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)-保持溝通：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量動態(tài)等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。-合作改進(jìn)：鼓勵供應(yīng)商提出改進(jìn)建議和創(chuàng)新方案，共同提高辦公用品的采購質(zhì)量和效率，降低成本。五、采購實施1.采購方式-集中采購：對于通用性強(qiáng)、采購量大的辦公用品，如辦公文具、打印紙等，采用集中采購的方式，通過招標(biāo)、詢價等形式選擇供應(yīng)商，簽訂框架采購協(xié)議，以獲取更優(yōu)惠的價格和服務(wù)。-分散采購：對于一些臨時性、小批量的辦公用品采購，可由采購部門根據(jù)需求直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購，但采購價格不得高于市場同類產(chǎn)品平均價格。-緊急采購：對于因突發(fā)事件或緊急工作需要而產(chǎn)生的辦公用品緊急采購需求，采購部門應(yīng)優(yōu)先保證供應(yīng)，可在保證質(zhì)量的前提下簡化采購流程，事后及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.采購流程-招標(biāo)采購流程：-編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。-發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、外部媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。-開標(biāo)評標(biāo)：按照規(guī)定的時間和地點(diǎn)開標(biāo)，由評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。-簽訂合同：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。-詢價采購流程：-發(fā)出詢價函：采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供報價及相關(guān)產(chǎn)品信息。-比較報價：采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。-簽訂合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。-直接采購流程：-選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)需求直接選擇合適的供應(yīng)商。-洽談采購條款：與供應(yīng)商就采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款進(jìn)行洽談。-簽訂合同：雙方達(dá)成一致后簽訂采購合同。3.合同管理-合同簽訂：采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同合法有效。-合同執(zhí)行：采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時督促供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交貨。如供應(yīng)商未能按時履行合同義務(wù)，采購部門應(yīng)及時采取措施，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。-合同變更與終止：如因特殊原因需要變更或終止采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。變更或終止合同的決定應(yīng)報公司管理層審批。六、驗收管理1.驗收標(biāo)準(zhǔn)-外觀檢查：對采購的辦公用品進(jìn)行外觀檢查，確保無損壞、無缺陷、包裝完好。-規(guī)格型號核對：核對所采購的辦公用品的規(guī)格型號是否與采購合同一致。-質(zhì)量檢驗：對于一些需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的辦公用品，如辦公設(shè)備、耗材等，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定進(jìn)行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.驗收流程-到貨通知：供應(yīng)商交貨時，應(yīng)提前通知采購部門。采購部門接到通知后，組織使用部門相關(guān)人員進(jìn)行驗收。-驗收實施：驗收人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對所采購的辦公用品進(jìn)行驗收，填寫驗收報告，詳細(xì)記錄驗收情況。-驗收結(jié)果處理：如驗收合格，驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)，采購部門辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨等措施，直至驗收合格。七、庫存管理1.入庫管理-辦理入庫手續(xù)：驗收合格的辦公用品，采購部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將物品存入倉庫，并在庫存臺賬上記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。-庫存標(biāo)識：倉庫管理人員應(yīng)對入庫的辦公用品進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的庫存標(biāo)識，便于查找和管理。2.保管與盤點(diǎn)-庫存保管：倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理變質(zhì)、損壞等問題。-定期盤點(diǎn)：按照每季度一次的盤點(diǎn)周期，倉庫管理人員對庫存辦公用品進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核實庫存數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制庫存盤點(diǎn)報告，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.出庫管理-領(lǐng)用申請：各部門需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。-發(fā)放與記錄：倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表進(jìn)行發(fā)放，并在庫存臺賬上記錄領(lǐng)用日期、部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。八、費(fèi)用報銷與結(jié)算1.費(fèi)用報銷-提交報銷憑證：采購人員完成采購任務(wù)后，應(yīng)及時整理采購發(fā)票、采購合同、驗收報告等相關(guān)報銷憑證，按照公司財務(wù)報銷制度的要求填寫費(fèi)用報銷單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后提交給財務(wù)部門。-財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，采購合同的執(zhí)行情況以及報銷金額是否符合規(guī)定等。審核通過后，報公司管理層審批。-報銷支付：經(jīng)公司管理層審批同意后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度的規(guī)定辦理報銷支付手續(xù)。2.結(jié)算管理-定期結(jié)算：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商約定結(jié)算周期，一般為每月或每季度結(jié)算一次。結(jié)算時，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收情況，核對供應(yīng)商提供的結(jié)算清單，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。-支付方式：公司根據(jù)與供應(yīng)商的約定，選擇合適的支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成支付，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。九、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督-采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對辦公用品采購活動進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。-公司內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對辦公用品采購管理進(jìn)行審計，重點(diǎn)審計采購計劃的制定與執(zhí)行、采購方式的選擇、供應(yīng)商的選擇與評估、采購合同的簽訂與履行、費(fèi)用報銷與結(jié)算等方面，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.投訴處理-設(shè)立投訴渠道：公司設(shè)立專門的投訴郵箱和電話，接受公司員工和供應(yīng)商對辦公用品采購管理過程中違規(guī)行為的投訴。-投訴調(diào)查處理：對于收到的投訴，公司應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，如情況屬實，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅