會(huì)計(jì)公司辦公用品采購(gòu)管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)本會(huì)計(jì)公司辦公用品采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保辦公用品的及時(shí)供應(yīng)，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司各部門(mén)辦公用品的采購(gòu)管理。涵蓋從日常辦公文具、辦公設(shè)備及耗材到其他各類辦公所需用品的采購(gòu)活動(dòng)。3.采購(gòu)原則-按需采購(gòu)原則：依據(jù)各部門(mén)實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)造成積壓浪費(fèi)。-質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價(jià)比高的辦公用品，確保滿足工作使用要求。-公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)-負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施：收集各部門(mén)需求信息，結(jié)合庫(kù)存情況，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，確保辦公用品的及時(shí)供應(yīng)。-篩選和評(píng)估供應(yīng)商：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、資質(zhì)審核和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。-執(zhí)行采購(gòu)合同的簽訂與管理：與供應(yīng)商就采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款進(jìn)行談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。-控制采購(gòu)成本：通過(guò)與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。2.使用部門(mén)-提出辦公用品需求申請(qǐng)：根據(jù)工作實(shí)際需要，定期向采購(gòu)部門(mén)提交辦公用品需求申請(qǐng)，明確所需辦公用品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。-協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收：在辦公用品到貨時(shí)，配合采購(gòu)部門(mén)對(duì)所采購(gòu)的物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購(gòu)的辦公用品符合本部門(mén)需求。-提供使用反饋：及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋辦公用品的使用情況，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或其他問(wèn)題，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)部門(mén)-審核采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用：對(duì)采購(gòu)部門(mén)提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購(gòu)費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)，并監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。-參與采購(gòu)合同的審核：從財(cái)務(wù)角度對(duì)采購(gòu)合同的條款進(jìn)行審核，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。-辦理采購(gòu)付款手續(xù)：根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，及時(shí)辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。三、采購(gòu)計(jì)劃1.需求收集-定期收集：采購(gòu)部門(mén)每月末向各部門(mén)發(fā)放辦公用品需求申請(qǐng)表，各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交給采購(gòu)部門(mén)。-臨時(shí)需求處理：對(duì)于各部門(mén)臨時(shí)產(chǎn)生的辦公用品需求，應(yīng)填寫(xiě)臨時(shí)需求申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交給采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排采購(gòu)。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，建立庫(kù)存臺(tái)賬，準(zhǔn)確掌握庫(kù)存數(shù)量和品種。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)周期為每季度一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告提交給公司管理層。3.計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)根據(jù)各部門(mén)需求申請(qǐng)和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司管理層審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)實(shí)施的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇-建立供應(yīng)商信息庫(kù)：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品目錄、價(jià)格水平、售后服務(wù)等，并建立供應(yīng)商信息庫(kù)。-初步篩選：根據(jù)公司辦公用品采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出符合基本條件的供應(yīng)商，對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估，包括資質(zhì)審核、業(yè)績(jī)調(diào)查等。-實(shí)地考察：對(duì)于擬長(zhǎng)期合作的重要供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況。-確定合作供應(yīng)商：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)初步篩選和實(shí)地考察結(jié)果，綜合評(píng)估供應(yīng)商的實(shí)力、信譽(yù)、價(jià)格、質(zhì)量等因素，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)公司管理層審批。2.供應(yīng)商評(píng)估-定期評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)每半年對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。-績(jī)效評(píng)分：根據(jù)評(píng)估指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)分。評(píng)分結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。-獎(jiǎng)懲措施：對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予增加采購(gòu)量、優(yōu)先付款等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)-保持溝通：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量動(dòng)態(tài)等信息，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。-合作改進(jìn)：鼓勵(lì)供應(yīng)商提出改進(jìn)建議和創(chuàng)新方案，共同提高辦公用品的采購(gòu)質(zhì)量和效率，降低成本。五、采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式-集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、采購(gòu)量大的辦公用品，如辦公文具、打印紙等，采用集中采購(gòu)的方式，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等形式選擇供應(yīng)商，簽訂框架采購(gòu)協(xié)議，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)。-分散采購(gòu)：對(duì)于一些臨時(shí)性、小批量的辦公用品采購(gòu)，可由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，但采購(gòu)價(jià)格不得高于市場(chǎng)同類產(chǎn)品平均價(jià)格。-緊急采購(gòu)：對(duì)于因突發(fā)事件或緊急工作需要而產(chǎn)生的辦公用品緊急采購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先保證供應(yīng)，可在保證質(zhì)量的前提下簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.采購(gòu)流程-招標(biāo)采購(gòu)流程：-編制招標(biāo)文件：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。-發(fā)布招標(biāo)公告：通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、外部媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。-開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)：按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開(kāi)標(biāo)，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。-簽訂合同：采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。-詢價(jià)采購(gòu)流程：-發(fā)出詢價(jià)函：采購(gòu)部門(mén)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)及相關(guān)產(chǎn)品信息。-比較報(bào)價(jià)：采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。-簽訂合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。-直接采購(gòu)流程：-選擇供應(yīng)商：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求直接選擇合適的供應(yīng)商。-洽談采購(gòu)條款：與供應(yīng)商就采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款進(jìn)行洽談。-簽訂合同：雙方達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。3.合同管理-合同簽訂：采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核，確保合同合法有效。-合同執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)督促供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交貨。如供應(yīng)商未能按時(shí)履行合同義務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。-合同變更與終止：如因特殊原因需要變更或終止采購(gòu)合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。變更或終止合同的決定應(yīng)報(bào)公司管理層審批。六、驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)-外觀檢查：對(duì)采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行外觀檢查，確保無(wú)損壞、無(wú)缺陷、包裝完好。-規(guī)格型號(hào)核對(duì)：核對(duì)所采購(gòu)的辦公用品的規(guī)格型號(hào)是否與采購(gòu)合同一致。-質(zhì)量檢驗(yàn)：對(duì)于一些需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的辦公用品，如辦公設(shè)備、耗材等，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.驗(yàn)收流程-到貨通知：供應(yīng)商交貨時(shí)，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)接到通知后，組織使用部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。-驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)所采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。-驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，采購(gòu)部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。七、庫(kù)存管理1.入庫(kù)管理-辦理入庫(kù)手續(xù)：驗(yàn)收合格的辦公用品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，將物品存入倉(cāng)庫(kù)，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄入庫(kù)日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。-庫(kù)存標(biāo)識(shí)：倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)入庫(kù)的辦公用品進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的庫(kù)存標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.保管與盤(pán)點(diǎn)-庫(kù)存保管：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理變質(zhì)、損壞等問(wèn)題。-定期盤(pán)點(diǎn)：按照每季度一次的盤(pán)點(diǎn)周期，倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，核實(shí)庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，編制庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.出庫(kù)管理-領(lǐng)用申請(qǐng)：各部門(mén)需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。-發(fā)放與記錄：倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行發(fā)放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用日期、部門(mén)、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。八、費(fèi)用報(bào)銷與結(jié)算1.費(fèi)用報(bào)銷-提交報(bào)銷憑證：采購(gòu)人員完成采購(gòu)任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)整理采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。-財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，采購(gòu)合同的執(zhí)行情況以及報(bào)銷金額是否符合規(guī)定等。審核通過(guò)后，報(bào)公司管理層審批。-報(bào)銷支付：經(jīng)公司管理層審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定辦理報(bào)銷支付手續(xù)。2.結(jié)算管理-定期結(jié)算：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商約定結(jié)算周期，一般為每月或每季度結(jié)算一次。結(jié)算時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，核對(duì)供應(yīng)商提供的結(jié)算清單，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤。-支付方式：公司根據(jù)與供應(yīng)商的約定，選擇合適的支付方式，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成支付，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。九、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督-采購(gòu)部門(mén)自查：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。-公司內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公用品采購(gòu)管理進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審計(jì)采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行、采購(gòu)方式的選擇、供應(yīng)商的選擇與評(píng)估、采購(gòu)合同的簽訂與履行、費(fèi)用報(bào)銷與結(jié)算等方面，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.投訴處理-設(shè)立投訴渠道：公司設(shè)立專門(mén)的投訴郵箱和電話，接受公司員工和供應(yīng)商對(duì)辦公用品采購(gòu)管理過(guò)程中違規(guī)行為的投訴。-投訴調(diào)查處理：對(duì)于收到的投訴，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅