會議管理與策劃流程模板一、適用范圍與典型場景二、全流程操作步驟（一）會前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)確定會議核心需求明確會議目的（如信息同步、決策制定、問題解決、方案研討等）及預(yù)期成果（如輸出決議、形成行動計劃、明確責(zé)任人等）。確認(rèn)會議類型（線上/線下、正式/非正式、小型/大型），初步判斷會議規(guī)模與復(fù)雜度。制定會議方案與議程確定會議時間（避開參會人員重要工作節(jié)點(diǎn)，優(yōu)先選擇工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00）、地點(diǎn)（線上會議需確認(rèn)平臺及測試設(shè)備，線下會議需考慮交通便利性、容量及設(shè)施）。擬定詳細(xì)議程：明確各議題順序、時長、負(fù)責(zé)人，預(yù)留彈性時間（如總時長2小時會議，建議議題間穿插5-10分鐘休息）。制定會議預(yù)算（含場地費(fèi)、物料費(fèi)、餐飲費(fèi)等，需符合企業(yè)財務(wù)規(guī)定）。協(xié)調(diào)參會人員與分工確定主持人（需具備控場能力，引導(dǎo)議題推進(jìn)）、記錄人（負(fù)責(zé)全程記錄討論要點(diǎn)、決議及待辦事項）、主講人（各議題負(fù)責(zé)人，提前準(zhǔn)備材料）。發(fā)送會議通知：至少提前3個工作日通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)/郵件發(fā)送通知，包含會議主題、時間、地點(diǎn)（或）、議程、參會人員、需提前準(zhǔn)備的資料（如項目PPT、數(shù)據(jù)報表等）。提前收集參會人員反饋，確認(rèn)無法參會人員的原因，必要時調(diào)整議程或安排替代人員。準(zhǔn)備會議物料與設(shè)備線下會議：準(zhǔn)備簽到表、會議手冊、投影設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、馬克筆、飲用水、會議資料（紙質(zhì)版裝訂）；大型會議需安排橫幅、桌牌、引導(dǎo)標(biāo)識等。線上會議：提前測試會議平臺（如騰訊會議、Zoom）功能，保證共享屏幕、錄制、實(shí)時字幕等可用；準(zhǔn)備備用會議及聯(lián)系方式，避免突發(fā)技術(shù)問題。（二）會中執(zhí)行：聚焦目標(biāo)，高效推進(jìn)簽到與暖場（會議正式開始前10-15分鐘）線下會議：安排專人負(fù)責(zé)簽到，核對參會人員信息，發(fā)放會議資料；引導(dǎo)參會人員就座，調(diào)試設(shè)備。線上會議：提前開啟會議室，在聊天區(qū)發(fā)布?xì)g迎語，提醒參會人員測試設(shè)備，收集網(wǎng)絡(luò)問題反饋。主持人開場：簡要說明會議目標(biāo)、議程及時長規(guī)則，提醒發(fā)言紀(jì)律（如圍繞議題、控制時長、避免打斷他人）。議題討論與決策引導(dǎo)按議程順序推進(jìn)，各議題負(fù)責(zé)人主講（建議控制在10-15分鐘/議題），重點(diǎn)突出核心數(shù)據(jù)、問題及解決方案。主持人引導(dǎo)討論：對偏離議題的發(fā)言及時引導(dǎo)，鼓勵沉默人員參與，對爭議點(diǎn)組織集中討論，避免陷入細(xì)節(jié)爭論。需決策事項：明確決策方式（如舉手表決、共識決策、負(fù)責(zé)人拍板），記錄決策結(jié)果及依據(jù)，避免模糊表述（如“盡量推進(jìn)”改為“X月X日前完成方案初稿”）。記錄與時間控制記錄人實(shí)時記錄：會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員（簽到情況）、各議題討論要點(diǎn)、不同意見、決議事項、待辦事項（明確內(nèi)容、責(zé)任人、完成時限）。嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時間，若某一議題超時，可適當(dāng)壓縮后續(xù)議題時長或安排后續(xù)專項會議跟進(jìn)?？偨Y(jié)與散會主持人總結(jié)：簡要回顧會議成果（已達(dá)成決議、關(guān)鍵結(jié)論），明確待辦事項的責(zé)任人與時限，強(qiáng)調(diào)后續(xù)跟進(jìn)方式（如郵件同步、專項會議）。確認(rèn)會議紀(jì)要內(nèi)容：記錄人快速梳理要點(diǎn)，與主持人及關(guān)鍵參會人員核對無誤后，宣布散會。（三）會后跟進(jìn)：落地成果，閉環(huán)管理整理與分發(fā)會議紀(jì)要會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人完成會議紀(jì)要初稿，內(nèi)容需客觀、簡潔（避免口語化），包含：會議基本信息、議題及討論要點(diǎn)、決議事項、待辦事項（責(zé)任人+時限）、附件（如演示文稿、參考資料）。紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，在1個工作日內(nèi)通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)/郵件發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)方，抄送領(lǐng)導(dǎo)層（如需）。跟蹤決議執(zhí)行情況待辦事項責(zé)任人需在規(guī)定時限內(nèi)反饋進(jìn)展，記錄人每周匯總執(zhí)行情況，形成“會議決議跟蹤表”。對未按時完成的任務(wù)，及時與責(zé)任人溝通，分析原因（如資源不足、流程卡點(diǎn)），協(xié)調(diào)解決或調(diào)整計劃。資料歸檔與復(fù)盤整理會議資料（通知、議程、簽到表、紀(jì)要、演示文稿、錄音錄像等），按“年份-月份-會議類型”分類歸檔（電子檔存共享服務(wù)器，紙質(zhì)檔存檔案室），保存期限不少于2年。對重要會議進(jìn)行復(fù)盤：評估會議效率（是否達(dá)成目標(biāo)、時長是否合理）、參會人員反饋（可通過匿名問卷收集），總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)會議流程。三、核心工具表格表1：會議策劃表會議名稱會議類型（□內(nèi)部例會□項目會□客戶會□其他）會議時間年月日時分至?xí)r分會議地點(diǎn)/線上線下：_________；線上：_________________主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會人員（列出姓名+部門+職務(wù)，如：*總監(jiān)-市場部）會議目標(biāo)（如：明確Q3項目推進(jìn)計劃，確定各模塊責(zé)任人）議程安排序號12…物料準(zhǔn)備清單（□簽到表□會議手冊□投影設(shè)備□麥克風(fēng)□白板筆□飲用水□其他：_______）場地設(shè)備需求（□投影儀□音響□網(wǎng)絡(luò)□桌牌□橫幅□其他：_______）預(yù)算明細(xì)（場地費(fèi)：____元；物料費(fèi)：____元；餐飲費(fèi)：____元；其他：____元；總計：____元）備注（如：需客戶提前確認(rèn)需求清單，*工程師負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試）表2：會議簽到表序號姓名部門/職務(wù)聯(lián)系方式（內(nèi)部短號）簽到時間備注（如遲到/早退）1*總監(jiān)市場部08:552*經(jīng)理產(chǎn)品部567809:00………………表3：會議紀(jì)要模板會議基本信息會議名稱：________________時間：____年__月日:-:__地點(diǎn)/線上：________________主持人：___記錄人：___參會人員：________________（共__人）缺席人員：________________（原因：________________）議題及討論要點(diǎn)序號議題名稱討論要點(diǎn)1（如：Q3項目目標(biāo)拆解——總監(jiān)提出“用戶增長30%需新增3個推廣渠道”，經(jīng)理補(bǔ)充“渠道預(yù)算需增加15萬”）2………決議事項（明確已達(dá)成一致的結(jié)論，如：通過《Q3項目推進(jìn)方案》，按市場部、產(chǎn)品部、技術(shù)部分別負(fù)責(zé)執(zhí)行）待辦事項序號事項內(nèi)容責(zé)任人完成時限當(dāng)前狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成）1新增3個推廣渠道的方案制定*總監(jiān)7月15日前□未開始2渠道預(yù)算調(diào)整申請?zhí)峤回攧?wù)部*經(jīng)理7月10日前□進(jìn)行中……………附件（如：《Q3項目推進(jìn)方案.ppt》《推廣渠道清單.xlsx》）備注（如：下次項目會定于7月20日14:00，同步渠道方案初稿）四、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)目標(biāo)導(dǎo)向，避免形式化每次會議需有明確目標(biāo)，無實(shí)質(zhì)議題或可郵件/即時通訊工具解決的溝通，不召開會議；控制會議時長，小型建議不超過1.5小時，大型建議不超過3小時。提前溝通，減少臨時變動議程及參會人員需提前確認(rèn)，避免臨時增減議題或人員導(dǎo)致會議效率低下；線上會議提前發(fā)送操作指南，幫助參會人員熟悉平臺功能。設(shè)備備份，應(yīng)對突發(fā)情況線下會議提前測試投影、麥克風(fēng)等設(shè)備，準(zhǔn)備備用設(shè)備（如無線麥克風(fēng)、備用筆記本）；線上會議準(zhǔn)備備用會議及聯(lián)系人，避免平臺故障導(dǎo)致會議中斷。紀(jì)要清晰，決議可追溯待辦