供應(yīng)鏈管理采購(gòu)審批流程透明化操作指南一、指南說(shuō)明本指南旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)審批流程，通過(guò)明確各環(huán)節(jié)職責(zé)、操作規(guī)范及信息留痕要求，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求發(fā)起、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收付款等全流程透明化管理，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升資源利用效率。本指南適用于企業(yè)各類(lèi)常規(guī)采購(gòu)、項(xiàng)目采購(gòu)及緊急采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批管理，涉及采購(gòu)部門(mén)、申請(qǐng)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)及管理層等相關(guān)角色。二、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景（一）常規(guī)采購(gòu)場(chǎng)景企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)所需的辦公用品、生產(chǎn)輔料、MRO（維護(hù)、維修、運(yùn)行）物料等標(biāo)準(zhǔn)化物資采購(gòu)，需求頻次高、金額相對(duì)固定，需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審批流程保證需求合理性與預(yù)算合規(guī)性。（二）項(xiàng)目采購(gòu)場(chǎng)景企業(yè)新建項(xiàng)目、技改項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)所需的大型設(shè)備、定制化物料、工程服務(wù)等采購(gòu)，涉及金額較大、技術(shù)參數(shù)復(fù)雜，需跨部門(mén)協(xié)作明確需求方案、供應(yīng)商資質(zhì)及履約驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（三）緊急采購(gòu)場(chǎng)景因突發(fā)生產(chǎn)需求、設(shè)備故障或市場(chǎng)供應(yīng)緊張導(dǎo)致的緊急物資采購(gòu)，需在保障合規(guī)的前提下縮短審批時(shí)效，同時(shí)保證緊急需求的必要性與可追溯性。三、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與初審責(zé)任主體：申請(qǐng)部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：申請(qǐng)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、預(yù)算科目、需求用途及緊急程度（如為緊急采購(gòu)，需說(shuō)明緊急原因）。附件：需求依據(jù)（如生產(chǎn)計(jì)劃、領(lǐng)料記錄、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)）、技術(shù)參數(shù)（如適用）、歷史采購(gòu)價(jià)格參考（如適用）等。初審要點(diǎn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核需求的合理性、必要性及與預(yù)算的匹配性，確認(rèn)無(wú)誤后在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽署意見(jiàn)，同步至采購(gòu)管理系統(tǒng)。透明化要求：需求依據(jù)及審核意見(jiàn)需在系統(tǒng)中留痕，保證申請(qǐng)信息可追溯；緊急采購(gòu)需標(biāo)注“緊急”標(biāo)識(shí)，觸發(fā)快速審批通道。（二）采購(gòu)方案制定與審批責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)審核需求完整性，與申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn)技術(shù)參數(shù)及交貨期。根據(jù)采購(gòu)金額、物資類(lèi)別及企業(yè)采購(gòu)制度，確定采購(gòu)方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢(xún)比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等），制定《采購(gòu)審批表》，明確采購(gòu)方式、預(yù)算明細(xì)、時(shí)間計(jì)劃及供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)（如資質(zhì)、業(yè)績(jī)、價(jià)格等）。審批要點(diǎn)：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)方案的合規(guī)性（如采購(gòu)方式是否符合制度要求）、可行性（如交貨期是否滿(mǎn)足需求）及成本控制合理性，簽署意見(jiàn)后提交財(cái)務(wù)部門(mén)及管理層。透明化要求：采購(gòu)方式及選擇標(biāo)準(zhǔn)需在《采購(gòu)審批表》中明確說(shuō)明，審批過(guò)程全程線(xiàn)上留痕，避免“暗箱操作”。（三）供應(yīng)商選擇與合同擬定責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：供應(yīng)商選擇：公開(kāi)/邀請(qǐng)招標(biāo)：通過(guò)企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)或第三方招標(biāo)機(jī)構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，形成《評(píng)標(biāo)報(bào)告》推薦候選供應(yīng)商。詢(xún)比價(jià)：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，收集報(bào)價(jià)及技術(shù)方案，填寫(xiě)《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》，明確比價(jià)結(jié)論及推薦理由。單一來(lái)源采購(gòu)：需說(shuō)明唯一供應(yīng)商的依據(jù)（如專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)等），附供應(yīng)商獨(dú)家授權(quán)證明或?qū)＜艺撟C意見(jiàn)。合同擬定：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)確定的供應(yīng)商及談判結(jié)果，擬定采購(gòu)合同，明確標(biāo)的物信息、價(jià)格、交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。審核要點(diǎn)：法務(wù)部門(mén)審核合同條款的合規(guī)性、完整性，重點(diǎn)排查法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決方式）；財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款方式與資金計(jì)劃匹配性。透明化要求：供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同審核意見(jiàn)需至系統(tǒng)，保證供應(yīng)商選擇過(guò)程及合同條款可追溯；金額較大（如超過(guò)萬(wàn)元）的采購(gòu)合同需經(jīng)管理層最終審批。（四）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)操作內(nèi)容：合同審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)在系統(tǒng)中《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送給供應(yīng)商，明確訂單編號(hào)、交貨時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收聯(lián)系人等信息。供應(yīng)商根據(jù)訂單組織備貨，發(fā)貨后通過(guò)系統(tǒng)物流單號(hào)；采購(gòu)部門(mén)跟蹤物流狀態(tài)，保證物資按期交付。異常處理：若供應(yīng)商未能按期交貨，采購(gòu)部門(mén)需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，延期原因及解決方案需在系統(tǒng)中記錄并反饋至申請(qǐng)部門(mén)及管理層。透明化要求：訂單狀態(tài)（待發(fā)貨、已發(fā)貨、已送達(dá)）實(shí)時(shí)更新至采購(gòu)管理系統(tǒng)，申請(qǐng)部門(mén)可隨時(shí)查詢(xún)；物流異常處理過(guò)程需留痕，保證問(wèn)題可追溯。（五）驗(yàn)收與付款結(jié)算責(zé)任主體：申請(qǐng)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：驗(yàn)收：物資送達(dá)后，申請(qǐng)部門(mén)聯(lián)合采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)（如適用）按照《采購(gòu)訂單》及合同約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、數(shù)量、質(zhì)量情況及存在問(wèn)題。若驗(yàn)收不合格，需書(shū)面通知供應(yīng)商限期退換貨，退換貨過(guò)程及結(jié)果記錄在案。付款：財(cái)務(wù)部門(mén)收到《采購(gòu)驗(yàn)收單》、合同、發(fā)票（合規(guī)發(fā)票）及付款申請(qǐng)后，審核單據(jù)一致性，確認(rèn)無(wú)誤后安排付款。審核要點(diǎn)：驗(yàn)收需多部門(mén)參與，保證結(jié)果客觀(guān)公正；財(cái)務(wù)部門(mén)需核對(duì)發(fā)票信息與合同、訂單、驗(yàn)收單一致，避免“三單不符”。透明化要求：《采購(gòu)驗(yàn)收單》需驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)照片（如適用）及參與人員簽字記錄；付款進(jìn)度（如“待付款”“已付款”）在系統(tǒng)中更新，便于申請(qǐng)部門(mén)及供應(yīng)商查詢(xún)。（六）歸檔與流程復(fù)盤(pán)責(zé)任主體：采購(gòu)部門(mén)、檔案管理部門(mén)操作內(nèi)容：采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)全流程單據(jù)（《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)審批表》《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)驗(yàn)收單》、發(fā)票等）整理成冊(cè)，提交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔，保存期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定。每季度/每半年，采購(gòu)部門(mén)組織申請(qǐng)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等開(kāi)展流程復(fù)盤(pán)，分析審批時(shí)效、供應(yīng)商履約率、成本控制效果等指標(biāo)，針對(duì)流程瓶頸（如審批節(jié)點(diǎn)過(guò)多、驗(yàn)收延遲）提出優(yōu)化建議。透明化要求：歸檔目錄在系統(tǒng)中可查詢(xún)，支持按采購(gòu)項(xiàng)目、日期等條件檢索；復(fù)盤(pán)報(bào)告需分享至相關(guān)部門(mén)，推動(dòng)流程持續(xù)改進(jìn)。四、配套表單模板（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目需求用途緊急程度（□常規(guī)□緊急□特急）附件清單（可附頁(yè)）□需求計(jì)劃□技術(shù)參數(shù)□歷史采購(gòu)記錄□其他：部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：管理層意見(jiàn)簽字：日期：（二）供應(yīng)商比價(jià)記錄表比價(jià)項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)序號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系方式123序號(hào)報(bào)價(jià)日期報(bào)價(jià)明細(xì)（單價(jià)×數(shù)量=總價(jià)，元）質(zhì)量承諾123比價(jià)結(jié)論（□推薦供應(yīng)商1□推薦供應(yīng)商2□推薦供應(yīng)商3□重新比價(jià)）理由：比價(jià)人簽字：審核人簽字：日期日期（三）采購(gòu)驗(yàn)收單訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同/訂單號(hào)）驗(yàn)收內(nèi)容□數(shù)量核對(duì)□質(zhì)量檢測(cè)□技術(shù)參數(shù)驗(yàn)證□包裝完好性驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說(shuō)明：）參與驗(yàn)收人員申請(qǐng)部門(mén)：簽字：采購(gòu)部門(mén)：簽字：使用部門(mén)（如適用）：簽字：備注□同意入庫(kù)□待退換貨□其他處理意見(jiàn)：采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)簽字：日期：申請(qǐng)部門(mén)確認(rèn)簽字：日期：（四）采購(gòu)審批表項(xiàng)目編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)采購(gòu)內(nèi)容預(yù)算金額（元）采購(gòu)方式□公開(kāi)招標(biāo)□邀請(qǐng)招標(biāo)□詢(xún)比價(jià)□單一來(lái)源采購(gòu)□其他：供應(yīng)商推薦理由（如適用）采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：分管副總意見(jiàn)簽字：日期：總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：日期：五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)權(quán)限管理：嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批權(quán)限，不同金額、類(lèi)別的采購(gòu)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)不同審批層級(jí)，嚴(yán)禁越權(quán)審批或簡(jiǎn)化審批流程；緊急采購(gòu)需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。信息同步：采購(gòu)全流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如需求駁回、供應(yīng)商變更、交貨延期）需及時(shí)通過(guò)系統(tǒng)或郵件通知相關(guān)方，保證信息對(duì)稱(chēng)，避免因信息滯后導(dǎo)致工作延誤。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、履約能力、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)；嚴(yán)禁與不合格供應(yīng)商開(kāi)展業(yè)務(wù)。合規(guī)性要求：采購(gòu)活動(dòng)需嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，禁止虛假采購(gòu)、圍標(biāo)串標(biāo)、收受回扣等違規(guī)行為；所有采購(gòu)單據(jù)需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造或篡改。流程優(yōu)化：定期梳理審批流程中的冗余環(huán)節(jié)，通過(guò)