合同管理電子化操作工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期電子化管理，具體場(chǎng)景包括：內(nèi)部合同審批：企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等跨部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部）的審批流程線(xiàn)上化，縮短審批周期。外部合同協(xié)作：與供應(yīng)商、客戶(hù)、合作伙伴等外部主體的合同磋商、簽署、履約跟蹤電子化，提升協(xié)作效率。歷史合同歸檔：對(duì)紙質(zhì)合同或舊版電子合同進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化電子化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)與快速檢索。合規(guī)性管理：滿(mǎn)足《電子簽名法》等法規(guī)要求，保證合同簽署、存儲(chǔ)的合法性與可追溯性，應(yīng)對(duì)審計(jì)與監(jiān)管需求。二、電子化操作流程（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起準(zhǔn)備操作人：合同發(fā)起部門(mén)（如采購(gòu)崗、銷(xiāo)售崗）操作內(nèi)容：明確合同主體（甲方、乙方）、合同類(lèi)型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同）、核心條款（標(biāo)的、金額、履行期限、付款方式等），并收集雙方主體資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)）。系統(tǒng)錄入登錄合同管理系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，填寫(xiě)《合同基礎(chǔ)信息登記表》（見(jiàn)模板1），合同草案附件（如Word、PDF版）及資質(zhì)文件。系統(tǒng)自動(dòng)唯一合同編號(hào)（規(guī)則：年份+部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+合同類(lèi)型序號(hào)，如“2024采字001”），發(fā)起人核對(duì)信息無(wú)誤后提交。（二）多級(jí)審批流轉(zhuǎn)審批路徑配置系統(tǒng)根據(jù)合同類(lèi)型與金額自動(dòng)匹配審批流程（例：10萬(wàn)元以下采購(gòu)合同需部門(mén)經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→法務(wù)部審批；10萬(wàn)元以上需增加分管副總審批）。審批人收到系統(tǒng)待辦提醒后，在線(xiàn)查看合同詳情及附件，可通過(guò)“同意”“駁回”“補(bǔ)充材料”三種方式處理。審批意見(jiàn)反饋若駁回或需補(bǔ)充材料，審批人需填寫(xiě)具體意見(jiàn)（如“付款方式需明確分期節(jié)點(diǎn)”“乙方資質(zhì)文件需加蓋公章”），發(fā)起人根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交。全部審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)《合同審批流程記錄表》（見(jiàn)模板2），記錄各環(huán)節(jié)審批人、時(shí)間、意見(jiàn)。（三）電子簽署與生效簽署方確認(rèn)審批通過(guò)后，系統(tǒng)將合同發(fā)送至各方簽署方（甲方、乙方）的電子簽章平臺(tái)，簽署人通過(guò)短信/接收簽署邀請(qǐng)，驗(yàn)證身份（人臉識(shí)別/手機(jī)驗(yàn)證碼）。在線(xiàn)簽署簽署人使用企業(yè)數(shù)字證書(shū)（如CA證書(shū)）或個(gè)人電子簽名在合同指定簽署位置（如甲方蓋章處、法定代表人簽字處）完成簽署，系統(tǒng)自動(dòng)帶時(shí)間戳的簽署憑證。多方簽署完成后，合同狀態(tài)自動(dòng)更新為“已生效”，系統(tǒng)同步推送生效通知至發(fā)起人及相關(guān)部門(mén)。（四）歸檔與分類(lèi)管理自動(dòng)歸檔生效合同由系統(tǒng)自動(dòng)歸至“合同檔案庫(kù)”，按“年份-合同類(lèi)型-部門(mén)”分類(lèi)存儲(chǔ)，支持關(guān)鍵詞檢索（如合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱(chēng)、標(biāo)的物）。元數(shù)據(jù)補(bǔ)充歸檔時(shí)需補(bǔ)充合同履行相關(guān)信息（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、收款賬戶(hù)、履約節(jié)點(diǎn)），填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板3），保證檔案信息完整。（五）履行跟蹤與提醒節(jié)點(diǎn)監(jiān)控系統(tǒng)根據(jù)合同履行期限（如付款日、交付日、驗(yàn)收日）自動(dòng)設(shè)置提醒，提前3天通過(guò)系統(tǒng)消息、郵件向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)送“即將到期”通知。履約記錄更新履行過(guò)程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)內(nèi)更新履約進(jìn)度（如“部分交付”“驗(yàn)收通過(guò)”），相關(guān)憑證（如驗(yàn)收單、發(fā)票掃描件），保證履約痕跡可追溯。（六）變更與終止管理合同變更如需變更合同條款，由發(fā)起人提交《合同變更申請(qǐng)》，參照“發(fā)起-審批-簽署”流程完成變更，補(bǔ)充協(xié)議并關(guān)聯(lián)原合同檔案。合同終止合同到期或提前終止時(shí)，發(fā)起人填寫(xiě)《合同終止申請(qǐng)》，說(shuō)明終止原因，經(jīng)審批后更新合同狀態(tài)為“已終止”，歸檔終止協(xié)議及結(jié)算憑證。三、關(guān)鍵模板表格模板1：合同基礎(chǔ)信息登記表合同編號(hào)合同類(lèi)型發(fā)起部門(mén)發(fā)起人發(fā)起日期2024采字001采購(gòu)合同采購(gòu)部*小明2024-03-01甲方信息單位名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼地址聯(lián)系人聯(lián)系方式科技有限公司91110000北京市區(qū)*張經(jīng)理乙方信息單位名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼地址聯(lián)系人聯(lián)系方式Y(jié)Y貿(mào)易公司91110000上海市區(qū)*李經(jīng)理1395678合同核心條款標(biāo)的物名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）總金額（元）A設(shè)備X-100型10臺(tái)50000500000履行期限交付方式付款方式質(zhì)保期2024-04-30前甲方上門(mén)提貨簽約后30日內(nèi)付清2年備注模板2：合同審批流程記錄表合同編號(hào)審批環(huán)節(jié)審批人部門(mén)審批時(shí)間審批意見(jiàn)2024采字001部門(mén)經(jīng)理審批*王經(jīng)理采購(gòu)部2024-03-02同意財(cái)務(wù)部審批*趙會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部2024-03-03付款方式需明確“電匯至乙方指定賬戶(hù)”法務(wù)部審批*劉法務(wù)法務(wù)部2024-03-04同意（已按財(cái)務(wù)意見(jiàn)修改付款條款）分管副總審批*陳副總管理層2024-03-05同意模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行階段計(jì)劃日期實(shí)際日期履約情況相關(guān)憑證負(fù)責(zé)人2024采字001交付2024-04-302024-04-28全部交付設(shè)備出庫(kù)單（編號(hào)：ZK2024042801）*小明驗(yàn)收2024-05-102024-05-12驗(yàn)收通過(guò)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（編號(hào)：YS2024051201）*小紅付款2024-05-302024-05-30已付清電匯憑證（編號(hào)：DH2024053001）*小剛四、操作風(fēng)險(xiǎn)提示（一）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)系統(tǒng)登錄需定期更換密碼，避免使用簡(jiǎn)單組合（如“56”），嚴(yán)禁泄露個(gè)人賬號(hào)密碼；合同附件及敏感信息（如商業(yè)條款、對(duì)方資質(zhì)）不得通過(guò)非加密渠道（如普通郵箱）傳輸，需通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)置加密模塊操作；定期備份數(shù)據(jù)，建議本地備份與云端備份結(jié)合，防止系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失。（二）權(quán)限與流程控制嚴(yán)格執(zhí)行“最小權(quán)限”原則，僅授權(quán)相關(guān)人員（如發(fā)起人、審批人、檔案管理員）訪(fǎng)問(wèn)合同數(shù)據(jù)，避免越權(quán)操作；審批流程不得隨意跳過(guò)環(huán)節(jié)或“先批后補(bǔ)”，確需特殊處理的需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面審批；電子簽章需由專(zhuān)人保管（如企業(yè)數(shù)字證書(shū)由法務(wù)部負(fù)責(zé)），使用時(shí)需驗(yàn)證簽署人身份，防止冒簽。（三）合規(guī)性與準(zhǔn)確性電子簽署前需確認(rèn)合同條款完整、無(wú)歧義，涉及金額、履行期限等關(guān)鍵信息需經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤；外部主體簽署時(shí)，需驗(yàn)證對(duì)方電子簽章的有效性（如通過(guò)簽章平臺(tái)官網(wǎng)驗(yàn)證證書(shū)狀態(tài)），避免使用無(wú)效或過(guò)期簽章；歷史合同電子化轉(zhuǎn)換時(shí)，需保證掃描件清晰、完整，關(guān)鍵信息（如簽字、蓋章）無(wú)缺失，必要時(shí)由雙方確認(rèn)轉(zhuǎn)換后的電子文本與原件一致。（四）系統(tǒng)與