公文寫(xiě)作規(guī)范與常用格式模板集公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位傳遞信息、部署工作、協(xié)調(diào)事務(wù)的核心工具，其寫(xiě)作規(guī)范與格式的嚴(yán)謹(jǐn)性直接影響工作指令的傳達(dá)效率與執(zhí)行效果。掌握規(guī)范的公文寫(xiě)作方法、熟練運(yùn)用常用格式模板，是提升行政效能、保障工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)能力。本文結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理公文寫(xiě)作的核心規(guī)范，并提供典型文種的格式模板與示例，為實(shí)務(wù)工作提供參考。一、公文寫(xiě)作的基本規(guī)范（一）文種選用規(guī)范公文文種的選擇需嚴(yán)格對(duì)應(yīng)行文目的與隸屬關(guān)系：請(qǐng)示：僅限向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，遵循“一文一事”“主送一個(gè)機(jī)關(guān)”原則（如申請(qǐng)項(xiàng)目資金、政策解讀）。報(bào)告：用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，不可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如年度工作總結(jié)、突發(fā)事件報(bào)告）。通知：適用于發(fā)布要求下級(jí)執(zhí)行的事項(xiàng)、轉(zhuǎn)發(fā)文件或告知一般性事務(wù)（如部署工作、會(huì)議通知）。函：用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)（如企業(yè)與政府部門(mén)商洽合作、不同系統(tǒng)單位請(qǐng)求批準(zhǔn)）。若文種選用錯(cuò)誤，易導(dǎo)致行文關(guān)系混亂，降低工作效率（如用“報(bào)告”請(qǐng)求資金，上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)法以“報(bào)告”形式批復(fù)）。（二）格式規(guī)范（依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》）公文格式分為版頭、主體、版記三部分：1.版頭（公文首頁(yè)紅色分隔線以上部分）份號(hào)：涉密公文標(biāo)注，6位阿拉伯?dāng)?shù)字（如“____”）。密級(jí)和保密期限：如“秘密★1年”（無(wú)期限時(shí)標(biāo)注“長(zhǎng)期”）。緊急程度：標(biāo)注“特急”“加急”（平件無(wú)需標(biāo)注）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成（如“XX市人民政府文件”），或直接用全稱/簡(jiǎn)稱。發(fā)文字號(hào)：機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)（如“XX發(fā)〔2023〕5號(hào)”，年份用六角括號(hào)，順序號(hào)不編虛位）。簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注，居右空一字（如“簽發(fā)人：XXX”）。2.主體（公文首頁(yè)紅色分隔線以下、版記以上部分）標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（如《XX局關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)檢查的通知》，事由需準(zhǔn)確概括核心內(nèi)容）。主送機(jī)關(guān)：上行文主送一個(gè)機(jī)關(guān)，下行文可多個(gè)（用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，同類(lèi)機(jī)關(guān)用頓號(hào)，不同類(lèi)用逗號(hào)）。正文：開(kāi)頭說(shuō)明背景/目的，主體分條列項(xiàng)闡述內(nèi)容，結(jié)尾根據(jù)文種用“特此通知”“妥否，請(qǐng)批示”等。附件說(shuō)明：附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，多個(gè)附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序（如“附件：1.XX辦法2.XX清單”）。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志一致）。成文日期：阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日標(biāo)全（如“2023年10月15日”）。印章：騎年蓋月，上不壓正文，下騎成文日期（聯(lián)合行文需所有機(jī)關(guān)印章）。附注：標(biāo)注聯(lián)系人、電話或“此件公開(kāi)發(fā)布”等（居左空二字加圓括號(hào)）。附件：正文后的補(bǔ)充材料，與正文頁(yè)碼連續(xù)編排。3.版記（公文末頁(yè)紅色分隔線以下部分）抄送機(jī)關(guān)：除主送外需知曉的機(jī)關(guān)（用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)日期晚于成文日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。（三）語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范公文語(yǔ)言需體現(xiàn)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重、得體的特點(diǎn)：準(zhǔn)確：用詞精準(zhǔn)（如“悉”“擬”“妥否”），數(shù)據(jù)、時(shí)間、名稱需核對(duì)無(wú)誤（如“2023年10月”而非“去年十月”）。簡(jiǎn)潔：刪除冗余表述（如“現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，特制定如下方案”簡(jiǎn)化為“現(xiàn)結(jié)合實(shí)際，制定如下方案”）。莊重：避免口語(yǔ)化（如不用“我覺(jué)得”，改用“經(jīng)研究”），多用書(shū)面語(yǔ)（如“屆時(shí)”替代“到時(shí)候”）。得體：根據(jù)行文對(duì)象調(diào)整語(yǔ)氣（上行文謙敬，如“懇請(qǐng)”；下行文明確，如“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”；平行文平和，如“盼復(fù)”）。二、常用公文格式模板及示例（一）通知（部署工作/告知事項(xiàng)類(lèi)）1.適用范圍發(fā)布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作任務(wù)、告知會(huì)議/活動(dòng)安排、任免人員等。2.格式模板標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+通知（如《XX市教育局關(guān)于開(kāi)展2023年教師培訓(xùn)的通知》）主送機(jī)關(guān)：需執(zhí)行或知曉的下級(jí)機(jī)關(guān)（如“各區(qū)縣教育局，直屬學(xué)校：”）正文：開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文背景/目的（如“為提升教師專業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)《XX省教師隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃》要求，現(xiàn)就開(kāi)展2023年教師培訓(xùn)工作通知如下：”）主體：分條列項(xiàng)闡述內(nèi)容（培訓(xùn)對(duì)象、時(shí)間、內(nèi)容、報(bào)名方式、工作要求等）結(jié)尾：常用“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“特此通知”發(fā)文機(jī)關(guān)署名：XX市教育局（全稱）成文日期：2023年X月X日3.示例（簡(jiǎn)化版）XX市教育局關(guān)于開(kāi)展2023年教師培訓(xùn)的通知各區(qū)縣教育局，直屬學(xué)校：為深入貫徹《XX省教師隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃（____年）》精神，提升我市教師專業(yè)能力，經(jīng)研究，決定開(kāi)展2023年教師培訓(xùn)工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、培訓(xùn)對(duì)象全市中小學(xué)（含幼兒園）在職教師，共計(jì)X人（具體名額分配見(jiàn)附件1）。二、培訓(xùn)時(shí)間及地點(diǎn)1.時(shí)間：2023年X月X日至X月X日（分兩期，每期5天）；2.地點(diǎn)：XX教師發(fā)展學(xué)院（XX路XX號(hào)）。三、培訓(xùn)內(nèi)容（一）師德師風(fēng)建設(shè)：學(xué)習(xí)新時(shí)代教師職業(yè)行為準(zhǔn)則；（二）學(xué)科教學(xué)能力：聚焦新課標(biāo)下的課堂設(shè)計(jì)與實(shí)施。四、工作要求1.各單位于X月X日前將參訓(xùn)人員名單報(bào)送至市教育局人事科（聯(lián)系人：XXX，電話：XXX-XXXXXXX）；2.參訓(xùn)教師需嚴(yán)格遵守培訓(xùn)紀(jì)律，完成全部課程并提交總結(jié)。附件：1.2023年教師培訓(xùn)名額分配表2.培訓(xùn)課程安排表XX市教育局2023年X月X日（二）請(qǐng)示（請(qǐng)求指示/批準(zhǔn)類(lèi)）1.適用范圍向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示（如政策解讀、工作方向）、請(qǐng)求批準(zhǔn)（如項(xiàng)目立項(xiàng)、資金申請(qǐng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整）。2.格式模板標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+請(qǐng)示（如《XX縣人民政府關(guān)于申請(qǐng)XX項(xiàng)目建設(shè)資金的請(qǐng)示》）主送機(jī)關(guān)：唯一的上級(jí)機(jī)關(guān)（如“XX市人民政府：”）正文：開(kāi)頭：說(shuō)明請(qǐng)示緣由（如“因我縣XX項(xiàng)目建設(shè)需資金支持，現(xiàn)請(qǐng)示如下：”）主體：明確請(qǐng)示事項(xiàng)（資金金額、用途、撥付方式，或政策疑問(wèn)）結(jié)尾：固定結(jié)語(yǔ)（“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”）發(fā)文機(jī)關(guān)署名：XX縣人民政府成文日期：2023年X月X日3.示例（簡(jiǎn)化版）XX縣人民政府關(guān)于申請(qǐng)XX公路建設(shè)資金的請(qǐng)示XX市人民政府：為解決我縣XX鎮(zhèn)群眾出行難題，改善農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)《XX市鄉(xiāng)村振興交通建設(shè)規(guī)劃》，我縣擬實(shí)施XX公路改建項(xiàng)目。該項(xiàng)目全長(zhǎng)X公里，總投資約X萬(wàn)元，目前已完成前期設(shè)計(jì)、征地等工作，因縣級(jí)財(cái)政緊張，特申請(qǐng)市級(jí)財(cái)政補(bǔ)助資金X萬(wàn)元。一、項(xiàng)目基本情況1.建設(shè)內(nèi)容：路基拓寬至X米，路面硬化為瀝青混凝土；2.資金測(cè)算：工程費(fèi)用X萬(wàn)元，其他費(fèi)用X萬(wàn)元（明細(xì)見(jiàn)附件）。二、資金用途申請(qǐng)資金主要用于路基工程（X萬(wàn)元）、路面工程（X萬(wàn)元）及監(jiān)理費(fèi)用（X萬(wàn)元）。以上請(qǐng)示，如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)。附件：XX公路建設(shè)項(xiàng)目資金測(cè)算表XX縣人民政府2023年X月X日（三）報(bào)告（匯報(bào)工作/反映情況類(lèi)）1.適用范圍向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作進(jìn)展、總結(jié)成績(jī)問(wèn)題、反映情況（如突發(fā)事件、調(diào)研結(jié)果）、回復(fù)上級(jí)詢問(wèn)。2.格式模板標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+報(bào)告（如《XX公司關(guān)于2023年上半年工作情況的報(bào)告》）主送機(jī)關(guān)：上級(jí)機(jī)關(guān)（如“XX集團(tuán)總部：”）正文：開(kāi)頭：簡(jiǎn)述工作背景（如“2023年上半年，我公司圍繞‘XX’目標(biāo)，推進(jìn)各項(xiàng)工作，現(xiàn)將情況報(bào)告如下：”）主體：分點(diǎn)匯報(bào)（工作完成情況、取得成效、存在問(wèn)題、下一步計(jì)劃）結(jié)尾：常用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”發(fā)文機(jī)關(guān)署名：XX公司成文日期：2023年X月X日3.示例（簡(jiǎn)化版）XX公司關(guān)于2023年上半年工作情況的報(bào)告XX集團(tuán)總部：2023年上半年，我公司深入貫徹集團(tuán)“提質(zhì)增效”工作要求，聚焦市場(chǎng)拓展與內(nèi)部管理，各項(xiàng)工作取得階段性進(jìn)展?，F(xiàn)將主要情況報(bào)告如下：一、工作完成情況（一）市場(chǎng)拓展：新簽約項(xiàng)目X個(gè)，合同金額累計(jì)X萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)X%；（二）內(nèi)部管理：完成制度修訂X項(xiàng)，優(yōu)化流程X個(gè)，節(jié)約成本X萬(wàn)元。二、存在問(wèn)題（一）部分項(xiàng)目進(jìn)度滯后，主要因原材料供應(yīng)延遲；（二）人才儲(chǔ)備不足，核心崗位缺口X人。三、下一步計(jì)劃（一）加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理，與X家供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議；（二）啟動(dòng)“精英人才引進(jìn)計(jì)劃”，三季度完成核心崗位招聘。特此報(bào)告，請(qǐng)審閱。XX公司2023年X月X日（四）函（商洽/詢問(wèn)/答復(fù)類(lèi)）1.適用范圍平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽合作、詢問(wèn)信息、答復(fù)事項(xiàng)、請(qǐng)求批準(zhǔn)（如向無(wú)隸屬關(guān)系的主管部門(mén)申請(qǐng)資質(zhì)）。2.格式模板標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+函（如《XX研究院關(guān)于商洽產(chǎn)學(xué)研合作的函》）主送機(jī)關(guān)：對(duì)方單位全稱（如“XX科技有限公司：”）正文：開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)函緣由（如“為推動(dòng)科技成果轉(zhuǎn)化，我單位擬與貴公司開(kāi)展產(chǎn)學(xué)研合作，現(xiàn)函商如下：”）主體：明確商洽/詢問(wèn)/請(qǐng)求事項(xiàng)（合作內(nèi)容、雙方責(zé)任、需對(duì)方提供的支持）結(jié)尾：根據(jù)內(nèi)容用“盼復(fù)”（詢問(wèn)）、“請(qǐng)予函復(fù)”（答復(fù)）、“特此函商”（商洽）發(fā)文機(jī)關(guān)署名：XX研究院成文日期：2023年X月X日3.示例（簡(jiǎn)化版）XX研究院關(guān)于商洽產(chǎn)學(xué)研合作的函XX科技有限公司：為落實(shí)《XX省科技創(chuàng)新行動(dòng)計(jì)劃》，我單位（XX研究院）聚焦XX領(lǐng)域技術(shù)研發(fā)，貴公司在XX產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化方面具有豐富經(jīng)驗(yàn)?，F(xiàn)函商建立產(chǎn)學(xué)研合作關(guān)系，具體事項(xiàng)如下：一、合作內(nèi)容（一）聯(lián)合研發(fā)：共同開(kāi)展XX技術(shù)攻關(guān)，我單位提供專利技術(shù)（共X項(xiàng)，清單見(jiàn)附件），貴公司負(fù)責(zé)中試及產(chǎn)業(yè)化；（二）人才交流：互派技術(shù)人員參與項(xiàng)目，貴公司為我單位研究生提供實(shí)習(xí)崗位。二、合作保障（一）成立聯(lián)合工作組，每月召開(kāi)進(jìn)度會(huì)議；（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)按雙方投入比例共享（具體條款見(jiàn)附件《合作協(xié)議草案》）。盼貴公司于X月X日前函復(fù)意見(jiàn)，我單位將派專人對(duì)接。附件：1.專利技術(shù)清單2.合作協(xié)議草案（征求意見(jiàn)稿）XX研究院2023年X月X日（五）會(huì)議紀(jì)要（記載會(huì)議情況類(lèi)）1.適用范圍記載會(huì)議主要情況（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員）、議定事項(xiàng)（決策、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），用于傳達(dá)會(huì)議精神、督促工作落實(shí)。2.格式模板標(biāo)題：會(huì)議名稱+紀(jì)要（如《XX公司2023年第X次總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要》）正文：會(huì)議基本信息：時(shí)間（2023年X月X日）、地點(diǎn)（XX會(huì)議室）、主持人（XXX）、參會(huì)人員（列出席、列席名單）、請(qǐng)假人員（若有）會(huì)議內(nèi)容：按議題分塊，每塊包含“議題”“討論情況”“議定事項(xiàng)”（注：會(huì)議紀(jì)要一般不加蓋印章，成文日期可在標(biāo)題下或正文后）3.示例（簡(jiǎn)化版）XX公司2023年第3次總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要（2023年X月X日簽發(fā)：XXX）2023年X月X日，總經(jīng)理XXX主持召開(kāi)第3次總經(jīng)理辦公會(huì)議，副總經(jīng)理XXX、各部門(mén)負(fù)責(zé)人出席，財(cái)務(wù)部XXX列席。會(huì)議研究了XX項(xiàng)目推進(jìn)、預(yù)算調(diào)整等事項(xiàng)，紀(jì)要如下：一、關(guān)于XX項(xiàng)目推進(jìn)（一）議題：聽(tīng)取XX項(xiàng)目階段性進(jìn)展匯報(bào)，研究下一步工作。（二）討論情況：XX部門(mén)匯報(bào)了項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度（完成X%），提出需解決的技術(shù)難題（XX問(wèn)題）；XX部門(mén)建議增加人力投入。（三）議定事項(xiàng)：1.技術(shù)部牽頭，聯(lián)合外部專家于X月X日前完成技術(shù)方案優(yōu)化；2.人力資源部增派X名工程師支援，X月X日到位。二、關(guān)于預(yù)算調(diào)整（一）議題：審議XX項(xiàng)目預(yù)算追加申請(qǐng)。（二）討論情況：財(cái)務(wù)部匯報(bào)預(yù)算缺口原因（原材料漲價(jià)），申請(qǐng)追加X(jué)萬(wàn)元；參會(huì)人員認(rèn)為理由充分。（三）議定事項(xiàng)：同意追加預(yù)算X萬(wàn)元，由財(cái)務(wù)部調(diào)整資金計(jì)劃，報(bào)董事會(huì)備案。會(huì)議要求，各責(zé)任部門(mén)務(wù)必按時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)工作，每周五17:00前向總經(jīng)理辦公室報(bào)送進(jìn)展。三、公文寫(xiě)作常見(jiàn)誤區(qū)與優(yōu)化建議（一）常見(jiàn)誤區(qū)1.文種混用：如將“請(qǐng)示”寫(xiě)成“報(bào)告”（如《關(guān)于申請(qǐng)資金的報(bào)告》，應(yīng)改為“請(qǐng)示”）；用“函”向上級(jí)請(qǐng)示（如向隸屬的上級(jí)部門(mén)申請(qǐng)，應(yīng)改用“請(qǐng)示”）。2.格式錯(cuò)誤：發(fā)文字號(hào)年份用圓括號(hào)（如“XX發(fā)(2023)X號(hào)”，應(yīng)為六角括號(hào)“〔〕”）；主送機(jī)關(guān)多個(gè)時(shí)用逗號(hào)分隔（如“XX局，XX辦”，應(yīng)為“XX局、XX辦”）；成文日期用漢字（如“二〇二三年十月”，應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字“2023年10月15日”）。3.語(yǔ)言不規(guī)范：口語(yǔ)化表述（如“我們打算下個(gè)月開(kāi)展活動(dòng)”，應(yīng)改為“擬于下月開(kāi)展活動(dòng)”）；用詞模糊（如“大概需要X萬(wàn)元”，應(yīng)明確金額或說(shuō)明測(cè)算依據(jù)）。4.內(nèi)容冗長(zhǎng)：正文缺乏邏輯分層，大段文字無(wú)序號(hào)，重點(diǎn)不突出（如工作總結(jié)不分“成績(jī)、問(wèn)題、計(jì)劃”，應(yīng)分塊表述）。（二）優(yōu)化建議1.強(qiáng)化法規(guī)學(xué)習(xí)：系統(tǒng)學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，明確文種、格式要求。2.參考范例模仿：收集本單位或上級(jí)機(jī)關(guān)的優(yōu)質(zhì)公文，分析結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言特點(diǎn)，模仿寫(xiě)作邏輯（非抄襲內(nèi)容