采購管理流程與采購單模板使用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的采購管理活動，涵蓋從需求提報到最終結(jié)算的全流程規(guī)范。典型應(yīng)用場景包括：企業(yè)日常運營采購：如辦公用品、生產(chǎn)原材料、設(shè)備配件等常規(guī)物料的采購；專項項目采購：如工程項目所需材料、研發(fā)項目專用設(shè)備等一次性大宗采購；緊急臨時采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、市場供應(yīng)短缺）需快速響應(yīng)的采購需求；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等非物資類采購。二、采購管理全流程操作指引采購管理需遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、效益最大化”原則，嚴格按以下步驟執(zhí)行：（一）需求發(fā)起與提報操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）關(guān)鍵動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》，明確以下信息：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求；需求數(shù)量、預(yù)計交付時間、交付地點；預(yù)算金額及資金來源（如“部門年度預(yù)算”“專項項目資金”）；采購urgency（緊急程度：一般/緊急/特急）及特殊說明（如“需提供3C認證”“安裝調(diào)試要求”）。需求部門負責人對需求的合理性、必要性及預(yù)算準確性進行初審，簽字確認后提交至采購部。輸出成果：《采購需求申請表》（需部門負責人*簽字）（二）需求審核與預(yù)算確認操作主體：采購部、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵動作：采購部收到《采購需求申請表》后，重點審核：需求是否符合公司采購政策；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)是否明確，避免模糊描述（如“一批電腦”需明確“CPU型號、內(nèi)存容量、硬盤容量”等）；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需提交額外預(yù)算說明。財務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性（如資金是否到位、是否符合成本控制要求），并在《采購需求申請表》上簽署意見。分管領(lǐng)導(dǎo)（如運營副總、部門總監(jiān)）根據(jù)采購金額及重要性進行最終審批：金額≤5000元：由采購部經(jīng)理*審批；5000元＜金額≤5萬元：由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額＞5萬元：需提交總經(jīng)理*審批。輸出成果：審批通過的《采購需求申請表》（標注審批編號及生效日期）（三）供應(yīng)商選擇與詢比價操作主體：采購部關(guān)鍵動作：根據(jù)采購物品/服務(wù)的類型，確定供應(yīng)商選擇方式：常規(guī)采購（如標準化辦公用品）：從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇2-3家供應(yīng)商進行詢價；大宗/關(guān)鍵物料采購：需開展“貨比三家”，可通過公開招標、邀請招標或競爭性談判方式確定供應(yīng)商；緊急采購：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可從過往合作供應(yīng)商中快速選擇，但需保留詢價記錄（如電話報價截圖）。向供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，明確報價要求（含增值稅價）、交付周期、質(zhì)量標準、付款條件等，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)（一般≥24小時）書面報價。匯總報價信息，填寫《供應(yīng)商比價表》，對比分析價格、質(zhì)量保障、交付能力、售后服務(wù)等維度，形成《供應(yīng)商選擇建議報告》。輸出成果：《供應(yīng)商比價表》《供應(yīng)商選擇建議報告》（需采購部經(jīng)理*簽字）（四）合同簽訂與訂單下達操作主體：采購部、法務(wù)部（如需）、供應(yīng)商關(guān)鍵動作：采購金額≥1萬元或涉及長期合作（如年度框架協(xié)議）的，需簽訂《采購合同》，合同內(nèi)容需包含：供應(yīng)商信息（名稱、地址、聯(lián)系人、電話*）；采購物品/服務(wù)的明細、規(guī)格型號、數(shù)量、單價及總金額；質(zhì)量標準、驗收方法及違約責任；交付時間、地點、運輸方式及費用承擔；付款方式（如“驗收合格后30天付全款”“分期付款”）、發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）。法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核合同條款的合規(guī)性，規(guī)避法律風險。合同經(jīng)雙方簽字蓋章（供應(yīng)商公章、公司公章）后生效，采購部根據(jù)合同內(nèi)容填寫《采購訂單》（PO單），通過郵件或書面形式發(fā)送給供應(yīng)商，并電話確認收到。輸出成果：《采購合同》（一式兩份，雙方各執(zhí)一份）、《采購訂單》（采購部留存原件，供應(yīng)商發(fā)送復(fù)印件）（五）訂單執(zhí)行與進度跟蹤操作主體：采購部、需求部門關(guān)鍵動作：采購部定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進度，保證按《采購訂單》約定時間交付（如遇延期，供應(yīng)商需提前3天書面告知，并說明原因及新的交付時間）。需求部門收到供應(yīng)商的“發(fā)貨通知”后，做好收貨準備（如確認倉庫場地、安排卸貨人員等）。輸出成果：《訂單進度跟蹤表》（記錄溝通時間、內(nèi)容、責任人）（六）收貨驗收與入庫操作主體：需求部門、倉庫部、質(zhì)檢部（如需）關(guān)鍵動作：現(xiàn)場驗收：物品送達后，需求部門與倉庫部共同核對：數(shù)量是否與《采購訂單》一致（如“短少3件，需供應(yīng)商補發(fā)”）；外觀是否完好（無破損、變形、銹蝕等）；規(guī)格型號、品牌是否與訂單要求相符（如“訂單要求‘A品牌’，實際到貨‘B品牌’”）。質(zhì)量檢驗：對技術(shù)參數(shù)要求高的物品（如生產(chǎn)設(shè)備、電子元器件），需由質(zhì)檢部出具《質(zhì)量檢驗報告》：合格：辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明“驗收合格”；不合格：當場拒收，填寫《不合格品處理單》，通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨（費用由供應(yīng)商承擔），同步更新《供應(yīng)商履約評價記錄》?！度霂靻巍沸栊枨蟛块T驗收人、倉庫管理員、采購經(jīng)辦人*三方簽字確認，一式三份（倉庫、財務(wù)、采購各留存一份）。輸出成果：《入庫單》《質(zhì)量檢驗報告》（如需）、《不合格品處理單》（如需）（七）付款申請與結(jié)算操作主體：采購部、財務(wù)部關(guān)鍵動作：采購部收集結(jié)算資料，包括：《采購合同》《采購訂單》；《入庫單》《質(zhì)量檢驗報告》；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（抬頭為公司全稱，稅號準確，與合同信息一致）；《供應(yīng)商履約評價記錄》（用于評估后續(xù)合作）。填寫《付款申請單》，附上述資料，按審批權(quán)限逐級報批：金額≤1萬元：采購部經(jīng)理*審批；1萬元＜金額≤5萬元：財務(wù)部經(jīng)理*審批；金額＞5萬元：總經(jīng)理*審批。財務(wù)部收到審批通過的《付款申請單》后，按合同約定付款方式安排轉(zhuǎn)賬（禁止現(xiàn)金支付），并在《付款臺賬》中記錄付款時間、金額、對方賬戶等信息。輸出成果：《付款申請單》《付款臺賬》、銀行轉(zhuǎn)賬憑證（八）采購檔案歸檔操作主體：采購部、檔案管理員關(guān)鍵動作：每筆采購業(yè)務(wù)完成后，采購部將所有資料（需求申請表、審批記錄、比價表、合同、訂單、入庫單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊，按“采購單號”分類歸檔，保存期限≥3年（重要項目檔案保存≥5年）。輸出成果：采購檔案盒（標注采購單號、歸檔日期、經(jīng)辦人*）三、采購單核心模板及配套工具（一）采購單模板（通用版）采購單（PO）采購單號：PO-2024-X采購日期：2024年X月X日供應(yīng)商信息采購部門信息供應(yīng)商名稱：*公司采購部門：*部聯(lián)系人：*申請人：*聯(lián)系方式：*預(yù)算金額：X元交付地址：省市區(qū)路*號審批人：*序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量單價（元）金額（元）交付日期質(zhì)量要求/服務(wù)標準備注1*********2*********…………合計金額（大寫）：仟佰拾萬仟佰拾元角分合計金額（小寫）：￥X.付款方式：□驗收合格后30天付全款□分期付款（首付X%，驗收后付X%）發(fā)票要求：□增值稅專用發(fā)票□增值稅普通發(fā)票特殊條款：如“需提供3年質(zhì)?！薄鞍惭b調(diào)試費用包含在單價內(nèi)”等審批意見審批意見審批意見需求部門負責人：*采購部經(jīng)理：*總經(jīng)理：*日期：2024年X月X日日期：2024年X月X日日期：2024年X月X日供應(yīng)商確認供應(yīng)商（蓋章）：*公司經(jīng)辦人：*日期：2024年X月X日（二）供應(yīng)商比價表示例采購單號：PO-2024-X物品名稱：*需求數(shù)量：*預(yù)算金額：X元供應(yīng)商信息報價（元）交貨周期（天）質(zhì)量承諾公司（聯(lián)系人：）***公司（聯(lián)系人：）***公司（聯(lián)系人：）***比價結(jié)論：選擇公司，理由：價格最低且交貨期短，經(jīng)采購部經(jīng)理審批同意。采購經(jīng)辦人：*日期：2024年X月X日四、操作關(guān)鍵風險提示與合規(guī)要點（一）需求合理性審核需求部門不得為規(guī)避審批而拆分大額采購（如將5萬元采購拆為2筆3萬元）；技術(shù)參數(shù)需明確，避免“好”“優(yōu)”等模糊表述，防止供應(yīng)商以次充好；緊急采購需注明原因（如“生產(chǎn)線突發(fā)故障，需24小時內(nèi)到貨”），并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，事后需補錄審批流程。（二）供應(yīng)商合規(guī)性管理供應(yīng)商需在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過“資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）→樣品測試（如需）→現(xiàn)場考察（如需）”后方可準入；禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如員工親屬持股）的供應(yīng)商進行非公平交易，需提前申報并經(jīng)審計部門備案；定期對供應(yīng)商進行履約評價（每年1次），評價指標包括：價格競爭力、交付及時率、合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度，評價結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)。（三）采購單信息準確性采購單號需唯一，按“PO-年份-流水號”規(guī)則編制（如PO-2024-001），避免重復(fù)；單價、數(shù)量、金額需核對無誤，總金額大小寫一致；交付日期、質(zhì)量要求等關(guān)鍵信息不得隨意變更，如需變更需雙方書面確認（補充協(xié)議或郵件記錄）。（四）驗收與入庫規(guī)范需求部門不得“先收貨后補單”，嚴禁未經(jīng)驗收直接使用；質(zhì)量檢