采購需求清單及審批標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景新項(xiàng)目啟動(dòng)所需的原材料、設(shè)備采購；辦公場所日常消耗品（如文具、耗材）補(bǔ)充；設(shè)備維護(hù)、升級(jí)及技術(shù)支持服務(wù)采購；市場推廣活動(dòng)相關(guān)的物料或服務(wù)采購。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)操作人：需求部門申請(qǐng)人（如部門專員或部門負(fù)責(zé)人）。操作內(nèi)容：根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫《采購需求清單表》（見模板表格1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途及緊急程度；附必要的支撐材料，如市場調(diào)研報(bào)價(jià)單（至少3家供應(yīng)商比價(jià)）、技術(shù)參數(shù)說明、項(xiàng)目立項(xiàng)審批表（如涉及項(xiàng)目采購）等；在企業(yè)OA或采購管理系統(tǒng)中提交需求，選擇對(duì)應(yīng)的審批流程節(jié)點(diǎn)（常規(guī)采購/緊急采購）。輸出成果：《采購需求清單表》及相關(guān)附件（電子版+紙質(zhì)版簽字）。（二）部門內(nèi)部審核操作人：需求部門負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：核對(duì)需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃、預(yù)算范圍，數(shù)量是否滿足實(shí)際工作需要；審核附件完整性：比價(jià)資料、技術(shù)參數(shù)等是否齊全、有效；確認(rèn)緊急程度：如為緊急采購，需在備注中說明原因（如生產(chǎn)經(jīng)營急需、安全風(fēng)險(xiǎn)等）。輸出成果：部門負(fù)責(zé)人在《采購需求清單表》上簽字確認(rèn)，通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（三）預(yù)算與財(cái)務(wù)審核操作人：財(cái)務(wù)部專員及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：預(yù)算核對(duì)：檢查采購項(xiàng)目是否納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算金額是否充足；如為預(yù)算外采購，需確認(rèn)是否有超預(yù)算審批手續(xù)；價(jià)格合理性審核：對(duì)比預(yù)估單價(jià)與歷史采購價(jià)、市場均價(jià)，判斷價(jià)格是否公允；成本效益分析：對(duì)大額采購（如單筆超5萬元），評(píng)估投入產(chǎn)出比，保證資金使用效益。輸出成果：財(cái)務(wù)部在《采購需求清單表》上簽署“同意”“需補(bǔ)充資料”或“超預(yù)算需審批”意見，反饋至需求部門或流轉(zhuǎn)至采購部。（四）采購部門審核與執(zhí)行操作人：采購部專員及采購負(fù)責(zé)人。操作內(nèi)容：接收審核通過的《采購需求清單表》，核對(duì)采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)及交付時(shí)間；組織采購：根據(jù)采購金額及公司規(guī)定選擇采購方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)、單一來源采購等），保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；簽訂合同：與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款；下達(dá)訂單：向供應(yīng)商發(fā)出正式采購訂單，同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度。輸出成果：采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。（五）驗(yàn)收與付款操作人：需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部。操作內(nèi)容：貨物/服務(wù)送達(dá)后，需求部門聯(lián)合采購部進(jìn)行驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合合同要求，出具《驗(yàn)收合格單》；如驗(yàn)收不合格，需求部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋至采購部，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠；財(cái)務(wù)部憑《采購需求清單表》《采購合同》《驗(yàn)收合格單》《發(fā)票》等資料辦理付款手續(xù)，保證“三單匹配”（訂單、入庫單、發(fā)票）。輸出成果：《驗(yàn)收合格單》、付款憑證、發(fā)票等。（六）歸檔管理操作人：采購部檔案管理員。操作內(nèi)容：整理采購全流程文件（需求清單、審批記錄、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等），按“一采購一檔”原則編號(hào)歸檔；檔案保存期限：常規(guī)采購不少于5年，重大設(shè)備采購（如單價(jià)超10萬元）不少于10年。輸出成果：完整的采購檔案電子庫及紙質(zhì)檔案柜。三、核心模板表格設(shè)計(jì)模板1：采購需求清單表基本信息內(nèi)容需求部門例：市場部申請(qǐng)人例：*小明聯(lián)系方式例：（內(nèi)部分機(jī)號(hào)）*888申請(qǐng)日期例：2023年10月26日采購物品/服務(wù)信息序號(hào)物品/服務(wù)名稱1辦公電腦2年度市場推廣服務(wù)采購理由例：市場部新增2名員工，需配置辦公電腦；年度市場推廣項(xiàng)目啟動(dòng)，需專業(yè)服務(wù)支持。預(yù)算科目例：辦公費(fèi)-設(shè)備購置/銷售費(fèi)用-市場推廣緊急程度□常規(guī)□緊急（緊急原因：需在11月15日前完成推廣方案策劃）附件清單1.辦公電腦比價(jià)表（3家供應(yīng)商）；2.市場推廣服務(wù)需求說明書；3.項(xiàng)目立項(xiàng)審批單審批意見需求部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_________財(cái)務(wù)部：_________日期：_________采購部：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________日期：_________模板2：采購審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見（同意/駁回/補(bǔ)充說明）審批時(shí)間備注（如駁回原因）需求部門審核*（部門負(fù)責(zé)人）同意2023-10-27財(cái)務(wù)預(yù)算審核*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）同意，預(yù)算充足2023-10-28采購執(zhí)行審核*（采購經(jīng)理）同意，按詢價(jià)流程執(zhí)行2023-10-29分管領(lǐng)導(dǎo)審批*趙六（副總經(jīng)理）同意2023-10-30單筆超5萬需審批最終審批*錢七（總經(jīng)理）同意2023-10-31四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示需求提報(bào)規(guī)范：采購名稱、規(guī)格型號(hào)需準(zhǔn)確、具體，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；預(yù)估單價(jià)需基于市場調(diào)研，不得虛高或虛低，大額采購需提供至少3家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)；緊急采購需提前說明原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全常規(guī)審批手續(xù)。審批時(shí)效要求：常規(guī)采購審批流程需在3個(gè)工作日內(nèi)完成（各部門累計(jì)審核時(shí)間）；緊急采購審批需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，保證采購需求及時(shí)響應(yīng)。預(yù)算與采購方式匹配：預(yù)算內(nèi)采購：嚴(yán)格按照預(yù)算金額執(zhí)行，不得超預(yù)算；預(yù)算外采購：需提交《超預(yù)算申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后方可開展；采購方式選擇：單筆采購金額＜1萬元，可采用詢價(jià)比價(jià)；1萬-10萬元，需3家以上供應(yīng)商比價(jià)；＞10萬元，原則上公開招標(biāo)（特殊情況需說明原因并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。驗(yàn)收與責(zé)任追溯：驗(yàn)收需由需求部門、采購部共同參與，大型設(shè)備或服務(wù)類采購可邀請(qǐng)技術(shù)部門或第三方機(jī)構(gòu)參與；驗(yàn)收不合格的，采購部需在3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理，并留存溝通記錄；付款前需確認(rèn)“三單匹配”無誤，避免重復(fù)付款或錯(cuò)付。檔案管理要求：電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；紙質(zhì)檔案需分類存放，標(biāo)簽清晰，便于查閱；涉及商業(yè)秘密的采購文件（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)、核心技術(shù)參數(shù)），需在檔案